BAB 18 AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba bersih yang material. Audit atas siklus penggajian dan personalia mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian resiko pengendalian, pengujian pengendalian subtantif atas transaksi, prosedur analitis, serta pengujian atas rincian saldo. Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi: Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian. Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan, bahkan perusahaan kecil sekalipun Karena karakteristik tersebut, biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian, pengujian subtantif atas transaksi, dan prosedur analitis ketika mengaudit penggajian. AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang diteima umum. Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar. FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir dengan pembayaran kepada pegawai dan kepada BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 1
pemerintah dan lembaga lainnya untuk pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terutang. Berikut ini adalah fungsi, dokumen terkait, dan pengendalian internal : a. Kepegawaian dan Penempatan Pegawai : 1) Catatan kepegawaian ( personnel record ). 2) Formulir otorisasi pengurangan ( deduction authorization form ). 3) Formulir otorisasi tarif ( rate authorization form ). Berguna untuk memberitahu petugas pengelola waktu dan penyiapan pembayaran gaji atas pegawai baru, otorisasi perubahan awal dan periodik atas tarif pembayaran, dan tanggal pemutusan hubungan kerja. b. Pengelolaan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji : 1) Kartu Absen ( time card ) 2) Tiket Waktu Kerja ( job time ticket ) 3) File Transaksi Penggajian 4) Jurnal Penggajian ( Payroll journal ). 5) Berkas Induk Penggajian ( payroll master file ). Pengendalian internal: penggunaan pencatat waktu atau metode lain untuk menjamin bahwa pegawai dibayar menurut jam kerja. c. Pembayaran Gaji : 1) Cek Gaji ( payroll check ), untuk mencegah transaksi pembayaran gaji yang tidak diotorisasi. 2) Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan Pengendalian internal: pembatasan otorisasi penandatanganan cek oleh orang yang tidak mempunyai akses terhadap pengedalian waktu atau penyiapan gaji, distribusi gaji oleh orang yang tidak terlibat fungsi lain, penyetoran kembali gaji yang tdak diambil. d. Surat Pemberitahuan Pajak, Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran Pajak 1) untuk menginformasikan kapan setiap formulir harus diarsip, mencegah kekeliruan dan kewajiban potensial untuk pajak dan sanksi. Pengendalian internal: penetapan kebijakan yang jelas mengenai kapan setiap formulir harus diarsip. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBTANTIF ATAS TRANSAKSI 1. Memahami pengendalian Internal Siklus Penggajian dan Personalia Mengidentifikasi pengendalian Menentukan defisiensi yang signifikan BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 2
Menemukan kelemahan yang material 2. Menilai Risiko Pengendalian yang Direncanakan Dengan menggunakan pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia dapat ditentukan risiko pengendalian: a. Pemisahan tugas yang memadai Fungsi penggajian harus independen dari departemen sumber daya manusia Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani b. Otorisasi yang tepat Departemen sumber daya manusia : menambah dan menghapus karyawan, mengubah tingkat upah dan potongan Penyelian karyawan: jumlah jam kerja c. Dokumen dan catatan yang memadai Kartu waktu dan catatan untuk pegawai tidak tetap d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan Membatasi akses ke cek gaji yang belum di tandatangani Cek harus ditandatangani oleh yang bertanggungjawab Penggajian harus didistribusikan oleh pihak yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu Cek yang tidak dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang e. Pengecekan yang independen atas kinerja Perhitungan penggajian harus diverivikasi secara independen Diperlukan pengendalian yang memadai untuk memverivikasi pembebanan biaya yang tepat f. Penyiapan formulir pajak penggajian Mereview pengisian dari setidaknya satu jenis formulir pajak penggajian Merekonsiliasi informasi pada formulir pajak dengan catatan penggajian BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 3
