PANDUAN TEKNIS Versi 1.0 SISTEM PETUNJUK OPERASIONAL KERJA ONLINE UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA Modul Fakultas / Unit PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA 2014
A. Tentang Sistem POK Online Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) merupakan dokumen yang memuat uraian rencana kerja dan biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan, disusun oleh KPA sebagai penjabaran lebih lanjut dari DIPA yang telah disahkan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan/Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Sistem POK online dikembangkan untuk mengganti model POK konvensional yang dulunya dicetak dalam sebuah buku dan digunakan sebagai pedoman oleh Unit Kerja di UNDIKSHA untuk merealisasikan kegiatan yang bersumber dari dana APBN. Sistem ini diharapkan dapat membantu Unit kerja untuk mendapat informasi lebih cepat dan akurat terhadap penggunaan anggaran serta mengakomodir proses revisi anggaran yang menyertainya secara efisien, efektif, transfaran dan akuntabel. Sistem POK Online bisa diakses melalui alamat url http://pasca.undiksha.ac.id/rkal/ Gambar 1. Halaman Utama SIstem POK Online B. Fitur dalam Sistem POK Online UNDIKSHA 1. Informasi umum tentang Petunjuk Operasional Kegiatan 2. Berita yang berkaitan Petunjuk Operasional Kegiatan 3. Grafik Statistik 4. Download POK sesuai dengan Unit kerja/fakultas masing-masing 5. Pengajuan Usulan Revisi 6. Realisasi Anggaran 2
C. Informasi umum tentang Petunjuk Operasional Kegiatan Informasi umum ditulis oleh bagian rektorat/keuangan untuk menginformasikan petunjuk yang berkaitan dengan POK seperti panduan, peraturan dan lain sebagainya. Informasi umum bisa diakses oleh umum tanpa memerlukan login terlebih dahulu. Informasi umum tentang POK terdapat pada halaman utama website ini atau bisa klik menu informasi umum pada pojok kanan atas Gambar 2. Tampilan Informasi Umum D. Berita yang berkaitan Petunjuk Operasional Kegiatan Berita merupakan informasi yang berlaku pada masa tertentu seperti undangan rapat, pengumuman batas waktu revisi POK dan lain sebagainya. Berita bisa diakses oleh umum tanpa memerlukan login terlebih dahulu. Berita bisa dilihat disamping informasi umum. Untuk melihat keseluruhan isi berita dengan cara klik salah satu judul berita. 3
Gambar 3. Tampilan Berita Gambar 4. Tampilan keseluruhan berita 4
E. Grafik Statistik Grafik statistik menampilkan grafik realisasi anggaran, perbandingan dengan target, dan tabel perbandingan mahasiswa baru. Grafik statistik bersifat bisa diakses oleh umum tanpa memerlukan login terlebih dahulu. Menu Grafik statistik pada pojok kanan atas. Gambar 5. Contoh tampilan grafik PNBP 5
Gambar 6. Contoh Grafik Perbandingan target dan realisasi PNBP F. Login Fakultas/Unit Login diperlukan ketika akan mengakses fitur-fitur yang berkaitan dengan unit atau fakultas masingmasing. Form login ada di sisi kanan halaman utama sistem POK online. Masukkan USER ID, Password dan tahun anggaran kemudian klik tombol masuk Gambar 7. Form Login Setelah login akan muncul halaman utama unit/fakultas masing-masing 6
7
G. Download POK Daftar POK yang sudah diterbitkan bisa didownload melalui menu ini. Klik salah satu file untuk mengunduh file tersebut. Contoh hasil download File POK Gambar 8. Daftar File POK Gambar 9. File POK 8
H. Usulan Revisi POK Setiap Unit dan Fakultas bisa mengajukan usulan revisi POK. Usulan revisi bisa diajukan berkali-kali sesuai kebutuhan. Usulan revisi POK terdiri dari surat pengantar, file matriks dan file data dukung. Gambar 10. Tampilan Usulan Revisi History usulan revisi yang sudah diajukan terdapat pada bagian atas. Status dokumen yang dikirim terdiri dari : Diajukan : ketika usulan baru diajukan Diterima : ketika usulan diterima Ditolak : ketika usulan ditolak Gambar 11. Usulan revisi yang pernah diajukan 9
Untuk mengajukan usulan revisi baru, klik browse untuk memasukkan masing-masing file. Kemudian klik upload Gambar 12. Upload Usulan Revisi Usulan berhasil diupload jika muncul pesan Upload File Berhasil I. Realisasi Anggaran 10
Realisasi anggaran bertujuan untuk pengajuan pencairan anggaran sesuai dengan format DRPP konvensional. Langkah-langkah untuk mengajukan realisasi anggaran adalah sebagai berikut. Gambar 13. Realisasi Anggaran 1. Untuk mengajukan realisasi anggaran baru (DRPP), klik tombol Realisasi Anggaran Baru 2. Selanjutnya muncul form realisasi anggaran. Isikan data yang diperlukan pada form yang telah disediakan. Klik simpan jika sudah selesai mengisi form. Gambar 14. Form Realisasi Anggaran 3. Setelah menekan tombol simpan, maka draf DRPP akan muncul pada tabel realisasi anggaran. 11
Gambar 15, Daftar Realisasi Anggaran Terdapat tiga tombol menu pada setiap usulan anggaran : Tombol Detil : mengisi detail usulan(item usulan, biaya dan sebagainya) Tombol Edit : mengubah usulan anggaran Hapus : menghapus usulan anggaran 4. Pengisian daftar detil ajuan dengan cara klik tombol Detil. Jika sudah selesai klik tombol simpan 5. Setelah menekan tombol Simpan, maka akan muncul di daftar ajuan 12
J. Menu Pengaturan Account Pengaturan account digunakan jika ingin mengubah data unit/fakultas termasuk mengubah password. Ubah password secara berkala untuk keamanan. Klik tombol Update jika sudah selesai melakukan perubahan data. K. Menu Pengaturan Account Gambar 16. Pengaturan Account L. Logout Klik tombol logout untuk keluar dari halaman unit/fakultas. Harap selalu menekan tombol logout jika sudah selesai agar terhindar dari penyalahgunaan account dari yang tidak berhak. 13