Bab 4 Hasil dan Pembahasan 4.1 Implementasi dan Pengujian Dalam keadaan yang sebenarnya Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga telah melakukan dan menetapkan perencanaan strategis bisnis yang dijadikan acuan dalam implementasi semua proses yang dilaksanakan di setiap bagian yang ada. Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sudah mulai menyusun batasan-batasan yang digunakan dalam menetapkan kebijakan-kebijakan yang terkait dengan penggunaan aplikasi guna menunjang proses bisnis di organisasi. Penggunaan aplikasi masih terbatas sebagai aplikasi pendukung perkantoran guna pendataan transaksi peminjaman dan kebutuhan administrasi tata usaha kantor. Dalam penyusunan rencana strategis SI/TI berbasisenterprise Architecture (EA) di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatigadengan menggunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise. Tahapan pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap untuk memahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan. Tahapan EAP dapat dilihat pada Gambar 4.1. 18
19 Gambar 4.1 Tahapan Enterprise Architecture Planning (EAP) Tahap pertama dalam EAP yaitu inisiasi perencanaan, dalam tahapan ini dilihat bagaimana penyelenggaraanaktivitas di perpustakaan, mutu kinerja Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat dari beberapaaspek antara lain: Aspek Masukan Aspek masukan meliputi proses promosi dan pendaftaran anggota perpustakaan. Aspek Proses Pada aspek ini, yang menjadi fokus adalah kegiatan operasional perpustakaan. Aspek Keluaran Aspek keluaran meliputi proses pelaporan dan monitoring kinerja operasional perpustakaan. Visi dari pengembangan SI/TI di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga haruslah dapat menunjang pencapaian visi organisasi. Oleh karena itu, visi pengembangan SI/TI diformulasikan sebagai berikut: Membangun sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh teknologi informasi dengan
20 tujuan menunjang fungsi bisnis utama Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Dalam tahap inisiasi perencanaan di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ini, dihasilkan ruang lingkup dan sasaran EAP, pendefinisian visi, dan penggunaan sumber daya komputer. Ruang lingkup dan sasaran EAP menjabarkan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sebagai penyelenggara urusan perpustakaan dan kearsipan daerah di Kota Salatiga dengan bisnis utama menyelenggarakan layanan jasa perpustakaan dan kearsipan daerah untuk masyarakat. Sedangkan sasaran sistem informasi dan teknologi informasi dari EAP yang direncanakan adalah sistem informasi yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan perpustakaan dan kearsipan daerah. Pendefinisian visi dan misi Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yaitu, visi: Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai Pusat Informasi, Pengetahuan, dan Kebudayaan yang Mendukung Visi Kota Salatiga. Sedangkan misi-nya antara lain: Meningkatkan sarana dan prasaran Perpustakaan dan Kearsipan. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Menyelamatkan, memelihara, dan mengamankan arsip sebagai sarana informasi utama.
21 Menarik, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya rekam hasil budaya bangsa, khususnya karya budaya daerah Kota Salatiga. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, maka diperoleh data penggunaan komputer di kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yaitu pada Tabel 4.1. Tabel 4.1 Penggunaan Sumber Daya Komputer No Nama Barang Jumlah 1 Personal Komputer (PC) 8 2 Laptop 5 3 Printer 3 4 LAN Switch 1 5 Server 1 Tahap kedua yaitu tahap yang menelaah tentang bisnis yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga khususnya yang berkaitan dengan bidang perpustakaan dan kearsipan daerah, dengan menggunakan value chain analysis untuk proses bisnis utamanya. Pada tahap ini akan di identifikasi mengenai: Dokumentasi struktur organisasi. Identifikasi dan definisi fungsi bisnis. Struktur organisasi kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga digambarkan pada Gambar 4.2.
