BAB III SISTEM ORGANISASI dan MANAJEMEN PROYEK 3.1 Struktur Organisasi Organisasi dan Pihak yang Terkait Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak pihak yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang terdiri dari organisasi organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada pembangunan Proyek Apartemen City Light-Ciputat Tangerang Selatan, organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : 1. Pemilik ( Owner ) Yaitu perorangan atau badan hukum ( Pemerintah / swasta ) yang mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan tersebut. Pada proyek City Light yang bertindak sebagai owner adalah PT. Sumber Tenaga Lestari. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan proyek b. Mengadakan pembebasan tanah. III - 1
c. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. e. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan / pengurangan pekerjaan). g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. h. Menghadiri rapat - rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. 2. Pengawas Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar benar dilaksanakan sesuai aturan dan desain yang ada. Dalam hal ini PT. Catur Bangun Mandiri sebagai Project Management. 3. Konsultan Perencana Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner. Apartemen City Light - Ciputat III - 2
Pada proyek Apartemen City Light jasa konsultan pada bidang struktur ditunjuk PT. Catur Bangun Mandiri Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan. c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. 4. Kontraktor Yaitu perseroan atau badan hukum (pemerintah / swasta ) atau pihak pihak yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain ( sub kontraktor ). Pada proyek Apartemen City Light yang bertindak sebagai kontraktor Utama adalah PT. Catur Bangun mandiri Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. Apartemen City Light - Ciputat III - 3
c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas - bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan. f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai. g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. 5. Sub Kontraktor Tugas dan wewenang subkontraktor : a. Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor utama b. Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak. c. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh kontraktor utama. d. Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama selama pelaksanaan pekerjaan. Apartemen City Light - Ciputat III - 4
Struktur organisasi yang terlibat pda aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara umum dalam sekema sebagai berikut : Pemilik poyek Kontraktor Konsultan Pengawas proyek Gambar 3.1 hubungan kerja Apartemen City Light - Ciputat III - 5
Adapun unsur - unsur pelaksanaan pembangunan Apertemen City Light antara lain PT. Sumber Tenaga Lestari Owner PT.Catur Bangun Mandiri Kontraktor Utama PT. Teguh Hanggie PT. Sumber Tenaga Lestari PT. Catur Bangun Mandiri PT. Wahyu Delta Parama PT. Catur Bangun Mandiri Konsultan Arsitektur MK konsultan struktur Konsultan ME QS supplier PT. Inter World Steel Mills Indonesia PT. Adimix Precast Indonesia PT. Adimix Precast Indonesia PT. Pionir Beton PT. Pionir Beton supplier besi beton supplier beton ready mix supplier bekisting Gambar 3.2 Diagram Struktur Organisasi Proyek Apartemen City Light - Ciputat III - 6
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK APARTMENT CITYLIGHT 6/6/2013 Project Manager Bpk Kuswantono Safety Officer Bpk Agus Pribadi Site Manager Bpk Agus Pribadi Quality Control Bpk Agus Pribadi Site Engineer Quantity Survey Bpk Teguh Mechanic Bpk Marno Stock Keeper Bpk Gilang Supervisor Struktur Bpk Sarkum Supervisor Struktur Bpk Joko Supervisor Arsitek Bpk Asrori SE Arsitek Ibu Fanina SE Struktur Bpk Alvin Administrasi Bpk Sugeng Asisten Mechanic Bpk Sanen Bpk Asep Asisten Stock Keeper Bpk Anto Bpk Robert Surveyor Struktur Bpk Wahyudin Surveyor Struktur Bpk Rohman Surveyor Arsitek Bpk Rofik Drafter Bpk Anto Asisten Surveyor Bpk Yus Bpk Pendi Asisten Surveyor Bpk Jepang Disetujui Oleh : Gambar 3.3 On site management Bpk. Kuswantono (Project Manager) Apartemen City Light - Ciputat III - 7
3.2 Tinjauan Kontrak Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen City Light, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak -pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : 1. Pelelangan umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. 2. Pelelangan Terbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. 3. Penunjukan langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen City Light, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak Apartemen City Light - Ciputat III - 8
yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masing - masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing - masing. 1 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan / surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lumpsump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : a. Surat perjanjian (kontrak) b. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang c. Surat keputusan penetapan pemenang lelang d. Surat penawaran e. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui f. Spesifikasi teknis dan gambar-gambar g. Berita acara hasil lelang h. Berita acara pembukaan penawaran i. Berita acara penjelasan Apartemen City Light - Ciputat III - 9
j. Syarat - syarat umum kontrak k. Syarat - syarat khusus kontrak l. Jaminan pelaksanaan dan lain - lain yang dipersyaratkan Pada saat ini kebutuhan proyek - proyek konstruksi terdapat beberapa jenis sistem kontrak, antara lain : 1 Kontrak Unit Price Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang telah dikerjakan. 2 Kontrak Lump Sum Fixed Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilih yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang. 3 Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus and Fee Contract) Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan biaya - biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata. Apartemen City Light - Ciputat III - 10
4 Kontrak Owner Builder Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor. 5 Kontrak Design and Build Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen City Light sistem kontrak atau dengan kata lain jenis tender tertutup hanya dari pihak owner dan kontrktor saja yang mengetahui sistem kontrak yang digunakan. Apartemen City Light - Ciputat III - 11