L1 WAWANCARA PENGUMPULAN DATA Wawancara 1 (Pengumpulan Data) Dengan: Ashari Abidin Jabatan: Director of PT. Quantum Business International Tanggal: 24 Agustus 2012 1. PT. Quantum Business International ini bergerak dibidang apa? Perusahaan ini bergerak dibidang kepemimpinan atau leadership namun juga bergerak di sektor industri kreatif seperti furniture, architect, dan juga IT Services. 2. Bagaimana proses transaksi yang sedang berjalan di PT. Quantum Business International? Semua transaksi khususnya pada transaksi penjualan dan pembelian furniture masih dilakukan secara manual. Contohnya seperti pembuatan quotation dan purchase order, invoice, dan kwitansi menggunakan Microsoft Word, serta pembuatan faktur pajak yang menggunakan Microsoft Excel. 3. Apakah ada kesulitan pada perusahaan Bapak dalam mengelola transaksi penjualan dan pembelian tersebut?
L2 Ya, masalahnya terletak pada transaksi penjualan dan pembelian belum terintegrasi satu sama lain karena prosesnya masih manual. Dokumen-dokumen keuangan seperti quotation, purchase order, invoice, faktur pajak, dan kwitansi masih terpisah-pisah sehingga saya membutuhkan suatu sistem yang membuat semuanya terintergrasi dengan baik. 4. Apa yang Bapak butuhkan dari aplikasi yang akan dirancang? Perusahaan membutuhkan sistem yang dapat mengintegrasikan transaksi penjualan dan pembelian furniture. Output dari aplikasi yang akan dibuat adalah berupa pencetakan quotation, purchase order, invoice, faktur pajak, serta kwitansi. Ada juga sistem pencatatan jurnal otomatis dari sistem. Kami menginginkan aplikasi penjualan dan pembelian yang berbasis web (online). Wawancara 2 (Penjelasan Transaksi Penjualan dan Pembelian Furniture di PT. Quantum Business International) Dengan: Yudhi Yogaswara Jabatan: Furniture Division Head QB Furniture Tanggal: 3 September 2012 1. Apakah Bapak bisa menjelaskan secara rinci mengenai proses penjualan furniture di PT. Quantum Business International ini? Kami memiliki brosur untuk menawarkan produk kami kepada customer. Namun transaksi yang sering terjadi adalah pemesanan produk yang di-custom sesuai
L3 dengan keinginan customer. Pertama kali sales membuat quotation yaitu berupa pemesanan furniture dari customer, setelah produk sesuai maka sales membuat purchase order untuk supplier agar pesanan furniture segera dibuat. Lalu bagian finance akan membuat invoice beserta faktur pajak untuk customer dan setelah customer membayar down payment (DP) sebagai tanda jadi, finance akan membuat kwitansinya. 2. Bagaimana dengan proses pembelian furniture di PT. Quantum Business International ini? Proses pembelian kepada supplier dilakukan setelah bagian sales membuat purchase order. Purchase order akan diserahkan kepada supplier yang dipilih oleh perusahaan untuk membuat pesanan furniture customer. Pembayaran kepada supplier tidak tergantung kepada pembayaran dari customer dengan kata lain perusahaan yang mendahulukan pembayaran. 3. Apakah ada proses tambahan lainnya yang ingin Bapak tambahkan dalam transaksi penjualan dan pembelian furniture? Ya, adanya dokumen sales order untuk finalisasi dari quotation yang sudah dibuat dan sudah benar-benar sesuai dengan keinginan customer sehingga sales order dapat diserahkan ke customer dan pembuatan purchase order dapat dibuat berdasarkan sales order karena pemesanan benar-benar sudah sesuai dengan keinginan customer sehingga tidak dapat berubah lagi. Lalu adanya form penerimaan dan form pembayaran untuk bagian accounting membuat jurnal.
L4 4. Siapa-siapa saja yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibuat ini? Aplikasi yang dibuat akan digunakan oleh bagian sales yang menangani langsung transaksi penjualan dan pembelian furniture yaitu membuat dokumen quotation, sales order, dan purchase order. Lalu juga bagian finance yang menangani proses keuangan yaitu membuat dokumen invoice, faktur pajak, kwitansi, form penerimaan, dan form pembayaran. Aplikasi ini juga akan digunakan oleh bagian accounting yang dapat memonitor jurnal dan juga oleh bagian manager yang dapat melihat list penerimaan (pemasukan uang) dan list pembayaran (pengeluaran uang) untuk proses approval.
L5 WAWANCARA EVALUASI PENGGUNA 1. Bagaimana tampilan aplikasi ini ditinjau dari tata letak menu, pemilihan jenis, ukuran, dan warna huruf, maupun pemilihan warna? Menurut kami tampilan aplikasi QB Furniture yang sekarang sudah sangat baik, karena sudah sesuai dengan susunan standart aplikasi perusahaan yang lain. Warna huruf yang digunakan beserta aplikasinya juga menggunakan warna standar yang biasa dipakai banyak orang. Susunannya rapi dan enak untuk dilihat. 2. Apakah petunjuk dan instruksi penggunaan mudah dipahami? Petunjuk penggunaan aplikasi ini mudah dipahami karena petunjuk yang diberikan sangat jelas dan tidak menyulitkan kami, terutama pendampingan dan pengarahan yang diberikan membuat kami beradaptasi dengan baik. 3. Apakah kendala dalam menggunakan aplikasi ini? Tidak ada kendala yang terlalu fatal dalam aplikasi ini, hanya saja ada beberapa bagian yang perlu diperbaiki seperti adanya beberapa format cetak yang kurang sesuai dengan yang ada sekarang. Faktur pajak misalnya, jaraknya antar kolomnya terlalu sempit, perlu diperbaiki karena nantinya cetakan faktur pajak ini akan langsung diserahkan ke orang pajak.
L6 4. Apakah aplikasi ini membantu / memberikan kemudahan bagi Anda pada pengolahan data yang ada dalam perusahaan? Ya, aplikasi ini sangat membantu dalam pengolahan data, terutama proses pecatatan dan pengubahan yang berhubungan dengan divisi-divisi lain dalam perusahaan. 5. Apakah aplikasi ini telah membantu dalam pencarian data yang cepat dan akurat dalam perusahaan? Ya, sangat membantu dalam pencarian data yang sebelumnya membutuhkan waktu untuk melakukannya. Menggunakan aplikasi ini dapat mempercepat transaksi yang terjadi antara customer, supplier dan juga perusahaan kami sendiri. 6. Menurut Anda, apakah dengan digunakannya aplikasi ini dapat membantu meningkatkan performa perusahaan? Ya, aplikasi ini dapat dibilang sebagai solusi dari resolusi perusahaan kami di tahun ini. Kami sungguh berharap dengan adanya aplikasi ini, transaksi yang diproses dapat semakin banyak, berkualitas, dan tentu saja meningakatkan performa perusahaan kami.