BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Di era globalisasi saat ini, teknologi informasi telah menjadi suatu kesatuan yang erat dalam berbagai aspek kehidupan manusia. Maka tidak mengherankan teknologi informasi telah diterapkan dalam berbagai bidang kehidupan. Terlebih dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, kebutuhan akan teknologi informasi yang mampu menyediakan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan strategi bisnis akan mempengaruhi posisi perusahaan dalam persaingan yang semakin ketat. Salah satu penerapan teknologi informasi yang banyak digunakan saat ini adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya yaitu orang dan peralatan yang diorganisasikan untuk menyediakan informasi akuntansi, informasi keuangan dan informasi lain yang diperoleh pada saat pemrosesan transaksi akuntansi. Sistem informasi akuntansi dapat membantu menangani kegiatan operasional sehari-hari agar efektif dan efisien serta mempermudah pengendalian internal. Terkait dengan aktivitas perusahaan, terdapat tiga siklus transaksi utama dalam proses bisnis perusahaan, yaitu siklus perolehan (pembelian), siklus konversi, dan siklus pendapatan. Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran operasional perusahaan dimana perusahaan mendapatkan bahan baku yang akan digunakan untuk memberikan pelayanan jasa yang terbaik bagi pelanggannya. Pembelian terbagi menjadi dua jenis, yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian kredit yang terkait dengan utang usaha. Persediaan juga
2 merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasional perusahaan, yang secara berkelanjutan diperoleh dan digunakan. Sistem pengendalian persediaan dapat dicapai melalui berbagai catatan dan laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan, tingkat minimal dan maksimal persediaan. Keakuratan catatan mengenai persediaan ini sangat penting. Utang usaha juga harus dikelola dengan baik agar sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat dimanfaatkan dengan maksimal dan tidak terjadi pengeluaran kas perusahaan yang melebihi anggaran dan kebutuhan perusahaan. PT. Citra Contractor Hasaja merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi bangunan dan real estate. Perusahaan ini menangani proyek pembangunan berupa gedung, jalan, jembatan dan saluran air di Kalimantan Barat, dimulai dari perancangan gambar sampai pada pelaksanaan pembangunan konstruksi di lapangan. Dalam pelaksanaan operasionalnya, PT. Citra Contractor Hasaja berprinsip harus menjalin hubungan yang baik dengan pemasoknya dan memberikan jasa terbaik bagi pelanggannya. Oleh karena itu, PT. Citra Contractor Hasaja ingin menghindari faktor-faktor penghambat dalam proses pembelian, persediaan dan utang usaha perusahaan, seperti sulitnya mengendalikan jumlah permintaan pembelian bahan baku agar sesuai dengan anggaran kebutuhan proyek, sulitnya mengendalikan total biaya pembelian agar sesuai dengan anggaran biaya proyek, sulitnya informasi untuk proses pemilihan pemasok yang mampu memberikan keuntungan maksimal bagi perusahaan, sulitnya melakukan penelusuran atas retur pembelian yang terkait dengan persediaan dan utang, adanya kebutuhan atas laporan evaluasi kinerja pemasok, sulitnya mendapatkan informasi persediaan bahan baku di gudang yang up to date, sulitnya mendapatkan
3 informasi tanggal jatuh tempo utang agar bisa mengatur arus kas yang mendukung kelancaran pemenuhan pembayaran kepada pemasok dan sulitnya mendapatkan laporanlaporan yang harus dipertanggungjawabkan kepada pihak manajemen secara akurat. Oleh karena itu, PT. Citra Contractor Hasaja membutuhkan bantuan sistem informasi yang dapat membantu menangani masalah-masalah tersebut. Berdasarkan permasalahan dan kelemahan tersebut, maka penulis tertarik untuk memberikan rekomendasi perbaikan yang dibutuhkan dan menawarkan solusi dengan membangun sistem informasi akuntansi (studi kasus : pembelian, persediaan dan utang usaha). Diharapkan sistem informasi akuntansi (studi kasus : pembelian, persediaan dan utang usaha) tersebut mampu menjawab kebutuhan perusahaan akan data yang aman dan akurat, mampu memberikan kemudahan, kecepatan, dan efisiensi dalam penyimpanan, pengolahan, dan pengaksesan data, mampu mendukung kinerja pegawai, memperkuat pengendalian internal, serta mampu memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen perusahaan untuk aktivitas pembelian, persediaan dan utang usaha pada PT. Citra Contractor Hasaja. 1.2 Ruang Lingkup Perancangan sistem informasi akuntansi pada PT. Citra Contractor Hasaja akan dibatasi pada : 1. Sistem informasi akuntansi pembelian yang berkaitan dengan prosedur permintaan pembelian, prosedur pembelian kredit material ke pemasok, prosedur perintah retur pembelian, sistem pengendalian internal terhadap proses permintaan pembelian
