77 Setelah user menambah data transaksi penjualan dan menyimpannya dengan menekan tombol rekam maka jumlah barang akan secara langsung berkurang secara otomatis pada database stock. Ketika terjadi kesalahan penginputan oleh bagian entry data, maka dapat dilakukan perbaikan terhadap transaksi penjualan dengan mengklik icon perbaiki yang terdapat pada toolbar. Data yang dapat diubah/ diperbaiki adalah qty, harga dan diskon. Setelah data diubah maka tekan tombol rekam untuk menyimpan. Setelah selesai menginput transaksi penjualan maka tekan icon posting untuk mengunci transaksi penjualan tersebut. Tampilan Perbaiki data penjualan adalah sebagai berikut: Gambar 3.11 Update atau edit data transaksi penjualan
78 e. Tampilan Menu Transaksi Kirim Konsinyasi Menu transaksi kirim konsinyasi merupakan transaksi pendistribusian atau pengiriman barang dari satu cabang ke cabang yang lain (antar cabang) selama periode tertentu. Dalam layar menu transaksi kirim konsinyasi di bawah ini menampilkan pengiriman barang antar cabang yang terjadi dari tanggal 04 Mei 2006 sampai dengan 09 Mei 2006. Gambar 3.12 Database transaksi kirim konsinyansi
79 Ketika bagian entry data ingin menginput transaksi kirim konsinyasi barang ke cabang lain, maka user mengklik icon tambah yang terdapat pada toolbar atau menekan tombol Insert pada keyboard maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Gambar 3.13 Tambah data transaksi kirim konsinyasi Ketika terjadi kesalahan penginputan oleh bagian entry data, maka dapat dilakukan perbaikan terhadap transaksi dengan mengklik icon perbaiki yang terdapat pada toolbar. Data yang dapat diubah/ diperbaiki adalah qty, harga dan diskon. Setelah data diubah maka tekan tombol rekam untuk menyimpan.
80 Setelah selesai menginput transaksi kirim konsinyasi barang maka tekan icon posting untuk mengunci transaksi tersebut. Tampilan Perbaiki data kirim konsinyasi adalah sebagai berikut: Gambar 3.14 Update atau edit data transaksi kirim konsinyasi f. Tampilan Menu Retur Pembelian, Retur Penjualan dan Retur Kirim Konsinyasi Tampilan Retur Pembelian Di dalam tampilan ini terdapat tampilan data-data retur pembelian yang ditentukan berdasarkan tanggal yang dimasukkan. Di dalam tampilan ini juga terdapat toolbar tambah, perbaiki, hapus dan refresh.
81 Gambar 3.15 Database transaksi retur pembelian Ketika bagian entry data ingin menginput transaksi retur pembelian, maka user mengklik icon tambah yang terdapat pada toolbar atau menekan tombol Insert pada keyboard: Gambar 3.16 Tambah data transaksi retur pembelian
82 Di dalam tampilan di atas terdapat No. PN (Purchase Number) yaitu nomor retur yang user masukkan secara manual, No. PR (Purchase Request) yaitu nomor faktur yang akan diretur, Jenis barang dan keterangannya, stok dan jenis stoknya, qty beli adalah ketika bagian gudang membeli, qty retur Sblm yaitu qty jika kita sudah pernah meretur sebelumnya, dan qty retur yaitu jumlah qty yang akan kita retur sekarang, harga, diskon, jumlah total retur, command button rekam untuk menyimpan, command button ulang untuk mengulang transaksi, dan command button batal untuk membatalkan transaksi retur. Jika terjadi kesalahan penginputan oleh bagian entry data, maka dilakukan perbaikan transaksi dengan mengklik icon perbaiki yang terdapat pada toolbar. Data yang dapat diubah/ diperbaiki adalah qty retur, harga dan diskon. Setelah data diubah maka tekan tombol rekam untuk menyimpan. Setelah selesai maka tekan icon posting untuk mengunci transaksi tersebut. Tampilan retur pembelian adalah: Gambar 3.17 Update atau edit transaksi retur pembelian
83 Tampilan Retur Penjualan Tampilan retur penjualan sebagai berikut. data-data retur penjualan yang ditentukan berdasarkan tanggal yang dimasukkan. Di dalam tampilan ini juga terdapat toolbar tambah, perbaiki, hapus dan refresh. Gambar 3.18 Database retur penjualan Ketika bagian entry data ingin menginput transaksi retur penjualan, maka user mengklik icon tambah yang terdapat pada toolbar atau menekan tombol Insert pada keyboard maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
84 Gambar 3.19 Tambah data transaksi retur penjualan Di dalam tampilan di atas terdapat No. SN (Sales Number) yaitu nomor retur yang kita masukkan sendiri, No. SR (Sales Retur) yaitu nomor faktur yang akan diretur, Jenis barang dan keterangannya, stok dan jenis stoknya, qty jual yaitu jumlah barang ketika bagian penjualan menjual, qty retur Sblm yaitu qty barang yang sudah pernah diretur sebelumnya, dan qty retur yaitu jumlah qty yang akan diretur sekarang, harga, diskon, jumlah total retur, command button rekam untuk menyimpan, command button ulang untuk mengulang transaksi, dan command button batal untuk membatalkan transaksi retur.
