BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini akan dibahas mengenai sistem yang sedang berjalan di PT. Handai Terang Sentosa, meliputi latar belakang perusahaan, struktur organisasi, tata laksana sistem yang berjalan, serta proses transaksi yang dijalankan secara manual. Selain itu, bab ini juga akan memaparkan masalah yang dihadapi PT. Handai Terang Sentosa, serta solusi apa yang terbaik untuk digunakan dalam menjawab masalah-masalah tersebut, serta langkah-langkah apa yang diperlukan untuk meningkatkan produktifitas proses bisnis untuk masa yang akan datang. 3.1 Sejarah Perusahaan Singkat sejarah tentang PT. Handai Terang Sentosa, PT. Handai Terang Sentosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang atau bisa dibilang ekpedisi. Perusahaan ekpedisi ini di bangun oleh LIM FUK HIN selaku direktur dari perusahaan tersebut juga. Perusahaan ini telah berdiri selama 26 tahun lamanya, tepatnya mereka berdiri sejak tahun 1988, dan setiap pada tanggal 1 juli PT. Handai Terang Sentosa selalu mengadakan acara kecil-kecilan untuk merayakan hari dimana PT. Handai Terang Sentosa berdiri dimana semua staff dan karyawan di undang untuk makan dan merayakan acara kecil-kecilan tersebut di kantor. PT. Handai Terang Sentosa bertempat di JL. Rukan Mitra Bahari Blok C NO. 16, Jalan Pakin, Jakarta Utara. Perusahaan yang bergerak di bidang ekpedisi ini khusus memberikan jasa pengiriman barang antara kota Jakarta dan Pontianak. 39
40 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi: Menjadi perusahaan yang terpecaya dan terkemuka dalam Menyediakan jasa pengiriman untuk kualitas kemajuan perusahaan jasa ekspedisi. Misi: Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggannya dengan mengirimkan barang ke pemilikatau pelanggan sampai ke tujuan dengan kondisi yang diharapkan dan tepat waktu. 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Adapun pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masingmasing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur Memiliki tanggung jawab untuk mengawasi keseluruhan proses bisnis yang berlangsung, sehingga proses tersebut berjalan lancar sesuai dengan prosedur yang seharusnya serta Direktur sendiri juga memiliki peranan penting untuk memastikan tercapainya tujuan-tujuan perusahaan dan juga bertanggung jawab langsung sebagai decision maker dalam setiap langkah yang akan dilakukan perusahaan, memutuskan strategi-strategi perusahaan, melakukan
41 pengawasan pada setiap proses bisnis yang berjalan pada PT. Handai Terang Sentosa, mengevaluasi hasil kerja perusahaan dan memelihara hubungan dengan partner bisnis agar lebih baik dan terus berkembang. 2. Manager Operasional Manajer Operasional memiliki beberapa tugas dalam mengawasi serta membantu bagian operasional pusat maupun kota tujuan jika terjadi sesuatu di luar kemampuan bagian operasional itu sendiri, serta tanggung jawab yang penting atas kinerja bagian operasional pusat, bagian operasional kota tujuan, bagian operasional pengiriman pusat, serta bagian operasional pengiriman kota tujuan. 3. Manager Administrasi Manager Administrasi memiliki tanggung jawab atas bagian keuangan dan akutansi serta bagian administrasi, Manager Administrasi pun memiliki tanggung jawab untuk proses merencanakan dan mengembangkan perusahaan. 4. Manager Pemasaran Manager Pemasaran bertugas menuntun dan member tugas serta keputusan bagian pemasaran untuk apa yang mereka ingin ajukan atau apa yang mereka harus lakukan. Manager Pemasaran bertanggung jawab penuh atas Bagian Pemasaran serta atas pemasaran perusahaan. 5. Bagian Keuangan dan Akutansi Mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi diperusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan. 6. Bagian Administrasi
42 Mengurusi pelanggan, menerima dan memberikan infromasi total harga yang harus di bayar akan barang yang akan di kirim kepada pelanggan. Bagian Administrasi juga mengelola dan menyimpan semua data yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan bidang administrasi, seperti data-data dan dokumendokumen kapal, data-data pelanggan, data penerimaan barang, dll. 7. Bagian Operasional Bagian Operasional bertugas penuh atas segala sesuatu yang berkaitan dengan kelancaran dan keberangkatan kapal. Bagian Operasional juga bertanggung jawab untuk mendata, menyiapkan, dan memeriksa segala suratsurat atau dokumen perusahaan dan kapal yang diperlukan sewaktu kapal datang dan berangkat. Mengawasi kegiatan-kegiatan kapal, mengatur jadwal barang di muat. 8. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman bertugas dan bertanggung jawab penuh atas pengiriman barang, saat penimbangan, pengecekan sebelum pengiriman, nilai barang, dan pencatatan jumlah barang saat pengiriman di lakukan, serta kendaraan yang mengangkut barang yang akan di kirim. 9. Bagian Penerimaan Bagian Penerimaan bertugas dan bertanggung jawab penuh atas penerimaan barang, serta saat melakukan pengecekan penurunan muatan barang. 10. Bagian Pemasaran Bagian Pemasaran bertanggung jawab atas tinggi rendahnya pemasukan serta pelanggan yang melakukan transaksi, Bagian Pemasaran juga harus memberikan benefit lebih kepada perusahaan, Bagian Pemasaran pun berhak mengajukan promo-promo yang mereka pikir akan mendapatkan benefit.
