BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Sarana Prima Kencana merupakan perusahaan yang berdiri di Palembang, Sumatera Selatan pada 12 Mei 2004, didirikan oleh Sadioso Harmono, yang berlokasi di Jalan R. Sukamto Komp. Permata Griya D. 6 Palembang. PT. Sarana Prima Kencana memiliki SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) dengan nomor: 529/KPTS/SIUP-PM/2009. NPWP(Nomor Pokok Wajib Pajak) dengan nomor: 02.181.586.5-301.000. TDP (Tanda Daftar Perusahaan) dengan nomor: 1026/KPTS/TDP-PT/2009. PT. Sarana Prima Kencana bergerak dalam bidang distribusi bahan-bahan kimia. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi: Menjadi perusahaan yang dikenal dalam dunia bisnis dan retail dengan produk berkualitas dan harga bersaing. Misi: - Memperluas daerah penjualan - Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan - Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan memberikan produk yang berkualitas dan harga bersaing 36
37 3.3 Struktur Organisasi Pemilik Direktur Kepala Gudang Kasir Bagian Pengiriman Staff Gudang Sales Staff Penjualan Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Sumber (PT. Sarana Prima Kencana) 3.4 Tugas dan Wewenang : Pemilik Mengecek laporan keuangan Mengecek laporan pembelian Mengecek laporan persediaan barang Memantau kegiatan perusahaan
38 Menetapkan kebijakan dalam perusahaan Direktur Memilih Pemasok Melakukan negosiasi harga Membuat nota pembelian Membuat laporan pembelian Membuat bukti pembayaran pembelian Mengatur bagian pembelian barang dan memantau kinerja dari karyawan Kasir Menerima pembayaran penjualan Membuat laporan penjualan Mengatur bagian penjualan barang. Sales Mendaftarkan pelanggan Membuat nota penjualan Memasarkan barang perusahaan Mempromosikan barang barang perusahaan Staff Penjualan
39 Melayani pelanggan Mendaftarkan pelanggan Membuat nota penjualan Memberi pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggan Kepala Gudang Mengecek stok barang Membuat surat penerimaan barang Membuat laporan persediaan Membuat surat retur pembelian Membuat surat pengeluaran barang Membuat surat retur penjualan Membuat surat jalan Mengatur pengeluaran barang Mengatur penerimaan barang Staff Gudang Membantu kepala gudang dalam pengecekan stok barang Mengatur barang Bagian Pengiriman
40 Mengirim barang kepada pelanggan Menjaga barang sampai kepada pelanggan 3.5 Proses Bisnis Sistem Berjalan : Proses bisnis PT. Sarana Prima Kencana terdiri dari proses penjualan,dan proses pembelian, diantaranya : 3.5.1 Penjualan - Sales Sales datang ke toko-toko pelanggan untuk mendata barang-barang apa saja yang akan dibeli dan mendata toko tersebut. Data-data tersebut dibawa ke direktur, kemudian direktur akan konfirmasi data tersebut. Jika direktur setuju maka sales akan mendaftarkan toko tersebut untuk menjadi member jika toko tersebut belum menjadi member. Jika sudah terdaftar, sales akan membuat nota penjualan dan akan memberikan nota penjualan ke kasir. Kasir akan membuat Bukti pembayaran penjualan dua rangkap (putih dan merah). Bukti pembayaran rangkap kedua akan diberikan ke kepala gudang. Kemudian kepala gudang akan membuat surat jalan dan surat pengeluaran barang sesuai dengan bukti pembayaran tersebut. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap kedua akan diberikan kepada bagian pengiriman untuk mengirim barang. Setelah barang dikirim maka bagian pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap kedua ke pelanggan tersebut. Jika ada retur barang maka bagian pengiriman akan kembalikan barang tersebut ke kepala gudang, dan kepala gudang akan membuat surat retur penjualan, surat pengeluaran barang dan surat jalan yang baru. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap kedua akan diberikan lagi ke bagian pengiriman dan bagian pengiriman akan mengantarkan barang kembali ke pelanggan. Bagian pengiriman akan
41 meminta tanda tangan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap kedua ke pelanggan. Jika sudah jatuh tempo pembayaran maka kasir akan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke bagian pengiriman untuk menagih pembayaran ke toko pelanggan. Setelah dibayar maka bagian pengiriman akan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan dan mengambil rangkap kedua untuk diberikan ke kasir sebagai arsip. Pada akhir bulan kasir akan membuat laporan penjualan yang akan diberikan kepada pemilik. 3.5.2 Penjualan Staff Penjualan Pelanggan akan datang langsung ke toko untuk membeli barang. Pelanggan akan dilayani oleh staff penjualan, jika pelanggan belum terdaftar menjadi member dan pelanggan ingin mendaftar, maka staff penjualan akan mendaftarkan pelanggan menjadi member. Tetapi jika pelanggan tidak ingin menjadi member tidak menjadi masalah. Setelah menentukan barang yang akan dibeli staff penjualan akan membuat nota penjualan. Pelanggan akan membawa nota penjualan ke kasir untuk membayar. Jika sudah dibayar maka kasir akan membuat bukti pembayaran dua rangkap, rangkap putih akan ditunjukan ke kepala gudang agar kepala gudang dapat membuat surat pengeluaran barang berdasarkan bukti pembayaran, sedangkan rangkap kedua (merah) akan diberikan kepada pelanggan. Jika pelanggan akan membawa barangnya langsung maka barang yang telah keluar dari gudang akan diberikan ke kasir bersamaan dengan bukti pembayaran rangkap kedua untuk dijadikan arsip. Kasir akan memberikan barang dan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan.