85 Ketika terjadi kesalahan penginputan oleh bagian entry data, maka dapat dilakukan perbaikan terhadap transaksi dengan mengklik icon perbaiki yang terdapat pada toolbar. Data yang dapat diubah/ diperbaiki adalah qty retur, harga dan diskon. Setelah data diubah maka tekan tombol rekam untuk menyimpan. Setelah selesai menginput transaksi retur pembelian barang maka tekan icon posting untuk mengunci transaksi tersebut. Tampilan Perbaiki data retur penjualan adalah sebagai berikut: Gambar 3.20 Update atau edit transaksi retur penjualan
86 Tampilan Retur Kirim Konsinyasi Di dalam tampilan di bawah ini terdapat data-data kirim konsinyasi yang ditentukan berdasarkan tanggal yang dimasukkan. Dalam layar menu retur kirim konsinyasi di bawah ini menampilkan retur kirim konsinyasi yang terjadi dikarenakan kesalahan pendistribusian barang yang salah atau terdapat barang yang rusak, yang terjadi dari tanggal 09 Mei 2006 sampai dengan 12 Mei 2006. Gambar 3.21 Database Retur kirim konsinyasi Ketika bagian entry data ingin menginput transaksi retur kirim konsinyasi, maka user mengklik icon tambah yang terdapat pada toolbar atau menekan tombol Insert pada keyboard maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
87 Gambar 3.22 Tambah data transaksi retur kirim konsinyasi.di dalam tampilan ini terdapat No. KN (Konsinyasi Number) yaitu nomor retur yang kita masukkan sendiri, No. KK (Kirim Konsinyasi) yaitu nomor konsinyasi yang akan diretur, Jenis barang dan keterangannya, stok dan jenis stoknya, qty kirim yaitu qty ketika kita kirim, qty retur Sblm yaitu qty barang yang sudah pernah dikembalikan sebelumnya, dan qty retur yaitu jumlah qty yang akan diretur sekarang, jumlah total retur, command button rekam untuk menyimpan, command button ulang untuk mengulang transaksi, dan command button batal untuk membatalkan transaksi retur. Ketika terjadi kesalahan penginputan oleh bagian entry data, maka dapat dilakukan perbaikan terhadap transaksi dengan mengklik icon perbaiki yang terdapat pada toolbar. Data yang dapat diubah/ diperbaiki adalah qty retur, harga dan diskon. Setelah data diubah maka tekan tombol rekam untuk menyimpan.
