I00 r 09861 80 19S6I rn rss4srunupv u srunf en]e) :qelo w{q sro 800r s0686r a0s0z96r'din /\) Eurqrurqrue4 :gelo rnfnpsrq 'wnluola{ renses u {I{eslp uep ZI1ZIIn; 9I leeeuq eped uoleueplslp t1elel Iul rltplv suenl 'ls'hl ''sos's oruouqng ullulj 'erg : elo8euyle8eqeg 'E 'ls'w'qelll?h II'erg : eloeeuyreeeqeg 'Z pd1 [ "sos'5?usllng untu(etral'sjo: en]e) reeeqsg 'I :1fnEue6 una$o{ vca0rg-qns acgsg qcuntg lpotuxns 'yqj'ualuog uup torog t ttudf qdrao1 uout8uoqwa4 lu\g Jd ualpqslulwpy udot ty Waurcoe rlpae ptocay Sullpu2vto u8pao) UNSISYd d3>i I(IVfYXNS CNYflVJ UOINY)I.XflT.NgINVfl NV(I IYUYfl YATVf HYUSYO NVNNJNV{Wf,d XNVfl Id JIOflU)I ISYUISINUA{qV NVICYff IO IIOflU)T XOXOd NqRIIDTOO disuv NVNVCNYNfld NVfl)NVJNVUf,d
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunia-nya, penulis dapat meyelesaikan laporan Tugas Akhir yang berjudul PERANCANGAN PENANGANAN ARSIP DOKUMEN POKOK KREDIT DI BAGIAN ADMINISTRASI KREDIT PT BANK PEMBANGUNAN DAERAH JAWA BARAT DAN BANTEN, TBK. KANTOR CABANG SUKAJADI KCP PASTEUR. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Bandung. Penulis meyadari bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, baik dalam teknik penulisan, struktur bahasa, ataupun persepsi ilmiah. Untuk itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk perbaikan di masa mendatang. Walau demikian, dengan bantuan dari berbagai pihak, penulis berupaya untuk menyajikan Laporan Tugas Akhir ini sebaik mungkin. Semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya, dan bagi pembaca pada umumnya. Bandung, Juli 2012 Penulis i
UCAPAN TERIMA KASIH Dalam mengerjakan laporan Tugas Akhir ini, tidak bisa terlepas dari berbagai pihak yang terlibat dalam membantu penyelesaian penulisan lapoan ini dan juga telah memberikan motivasi, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Allah SWT atas segala rahmat serta karunia yang senantiasa dilimpahkan. 2. Orang tua yang telah memberikan dukungan yang besar secara materil maupun moril, serta yang senantiasa selalu mendoakan penulis. 3. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. 4. Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si, selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Drs. Ma mun Sutisna, S. Sos., M.Pd, selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dalam membimbing penulis. Bimbingan dan arahan yang diberikan sangat berharga bagi penulis dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini. 6. Surono, BA.,SE, selaku Wali Kelas 3 AB D3 yang selalu mendukung. 7. Bapak Willy Putra Anugrah, selaku staf Administrasi Kredit yang telah mengizinkan Penulis untuk melakukan perancangan proyek ini. 8. Seluruh karyawan di PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Cabang Sukajadi KCP Pasteur yang telah membantu selama pelaksanaan penulisan Laporan Tugas Akhir ini. 9. Keluarga kelas 3 AB D3 yang selalu saling membantu dan memberikan dukungan dan motivasi selama proses penyelesaian laporan Tugas Akhir ini. 10. Teman-teman seperjuangan Sarry, Indri, Ranti, Dhea, Ridwan, Widhya dan Puspa yang saling memberikan semangat, dukungan, dorongan serta doa. 11. Keluarga besar HMAN, yang memberikan dorongan dan masukan yang sangant berarti. ii
12. Keluarga besar SFJ (Soshi Fans Java) dan Jiji Ranger yang telah memberikan dukungan, doa, dan semangat selama penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. 13. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dorongan selama penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. Semoga rahmat dan karunia diberikan Allah SWT kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penysusunan laporan ini. Bandung, Juli 2012 Penulis iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMA KASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR TABEL... DAFTAR LAMPIRAN... ABSTRAK.... ABSTRACT... i ii iv vii viii x xi xii BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Identifikasi Masalah... 4 1.3 Tujuan... 5 1.4 Manfaat... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan... 7 2.1.1 Pengertian Arsip... 7 2.1.2 Pengertian Kearsipan... 8 2.2 Peranan Arsip... 10 2.3 Penggolongan Arsip... 11 2.3.1 Arsip Dinamis... 11 2.3.2 Arsip Statis... 12 2.4 Pengorganisasian Arsip... 13 2.4.1 Sentralisasi... 13 2.4.2 Desentralisasi... 14 iv