43 3.5 Sistem Berjalan 3.5.1 Pendaftaran Pelanggan Proses pengiriman pada PT. Handai Terang Sentosa mengharuskan pelanggan mendaftar menjadi member, jika sebelum nya mereka belum mendaftar atau mereka untuk pertama kali nya melakukan pengiriman pada PT. Handai Terang Sentosa. pendaftaran pelanggan pada PT. Handai Terang Sentosa mengharuskan pelanggan untuk mengisi beberapa data pelanggan pada sebuah formulir. Formulir tersebut mengandung data berupa nama pelanggan, alamat pelanggan, nomor telepon pelanggan. Setiap pelanggan yang melakukan pendaftaran akan diberi kan nomor ID pelanggan. Proses pendaftaran ini dilayani oleh bagian administrasi perusahaan. 3.5.2 Penerimaan Penerimaan pada PT. Handai Terang Sentosa merupakan transaksi dimana pelanggan akan melakukan pengiriman barang. Setelah itu pelanggan akan diberikan Surat Tanda Terima Barang (STTB). STTB adalah dokumen tanda terima penerimaan barang yang akan dikirim. STTB juga berlaku sebagai bukti penerimaan barang untuk pengirim dan penerima.sttb tersebut dibuat oleh bagian administrasi. STTB tersebut berisi no. STTB, tanggal STTB, nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima, no. karung, jenis barang, total berat(kg). Setelah itu bagian keuangan dan akuntasi akan memberikan kwitansi sebagai bukti pembayaran. Kwitansi juga sebagai acuan dalam pembuatan laporan penerimaan kas.kwitansi ini berisikan tentang nama pengirim, no. mobil, no. urut, jenis barang, berat, unit, harga per kg/unit, dan total. 3.5.3 Pengiriman Proses bisnis yang berjalan pada PT. Handai Terang Sentosa dimulai ketika pelanggan datang ke kantor pusat dengan membawa barang. Bagian administrasi melakukan pendaftaran apabila pelanggan belum terdaftar. Kemudian bagian
44 administrasi menerima barang yang akan dikirim untuk diserahkan kebagian operasional untuk ditimbang. Setelah ditimbang bagian operasional akan menginformasikan hasil timbanagan kebagian administrasi. Minimal berat barang 25kg. Pengiriman dilakukan setiap tanggal yang telah di tentukan, pengiriman minimal di lakukan sekali dalam seminggu, akan tetapi sewaktu waktu jikalau ada hari besar atau hari ramainya seperti sebelum lebaran akan di adakan pengiriman dua kali dalam seminggu, pengiriman di laksanakan dengan menggunakan kapal laut. Setelah menerima hasil timbangan, bagian administrasi akan membuat Surat Tanda Terima Barang (STTB) sebanyak 3 rangkap yang berisikan tentang data pengirim, data penerima serta data barang. a. Rangkap 1 Diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti barang telah diterima. b. Rangkap 2 Diserahkan kepada bagian operasional untuk bagian pengiriman untuk di bawa ke kota tujuan dan diberikan kepada penerima. c. Rangkap 3 Diarsip oleh bagian administrasi.setelah itu bagian administrasi membuat Kwitansi berdasarkan STTB yang telahdibuat serta ditandatangi oleh bagian adminstrasi dan pengiriman. Kwitansi dibuat sebanyak 3 rangkap. a. Rangkap 1 Diberikan kepada bagian operasional untuk dikirim ke kota tujuan dan diserahkan kepada penerima sebagai kwitansi pembayaran lunas. b. Rangkap 2 Diarsipkan oleh bagian keuangan dan akuntansi. c. Rangkap 3 Diarsipkan oleh bagian administrasi. Setelah itu bagian pengiriman membuat DMB berdasarkan STTB yang telahdibuat serta ditandatangi oleh bagian adminstrasi dan bagian keuangan dan akutansi. DMB dibuat sebanyak 2 rangkap. a. Rangkap 1