88 Setelah selesai menginput transaksi retur pembelian barang maka tekan icon posting untuk mengunci transaksi tersebut. Tampilan Perbaiki data retur penjualan adalah sebagai berikut: Gambar 3.23 Update atau edit transaksi retur kirim konsinyasi g. Tampilan Menu Transaksi Koreksi Stock Tampilan ini digunakan jika terjadi selisih perhitungan pada waktu melakukan stok opname. Tampilan Koreksi stock memperlihatkan data-data koreksi stok yang ditentukan berdasarkan tanggal yang dimasukkan. Kolom Jenis di dalam tampilan ini menandakan bahwa jika perhitungan fisik lebih besar dari hasil print out maka jenisnya akan bertuliskan masuk, jika perhitungan fisik lebih kecil daripada hasil print out maka jenisnya akan bertuliskan keluar. Transaksi Koreksi Stok dilakukan jika terjadi barang rusak atau kondisi lainnya, sehingga dalam tampilan layar di bawah ini digunakan untuk memperbaiki data stok yang mengalami kesalahan
89 Gambar 3.24 Database Koreksi stok Ketika bagian entry data ingin menginput transaksi koreksi stock, maka user mengklik icon tambah yang terdapat pada toolbar atau menekan tombol Insert pada keyboard maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
90 Gambar 3.25 Tambah data transaksi koreksi stok Di dalam tampilan tambah data terdapat No. SA (Stock Adjustment) yaitu tanggal dibuatnya koreksi stok, jenis barang dan keterangannya, jumlah stok dan jenis stoknya, jenis status barang, qty, harga, jumlah, keterangan, command button rekam untuk menyimpan, command button posting untuk menyimpan data yang sudah tidak bisa diubah lagi, command button baru untuk membuat data baru dan command button batal untuk membatalkan transaksi. Ketika terjadi kesalahan penginputan oleh bagian entry data, maka dapat dilakukan perbaikan terhadap transaksi dengan mengklik icon perbaiki yang terdapat pada toolbar. Data yang dapat diubah/ diperbaiki adalah adalah
91 jenis,qty,harga,keterangan. Sedangkan tanggal,stok,harga dan jumlah total tidak bisa diedit. Setelah data diubah maka tekan tombol rekam untuk menyimpan. Setelah selesai menginput transaksi retur pembelian barang maka tekan icon posting untuk mengunci transaksi tersebut. Tampilan Perbaiki data retur penjualan adalah sebagai berikut: Gambar 3.26 Update atau edit transaksi koreksi stok h. Tampilan error message pada saat penginputan ganda pada setiap transaksi Apabila terjadi pemasukkan data ganda oleh bagian entry data pada setiap transaksi maka akan muncul warning message, contohnya sebagai berikut:
92 Gambar 3.27 Tampilan error message pada saat penginputan ganda pada setiap transaksi 3.4.7 Laporan yang Dihasilkan 1) Laporan Daftar Barang Digunakan untuk memberikan detail barang yang ada beserta harga jualnya. Laporan daftar barang hanya mencantumkan kode barang, nama barang, satuan, dan harga jual. (Lampiran8, h. L.8) 2) Laporan Detail Pembelian Digunakan untuk menampilkan detail pembelian barang yang terjadi selama satu hari (pembelian harian) dan ditentukan berdasarkan tanggal yang dimasukkan, mencantumkan No. faktur, tanggal jatuh tempo, keterangan nama supplier dan barang-barang yang dibeli, harga, qty, diskon dan jumlah total pembelian. (Lampiran 9, h. L9) 3) Laporan Pembelian Per Group Barang
93 Digunakan untuk menampilkan pengelompokkan pembelian barang-barang yang sama jenisnya tapi berbeda tipe dan merk (perkelompok barang), ditentukan berdasarkan tanggal dan laporan ini mencantumkan No. faktur,tanggal beli, nama barang, harga, qty, diskon dan jumlah total pembelian. (Lampiran 10, h. L10) 4) Laporan Pembelian Per Barang Digunakan untuk menampilkan pembelian satu jenis barang selama periode yang ditentukan (ada jangka waktu periode, misal pembelian Freon dari 24 November 2005 sampai dengan 24 Desember 2005 sebanyak 200 unit). Laporan ini mencantumkan No. faktur,tanggal beli, nama supplier, harga, qty, diskon dan jumlah total pembelian. (Lampiran 11, h. L10) 5) Laporan Retur Pembelian Digunakan untuk memberikan laporan yang menampilkan retur pembelian yang terjadi karena kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan, kemudian laporan tersebut dikirimkan kepada supplier. Tampilan ini mencantumkan tanggal beli, No. faktur, keterangan berisi nama supplier dan barang yang kita retur, harga qty, diskon dan jumlah total pembelian. (Lampiran 12, h. L11) 6) Laporan Detail Penjualan Digunakan untuk menampilkan detail penjualan barang yang terjadi selama satu hari (penjualan harian). Laporan ini mencantumkan No. faktur,tanggal jatuh tempo pembayaran dari pelanggan, nama pelanggan dan barang yang dibeli, harga, qty, diskon dan jumlah total pembelian. (Lampiran 13, h. L11) 7) Laporan Penjualan per Group Barang Digunakan untuk menampilkan pengelompokkan penjualan barang-barang yang sama jenisnya tapi berbeda tipe dan merk. Laporan ini mencantumkan No.
