EVALUASI IMPLEMENTASI SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) BERBASIS ORACLE PADA MODUL ORDER MANAGEMENT (STUDI KASUS : PT. JAR) Angeline Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Richard Nawijaya Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Jessica Natalia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan Penelitian ialah menganalisa proses bisnis berjalan dan sistem Oracle E-Business Suite untuk mengukur seberapa jauh sistem dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data yang meliputi studi pustaka, wawancara, observasi secara langsung dan kuesioner serta pendekatan dengan metode Fit / Gap Analysis. Hasil yang dicapai adalah rekomendasi dan usulan pengembangan sistem dan proses bisnis untuk modul Order Management agar dapat melihat jumlah stok secara real time, mengurangi kesalahan dalam penginputan, mengurangi proses yang dilakukan secara manual, pendokumentasian secara sistem yang lebih baik, serta dapat melakukan pemrosesan transaksi yang lebih cepat. Simpulan yang didapat dari analisis dan evaluasi yang dilakukan adalah dalam 1
penerapannya, sistem Oracle E-Business Suite pada modul Order Management masih dirasakan kurang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dikarenakan kurangnya eksplorasi sistem dan customization yang kurang tepat sehingga sistem tidak dapat bekerja dengan optimal. Apabila personalisasi yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sistem Oracle E-Business Suite sebenarnya mampu mengcover kebutuhan perusahaan. Kata Kunci : Evaluasi, Implementasi, Sistem ERP, Oracle, Order Management 1. Pendahuluan Informasi yang cepat dan akurat dibutuhkan agar bisnis dapat terus berjalan dan mengikuti perkembangan pasar yang ada, serta tetap bertahan dalam persaingan yang semakin ketat dan sekaligus mencapai visi dan misi perusahaan. Salah satu tools yang digunakan untuk mendukung proses bisnis adalah sistem Enterprise Resource Plannning (ERP) yang merupakan sebuah sistem informasi berbasis komputer dan atau web yang menggabungkankan sistem pada setiap divisi fungsional perusahaan ke dalam suatu sistem tunggal agar tercapai suatu operasi yang terintegrasi dan transparan dalam menjalankan proses bisnis secara realtime. Oracle E-Business Suite merupakan aplikasi ERP dari oracle yang terdiri dari modul modul yang saling terintegrasi, modul modul yang disediakan seperti order management, receipt to issue, procure to plan, Enterprise Asset Management, dan modul lainnya yang saling berhubungan. 2
PT. JAR merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang produksi ban sepeda motor. Saat ini PT. JAR sudah menerapkan sistem EBS untuk beberapa modul, salah satunya modul Order Management. Akan tetapi dalam implementasinya, masih ada beberapa hal yang tidak berjalan dengan seharusnya, dan juga ada beberapa fungsi dan konfigurasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis yang berjalan. Penelitian ini akan dilakukan untuk melakukan evaluasi dan juga memberikan solusi dari masalah yang ada, sehingga sistem Oracle EBS yang diimplementasikan dapat mendukung proses bisnis dan fungsi yang berjalan pada perusahaan. 2. Metodologi Ruang lingkup pada penelitian mencakup pengumpulan data dengan wawancara kepada user, observasi secara langsung dan melalui kuesioner mengenai proses bisnis perusahaan serta kemudian melakukan evaluasi terhadap proses bisnis pada modul order management pada perusahaan yang meliputi proses melayani pemesanan, proses melakukan penjadwalan, proses melakukan pengiriman barang, proses melakukan konfirmasi FA dan proses menerima retur barang dengan menggunakan metode analisa fit/ gap. Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi : Kebutuhan perusahaan Analisa fit/gap Dan, Rekomendasi 3
2.1 Kebutuhan Perusahaan Melalui observasi dari proses bisnis perusahaan serta wawancara terhadap key user dari sistem oracle EBS modul Order Management pada perusahaan kemudian diperoleh pemahaman tentang proses bisnis berjalan perusahaan yang kemudian diturunkan menjadi kebutuhan dari perusahaanuntuk menunjang proses bisnis dan aktivitas hariannya. Berikut merupakan ringkasan dari kondisi dan kebutuhan dalam perusahaan yang dijelaskan berdasarkan pada aktivitas yang dijalankan: Entry Sales Order Sistem Oracle EBS tidak mendukung filtering pilihan LOV Order Type serta Price List sesuai dengan customer tertentu yang dipilih pada Sales Order. Tidak semua pilihan yang disediakan dalam LOV dapat dipilih karena terdapat Order Type atau Price List tertentu yang berlaku untuk customer tertentu. Melakukan Availability check Modul MRP(Material Resource Planning) belum terintegrasi dengan modul OM (Order Management) sehingga fungsi Availability check belum dapat digunakan. Pengecekan stok barang masih dilakukan secara manual dengan dikirimkannya form stok barang dari bagian warehouse. Konfirmasi Sales Order kepada customer 4