2.4.3 Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi... 14 2.5 Sistem Penyimpanan Arsip... 15 2.5.1 Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)... 15 2.5.2 Sistem Kronologis (Chronological Filing System)... 16 2.5.3 Sistem Nomor (Numerical Filing System)... 17 2.5.4 Sistem Subjek (Subject Filing System)... 19 2.5.5 Sistem Geografis (Geographical Filing System)... 20 2.5.6 Sistem Warna (Color Filing System)... 21 2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip... 22 2.6.1 Penyimpanan Sementara (File Pending)... 23 2.6.2 Penyimpanan Tetap (Permanent File)... 23 2.7 Prosedur Penemuan Kembali Arsip... 26 2.8 Faktor-Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip... 27 2.9 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan... 28 2.10 Peminjaman Arsip... 34 2.11 Flowchart... 36 2.12 Data Flow Diagram (DFD)... 39 BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN... 41 3.1 Gambaran Umum Perusahaan... 41 3.1.1 Sejarah Singkat Bank bjb... 41 3.1.2 Profil Perusahaan... 43 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan... 47 3.1.4 Budaya Perusahaan... 47 3.1.5 Nilai-Nilai Perusahan... 48 3.1.6 Struktur Organisasi... 49 3.1.7 Deskripsi Jabatan... 50 3.1.8 Kondisi Awal... 57 v
3.2 Prosedur Kerja... 66 3.3 Hasil Proyek... 68 3.4 Pembahasan... 85 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 91 4.1 Kesimpulan... 91 4.2 Saran... 92 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Prosedur Penemuan Kembali Arsip... 26 Gambar 2.2 Lateral Files... 29 Gambar 2.3 Filing Cabinet... 30 Gambar 2.4 Ordner... 30 Gambar 2.5 Letter Tray... 31 Gambar 2.6 Brankas (Safe Keeping Document)... 31 Gambar 2.7 Lemari Arsip... 32 Gambar 2.8 Guide... 32 Gambar 2.9 Hang Map... 33 Gambar 2.10 Folder... 33 Gambar 2.11 Tickler FIle... 34 Gambar 2.12 Kartu Tanda Pinjam Surat Sederhana... 35 Gambar 2.13 Data Flow Diagram Symbols... 39 Gambar 3.1 Logo Perusahaan... 41 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bank bjb KCP Pasteur... 49 Gambar 3.3 Kondisi Awal Pengelolaan Arsip... 58 Gambar 3.4 Ilustrasi Awal Penyimpanan Arsip... 59 Gambar 3.5 Prosedur Penyimpanan Arsip Tetap... 61 Gambar 3.6 Kondisi Penyimpanan Arsip Tetap... 62 Gambar 3.7 Prosedur Penemuan Kembali Arsip... 63 Gambar 3.8 Filing Cabinet... 64 Gambar 3.9 Map Kredit... 65 Gambar 3.10 Prosedur Kerja... 66 Gambar 3.11 Hasil Rancangan Proyek... 69 Gambar 3.12 Contoh Subjek Kredit... 71 Gambar 3.13 Prosedur Penyimpanan Arsip... 74 vii
Gambar 3.14 Contoh Dokumen Pokok Kredit yang Sudah Diberi Tanda... 75 Gambar 3.15 Contoh Dokumen Pokok Kredit yang Sudah Diberi kata tangkap 76 Gambar 3.16 Contoh Dokumen Pokok Kredit yang sudah Diberi Kode Arsip 77 Gambar 3.17 Contoh Dokumen Pokok Kredit yang Sudah Disortir... 78 Gambar 3.18 Ilustrasi Penyimpanan Arsip... 79 Gambar 3.19 Prosedur Penemuan Arsip... 81 Gambar 3.20 Ilustrasi Penentuan Kata Tangkap... 82 Gambar 3.21 Ilustrasi Pencarian dan Penemuan Arsip... 84 viii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Simbol Standar Flowchart... 36 Tabel 2.2 Simbol Flow Chart pada Sistem... 38 Tabel 3.1 Daftar Indeks... 73 Tabel 3.2 Format Buku Peminjaman... 80 Tabel 3.3 Perbandingan Kondisi Awal dan Hasil Perancangan Arsip... 86 ix
DAFTAR LAMPIRAN Surat Permohonan Penelitian Surat Keterangan Formulir Bimbingan Bukti Kehadiran Sidang Wawancara Kondisi Awal Lampiran A Lampiran B Lampiran C Lampiran D Lampiran E x
