MY QUALITY SOFTWARE PROJECT MANAGEMENT PLAN RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY OBJECTIVE Hastin Istiqomah N 08.41010.0148 Nur Aini Maya Sari 08.41010.0265 Lilia Puspasari 08.41010.0142 Qoirul Bariah 08.41010.0139 Ageng Yudha 08.41010.0261 COMPANY NAME MY QUALITY SOFTWARE SURABAYA DATE 22/MARET/2011
TABLE OF CONTENTS Introduction... 2 Project Management Approach... 2 Project Scope... 2 Milestone List... 2 Schedule Baseline and Work Breakdown Structure... 3 Project Change Control Process... 3 Communications Management Plan... 3 Cost Management Plan... 3 Procurement Management Plan... 4 Project Scope Management Plan... 5 Schedule Management Plan... 6 Quality Management Plan... 6 Risk Management Plan... 6 Risk Register... 8 Staffing Management Plan... 8 Resource Calendar... 9 Cost Baseline... 9 Quality Baseline... 9 kualitas telah diukur dari ketepatan waktu dan keteapatan fungsi software sesuai kebutuhan. Kualitas software sebanding dengan biaya yang telah di setujui oleh pihak sponsor.... 9 Sponsor Acceptance... 9 1
INTRODUCTION Project Management Plan (PMP) ini adalah dokumen yang menjelaskan tentang semua proses perencanaan dari proyek rekayasa perangkat lunak dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Project Management Plan (PMP) ini berfungsi untuk mendenifisikan, mempersiapkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana menjadi suatu proyek yang terintegrasi dan solid. PROJECT MANAGEMENT APPROACH Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini dibuat oleh Softwarehouse My Quality Software (MQS) dan sebelum di ajukan kepada pihak seponsor terlebih dahulu di setujui oleh Project Manager Hastin Istiqomah Ningtyas. Pihak seponsor pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini adalah Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Proyek tersebut dibuat untuk memenuhi permintaan dari PT.LIA untuk bagian HRD. PROJECT SCOPE Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development, implementation, testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai ini diuji dan digunakan di seluruh organisasi, semua dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat. MILESTONE LIST Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai jadwal pengerjaan proyek secara umum. Jadwal tersebut meliputi analis dan desain, programing, testing dan dokumentasi. Jadwal tersebut dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel Milestone Milestone Description Date 10 Hari Project Start 14/03/2011 17 hari Complete Solution Design 28/03/2011 5 Hari Acquire Hardware and Software 04/04/2011 21 Hari Complete Solution Simulation with New Hardware/Software 11/04/2011 7 Hari Complete Solution Simulation and Testing 10/05/2011 7 Hari Deploy Solution 20/05/2011 1 Hari Project Complete 31/05/2011 2
SCHEDULE BASELINE AND WORK BREAKDOWN STRUCTURE Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini diprediksi akan berlangsung selama tiga bulan yang dimulai dari bulan maret 2011 hingga mei 2011, dengan toleransi waktu hingga awal Juni 2011. Jumlah hari kerja selama seminggu adalah lima hari, yaitu mulai hari Senin hingga Jumat dengan masing-masing membutuhkan waktu sekitar tiga hingga empat jam per hari. PROJECT CHANGE CONTROL PROCESS Proyek Sistem Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective mengacu pada project manajement plan yang telah dibuat. Proyek tersebut dikontrol oleh Manager proyek. Point-point berikut ini harus dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek. COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLAN Manager proyek akan mengambil peran proaktif dalam memastikan komunikasi yang efektif di proyek ini. Persyaratan komunikasi yang didokumentasikan dalam matrix komunikasi disajikan dalam dokumen ini. Matrik komunikasi akan digunakan untuk menampilkan informasi berkomunikasi, siapa yang melakukan komunikasi dan kepada siapa