4 material agar sesuai anggaran kebutuhan, dan sistem pengendalian internal terhadap biaya pembelian material agar sesuai anggaran biaya. 2. Sistem informasi akuntansi persediaan yang berkaitan dengan prosedur penerimaan material dari pemasok, prosedur pengeluaran material dari gudang (untuk pemakaian, perpindahan antar gudang, atau retur ke pemasok), sistem penghitungan fisik persediaan di gudang dan analisis reorder point sebagai salah satu unsur pengendalian internal terhadap persediaan. 3. Sistem informasi akuntansi utang usaha yang berkaitan dengan prosedur pencatatan utang, prosedur pencatatan pengurangan utang atas retur pembelian, prosedur pencatatan pembayaran atas utang pembelian yang dilakukan melalui cash/giro/cek/transfer dan sistem pengelolaan utang yang menyajikan informasi pembayaran utang yang akan jatuh tempo dan mana yang dapat ditunda. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis permasalahan dan kelemahan pengendalian internal pada sistem pembelian, persediaan dan utang usaha yang sedang berjalan untuk mengetahui kebutuhan informasi yang mendukung kegiatan operasional dan manajemen pada PT. Citra Contractor Hasaja. 2. Merancang sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan utang usaha yang dapat memenuhi kebutuhan PT. Citra Contractor Hasaja dalam usahanya untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
5 Adapun manfaat penelitian yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Membantu PT. Citra Contractor Hasaja dalam memahami kelebihan dan kelemahan pengendalian internal atas proses yang berjalan di perusahaan saat ini yang terkait dengan pembelian, persediaan dan utang usaha, sehingga pihak manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mendukung kemajuan perusahaan 2. Membantu PT. Citra Contractor Hasaja menerapkan sistem pengendalian internal yang baik melalui sistem pembelian, persediaan dan utang usaha sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi yang mendukung kegiatan operasional dan manajemennya secara efektif dan efisien. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam skripsi ini terdiri dari dua macam, yaitu : 1. Metode analisis data, terdiri dari : a. Studi kepustakaan Studi kepustakaan ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku referensi, literatur atau makalah, maupun informasi dari internet yang relevan dengan topik penulisan skripsi. Hal ini dimaksudkan sebagai dasar pengembangan sistem sehingga dapat diimplementasikan dengan baik dan benar. b. Studi lapangan Terkait dengan masalah jarak dan lokasi perusahaan, studi lapangan ke perusahaan yang menjadi objek penulisan skripsi ini dilaksanakan dengan cara
6 survei secara langsung ke perusahaan dan cara survey tidak langsung (melalui email, telepon dan messenger). Data fakta dikumpulkan dengan menggunakan cara Fact Finding, yang meliputi hal sebagai berikut : Dokumentasi, yang dilakukan dengan cara memeriksa dokumentasi yang berkaitan dengan proses pembelian dan utang usaha. Observasi, yang dilakukan dengan mengamati dan meninjau kegiatan operasional perusahaan untuk mendapatkan pemahaman mengenai sistem yang berjalan. Melakukan wawancara dengan pegawai-pegawai terkait untuk menyelidiki fakta-fakta yang ada, mengecek kebenaran fakta, menyelidiki keterlibatan end user, mengidentifikasi kebutuhan, dan mengumpulkan ide-ide serta opini yang ada dari user. Prosedur analitis yang dilakukan dengan cara menganalisis data yang dikumpulkan dalam rangka mengidentifikasikan kebutuhan sistem. Berdasarkan hasil analisis tersebut, rancangan sistem informasi akuntansi yang memenuhi kebutuhan sistem akan dibuat. 2. Metode perancangan Perancangan akan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML), yang terdiri dari : a. Membuat rich picture b. Membuat class diagram
7 c. Membuat statechart diagram d. Membuat use case diagram e. Membuat sequence diagram f. Membuat navigation diagram g. Membuat component diagram h. Membuat deployment diagram 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini diuraikan dalam lima bab, yaitu : BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan gambaran umum tentang latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup analisa dan perancangan, tujuan dan manfaat skripsi, metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini, serta sistematika penulisan yang berisi keterangan masing-masing bab secara ringkas dan bersifat deskriptif. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dibahas teori-teori dasar dan teori-teori pendukung yang akan digunakan sebagai acuan dalam yang digunakan berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini akan dibahas mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas masing-masing jabatan terkait, analisis proses pembelian, persediaan dan
8 utang usaha yang sedang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan usulan alternatif pemecahan masalah. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan membahas perancangan sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan utang yang diusulkan untuk PT. Citra Contractor Hasaja. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari seluruh hasil penelitian yang telah dilakukan beserta beberapa saran yang perlu dipertimbangkan untuk membantu perancangan dan pengembangan sistem selanjutnya.