PENANGANAN KEARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA POLITEKNIK DARUSSALAM PALEMBANG

Transkripsi

1 PENANGANAN KEARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA POLITEKNIK DARUSSALAM PALEMBANG LAPORAN AKHIR Disusun untuk memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Oleh: Dina Octaria POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS 2015/2016

2

3

4

5 Motto Ketahuilah, bahwa sesungguhnya kehidupan dunia ini hanyalah permainan dan suatu yang melalaikan, perhiasan dan bermegah-megah antara kamu serta berbangga-banggaan tentang banyaknya harta dan anak, seperti hujan yang tanam-tanamannya mengagumkan para petani; kemudian tanaman itu menjadi kering dan kamu lihat warnanya kuning kemudian menjadi hancur. Dan di akhirat (nanti) ada azab yang keras dan ampunan dari Allah serta keridhaan- Nya. Dan kehidupan dunia ini tidak lain hanyalah kesenangan yang menipu. (Q.S. Al-Hadiid:20) Hai orang-orang mukmin, jika kamu menolong agama Allah, niscaya Allah akan menolongmu dan meninggikan kedudukanmu (Q.S. Muhammad:7) Menuntut Ilmu bukanlah segala-galanya Namun segala-galanya berasal dari menuntut ilmu (Penulis) Karena menuntut ilmu wajib bagi setiap muslim (H.R. Bukhari & Muslim) Kami Persembahkan untuk: Kedua orang tua kami tercinta Saudara kami tersayang Sahabat dan teman seperjuangan Almamater yang kami banggakan Para penerus perjuangan yang belum kami kenal sebelumnya

6 KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT, karena dengan pertolongnya baik itu hidayah dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan Laporan ini, dan tak lupa shalawat dan salam penulis panjatkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita kepada Zaman yang terang benderang. Laporan Akhir ini penulis ajukan selain untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya, juga untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem yang diterapkan pada kantor ini belum berjalan dengan baik sehingga menghambat informasi yang dibutuhkan karyawan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa salam penulisan laporan ini masih terdapat kekurangan, hal ini dikarenakan keterbatasan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis. Oleh karena itu segala kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini ini bermanfaat bagi pembaca terutama bagi mahasiswa/i jurusan Administrasi Bisnis. Kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungannya, penulis sangat berterima kasih dan semoga diberkati Allah SWT. Akhir kata, semoga laporan akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Palembang, Juli Penulis

7 UCAPAN TERIMA KASIH Syukur Alhamdulilah, akhirnya penulis menyelesaikan Laporan Akhir yang berjudul Penanganan Kearsipan surat masuk dan surat keluar pada Politeknik Darussalam Palembang"yang dibuat sebagai syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Politeknik Negeri Sriwijaya. Lamanya pengerjaan Laporan Akhir ini yaitu selama lima bulan, menjadikan pengalaman tersendiri yang berharga bagi penulis. Dalam penyusunan Laporan Akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak berupa bimibingan, saran, petunjuk, maupun materi. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr.Ing.Ahmad Taqwa, M.T., selaku direktur Politeknik Negeri Sriwjaya Palembang. 2. Bapak A.Jalaludin Sayuti,S.E.MhumRES. selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang. 3. Bapak Divianto,S.E.,M.M. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang. 4. Ibu Rini,S.E.,MAB. selaku Dosen Pembimbing I atas segala kesabaranya serta kesedianya dalam memberikan masukan, saran dan kritik dalam penyelesaian Laporan Akhir ini. 5. Ibu Hanifati Intan,S.E., M.M. selaku dosen Pembimbing II yang telah membantu dan membimbing dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini. 6. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya yang telah mendidik, membimbing dan mengarahkan penulis selama kurang lebih tiga tahun. 7. Seluruh Staf Jurusan Administrasi Bisnis. 8. Ibu Sri Porwani, S.E.,M.Si selaku direktur Politeknik Darussalam Palembang. 9. Mbak Desi Rovita, Selaku Adminitrasi Politeknik Darusssalam Palembang yang memberikan dan berharga dan menyediakan dan data yang diperlukan dalam Laporan Akhir ini.

