Pembuatan Database dengan Ms Access

Pembuatan Database dengan Ms Access Julian Adam Ridjal, SP., MP. PS Agribisnis Universitas Jember http://adamjulian.net

Langkah 1 : Buat blank database dari menu awal Access Beri nama database yang Anda buat dengan nama : Database karyawan PT Anugerah Jaya. PT Anugerah Jaya memberikan Gaji pokok karyawannya sesuai dengan golongan karyawan. Selain itu ada 2 aturan dari perusahaan : 1. Perusahaan akan memberikan tunjangan untuk anak sebesar 10% dari Gaji pokok karyawan. 2. Jumlah anak karyawan yang akan diberikan tunjangan oleh perusahaan maksimal adalah 2.

Langkah 2 : Buat Tabel baru dengan pilihan pada Design View. Karena item-item pada tabel sesuai dengan yang kita inginkan. Sesuaikan data type dari masing-masing jenis item yang kita input ke dalam tabel. Jika sudah selesai menginputkan kemudian save dalam bentuk Tabel Karyawan.

Julian Adam Ridjal http://adamjulian.net

Input Data pada Tabel Database : Julian Adam Ridjal http://adamjulian.net Field Name NIK Nama Karyawan Alamat Karyawan Kota Pendidikan Tanggal Lahir Golongan Menikah Jumlah Anak Number Text Text Text Text Date/Time Text Yes/No Number Data Type Perhatikan pada pengaturan Validation Rule untuk diinput <=2

Langkah 3 : Buat Tabel Gaji yang berisi daftar gaji yang diterapkan oleh perusahaan berdasarkan pada golongan karyawan. Pilih menu design view, karena kita hanya akan memasukkan item Golongan dan Gaji. Pada item Gaji kita format dalam bentuk Rupiah. Apabila sistem dalam komputer sudah mendeteksi format Rupiah, maka kita langsung pilih format tersebut. Tetapi, jika sistem komputer masih belum mengenal format Rupiah, maka kita dapat menginputkan secara manual dengan mengetikkan : Rp #.###

Input Data pada Tabel Database : Golongan Field Name Text Data Type Gaji Currency Jika belum mengenal format Rupiah maka inputkan manual : Rp #.### Setelah kita input semua datanya, maka kita save dengan nama Tabel Gaji.

Langkah 4 : Buat Query dengan format Design View. Kita buat dari 2 tabel yang sudah kita buat sebelumnya yaitu Tabel Karyawan dan Tabel Gaji. Buat RELATIONSHIP dari kedua tabel, yakni hubungkan item Golongan dari kedua tabel. Hubungan ini termasuk dalam tipe One to One. Pada Query ini buat hanya item tertentu yang akan kita tampilkan dan setelah diinput lalu di save dengan nama Query karyawan PT Anugerah. 1. NIK 4. Pendidikan 7. Jumlah Anak 2. Nama Karyawan 5. Golongan 3. Kota 6. Gaji Pokok

Langkah 5 : Buat Form dengan memanfaatkan Form by using Wizard. Masukkan Query karyawan PT Anugerah sebagai data yang akan dibaca sebagai Form. Masukkan semua item dan klik next hingga Finish

Buat Expression Value Buat expression value yang dimaksud adalah kita akan menambahkan formula pada Form. Selain menambahkan formula kita juga akan mengedit tulisan Gaji pada Form untuk dirubah menjadi Gaji Pokok. Sedangkan formula yang akan kita buat dijadikan sebagai Total Gaji. Karena aturan dari perusahaan adalah akan memberikan tunjangan anak sebesar 10% dari Gaji Pokok.

Form untuk tampilkan data saja dan Form untuk menginput data Setelah selesai mengedit Form, maka save dengan nama Query_karyawan_tampil data. Form tersebut hanya dapat digunakan untuk melihat database yang sudah ada. Apabila kita ingin menginput data lagi, maka kita dapat menginputkan melalui Tabel karyawan. Selain itu, kita juga dapat menginput melalui Form dengan catatan Form yang dibuat source datanya mengambil dari Tabel Karyawan. Jika sudah selesai dibuat, save form dengan nama Tabel karyawan_isi data.

Form dengan source data dari Tabel Karyawan Julian Adam Ridjal http://adamjulian.net Perhatikan pada ikon NEW (BLANK) RECORD Apabila dalam kondisi aktif, Julian Adam maka Ridjal PS data Agribisnis dapat UNEJ diinputkan

Langkah 6 : Buat Report sebagai Laporan yang sewaktu-waktu dapat di cetak. Buat Report dengan menu report wizard dan source datanya mengambil dari Query Karyawan PT Anugerah. Setelah itu tampilkan dalam design View dengan tujuan akan kita edit tulisan Gaji dengan nama Gaji Pokok. Selain itu kita juga menambahkan formula baru dengan nama Total Gaji yang menggunakan formula sama seperti kita menuliskan pada Form.

Contoh Report yang sudah dicetak