SISTEM INFORMASI AKUNTANSI STUDI KASUS SIKLUS PENDAPATAN ALFAMART Rachmadi Kusentyo Putro (125020301111016) Auditya Dwi P (125020301111023) Muhlis Isnanto (125020301111026) JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Sejarah Perusahaan 1989 Berdiri sebagai perusahaan dagang aneka produk oleh Djoko Susanto dan keluarga yang kemudian mayoritas kepemilikannya dijual kepada PT. HM Sampoerna pada Desember 1989. 1994 Struktur kepemilikan berubah menjadi 70% PT HM Sampoerna Tbk dan 30% PT Sigmantara Alfindo (keluarga Djoko Susanto). 1999 Alfa Minimart pertama mulai beroperasi di Jl. Beringin Jaya, Karawaci, Tangerang, Banten. 2003 Alfa Minimart menjadi Alfamart. 2005 Jumlah gerai Alfamart bertumbuh pesat menjadi 1.293 gerai hanya dalam enam tahun. Semua toko berada di pulau Jawa. 2006 PT HM Sampoerna Tbk menjual sahamnya, sehingga struktur kepemilikan menjadi PT Sigmantara Alfindo (60%) dan PT Cakrawala Mulia Prima (40%). Mendapat Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu. 2007 Alfamart sebagai Jaringan Minimarket Pertama di Indonesia yang memperoleh Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu. Jumlah gerai mencapai 2000 toko. Memasuki Pasar Lampung. Menjadi perusahaan publik pada tanggal 15 Januari 2009 di Bursa Efek Indonesia. Jumlah gerai mencapai 3000 toko. Visi, Misi dan Budaya VISI Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global MISI Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul. Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tertinggi. Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.
Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya. BUDAYA Integritas yang tinggi. Inovasi untuk kemajuan yang lebih baik. Kualitas & Produktivitas yang tertinggi. Kerjasama Team. Kepuasan pelanggan melalui standar pelayanan yang tertinggi BISNIS PROSES DALAM SIKLUS PENDAPATAN Pemesanan barang dagang, dilakukan dengan dua cara : 1. Barang DC biasanya dilakukan dari hasil transaksi penjualan yang dilakukan dalam, satu hari melalui kiriman database dari toko ke gudang DC (distribution center) via e- mail. Data ini ditampilkan secara otomatis pada formulir pemesanan barang. 2. Barang BKL ( barang kirim langsung ) barang yang datang langsung ke toko seperti supplier yakult, dan camping, biasanya pemesanan barang dilakukan dengan membuat PO ( purchasing order ) ke supplier dengan mencetak dokumen tiga rangkap. 1 rangkap asli untuk DC, 1 rangkap untuk toko, dan 1 rangkap untuk supplier sebagai bukti tertulis tentang pemesanan barang. Pengiriman Barang ke Toko Alfamart 1. Barang yang tersedia di mini market alfamart di kirim langsung dari pusat oleh masing-masing DC karena semua barang-barang yang baru datang dari supplier harus di cek terlebih dahulu, sebelum dikemasi ke dalam box / container. Setelah proses packing (pengepakan) barang-barang yang sudah siap untuk dikirim ditujukan ke cabang-cabang alfamart, sesuai letak area masing-masing toko, yang diantar melalui mobil-mobil truck dan dikendarai oleh driver (supir). 2. Sesampainya di toko Alfamart supir memberikan berkas atau kertas faktur kepada pejabat toko, dan menurunkan barang-barang yang berada dalam truck untuk dibawa masuk ke dalam toko Alfamart agar di cek ulang, berdasarkan nama merk, jumlah barang yang sesuai dengan faktur pengiriman barang, jika terjadi kelebihan pengiriman barang yang sesuai dengan faktur pengiriman, maka pihak toko atau pejabat yang bertugas harus melaporkan ke pusat agar segera di kirim kembali ke DC dam membuat nota pengembalian barang ( file NPB ).