ABSTRAK Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Arsip mempunyai peranan penting bagi suatu organisasi. Oleh karena itu maka setiap organisasi harus mampu untuk mengelola arsipnya dengan baik dan harus dapat menentukan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya. PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Cabang Sukajadi KCP Pasteur merupakan suatu perseroan yang bergerak dibidang pembiayaan. Sistem penyimpanan arsip dokumen pokok kredit yang digunakan di Bagian Administrasi Kredit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Cabang Sukajadi KCP Pasteur masih belum baik. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah berdasarkan nomor Perjanjian Kredit (PK) tanpa adanya pemberian kata tangkap dalam prosedur penyimpanan arsip, serta tidak adanya prosedur peminjaman arsip. Karena itu, dibuatkan perancangan sistem penyimpanan arsip yang baru untuk digunakan di Bagian Administrasi Kredit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Cabang Sukajadi KCP Pasteur. Perancangan sistem kearsipan dokumen pokok kredit baru yang dirancang untuk Bagian Administrasi Kredit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Cabang Sukajadi KCP Pasteur yaitu (1) menggabungkan dua sistem penyimpanan arsip, yaitu gabungan antara sistem subjek dan sistem nomor. (2) Prosedur penyimpanan arsip menggunakan prosedur penyimpanan sementara dan prosedur penyimpanan tetap yang mencakup lima tahapan yaitu pemeriksaan arsip, penentuan kata tangkap, pemberian kode, penyortiran arsip, dan penyimpanan. (3) Prosedur Peminjaman Arsip dengan menggunakan buku peminjaman arsip. (4) Prosedur penemuan arsip yang mencakup empat tahapan yaitu permintaan arsip, penentuan kata tangkap, penentuan kode arsip dan pencarian arsip. (5) Peralatan dan perlengkapan yang digunakan meluputi Filing cabinet, lemari arsip, ordner, map atau amplop, guide/penyekat, tab, stample dan daftar indeks. Kata Kunci: Arsip, Sistem Kearsipan, Sistem penyimpana arsip. xi
ABSTRACT Archives is a collection of records that are stored systematically because it has a utility that whenever necessary can be quickly found. Archives have a very important role for organization life. Therefore, each organization must be able to manage his archive properly and the system must be able to determine the appropriate filing with the state organization. PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Sukajadi Branch Office Sub-Branch Pasteur is a corporation engaged in the financing. Document filing system of credit in Loan Administration PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Sukajadi Branch Office Sub-Branch Pasteur still not good. Archival storage system used is base on the number of credit agreement without giving the word catch in archival storage procedures, and lack of lending procedures archive. Therefore, made the design of a new archival storage system for use in the Loan Administration PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Sukajadi Branch Office Sub-Branch Pasteur. Designing a document archival system proper credit to be applied in the Loan Administration PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Sukajadi Branch Office Sub-Branch Pasteur that is, (1) combining two archival storage system that is the subject systems and numbering. (2) Archival storage procedures using file pending and permanent file that has a five-step, inspecting, indexing, coding, sorting, and placing. (3) Finding procedures for lending archives by using the book borrowing records. (4) Archival discovery procedure includes four steps, archive request, determination of code, and search archives. (5) Tools and equipment used include, filing cabinet, ordner, map, guide, tab, stample, and indexes list. Keywords: Archives, Filing system, Archival storage systems xii