45 Diberikan kepada bagian operasional untuk dikirim ke bagian penerimaan di kota tujuan untuk pengecekan barang. b. Rangkap 2 Diarsipkan oleh bagian administrasi. Sesampai di kota tujuan, bagian penerimaan akan menerima barang beserta DMB rangkap 1 yang dikirim oleh bagian operasional, lalu pengecekan kecocokan jumlah berat dan barang yang tertera pada DMB rangkap 1 dengan barang yang dibawa. Barang yang mengalami kerusakan yang disebabkan oleh kebocoran, kebakaran, kecelakaan, penjarahan mobil atau pun akibat kurang kuatnya ikatan pembungkus, itu semua di luar tanggung jawab PT. Handai Terang Sentosa. Akan tetapi di luar itu menjadi tanggung jawab PT. Handai Terang Sentosa sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan oleh pelanggan dan bagian administrasi sebelumnya. DMB rangkap 1 yang diterima diserahkan ke bagian keuangan dan akuntansi diarsipkan. Bagian operasional akan melakukan pemisahaan barang sesuai alamat dan nama penerima. Setelah itu, bagian operasional akan melakukan pengiriman ke alamat penerima. Bagian operasional akan menyerahkan barang yang kemudian meminta tanda tangan untuk STTB rangkap 2. Setiap akhir jam operasional bagian akuntansi menyetor setiap penerimaan kas ke bank dan menyimpan slip setoran serta membuat laporan penerimaan kas berdasarkan kwitansi rangkap 2. Setiap awal bulan, bagian keuangan dan akuntansi akan membuat laporan penerimaan kas bulanan berdasarkan laporan penerimaan kas harian yang akan diperiksa oleh manager keuangan dan diserahkan ke direktur. 3.5.4 Daftar Muatan Barang (DMB) DMB adalah dokumen yang dibuat oleh bagian operasional pusat yang berfungsi sebagai acuan saat pembuatan laporan pengiriman barang harian. DMB
46 dibuat dalam 2 rangkap. DMB berisikan tentang no. DMB, no. urut, pemilik, jenis barang, alamat, jumlah, no. mobil, bagian pengiriman, alamat pengemudi. Rangkap 1 diberikan kepada bagian operasional kota tujuan. Sedangkan rangkap 2 diarsip sementara bagian operasional pusat yang kemudian diserahkan kepada manager keungan. 3.5.5 Unit yang Terkait 1. Bagian Administrasi 2. Bagian Operasional 3. Bagian Pengiriman 4. Bagian Penerimaan 6. Manager Administrasi 7. Bagian Keuangan & Akuntansi 3.5.6 Laporan 1. Laporan Pengiriman Barang Laporan ini dibuat oleh manager administrasi mengenai pengiriman barang setiap harinya. 2. Laporan Penerimaan Kas Laporan ini diabuat oleh bagian keuangan dan akuntansi mengenai penerimaan kas setiap terjadinya transaksi.
47 3.6 Flow Chart Sistem Berjalan Gambar 3.2 Flow Chart Penerimaan & Pengiriman
Yes 48 Flowchart Claim Pelanggan Bagian Operasional Mulai Mengajukan Klaim Mengecek Barang Barang Rusak Memberikan STTB Meminta STTB Mengecek STTB No Memberikan Retur Selesai Gambar 3.3 Flow Chart Claim
49 3.7 Masalah yang Dihadapi Permasalahan yang sedang di hadapi di dalam PT.Handai Terang Sentosa adalah Pengarsipan masih menggunakan kertas sehingga rentan terjadinya kehilangan atau kerusakan. Selain itu, seringkali kertas kertas tersebut tersimpan di tempat yang berbeda. Sehingga ada kesulitan untuk memperoleh data saat data data tersebut diperlukan yang kemudian dapat mengakibatkan penurunan pelayanan yang dapat memperburuk reputasi perusahaan. Kurangnya informasi mengenai status barang yang di kirim, dikarenan tidak adanya tempat penyimpanan status data barang yang menyebabkan pelanggan sering melakukan Komplain akan status keberadaan barang Sering terjadinya kesalahan pada laporan kas serta laporan pengiriman harian dikarenakan tidak adanya intergrasi yang mengakibat kan manager sulit dalam mengambil keputusan untuk rencana yang akan datang 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Membuat perancangan basis data yang mencakup: a. Sistem basis data yang dapat selalu menyimpan data karyawan dan pelanggan yang akan atau sudah melakukan transaksi. b. Sistem basis data yang yang dapat menunjukan status barang yang sedang di kirim. c. Sistem basis data perhitunggan laporan pengiriman yang tercatat secara otomatis setiap terjadinya pengiriman. d. Sistem basis data perhitunggan laporan kas yang tercatat secara otomatis setiap terjadinya transaksi.