g. Pembayaran pajak penggajian dan potongan lainya secara tepat waktu Menguji pemenuhan kewajiban perpajakan klien h. Hubungan antara penggajian dan penilaian persediaan Jika tenaga kerja merupakan bagian yang material untuk penilaian persediaan, maka harus ditekankan pada pengujian pengendalian internal atas transaksi penggajian yang tepat: Menelusuri tiket pekerjaan ataw bukti lain bahwa karjawan telah melakukan pekerjaan Menelusuri catatan waktu ke catatan biaya pekerjaan Menelusuri catatan biaya pekerjaan ke kartu waktu i. Pengujian atas karyawan yang tidak ada Mendeteksi penggelapan: nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lain, memeriksa endorsement pada cek yang dibatalkan, memeriksa cek yang dicatat sebagai tidak berlaku Menguji karyawan yang tidak ada: Menelusuri tansaksi yang dicatat pada jurnal penggajian dengan department SDM, memilih beberapa file karyawan yang berhenti untuk menguji apakah mereka ditangani dengan benar. Permintaan pembayaran gaji kejutan j. Pengujian atas kecurangan waktu Merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan kerja yang independen 3. Menentukan Luas Pengujian Pengendalian 4. Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Subtantif atas Transaksi bagi Siklus Penggajian dan Personalia yang Memenuhi Tujuan Audit yang Berhubungan dengan Transaksi.( Keterjadian, Kelengkapan, Keakuratan, Posting dan pengikhtisaran, Klasifikasi, Penetapan Waktu ). Prosedur Audit Ukuran Sampel Item yang dipilih Penetapan Waktu BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 4
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo Untuk Kewajiban Penggajian Tahap I Mengidentifikasi risiko bisnis klien yg mempengaruhi akun kewajiban penggajian Menetapkan salah saji yg dapat ditoleransi dan menilai risiko inheren untuk akun kewajiban penggajian Menilai risiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia Tahap II Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substansi atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia Tahap III Merancang dan melaksanakan prosedur analistis untuk akun kewajiban penggajian Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan audit yg berkaitan dengan saldo prosedur audit ukuran sampel item yg akan dipilih penetapan waktu Verifikasi akun kewajiban yg berkaitan dg penggajian disebut beban penggajian akrual (accrued payroll expenses). Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah : 1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan) 2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (pisah batas) Kedua tujuan ini adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan. Akun Kewajiban Dalam Siklus Penggajian Dan Personalia Jumlah Potongan Dari Gaji Karyawan Gaji Dan Upah Akrual Komisi Akrual Bonus Akrual BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 5
Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, Atau Tunjangan Akrual Lainnya Pajak Penggajian Akrual Pengujian Atas Rincian Saldo Untuk Akun Beban Kompensasi Pejabat Beban Pajak Penggajian Total Penggajian Tenaga Kerja Kontrak Tujuan Penyajian Dan Pengungkapan BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 6
Soal 18-23 Berikut adalah langkah-langkah dalam metodologi untuk merancang pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas rincian saldo untuk siklus penggajian dan personalia: 1. Merancang pengujian atas rincian saldo untuk siklus penggajian dan personalia. 2. Mengevaluasi risiko dan materialitas untuk akun beban dan kewajiban penggajian. 3. Mengevaluasi apakah risiko pengendalian dapat ditetapkan rendah untuk penggajian. 4. Merancang dan melaksanakan prosedur analitis yang berkaitan dengan penggajian dan personalia. 5. Mengidentifikasikan pengendalian dan kelemahan dalam pengendalian internal untuk siklus penggajian dan personalia. 6. Memperoleh pemahaman mengenai pengendalian internal siklus penggajian dan personalia. 7. Mengevaluasi hasil pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi. 8. Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi pada siklus penggajian dan personalia. 9. Mengukur risiko inheren untuk akun-akun yang berhubungan dengan penggajian. Diminta : a. Identifikasikan (1) langkah-langkah yang merupakan pengujian pengendalian atau pengujian substantif atas transaksi dan (2) langkah yang merupakan pengujian atas rincian saldo. b. Tempatkan langkah yang merupakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi dalam urutan berdasarkan kinerja mereka dalam sebagian besar audit. c. Tempatkan pengujian atas rincian saldo dalam urutan yang benar. Jawab : Pengujian pegendalian atau pengujian substantif atas transaksi : 1. Memperoleh pemahaman mengenai pengendalian internal siklus penggajian dan personalia. 2. Mengidentifikasikan pengendalian dan kelemahan dalam pengendalian internal untuk siklus penggajian dan personalia. 3. Mengevaluasi apakah risiko pengendalian dapat ditetapkan rendah untuk penggajian. BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 7
4. Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi pada siklus penggajian dan personalia. Pengujian atas rincian saldo : 1. Mengevaluasi risiko dan materialitas untuk akun beban dan kewajiban penggajian. 2. Mengukur risiko inheren untuk akun-akun yang berhubungan dengan penggajian. 3. Mengevaluasi hasil pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi. 4. Merancang dan melaksanakan prosedur analitis yang berkaitan dengan penggajian dan personalia. 5. Merancang pengujian atas rincian saldo untuk siklus penggajian dan personalia. BAB 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia AUDITING 8