3. Kemudian pejabat toko mengambil kotak peluru ( brancas ) merupakan tempat untuk menaruh uang sales ( hasil penjualan ) bersamaan dengan bukti setoran tunai, yang siap disetorkan ke pusat alfamart. Uang hasil penjualan dikirim bersamaan dengan datangnya pendistribusian barang ke cabang-cabang alfamart yang dilakukan sekali dalam sehari. 4. Kemudian setelah melakukan pengecekan barang, dan uang sales, pramuniaga, kasir, serta pejabat toko bertugas mendisplay barang-barang tersebut ketempatnya masingmasing sesuai dengan rak yang telah ditentukan berdasarkan jenis barang food atau non food, ukuran barang dan merknya. Jika ada barang yang kosong namun stock telah habis, maka harus dilakukan passing out yaitu meletakkan barang-barang lainnya yang sejenis ketempat rak barang yang kosong. Apabila terjadi sepert itu maka label price pada barang yang kosong harus dibalik dengan tulisan maaf persediaan habis agar konsumen tidak salah melihat harga. Proses transaksi alfamart, yaitu konsumen menghampiri kasir. Lalu, kasir akan menginput/memasukkan barang yang dibei dengan cara menscanner barcode, barang tersebut. Apabila tidak dapat di scan maka kasir akan memasukkan nomor-nomor yang ada pada barcode atau dengan cara lain yaitu dengan menekan F2, lalu kursor ke kanan dengan mengetikkan nama barang lalu sesuaikan dengan merk dan ukuran barang yang dibeli. Jika sudah yakin tekan F12, maka barang yang dibeli konsumen telah masuk datanya di komputer dan nominalnya akan dibayar oleh konsumen. DIAGRAM ALIR SISTEM
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN Dokumen Masukan adalah bentuk dokumen-dokumen yang masuk atau diterima saat proses. Di bawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem persediaan barang di alfamart. Nama Dokumen : Tanda Terima Barang Fungsi : Untuk pemesanan barang Sumber : Supplier Tujuan : Kepala Toko Frekuensi : Setiap kali pemesanan barang Jumlah : 1 lembar Dokumen Keluaran adalah bentuk dokumen-dokumen yang keluar atau dikeluarkan saat proses. Nama Dokumen : Struk Fungsi : Untuk bukti pembelian Sumber : Kasir Tujuan : Customer
Media Frekuensi Jumlah : Kertas : Setiap kali pembelian : 1 lembar ASPEK PENGENDALIAN YANG DITERAPKAN DALAM SIKLUS PENDAPATAN Dalam sistem penjualan dengan menggunakan barcode, akan mendapat informasi yang sangat detil dan mutakhir dari banyak aspek usaha yang kita geluti, memungkinkah kita dalam proses pengambilan keputusan dilakukan dengan percaya diri dan tepat, misalnya : - Proses penjualan yang cepat sehingga dapat mengidentifikasi secara cepat dan tepat serta melakukan pemesanan kembali (re-order) barang dari supplier dengan cepat dan mampu mengimbangi tingkat permintaan barang oleh konsumen. - Mampu mengetahui barang yang lakunya lambat (slow moving) sehingga mencegah pemesanan barang yang tidak bergerak dan menguntungkan bagi aliran dana (cash flow) perusahaan. - Pergerakan penjualan produk dapat di monitor dari kecepatan perputarannya serta tingkat profitabilitasnya dan memungkinkan untuk produk tersebut mendapat ruang yang bagus untuk di pajang. - Catatan data penjualan secara periodik dapat digunakan untuk memprediksi loncatan penjualan musiman. - Informasi mengenai item produk dapat diketahui di rak bila ada harga promo maupun kenaikan harga. Sistem barcode juga banyak bermanfaat di bidang jasa pengiriman barang / pengiriman barang, dan penelusuran pencatatan barang (trucking). Ketika proses pengemasan dan pengepakan produk yang selesai diproduksi maka akan diberikan identifikasi berupa nomer identifikasi barang tersebut. Database yang ada dapat dihubungkan (link) dengan nomer identifikasi tadi sehingga memungkinkan untuk mempermudah mendapatkan informasi tentang barang tadi baik meliputi nomor order, isi, jumlah, tujuan pengiriman akhir, dll. Mesin Kasir / Cash Register adalah suatu peralatan mekanik maupun elektronik untuk menghitung dan mencatat transaksi penjualan yang biasanya terintegrasi secara model dengan laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang. Cash register juga mengeluarkan print dari struk penjualan (receipt) untuk pelanggan Kamera CCTV juga dipasang untuk meminimalkan kerugian akibat kehilangan barangbarang yang ada di toko.
KESIMPULAN Alfamart berdiri sebagai perusahaan dagang aneka produk pada 1989 oleh Djoko Susanto dan keluarga yang mempunyai visi menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas. Dalam pelaksanaan bisnisnya, Alfamart memiliki bisnis proses yang prosedurnya tepat dan dilengkapi dengan dokumen-dokumen yang sesuai serta diawasi oleh pengendalian internal yang baik. Pengendalian internal ini meliputi proses penjualan yang cepat, catatan data secara periodik maupun adanya sistem barcode. Dengan demikian maka rangkaian kegiatan operasional perusahaan harus berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.