TINJAUAN TENTANG SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DINAS PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR PROVINSI SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Oleh Rahmi Puspa Hanny NIM 1005091055 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR Puji dan Syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya, sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik dan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Penulisan tugas akhir ini berdasarkan Praktik Kerja Lapangan pada Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara mulai tanggal 4 Februari 2013 sampai dengan 1 Maret 2013 dan tugas akhir ini merupakan syarat bagi mahasiswa semester VI untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Adminisrasi Niaga Dalam penulisan dan penyusunan tugas akhir ini banyak mendapat hambatan dan kendala, tetapi atas dukungan dan kerja sama dari semua pihak maka tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Edi Syahputra Sitepu, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Safaruddin, S.E., M.Si, Kepala Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Jumjuma, S.E., M.Si, Dosen Pembimbing I 6. Drs. Pantas Simanjuntak, M.Hum, Dosen pembimbing II 7. Drs. Leman S., M.MA, Wali Kelas AB 6A
8. Atmawati, S.H Plt. Subbag Umum Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Sumatera Utara. 9. Nurain Sidabutar, pembimbing yang telah memberikan informasi selama melaksanakan praktik kerja lapangan di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara. 10. Teman-teman AB-6A yang telah memberikan semangat dalam penulisan tugas akhir ini. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih kepada kedua Orangtua tercinta Ir. Ramli & Jannita Devi, S.E dan juga untuk saudari penulis yang tersayang yang tidak henti-hentinya memberikan semangat serta dukungan baik moril maupun materil. Penulis sadar bahwa tugas akhir ini masih memiliki kekurangan, untuk itu penulis berharap kritik dan saran yang membangun guna kesempurnaan tugas akhir ini. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Medan, Agustus 2013 Penulis Rahmi Puspa Hanny NIM 1005091055
ABSTRAK Arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali. Sistem kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap diperlukan. Penelitian ini menggunakan dua cara pengumpulan data, yaitu metode penelitian lapangan dan metode kepustakaan. Dan pada metode kepustakaan, data-data yang diperlukan dari buku-buku referensi yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari lapangan dan data sekunder diperoleh secara langsung diperoleh melalui buku-buku referensi. Teknik analisi data menggunakan teknik analisis data deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem abjad. Namun, dalam sistem kearsipan Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara tidak menggunakan alat bantu seperti daftar indeks. Lemari arsip/filing cabinet tidak diberi pembatas/sekat sehingga susunan arsip dalam filing cabinet tidak teratur. Kata Kunci: Arsip, sistem kearsipan
ABSTRACT Archive is a collection of slips that are stored systematically because it has a purpose whenever necessary in order to be found again. System is the process of setting up and archival storage materials systematically, so that the material can be easily and quickly rediscovered each required. This research use two ways of data collection, the field of research methods and methods of literature. And the methods of literature, the necessary data from reference books related to final title. Types of data sources that are used are primary data and secondary data. Primary data is data obtained directly from the field and secondary data obtained directly obtained through reference books. Techniques of data analysis using descriptive data analysis. The result of this research show that in Kantor Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air, North Sumatera Province using alphabetic system. However, the system Archives Kantor Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air North Sumatera Province do not use tools such as index list. Filing cabinet is not guided so that the arrangement of archive in a filing cabinet is not well arranged. Keywords: Archives, filing system
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSETUJUAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v DAFTAR GAMBAR... vii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan... 2 1.4 Manfaat Penulisan... 2 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip... 4 2.2 Pengertian Kearsipan... 5 2.3 Jenis-jenis arsip... 5 2.4 Fungsi dan Peranan Kearsipan... 8 2.4.1 Fungsi Kearsipan... 8 2.4.2 Peranan Kearsipan... 8 2.5 Tujuan Kearsipan... 9 2.6 Azas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip... 9 2.7 Peralatan Arsip... 11 2.8 Prosedur Penyimpanan Arsip... 16 2.9 Sistem Kearsipan... 20 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Cara Pengumpulan Data... 37 3.1.1 Penelitian Kepustakaan (Library Research)... 37 3.1.2 Penelitian Lapangan (Field Research)... 37 3.2 Jenis Sumber Data... 38
3.3 Teknik Analisis Data... 39 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara... 40 4.1.1 Sejarah Umum Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara... 40 4.1.2 Ruang Lingkup Instansi... 42 4.1.3 Visi dan Misi... 43 4.1.4 Makna dan Logo Instansi... 45 4.1.5 Struktur Organisasi... 46 4.2 Sistem Kearsipan pada Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara... 53 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 57 5.2 Saran... 57 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Sistem Kronologis 23 Gambar 2.2 Sistem Abjad 25 Gambar 2.3 Sistem Nomor (Numerical Filing System) 28 Gambar 2.4 Sistem Subjek (Perihal) 32 Gambar 2.5 Sistem Wilayah/Geografis 35