BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Peran sekretaris di era globalisasi semakin penting dan strategis. Sekretaris saat ini, tidak hanya berkecimpung dalam pekerjaan teknis keadministratifan atau mendampingi dan melayani kebutuhan pimpinan. Lebih jauh dari itu, sekretaris sudah bertranformasi menjadi sosok yang multifungsi dan mempresentasikan organisasi maupun pimpinan organisasi. Sekretaris saat ini bukan lagi sebagai sossok pendiam dan hanya menerima perintah, sekretaris berubah menjadi sosok yang professional dalam bekerja, berkompeten dalam keadministrasian kantor, cerdas dalam bekerja dan menjalin hubungan dengan orang lain, trampil dalam memberikan solusi, dan berorientasi untuk melayani seluruh pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi. Untuk itu, sekretaris perlu dikembangkan dalam suatu program pengembangan sekretaris yang berkesinambungan. Secara etimologi istilah kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang artinya Rahasia dan Orang yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretarius. MenurutGie (2002 : 25 ) Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi.. Seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia perusahaannya dan dalam pemahaman yang sederhana bahwa sekretaris adalah sebuah profesi yang bersifat asisten atau mendukung.
Seorang sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang positif dalam pekerjaannya, serta sekretaris sangat berfungsi dalam administrasi perkantoran. Dalam tugas-tugasnya seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Seorang sekretaris juga memiliki peranan penting bagi kelancaran jalannya perusahaan, yaitu seseorang yang dapat menyimpan sumber informasi dari luar dan dalam perusahaan. Dalam perusahaan, seorang pemimpin harus memiliki sekretaris yang professional dan berpendidikan yang benar-benar dalam bidangnya sekretaris, serta dalam pendidikannya seorang sekretaris harus memiliki latar pendidikan tentang sekretaris dan berani menjunjung tinggi perusahaan tempatnya bekerja. Seorang sekretaris harus memiliki prestasi yang baik dalam pendidikan maupun dalam dunia kerjanya. Dalam dunia kerja sekretaris harus menunjukkan prestasi serta bakat yang dimiliki untuk dapat diterima menjadi sekretaris yang handal dan professional. Sekretaris yang professional harus memiliki wawasan yang luas dalam dunia kerja dan banyak memikiki pretasi agar dapat membuat pimpinan kita bangga dalm hal bekerja. Menjadikan diri sebagai sekretaris yang professional tidaklah mudah, karena untuk menjadi sekretaris professional harus mampu memerikan citra positif bagi karyawan atau pegawai kantor dan lebih utama pada perushaan. Sekretaris juga harus mampu memberikan contoh dan motivasi kepada karyawan
kantor agar setiap karyawan dapat melakukan setiap pekerjaannya dengan baik dan benar, serta sekretaris harus dapat mempertanggung jawabkan setiap pekerjaan yang dilakukannya. Kita tahu sekretaris memiliki perannya sendiri dikantor, untuk itu sekretraris harus bekerja secara baik, tertib dan teratur. Bila sekretaris tidak dapat menyelesaikan setiap pekerjaannya, maka sekretaris tidak akan pernah menjadi sekretaris yang professional, ditambah lagi tidak dapat memotivasi karyawan atau pegawainya. Untuk itu sekretaris harus bias memberikan yang terbaik dalam pekerjaannya. Sekretaris harus tetap memberikan dorongan agar karyawan semangat dalam bekerja. Sekretaris memiliki berbagai macam tugas yang harus diselesaikan, tugas itu biasa diberikan langsung oleh pimpinan, dan sekretaris yang professional harus dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik, bahkan sekretaris harus dapat menyelesaikan tugasnya tanpa harus diperintah oleh pimpinan. Motivasi adalah suatu dorongan kehendak yang menyebabkan seseorang melakukansuatu perbuatan untuk mencapai tujuan tertentu. Motivasi berasal dari kata Motif yang berarti Dorongan atau rangsangan atau Daya Penggerak yang ada dalam diri seseorang. Sekretaris merupakan jembatan langsung antara pimpinan dan pegawai yang memiliki peran penting. Sekretaris dapat berperan sebagai perpanjangan tangan organisasi dan pimpinan, juga dapat berperan sebagai juru bicara pegawai. Sekretaris juga harus dapat memberikan motivasi kepada pegawai sehingga
pekerjaan yang diembannya dapat berjalan lancar dan berhasil. Sekretaris juga memiliki peranan menjadi stabilisator atau penenang jikalau terjadi konflik antara perusahaan dan pimpinan perusahaan dengan pegawai. Motivasi Kerja adalah suatu pemicu untuk mendorong kea rah mencapai tujuan atau mengerjakan kegiatan dengan sebaik-baiknya. Agar sesuatu tujuan dapat terpenuhi dengan baik dan mencapai prestasi dengan setinggitingginya.sekretaris juga harus dapat mengingat baik motivasi kerjanya, agar sekretaris dapat berusaha lebih keras dalam pekerjaanya dan melakukan pekerjaannya dengan baik dan benar agar pekerjaan yang diraih memuaskan, serta tujuan pun tercapai. Motivasi kerja membantu sekretaris untuk mencapai tujuan serta dapat memperlancar sekretaris mencapai targetnya, dengan bekerja bersungguh-sungguh sekretaris dapat menginginkan target yang tinggi namun harus dilandasi dengan motivasi kerja yang dimiliki. Dalam pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik tentunya harus ada motivasi atau semangat kerja yang tinggi, terlebih lagi dalam pelaksanaan tugas bagi seorang sekretaris. Hal ini sangat penting bagi seorang sekretaris terutama pada sekretaris, karena sekretaris mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan. Fungsi motivasi bagi sekretaris yaitu menjadi pengarah untuk dapat mencapai tujuan yang sudah ditargetkan dan penggerak dalam sebuah pekerjaan agar tugas dapat terselesaikan secepatnya.dan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan sekretaris, sekretaris harus meningkatkan produktivitas kerja karyawan, meningkatkan kesejahteraan karyawan, mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya, mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan. Kantor Pelayan Pajak Pratama Lubuk Pakam di kepalai oleh seorang kepala kantor yang terdiri atas Sub Bagian Umum dan beberapa seksi yang dipimpin oleh masing-masing seorang Kepala seksi. Agar dapat lebih jelas dan transparan tentang keadaan dari Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam, maka penulis akan menggambarkan kedudukan tugas, fungsi dan struktur organisasi KPP Pratama Lubuk Pakam. Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam memiliki sekretaris yang berkompeten, karena sekretaris dalam kantor tersebut sangat pintar dalam memanajemenkan waktu, mampu menyelesaikan tugas-tugasnya yang diberikan oleh pimpinan. Sekretaris pada KPP Pratama Lubuk Pakam merupakan sekretaris yang giat dalam bekerja, dapat menghandle kegiatan pimpinan. Untuk itulah sekretaris dalam kantor itu sangat mencontohkan dirinya sebagai sekretaris yang professional. Sekretaris dalam Kantor Pelayanan Pajak juga memiliki peran sebagai penyelenggara pengurusan surat/dokumen keluar agar komunikasi administrasi berjalan lancar, membuat konsep jadwal kegiatan pimpinan, menyeleksi tamu atau wajib pajak yang akan bertemu dengan pimpinan, serta menyiapkan keperluan rapat dan pertemuan lainnya sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Dalam melaksanakan perannya sekretaris lebih serius dengan tanggung jawab serta fungsinya.sekretaris pada KPP Pratama Lubuk Pakam membantu pimpinan mengerjakan tugasnya, membagi waktunya kepada pimpinan yang sedang dalam kesulitan, serta menguasasi pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya. B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam hal ini adalah : Bagaimana peran sekretaris yang professional dalam meningkatkan motivasi kerja di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam? C. Tujuan Penelitian Tujuannya adalah : untuk mengetahui dan mendiskripsikan bagaimana peran seorang sekretaris yang professional dalam meningkatkan motivasi kerja karyawan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan penulis dalam bidang sekretaris terutama mengenai bagaimana sekretaris mampu menjadikan dirinya sebagai
sekretaris yang profesional di dalam sebuah perusahaan demi kelancaran dan tercapainya tujuan suatu perusahaan. 2. Bagi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam Memberikan sumbangan berupa bahan pustaka yang berguna bagi program studi sekretaris, khususnya bagi para pembaca pada umumnya. 3. Bagi Pihak Lainnya : a) Dengan diketahuinya upaya yang dilakukan seorang sekretaris untuk menjadikan dirinya sebagai sekretaris professional dalam sebuah perkantoran atau perusahaan agar dapat menjadi contoh bagi setiap karyawan. b) Dengan diketahuinya bahwa tugas sekretaris itu merupakan faktor utama untuk mendukung dan mendorong seorang sekretaris dalam pekerjaanya dan menjadi pedoman bagi para sekretaris lainnya serta orang lain dengan cara melihat peranan sekretaris tersebut. c) Dengan diketahuinya tugas sekretaris yang tidak memadai tentu tidak dapat dijadikan sebagai seorang sekretaris yang profesional, maka sekretaris harus memiliki pedoman sebagai sekretaris yang baik dan benar. d) Dengan diketahuinya bahwa sekretaris yang professional harus memiliki modal berwawasan luas (pola pikir yang luas) dan pandangan yang positf agar sekretaris menjadi simbol citra positifnya perusahaan.
E. Sistematika Penelitian Untuk mengumpulkan data-data yang di perlukan dalam penulisan Tugas Akhir ini, saya menggunakan metode penelitian sebagai berikut : Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilaksanakan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam yang beralamat di Jalan P. Diponegoro No. 30 A Medan. Penelitian berlangsung selama 6 (enam) minggu, yaitu mulai dari tanggal 16 Mei 2016 sampai dengan tanggal 03 Juni 2016. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut. No Nama 1. Persiapan Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian Mei Juni Minggu Ke Minggu Ke Minggu Ke 3 & 41& 2 3 & 4 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2016)
F. Sistematika Pembahasan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah, makan saya membagi luas pembahasanntugas Akhir dalam 4 (empat) BAB, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistemati. Adapun uraiannya sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Pada bab pendahuluan di uraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, sistematika penelitian, sistematika pembahasan yang terdiri dari jadwal kegiatan penelitian. BAB II : PROFIL INSTANSI Pada bab profil instansi di uraikan sejarah singkat, struktur organisasi, job description,letak geografis perusahaan dan kinerja terkini. BAB III : PEMBAHASAN Pada bab ini berisikan pembahasandari pengertian sekretaris, syarat sekretaris untuk menjadi sekretaris professional, tugas sekretaris pada KPP Pratama Lubuk Pakam, peranan sekretaris, pengertian motivasi, faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi, fungsi, tujuan dan prinsip motivasi.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pengertian sekretaris, syarat sekretaris untuk menjadi sekretaris professional, tugas sekretaris pada KPP Pratama Lubuk Pakam, peranan sekretaris, pengertian motivasi, faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi, fungsi, tujuan dan prinsip motivasi.