PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. ARTHA JAYA GRAPRINT DENGAN PENDEKATAN UNIFIED PROCESS BERORIENTASI OBJEK Hersanto Binus University Jl. O No. 3 RT.007 RW.010, Kelurahan Palmerah, Kecamatan Palmerah, Jakarta Barat Hersanto.Tjhia@gmail.com 1. ABSTRAK Tujuan penelitian yang dilakukan adalah untuk menganalisis kebutuhan akan sistem informasi akuntasi dari segi proses, prosedur, maupun dokumen yang berkaitan revenue cycle pada PT Artha Jaya Graprint, serta melakukan perancangan sistem informasi akuntansi yang berguna untuk mendukung proses bisnis yang terjadi. Metode perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang mengacu pada penggunaan modeling and requirement discipline serta design discipline menurut teori Satzinger. Analisis yang dilakukan berhubungan dengan struktur organisasi dan proses bisnis yang berjalan. Adapun hasil yang dicapai dengan melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi revenue cycle adalah adanya aplikasi berbasis desktop application yang dapat membantu dalam aktivitas siklus pendapatan yang terjadi pada perusahaan, khususnya dalam pembuatan dan penyimpanan data-data transaksi serta menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti : Laporan penjualan, laporan bukti penerimaan kas, laporan retur, laporan daftar limit kredit, laporan piutang, laporan umur piutang, laporan jurnal dan laporan pengiriman. Simpulan yang didapat dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan adalah adanya penerapan aplikasi berbasis desktop application yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan mutu operasional perusahaan serta bermanfaat dalam meningkatkan kinerja yang terkait dengan siklus pengeluaran dan persediaan. (HS)
Kata Kunci : object oriented, analysis, design, sistem, revenue cycle ABSTRACT The purpose of the research is to identify and analyze the need for accounting information systems in terms of processes, procedures, and documents relating to the revenue cycle at PT Artha Jaya Graprint, as well as doing the design of useful accounting information systems to support business processes that occur. Design method used in this thesis is a method of Object Oriented Analysis and Design (OOAD) which refers to the use of modeling and discipline requirements and design discipline based on theory of Satzinger. The analysis was related to organizational structure and business processes. The results achieved by performing the analysis and design of accounting information systems revenue cycle is a desktop application that can assist in the application revenue cycle that occur in the company, particularly in the manufacture and storage of transaction data and generate appropriate reports with the needs of the company, example : Laporan penjualan, laporan bukti penerimaan kas, laporan retur, laporan daftar limit kredit, laporan piutang, laporan umur piutang, laporan jurnal dan laporan pengiriman. Conclusions derived from the analysis and design is the implementation of a desktop application that can help company to improve the quality of the company's operations as well as useful in improving the performance associated with the revenue cycle. (HS) Keyword : object oriented, analysis, design, system, revenue cycle 2. PENDAHULUAN Latar Belakang PT. Artha Jaya Graprint merupakan suatu perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang usaha jasa percetakkan. PT. Artha Jaya Graprint memiliki kantor pusat di Jakarta Barat (Jelambar). Pelanggan dari PT. Artha Jaya Graprint dapat berupa individu atau perorangan maupun institusi atau perusahaan yang ingin melakukan percetakan dengan cara melakukan order terlebih dahulu. Dalam kegiatan operasionalnya, perusahaan mengalami beberapa masalah berkaitan dengan pengelolan pendapatan. Dalam sistem yang berjalan, dokumen dari transaksi penjualan dicatat secara manual
sehingga sering menimbulkan masalah dalam hal pencatatan, pengumpulan dan pengolahan data menjadi informasi yang dibutuhkan bagi para pengambil keputusan. Proses seperti pada sistem yang berjalan tersebut sering menimbulkan masalah seperti kehilangan dan keterlambatan dokumen sehingga berdampak pada pengolahan data penjualan dan persediaan. Kehilangan dan keterlambatan dokumen tersebut menyebabkan pembuatan laporan menjadi tidak akurat dan terlambat. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mengatur tentang siklus penjualan, dimana sistem itu mampu mengontrol penjualan perusahaan mulai dari mendapatkan order sampai perusahaan melakukan collect pembayaran terhadap order barang tersebut sampai dengan membuat laporan laporan yang secara real time mampu mendukung pengambilan keputusan bagi management perusahaan. 3. Metode Penelitian Metode yang akan dipergunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut Pengumpulan Data 1. Studi kepustakaan (library research) Dengan metode ini informasi diperoleh melalui buku buku yang berkaitan dengan penjualan, artikel penjualan yang berasal dari internet maupun situs situs yang terkait dengan penjualan dan persediaan. 2. Metode Penelitian lapangan A. Wawancar a Wawancara penulis lakukan kepada pihak pihak yang terkait dengan kegiatan perusahaan yaitu direktur utama yang memahami keseluruhan proses bisnis perusahaan, marketing, serta bagian gudang terkait dengan persediaan barang jadi. Wawancara dilakukan melalui tatap muka ataupun melalui telepon langsung dengan narasumber. Wawancara yang dilakukan dengan tatap muka akan dilakukan dengan pihak internal perusahaan, sekaligus dilakukan pengamatan pada proses bisnis yang terjadi. B. Studi dokumentasi Studi dokumentasi yang dilakukan dengan mengamati dan meninjau dokumen dokumen yang terkait di dalam proses bisnis perusahaan.