94 faktur,tanggal jual, nama barang, harga, qty, diskon dan jumlah total penjualan. (Lampiran 14, h. L12) 8) Laporan Penjualan per Barang Digunakan untuk menampilkan penjualan satu jenis barang selama periode yang ditentukan (ada jangka waktu periode, misal penjualan AC Flash dari 24 November 2005 sampai dengan 24 Desember 2005 sebanyak 30 duss). Laporan ini mencantumkan No. faktur,tanggal jual, nama customer, harga, qty, diskon dan jumlah total penjualan. (Lampiran 15, h. L12) 9) Laporan Retur Penjualan Digunakan untuk memberikan laporan yang menampilkan retur penjualan yang terjadi, dimana terjadi pengembalian barang dari customer karena kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan, kemudian laporan tersebut dipertanggungjawabkan kepada pemilik. Laporan ini mencantumkan tanggal jual, No. faktur, keterangan berisi nama customer dan barang yang diretur, harga qty, diskon dan jumlah total penjualan. (Lampiran 16, h. L13) 10) Laporan Detail Kirim Konsinyasi Digunakan untuk menampilkan laporan daftar pengiriman barang ke cabang berdasarkan faktur-faktur selama periode tertentu secara detail. Laporan ini mencantumkan No. faktur, tanggal kirim konsinyasi, keterangan berisi barang yang dikirim ke cabang, harga, qty, diskon dan jumlah total kirim konsinyasi. (Lampiran 17, h. L14) 11) Laporan Retur Kirim Konsinyasi Digunakan untuk menampilkan barang-barang tidak sesuai dengan pesanan atau terjadi salah pengiriman, laporan ini dibuat oleh cabang untuk diserahkan ke
95 bagian gudang. Laporan ini ini mencantumkan tanggal kirim, No. faktur, keterangan berisi nama cabang yang melakukan retur dan barangnya, harga, qty, diskon dan jumlah total retur konsinyasi. (Lampiran 18, h. L15) 12) Laporan Stock Digunakan untuk menampilkan jumlah barang harian; hanya untuk hari saat ini, tidak dapat menampilkan tanggal kemarin. Laporan ini berisi kode barang, nama barang, satuan, harga beli, HPP Qty, dan jumlah total yang dihitung dari harga dikalikan dengan kuantitas.( Lampiran 19, h. L16) 13) Laporan Stock Minimum Digunakan untuk menampilkan barang-barang apa saja yang berada dalam kondisi habis (nol) secara harian; hanya untuk hari saat ini saja, tidak dapat menampilkan tanggal kemarin. Laporan ini menampilkan kode barang, nama barang, merek, qty minimum dan quantity. (Lampiran 20, h. L17) 14) Laporan Kartu Stock Digunakan untuk menampilkan arus keluar masuknya barang-barang. Tampilan ini berdasarkan tanggal dan per barang. Laporan ini menampilkan tanggal transaksi, no nota, keterangan, masuk, keluar, dan saldo qty. (Lampiran 21, h. L18) 15) Laporan Koreksi Stock Digunakan untuk menampilkan stock yang dikoreksi, ditentukan berdasarkan tanggal. Laporan ini menampilkan tanggal koreksi, kode koreksi, nama barang, jenis status barang, harga beli, qty dan keterangan. (Lampiran 22, h. L18)