22 KEPALA KANTOR KLP. JABATAN FUNGSIONAL KASUBAG TATA USAHA KASI KASI KASI BINA PERPUSTAKAAN ARSIP DAERAH PERPUSTAKAAN Gambar 4.2 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga Identifikasi dan definisi fungsi bisnis didasarkan pada aksiaksi yang dilakukan, bukan pada organisasinya maupun orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan suatu fungsi. Konsep Porter s Value Chain (Rantai Nilai Porter) membagi fungsi-fungsi utama tersebut ke dalam dua kelompok besar yaitu: Aktivitas Utama (Main Activity), terdiri dari: Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Pengelolaan Anggota Perpustakaan Aktivitas Pendukung (Support Activity), terdiri dari: Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan Keuangan Pengelolaan Teknologi Informasi Pengelolaan Administrasi Umum
23 Porter s Value Chain pada Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada Gambar 4.3. AKTIVITAS UTAMA Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Pengelolaan Anggota Perpustakaan AKTIVITAS PENDUKUNG Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan Keuangan Pengelolaan Teknologi Informasi Pengelolaan Administrasi Umum VALUE ADDED Gambar 4.3 Porter s Value Chain Tahap berikutnya dalam penyusunan EAP yaitu mengidentifikasikan penerapan SI/TI saat ini. Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga saat ini belum menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan yang terintegrasi, sistem yang ada saat ini hanya berupa aplikasi perkantoran pengolah data dan spreadsheet yang dipasang pada beberapa bagian di organisasi. Pengguna aplikasi perkantoran tersebut yaitu Kepala Kantor, Bagian Tata Usaha, dan Bagian Kasi Perpustakaan yang digunakan untuk mencatat data transaksi peminjaman koleksi perpustakaan dan data anggota perpustakaan. Berdasarkan rantai nilai Porter, maka dapat diidentifikasikan entitas bisnis yang terlibat di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, yaitu antara lain: Entitas Daftar Bahan Bacaan Entitas Anggota Entitas Daftar Peminjaman
24 Entitas Pengadaan Bahan Bacaan Entitas Laporan Penggambaran relasi antar entitas di atas dapat dilihat pada Gambar 4.4.
25 class Perpustakaan & Arsip Arsip klasifikasi_buku *PKid_klasifikasi_buku klasifikasi keterangan «PK» + PK_klasifikasi_buku() klasifikasi_arsip *PK p id_klasifikasi_arsip klasifikasi» keterangan K p «PK» i + n PK_klasifikasi_arsip() konversi_buku *PK id_konversi_buku id_buku bentuk_digital keterangan «PK» + PK_konversi_buku() dokumen *PKid_buku id_rak isi_singkat_buku id_klasifikasi «PK» + PK_buku() arsip_masuk *PK *PK k id_arsip_masuk r id_arsip_keluar konversi_surat id_rak id_rak» tgl_terima_surat» tgl_arsip_kelaur K k lampiran K r lampiran *PK id_konversi_arsip k perihal k perihal id_arsip_masuk t penulis r ditujukan id_arsip_keluar n tgl_penulisan n tgl_diarsip bentuk_digital l isi_singkat_arsip l isi_singkat_arsip keterangan s tanda_terima_oleh n tgl_kirim n id_klasifikasi_arsip p tanda_terima_oleh «PK» p keterangan p id_klasifikasi_arsip + PK_konversi_arsip() m keterangan h h «PK» p «PK» p + n PK_konversi_arsip() + n PK_arsip_keluar() + PK_arsip_masuk()» ) )» )» surat_keluar ) rak *PKk id_rak nama_rak» alamat K k «PK» k + t PK_rak() arsip *PKid_arsip id_rak id_arsip_masuk id_arsip_keluar id_buku lokasi_arsip keterangan» ) «PK» + PK_arsip() Gambar 4.4 Relasi Antar Entitas
26 Tahap selanjutnya adalah menyusun arsitektur aplikasi berdasarkan arsitektur data entitas sebelumnya. Pada tahap ini akan diidentifikaskan aplikasi-aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung bisnis. Adapun daftar kandidat aplikasi yang dapat didefinisikan berdasarkan entitas bisnis Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga adalah sebagai berikut: Sistem Pengelolaan Bahan Bacaan. Sistem Pengelolaan Anggota. Sistem Peminjaman. Sistem Perpustakaan Online. Sistem Pengelolaan Laporan Perpustakaan. Berdasarkan daftar aplikasi yang dihasilkan, maka penggambaran arsitektur aplikasi seperti pada Gambar 4.5 dimana setiap sistem aplikasi akan terhubung ke setiap teknologi dan platform yang sesuai dengan spesifikasi aplikasi. Web Client (Laptop / Desktop PC) Portal Web Applications User Profile Management Sistem Persipda Online Sistem Peminjaman Sistem Pengelolaan Bahan Bacaan Sistem Pengelolaan Anggota Sistem Pengelolaan Laporan Network Security Client Aplication (Dekstop Applications) Gambar 4.5 Arsitektur Aplikasi Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