Dokumen tersebut meliputi : Purchase Order, Surat Penawaran Harga, Surat perintah Kerja, Surat jalan, faktur penjualan, faktur pajak, kwitansi dan Nota retur serta laporan penjualan yang dibuat oleh bagian finance. C. Observasi Data dikumpulkan dengan melakukan pengamatan terdapat bagian penjualan serta bagian gudang sebagai tempat penampungan persediaan barang jadi sehingga diperoleh data data atas siklus pendapatan yang terjadi didalam perusahaan sehingga bisa diolah dan menghasilkan solusi yang tepat terhadap kekurangan yang ada didalam siklus penjualan perusahaan. 4. Hasil dan Bahasan Hasil yang ingin dicapai oleh penulis adalah merancang sebuah applikasi sistem informasi akuntansi yang mampu mendukung siklus pendapatan perusahaan PT. Artha Jaya Graprint. Berikut tampilan halaman utama rancangan applikasi oleh penulis : User Interface Form Menu Utama User interface Halaman Utama
User interface Halaman Utama Menu User interface Halaman Utama Transaksi Penjualan User interface Halaman Utama Surat Penawaran Harga
User interface Halaman Utama Sales Order User interface Halaman Utama Surat Perintah Kerja Gambar 4.205 User interface Halaman Utama Surat Jalan
Gambar 4.206 User interface Halaman Utama Faktur Penjualan Gambar 4.207 User interface Halaman Utama Faktur Pajak Gambar 4.208 User interface Halaman Utama Retur Penjualan
Gambar 4.209 User interface Halaman Utama Bukti Penerimaan Kas Gambar 4.210 User interface Halaman Utama Billing Statement Gambar 4.211 User interface Halaman Utama Menu Laporan
Gambar 4.212 User interface Halaman Utama Master Gambar 4.213 User interface Halaman Utama Master Pelanggan Gambar 4.214 User interface Halaman Utama Master Karyawan
Contoh User Interface Masukkan Surat Penawaran Harga User Interface form Masukkan Surat Penawaran Harga Keterangan : Form Masukkan SPH hanya dapat diakses oleh bagian Marketing perusahaan. Setelah bagian marketing mendapatkan order baik melalui Purchase Order maupun pelanggan yang datang secara langsung, maka pihak marketing membuka form Masukkan SPH untuk segera membuat penawaran. Setelah membuka form Masukkan SPH maka kode SPH akan tergenerate secara otomatis, bagian marketing dapat memilih untuk memasukkan kode referensi PO atau tidak. Jika terdapat kode referensi PO maka bagian marketing memilih radio button ya, namun apabila tidak terdapat kode referensi PO maka bagian marketing memilih radio button tidak dan textbox dari kode PO akan disable. Setelah itu, bagian marketing dapat memasukkan kode pelanggan, namun apabila bagian marketing lupa kode pelanggan yang akan dimasukkan maka bagian marketing dapat memilih tombol cari untuk melakukan pencarian pelanggan dimana form master pelanggan akan muncul sehingga bagian marketing dapat memilih kode pelanggan yang ada. Setelah diperoleh kode pelanggan maka nama dan alamat pelanggan akan tergenerate secara otomatis. Setelah itu bagian marketing dapat segera memasukkan data data SPH, seperti nama barang, bahan,
ukuran, cetak, dan sebaga. Setelah data data SPH lengkap, bagian marketing dapat memilih button tambah untuk memasukkan data kedalam table dan melakukannya secara berulang apabila terdapat beberapa jenis barang. Apabila semua nama barang beserta spesifikasinya telah dimasukkan, bagian marketing dapat memilih button Simpan untuk menyimpan data SPH. Semua data SPH yang dimasukkan dalam form Masukkan SPH akan disimpan kedalam form Data SPH. Bagian marketing dapat mengakses form data SPH untuk mencari SPH yang telah tersimpan. Berikut tampilan form Data SPH User Interface form Data SPH Didalam form Data SPH terdapat semua data SPH yang pernah dibuat oleh bagian marketing. Data SPH tersebut dapat dicari berdasarkan atribut yang tersedia atau mengetikan kata yang mau dicari setelah itu pilih button cari untuk mencari data berdasarkan kriteria yang diinginkan. Bagian marketing juga dapat melihat data SPH secara detail dengan memilih button lihat maka data form lihat SPH akan muncul seperti gambar dibawah ini :
User Interface form Lihat Penawaran Harga Bagian marketing juga dapat memperbaharui SPH yang dimasukkan yang ada didalam sistem dengan memilih button perbaharui, maka form Perbaharui SPH akan muncul seperti gambar dibawah ini : User Interface Form Perbaharui Surat Penawaran Harga Apabila bagian marketing ingin menghapus data SPH, maka bagian marketing dapat memilih button Hapus maka data SPH yang dipilih akan terhapus. Apabila bagian marketing ingin mencetak data SPH maka bagian marketing dapat memilih button Cetak maka data SPH tersebut akan tercetak.