komunikasi dilakukan. Subyek pelaku komunikasi pada proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective antaralain: Peran Project Sponsor Program Manager Key Stakeholders Change Control Board Customer Project Manager Project Team Steering Committee Technical Lead Tabel Subyek Pelaku Komunikasi Nama Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Yoppy Mirza Maulana, S.Kom PT. LIA Nur Aini Maya Sari PT. LIA Hastin Istiqomah Ningtyas Nur Aini Maya Sari Lilia Puspasari Qoirul Bariah Ageng Yudha HRD Lilia Puspasari COST MANAGEMENT PLAN Tabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang direncanakan dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. 3
Tabel Cost Management Budget Project Component Component Cost o Project Manager Rp 3.350.000 o System Analyst and Designer system Rp 1.080.000 o Programer Rp 780.000 o Tester Rp 420.000 o Dokumentator Rp 1.675.000 o ATK Rp 695.000 o Software and Licensing Rp 3000.000 Total Rp 11.000.000 PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN Tabel berikut berisi rencana pengadaan barang berdasarkan komponen biaya yang direncanakan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Perencanaan pengadaan barang tersebut akan dikontrol oleh Manajer Proyek. Tabel Procurement Item/Service Justification Needed By Project Manager System Analyst and Designer system Programer Jasa memanajemen proyek selama proyek berlangsung Jasa analisa sistem serta desainya selama proyek berlangsung Jasa pembuatan program selamaproyek berlangsung 14/Maret/2011 14/Maret/2011 14/Maret/2011 Tester Jasa testing program selama proyek berlangsung 14/Maret/2011 Dokumentator Jasa dokumentasi selama proyek berlangsung 14/Maret/2011 Licency SQL Server 2005 Dibutuhkan untuk licency program pada custumer 14/Maret/2011 4
Item/Service Justification Needed By Licency Windows Dibutuhkan untuk licency program pada custumer XP 14/Maret/2011 ATK Dibutuhkan untuk mengerjakan dokumentasi 14/Maret/2011 PROJECT SCOPE MANAGEMENT PLAN Scope dari project manajemen plan tersebut dapat dilihat pada Work Breakdown Structure (WBS) berikut ini: P r o y e k S is t e m I n fo r m a s i R e k r u t m e n d a n S e le k s i P e g a w a i p a d a P e r u s a h a a n X Y Z M e n g g u n a k a n M e to d e M B O K o n s e p D e s a in P e n g e m b a n g a n I m p le m e n t a s i D u k u n g a n O b s e r v a s i d a n W a w a n c a r a D e s a in S is te m P e m r o g r a m a n S is t e m I n s ta la s i A d m in is t r a s i D e s a in /O I T e s t in g D o k u m e n t a s i M a in t e n a n c e S t u d i L it e r a t u r D e s a in a p lik a s i T r a in in g T a m b a h a n - la in la in(m e e t in,tag m b a h a n k e r ) ja 5
SCHEDULE MANAGEMENT PLAN Pada table berikut akan dijelaskan schedule dari pengerjaan proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. 160 Project Schedule Hari 140 120 100 80 Lilia Choirul Ageng Aini Hastin 60 40 20 0 Analisa Dan Desain Program Testing Dokumentasi Kategori QUALITY MANAGEMENT PLAN Kualitas dari setiap software diperlihatkan dari setiap laporan-laporan yang ada serta pada bagian akhir (feedback dan revisi), bila dirasa kualitas software masih kurang masih dapat dilakukan perbaikan pada software yang ada. Untuk mencapai kualitas maksimal maka perlu dipatuhi dan dilaksanakan proses berikut ini: 1. Melakukan analisa bisnis 2. Melakukan analisa permasalahan 3. Melakukan desain sistem 4. Melakukan pembuatan program 5. Melakukan testing 6. Dan memuat dokumentasi pada setiap sesion 7. Untuk menghasilkan kualitas software yang baik langkah-langkah diatas perlu dikomunikasikan dan selalu di kontrol. RISK MANAGEMENT PLAN Pada bagian ini akan dijelaskan beberapa resiko serta rencana penanganannya pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.Resiko yang mungkin terjadi dapat di lihat pada tabel berikut ini: 6
