BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti: telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Menurut Sedarmayanti (2001:162), Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebaginya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sabagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil,
alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh. Mengingat pentingnya peranan surat, maka diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi/perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar, surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi, sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup akivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam
mengelola surat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan menbuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. B. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah Bagaimana Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi?. C. Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi.
D. Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain: 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek. 2. Bagi Fakultas Ekonomi USU Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di masa yang akan datang. 3. Bagi Pembaca Sebagai bahan informasi bagi para pembaca mengenai tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.
No Kegiatan Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Februari 2010, Minggu ke I II III IV 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 1 Februari 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan Februari 2010. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab, antara lain: BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II: PROFIL FAKULTAS EKONOMI Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III: PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Fakultas Ekonomi. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.