8 10. Keluargaku, Bapak,Ibu kakak,adek yang tersayang yang telah memberikan semangat,dorongan, serta kasih sayang yang tidak dapat penulis balas sampai kapanpun. 11. Seluruh teman seperjuangan Jurusan Administrasi Bisnis terkhusus kelas 6NB 12. Untuk Almamaterku POLSRI. Sekian kiranya ucapan terima kasih ini penulis sampaikan kepad orang-orang yang terjasa dalam membantu terselesaikan penulisan Laporan Akhir ini. Apabila ada keritik maupun saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan, Palembang, Juli 2016 Penulis

9 ABTRACT Laporan Akhir ini berjudul Penanganan Kearsipan surat masuk dan surat keluar pada Politeknik Darussalam Palembang yang berlokasi di Jl. Basuki Rahmat. Bertujuan untuk menjelaskan Penanganan kearsipan surat masuk dan surat keluar pada Politeknik Darussalam Palembang. Untuk mewujudkan tujuan penulis mengunakan Metode Kualitatif dan Metode Kuantitatif. Data dianalisis mengunakan mengenai isu-isu di atas dikumpulkan melalui observasi dan wawancara. Setelah data dikumpulkan dan dianalisis, ditemukan keluar perusahaan Tujuan dari tugas yang hanya digunakan sistem pengarsipan subjek. Hal ini menyebabkan karyawan mendapat kesulitan dan mengambil banyak waktu untuk menemukan arsip yang mereka butuhkan. waktu 5 sampai 18 menit, bahwa perusahaan tidak memiliki bentuk pinjaman dalam memberikan arsip dan sistem ini tidak didukung oleh alat arsip. Penulis menyarankan bahwa perusahaan menggunakan kombinasi dari sistem subjek pengajuan dan sistem pengarsipan kronologis setelah perusahaan yang perlu daftar klasifikasi yang dibuat pada setiap unit kerja sehingga akan membuat temuan arsip lebih mudah.perusahaan harus menggunakan bentuk pinjaman dalam memberikan keluar arsip dan untuk menyediakan sistem pengarsipan beberapa alat seperti kartu indeks, filing cabinet, dan map ordner Kata Kunci: Sistem arsip pengarsipan, bentuk pinjaman, dan alat-alat arsip.

10 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii MOTO DAN PERSEMBAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv UCAPAN TERIMA KASIH... vi ABSTRACT... vii DAFTAR ISI... viii DAFTAR TABEL... x DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR LAMPIRAN... xii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Rumusan Masalah Ruang Lingkup dan Pembahasan Tujuan dan Manfaat Tujuan Manfaat Metodelogi Penelitian Ruang Lingkup Penelitian Jenis dan Sumber Data Metode Pengumpulan Data Analisa Data... 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kearsipan... 8

11 2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Kearsipan Prosedur Penanganan Surat masuk dan Surat keluar Penanganan Surat Masuk Penanganan Surat Keluar Perlengkapan Penyimpanan Arsip Waktu Penemuan Arsip Syarat- syarat Petugas Kearsipan Sistem Penataan Arsip (Filing Cabinet) Prosedur Penyimpanan Arsip BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Visi, Misi, dan Moto Perusahaan Struktur Organisasi Pembagian Tugas dan Wewenang Sistem Penyimpanan Arsip yang digunakan Politeknik Darusssalam Palembang Penemuan Kembali Arsip BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Sistem Penyimpanan Arsip Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 70

12 5.2 Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

13 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Foldet atau map Gambar 2.2 Filing Cabinet Gambar 2.3 Map Ordner Gambar 2.4 Guide Gambar 2.5 Lemari Arsip Gambar 2.6 Kartu Indeks Gambar 3.1 Struktur Organisasi Politeknik Darussalam Palembang Gambar 3.2 Map Ordner Gambar 3.3 Filing Cabinet Gambar 3.4 Lemari Arsip Gambar 4.1 Mengindeks Gambar 4.2 Mengkode Gambar 4.3 Penyortiran Sistem Subjek Gambar 4.4 Filing Cabinet Gambar 4.5 Map Ordner Gambar 4.6 Kartu Indeks Gambar 4.7 Guide Gambar 4.4 Kartu indeks

14 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Agenda Surat Masuk Tabel 3.2 Agenda Surat Keluar Tabel 3.3 Waktu Penemuan dibutuhkan dalam penemuan arsip pada Politeknik Darussalam Palembang Tabel 3.4 Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar pada Politeknik Darussalam Palembang Tabel 4.1 Ratio Kecermatan Tabel 4.2 Daftar Klasifikasi Berkode Tabel 4.3. Agenda Surat Masuk... 60

15 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Tanda Persetujuan Laporan Akhir Rekomendasi Ujian Laporan Akhir Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II Kartu Kunjungan Mahasiswa Surat Pengantar Pengambilan Data Surat Izin Pengambilan Data Lampiran 10 Surat Persetujuan Pengambilan Data