Tabel Resiko Resiko Kegagalan pada personil Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis Mengembangkan fungsi software yang salah Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah Gold plating Terlambat untuk mengubah kebutuhan Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal Kegagalan menjalankan tugas eksternal Kegagalan kinerja realtime Pengembangnya terlalu sulit secara teknis Teknik mengurangi resiko Memperkerjakan staf yang handal Job matching Membangun tim Mengadakan pelatihan dan peningkatan karir Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama Membuat beberapa estimasi Desain untuk biaya Meningkatkan pengembangan Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya Standarisasi metode Evaluasi proyek ditingkatkan Buat metode spesifikasi yang formal Survey pengguna Buat prototype Buat user manual lebih awal Membuat prototype Analisis tugas Keterlibatan pengguna Mengurangi kebutuhan Membuat prototype Analisis biaya manfaat Desain biaya Mengubah prosedur kendali Membatasi perubahan yang terlalu banyak Meningkatkan prototype Meningkatkan pengembangan (akibat perubahan) Melakukan benchmarking Inspeksi Spesifikasi formal Kontrak perjanjian Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas Prosedur jaminan kualitas Desain / prototype yang kompetitif Membangun tim Kontrak insentif Simulasi Benchmarking Prototipe Tuning Analisis teknis Analisa teknis Analisis biaya manfaat Prototipe Melatih dan mengembangkan staf 7
RISK REGISTER Register resiko merupakan daftar resiko yang dihadapi perusahaan setelah melalui proses identifikasi. Register resiko ini bermaksud untuk mengelompokkan akibat resiko-resiko yang kemungkinan terjadi. Tabel Resiko Resiko Dampak Biaya Waktu Kualitas Dana mencukupi Agak menyimpang dari target 1. Kegagalan pada personil Sangat rendah 1. Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis 1. Gold plating 2. Terlambat untuk mengubah kebutuhan 1. Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah 2. Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal 3. Kegagalan kinerja realtime 1. Mengembangkan fungsi software yang salah 2. Kegagalan menjalankan tugas eksternal 3. Pengembangnya terlalu sulit secara teknis Rendah Sedang Tinggi Sangat tinggi Membutuhkan dana tambahan Membutuhkan dana tambahan Membutuhkan dana tambahan yang signifikan Membutuhkan dana tambahan yang substansial Agak menyimpang dari target Penundaan berdampak terhadap stakeholder Gagal memenuhi deadline Penundaan merusak proyek Kualitas agak berkurang namun masih dapat digunakan Gagal untuk memenuhi janji pada stakeholder Beberapa fungsi tidak dapat dimanfaatkan Gagal untuk memenuhi kebutuhan banyak stakeholder Proyek tidak efektif dan tidak berguna STAFFING MANAGEMENT PLAN Tim Proyek merupakan staff yang merencanakan pengelolaan sumber daya proyek. Tim proyek tersebut adalah: Tim Proyek Hastin Istiqomah Aini Ageng Choirul Lilia Tabel Staffing Job Manajer Proyek Analis dan desain sistem Programer Tester Dokumentasi 8
RESOURCE CALENDAR Perencanaan terhadap waktu sangat penting dalam sebuah proyek. Waktu tersebut dapat dirinci dalam tangga-tanggal agar terlihat deadline yang jelas. Dengan deadline yang jelas maka tim proyek mampu mempunyai acuan agar tepat waktu dalam mengerjakan proyek teresebut. Ketepatan waktu pengerjaan proyek juga merupakan salah satu keberhasilan proyek. Waktu proyek dapat terlihat jelas pada milestone list.. COST BASELINE Biaya yang telah ditentukan pada proyek ini telah disesuaikan dengan hasil dan kualitas softaware yang telah dihasilkan. QUALITY BASELINE kualitas telah diukur dari ketepatan waktu dan keteapatan fungsi software sesuai kebutuhan. Kualitas software sebanding dengan biaya yang telah di setujui oleh pihak sponsor. SPONSOR ACCEPTANCE Approved by the Project Sponsor: Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Date: 22 Maret 2011 Proyek : Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective 9