27 Tahapan selanjutnya adalah menentukan arsitektur teknologi yang digunakan untuk mendukung operasional sistem yang diusulkan. Berdasarkan pengamatan, Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sudah menggunakan teknologi untuk membantu pengelolaan data meskipun belum dimaksimalkan. Dengan penggunaan strategi yang tepat, penggunaan teknologi ini dapat dimaksimalkan. Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip mendasar bagi platform potensial yang akan digunakan dalam mendukung lingkungan berbagi-pakai data yang bersifat enterprise-wide. Prinsip-prinsip yang dihasilkan berupa daftar perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat komunikasi yang disesuaikan dengan model bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, peluang-peluang yang teridentifikasi serta kebutuhan dari setiap bagian di Perpustakaan. Tabel 4.2 menjelaskan prinsip-prinsip teknologi yang digunakan dalam EAP pada Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Tabel 4.2 Prinsip-Prinsip Teknologi EAP Perpustakaan Daerah Kota Salatiga No. Kelompok Prinsip 1 Perangkat Keras Perangkat keras harus andal untuk mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi di masa datang sehingga tidak cepat usang. Perangkat keras harus dapat menunjang efisiensi dan efektifitas kerja. Perangkat keras harus dapat mendukung teknologi terbaru. 2 Perangkat Perangkat lunak mendukung teknologi
28 Lunak client server. Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan dan andal dari gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan fisik maupun data. Sistem operasi harus dapat beroperasi pada berbagai platform (portable), dapat beroperasi pada berbagai jenis komputer (scalable), dapat beroperasi pada lingkungan yang heterogen (interoperable), dapat menyesuaikan dengan perangkat lunak serta mampu berintegrasi dengan komponen teknologi yang lebih maju (compatible). Sistem operasi dapatmendukung alat pengembangan sistem dan beragam perangkat lunak aplikasi. DBMS harus mampu mengakomodasi kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi kegagalan yang baik. Data yang diciptakan bersifat bebas dari redundansi. Data yang disimpan dapat di-bagi-pakai dengan yang lain tanpa adanya kemungkinan bertabrakan atau kerusakan. Penyimpanan data menggunakan teknologi relasional. Informasi yang tersimpan dapat diakses tanpa batas dan dapat di-update tanpa waktu yang terbatas. Bahasa pemrograman yang digunakan bersifat objectoriented programming, diutamakan open source, dan dengan graphical user interface yang cukup jelas. 3 Komunikasi Teknologi Komunikasi mendukung teknologi client-server.
29 Protokol komunikasi berstandar internasional. Teknologi jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis dan mampu mengikuti perkembangan jaman. Rencana implementasi merupakan rencana yang dipersiapkan untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise yang telah disusun untuk Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Rencana ini diimplementasikan berdasarkan model bisnis, entitas bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi informasi yang telah didefinisikan sebelumnya. Langkah awal yang harus dilakukan adalah menyusun prioritas penerapan sistem berdasarkan arsitektur aplikasi yang telah disusun sebelumnya. Kemudian aplikasi-aplikasi tersebut akan dipetakan sesuai fungsinya masing-masing menggunakan matriks Mc Farlan guna mengetahui prioritas aplikasi yang akan diterapkan di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga di masa mendatang. Matriks pemetaan aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.6. Strategic High Potential - SI Perpustakaan Online - SI Pengelolaan Bahan Bacaan - SI Pengelolaan Peminjaman - SI Pengelolaan Anggota Perpustakaan - SI Pengelolaan Laporan Perpustakaan Key Operational Support Gambar 4.6 McFarlan Strategic Grid Aplikasi Mendatang
30 Berdasarkan aplikasi-aplikasi yang telah diusulkan dan dipetakan pada Gambar 4.4, maka dibuat rencana implementasi SI/TI dengan membuat roadmap prioritas yang memperhitungkan faktor model bisnis, entitas bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi informasi yang akan diimplementasikan di masa depan. Prioritas implementasinya akan berdasarkan kuadran dari Mc Farlan Strategic Grid: Prioritas #1: Aplikasi yang berada di kuadran key operational. Prioritas #2: Aplikasi yang berada di kuadran support. Prioritas #3: Aplikasi yang berada di kuadran strategic. Prioritas #4: Aplikasi yang berada di kuadran high potential.