BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi, penggunaan teknologi informasi semakin meluas dan berpengaruh terhadap praktek bisnis dan sistem akuntansi. Alasannya teknologi informasi dapat memperbaiki efektifitas pengelolaan organisasi dan berperan menciptakan nilai keunggulan bersaing sehingga berpengaruh terhadap kinerja dan laba perusahaan. PT. SAAG Utama adalah perusahaan perorangan yang bertindak sebagai agen penjualan produk dan suku cadang kompressor dan mechanical seal diperlukan dalam pengeboran minyak dan gas alam. Seluruh transaksi penjualannya bergantung pada permintaan penawaran barang dari klien atau calon pelanggannya. PT. SAAG Utama bekerja sama dengan principal yang merupakan agen perwakilan pemasok dan pemasoknya yang mengadopsi sistem JIT (Just in Time) untuk menghilangkan biaya yang berhubungan dengan persediaan, mengendalikan kualitas barang dagang dan meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan. Adapun permasalahan yang terjadi di PT. SAAG UTAMA yaitu tidak ada pembatasan kredit terhadap pelanggan dan formulir seperti invoice, memo kredit dan surat jalan tidak mempunyai nomor urut sehingga terdapat kemungkinan dokumen yang memiliki nomor ganda atau nomornya melompat dan terjadinya kesalahan dalam memasukkan nilai valuta Dollar untuk dikonversikan ke mata uang lokal pada voucher penjualan dan voucher penerimaan kas. 1
Bagi perusahaan dagang, transaksi penjualan kredit dan piutang dagang memiliki keterkaitan yang erat satu sama lainnya dan salah satu bagian yang kritikal, karena merupakan pusat bisnis dan diperoleh sumber pendapatan terbesar. Dalam hal ini, manajemen perlu melakukan pengendalian terhadap piutang dagang.. Untuk itu, manajemen memerlukan laporan-laporan rinci dan efektif yang penting dalam pengambilan keputusan. Penerapan sistem informasi yang mampu mengendalikan transaksi penjualan dan piutang dagang yang efektif berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan efisiensi. Karena itu, PT. SAAG Utama memerlukan suatu sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang yang efektif untuk memperbaiki kelemahan pengendalian pada sistem akuntansi semi manual pada sistem penjualan dan piutang dagang yang sedang berjalan dan mampu memberikan laporan yang akurat bagi pihak manajemen untuk membantu proses pengambilan keputusan dan mengendalikan transaksi piutang dagang yang ada. Berdasarkan hal tersebut, penulis berminat mengadakan penulisan mengenai topik tersebut melalui penulisan skripsi yang berjudul analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang pada PT. SAAG Utama. 1.2 Ruang Lingkup Dalam menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang ini, penulis memberi batasan-batasan pembahasan masalah sebagai berikut: 1. Untuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit antara lain meliputi : 2
Penelitian terhadap prosedur-prosedur, formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem penjualan kredit dan piutang yang sedang berjalan pada PT. SAAG Utama. Perancangan sistem penjualan kredit dan piutang dagang sebagai usulan perbaikan pada sistem penjualan kredit dan piutang yang sedang berjalan meliputi evaluasi kredit pelanggan, perancangan formulir, dan laporan untuk manajemen. Perancangan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. 2. Untuk sistem informasi piutang dagang antara lain meliputi : Pencatatan transaksi piutang dagang dan pelunasannya. Perancangan laporan manajemen untuk mengendalikan piutang dagang 3. Untuk transaksi retur penjualan dimulai dari prosedur retur penjualan hingga penggantian barang dagang yang diretur oleh pelanggan. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Menganalisis dan mengidentifikasi kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang sedang berjalan pada PT. SAAG UTAMA. b. Merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang baru untuk memperbaiki kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. 3
c. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan pihak manajemen perusahaan. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah: 1 Merancang dan memperbaiki kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang baru untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang pada PT. SAAG UTAMA. 2 Meningkatkan efektifitas manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bidang penjualan dan piutang dagang. 3 Membantu memperbaiki efektifitas karyawan dalam menangani transaksi penjualan dan piutang dagang. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua bagian yaitu : 1.4.1 Metode analisis. Melakukan survei atas sistem yang sedang berjalan meliputi penelitian lapangan ( Field Research ). Penelitian yang dilakukan secara langsung pada objek yang dituju dengan cara : A. Studi Kepustakaan ( library study ) Mempelajari buku-buku literatur yang berkaitan dengan topik pembahasan, serta buku referensi sebagai penunjang dalam skripsi. B. Pengamatan ( observasi ) 4
Penelitian langsung ke lapangan dan mencatat permasalahan yang dihadapi. C. Wawancara ( interview ) Mengadakan tanya jawab dengan pimpinan dan karyawan yang berkaitan dengan objek penelitian. D. Analisis terhadap hasil temuan survei. 1. Menganalisa dan mempelajari permasalahan yang ada dengan melakukan analisa kesluruhanterhadap sistem yang sedang berjalan. 2. Identifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen perusahaan. 3. Identifikasikan persyaratan sistem yang diperlukan agar sistem yang diusulkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. 1.4.2 Metode perancangan Skripsi ini menggunakan metode perancangan terstruktur meliputi tahapan : 1. Pembuatan DAD ( Diagram Aliran Data ) 2. Pembuatan kamus data ( Dictionary Data ) 3. Spesifikasi file (Pseudocode) 4. Pembuatan diagram hubungan entitas (Entity Relational Diagram) 5. Bagan terstruktur (Structured Chart) 6. Pembuatan rancangan masukan dan keluaran 5
1.5. Sistematika Penulisan Adapun perincian bab-bab dalam penulisan skripsi adalah sebagai berikut : BAB 1. PENDAHULUAN Membahas latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB 2. LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori yang mendukung dan berkaitan dengan topik analisis dan perancangan penjualan dan piutang dagang. BAB 3. ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Merupakan uraian mengenai gambaran umum perusahaan dilihat dari segi struktur organisasi, latar belakang perusahaan, prosedur sistem penjualan dan piutang dagang yang sedang berjalan, membahas permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah yang diusulkan dan identifikasi kebutuhan informasi untuk manajemen. BAB 4. RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Membahas perancangan sistem baru dengan memberikan usulan prosedur sistem yang akan diimplementasikan, diagram aliran data yang diusulkan, kamus data, perancangan proses, perancangan masukan dan keluaran, dan rencana implementasi sistem. BAB 5. SIMPULAN DAN SARAN Bab yang terakhir dalam skripsi berisi tentang kesimpulan yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan dan mengemukan saran-saran yang diharapkan penulis dapat bermanfaat bagi keberhasilan pengembangan sistem baru yang diusulkan. 6