42 Jika pelanggan ingin barangnya untuk diantar maka kepala gudang akan membuat surat jalan. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap pertama akan diberikan kepada bagian pengiriman untuk mengirim barang. Setelah barang dikirim maka bagian pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan tersebut. Jika ada retur barang maka bagian pengiriman akan kembalikan barang tersebut ke kepala gudang, dan kepala gudang akan membuat surat retur penjualan, surat pengeluaran barang dan surat jalan yang baru. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap pertama akan diberikan lagi ke bagian pengiriman dan bagian pengiriman akan mengantarkan barang kembali ke pelanggan. Bagian pengiriman akan meminta tanda tangan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan dan mengambil bukti pembayaran rangkap kedua untuk diberikan ke kasir sebagai arsip. Pada akhir bulan kasir akan membuat laporan penjualan yang akan diberikan kepada pemilik. 3.5.3 Pembelian Pertama-tama direktur akan memilih pemasok, kemudian direktur akan melakukan negosiasi harga dengan pemasok yang telah dipilih. Setelah terjadi kesepakatan harga, direktur akan membuat nota pembelian yang akan di fax/email ke pemasok tersebut. Setelah itu nota pembelian akan diberikan ke kepala gudang. Saat barang datang, kepala gudang akan mengecek jumlah dan kondisi barang. Jika jumlah barang kurang/rusak maka kepala gudang akan membuat surat retur pembelian berdasarkan jumlah barang yang kurang/rusak, dan
43 kepala gudang akan membuat surat penerimaan barang berdasarkan nota pembelian dan jumlah yang diterima oleh kepala gudang. Saat barang retur datang, kepala gudang akan membuat surat penerimaan barang sesuai retur pembelian. Pada saat jatuh tempo maka direktur akan membayar tagihan barang kepada pemasok dan membuat Bukti pembayaran pembelian. Pada akhir bulan kepala gudang akan membuat laporan persediaan dan direktur akan membuat laporan pembelian yang akan diberikan kepada pemilik.
44 3.6 Flowchart Sistem Penjualan Sales Gambar 3.3 - Flowchart Sistem Penjualan Sales Sumber (PT. Sarana Prima Kencana)
45 3.7 Flowchart Sistem Penjualan Gambar 3.2 - Flowchart Sistem Penjualan Sumber (PT. Sarana Prima Kencana)
46 3.8 Flowchart Sistem Pembelian Gambar 3.4 - Flowchart Sistem Pembelian Sumber (PT. Sarana Prima Kencana)
47 3.9 Masalah yang dihadapi Berikut adalah masalah masalah yang sering terjadi pada PT. Sarana Prima Kencana dalam proses pembelian, penjualan dan persediaan, diantaranya : 1. Sales dan staff penjualan tidak dapat mengetahui secara langsung kenaikan harga suatu barang karena data yang dimiliki staff penjualan dan sales tidak terintegrasi dengan data yang dimiliki oleh direktur. 2. Terjadinya redundansi data karena data yang sama disimpan di banyak komputer yang berbeda. 3. Kepala gudang sulit untuk mengecek stok barang di dalam gudang, sehingga pada waktu barang di dalam gudang kosong kepala gudang tidak langsung mengetahuinya. 4. Terjadi kecurangan karena semua karyawan dapat melihat data perusahaan termasuk harga-harga barang. 5. Tidak adanya reminder bahwa pembayaran telah jatuh tempo sehingga menyebabkan sering terlambatnya pembayaran. 3.10 Solusi masalah Berikut adalah solusi masalah yang dihadapi PT. Sarana Prima Kencana dalam proses penjualan, pembelian, dan persediaan, diantaranya : 1. Dibuatkan sistem basis data yang mengintegrasikan proses penjualan, dan pembelian. 2. Dibuatkan sistem basis data untuk mengurangi redundansi data karena sistem pembelian, penjualan dan persediaan sudah terintegrasi. 3. Dibuatkan suatu reminder untuk kepala gudang apabila persediaan barang yang ada di dalam gudang sudah mencapai batas persediaan yang minimum, hal ini untuk menghindari kehabisan stok barang.
48 4. Dibuatkan hak akses untuk membatasi view dari setiap karyawan, sehingga tidak semua karyawan dapat melihat data perusahaan. 5. Dibuatkan reminder pembayaran apabila pembayaran telah jatuh tempo, hal ini untuk menghindari keterlambatan pembayaran.