Bagian Sales akan membuat sebuah dokumen Confirmation Order yang digunakan untuk melakukan konfirmasi pemesanan kepada customer. Konfirmasi Sales Order oleh Head Of Sales Head of Sales akan memeriksa jumlah barang pesanan dan harga yang diberikan pada Sales Order apabila telah sesuai maka Sales Order akan disetujui dengan ditanda tangani oleh Head of Sales. Membuat jadwal pengiriman (Delivery Schedule) bulanan serta harian. Sistem Oracle EBS tidak menyediakan fitur untuk mengatur penjadwalan pengiriman baik untuk penjadwalan harian maupun penjadwalan bulanan sehingga penjadwalan masih dibuat secara manual melalui open office calculate dan kemudian dikirimkan ke masing- masing bagian yang membutuhkan. Melakukan proses Splitline Sistem Oracle EBS tidak mendukung penghitungan otomatis dalam proses splitline. Pada saat melakukan proses Splitline, user akan melakukan input jumlah produk yang di-split kemudian sisa jumlah produk harus di-input setelahnya. Loading barang dan pencatatan Tally Sheet Data pada tally sheet manual mengacu pada jumlah real yang di-loading, tally sheet pada sistem mencatat sesuai dengan Sales Order apabila pada saat loading jumlah barang berlebih atau kurang maka hanya dicatat secara manual pada tally sheet secara manual. Tidak terdapat dokumentasi akurat secara sistem. Assign to trip dan ship confirm 5
Field biaya ekspedisi yang harus diisi dengan angka 0. Pengisian dengan angka lain tidak memiliki efek terhadap biaya pengiriman. Sementara apabila tidak diisi proses tidak bisa dilanjutkan. Run Request untuk mencetak tally sheet dan Pas Pengeluaran Barang Fungsi dari Run Request pada proses mencetak tally sheet dan Pas Pengeluaran Barang adalah untuk menghasilkan nomor untuk No Tally sheet, Tally_Sheet, dan No Pas Pengeluaran Barang. Sistem Oracle tidak mendukung efisiensi waktu untuk proses pengiriman. Melakukan Ship Confirm Saat melakukan proses Ship Confirm, user harus memastikan bahwa pilihan Master Bill Of Lading dan Create Bill Of Lading tidak tercentang. Secara default kedua pilihan tersebut tercentang. 2.2 Analisa Fit/Gap Analisa fit/gap merupakan suatu metode yang digunakan untuk melakukan evaluasi kebutuhan pada perusahaan terhadap aplikasi sistem yang berjalan. Metode fit/gap membantu mengidentifikasi apakah kebutuhan yang diharapkan untuk mendukung dalam proses bisnis pada suatu perusahaan dapat dipenuhi oleh aplikasi sistem yang berjalan pada perusahaan tersebut. Dari analisa fit/gap yang dilakukan maka akan dihasilkan keadaan fit atau gap atau partial fit dilihat dari sejauh mana sistem pada perusahaan dapat mendukung berjalannya proses bisnis perusahaan. 6
Tabel 4.4. Hasil Jumlah Fit/ Gap pada modul Order Management Rank Of Requirement Total Requirement Oracle E-Business Suite modul Order Management F G P H 4 0 0 4 M 4 1 0 3 L 4 0 0 4 Total 12 1 0 11 Gambar 4.1. Diagram Fit/Gap pada modul Order Management Persentase Fit : Jumlah Fit x 100 % = 1 x 100% = 8,3% Jumlah Requirement 12 Persentase Partial : Jumlah Partial x 100 % = 11 x 100% = 91,7% Jumlah Requirement 7 12
Persentase Gap : Jumlah Gap x 100 % = 0 x 100% = 0% Jumlah Requirement 12 Dari analisis Fit/ Gap terhadap sistem Oracle E-Business Suite di PT. JAR, maka diperoleh hasil pada kesesuaian sistem dengan kebutuhan proses bisnis perusahaan dengan keadaan fit sebesar 8,3 % dan keadaan partial sebesar 91,7% sementara tidak ditemukan keadaan gap pada requirement dalam modul Order Management. Berdasarkan persentase yang dihasilkan maka dapat disimpulkan bahwa sistem Oracle EBS memiliki kemampuan untuk memenuhi requirements untuk menunjang proses bisnis perusahaan namun, fungsi dari sistem masih belum digunakan secara maksimal oleh perusahaan yang menerapkannya tersebut. 2.3 Rekomendasi Dari hasil analisa ditemukan 11 requirements terhadap sistem yang menunjukkan keadaan partial fit dengan proses bisnis yang berjalan sehingga dibutuhkan pengembangan untuk dapat memperbaiki keadaan partial fit yang ada dengan tindakan berupa personalisasi dan kostumisasi pada sistem dan pengembangan pada prosedur dan proses bisnis yang berjalan. 2.3.1 Pengembangan teknikal 8
Tabel 4.5. Tabel Solusi Pengembangan technical No. Solusi Pengembangan Technical 1 Personalisasi pada form sales order dan setup Prioritas L customer 2 Personalisasi pada LOV price list. L 3 Melakukan integrasi dengan modul MRP. H 4 Melakukan query untuk confirmation Order sebagai M notification e-mail untuk melakukan konfirmasi ke customer. 5 Penambahan form untuk melakukan konfirmasi sales H order. 6 Penambahan form untuk melakukan penjadwalan M harian. 7 Melakukan otorisasi untuk melihat jadwal pengiriman M barang di bagian logistik. 8 Personalisasi form split line. L 9 Otorisasi pada form tally sheet. H 10 Personalisasi pada field biaya ekspedisi. L 11 Personalisasi form Ship Confirm L 9
Dari segi teknikal pengembangan terhadap sistem Oracle EBS dapat berupa konfigurasi sistem Oracle EBS sesuai kebutuhan, Personalisasi sistem Oracle EBS atau melakukan kostumisasi pada sistem. Pengembangan yang dapat dilakukan dari aspek teknis diklasifikasikan ke dalam beberapa kriteria pengembangan sesuai dengan besar cakupan pengembangan yang dilakukan. Klasifikasi dibagi sebagai berikut : Function. Pengembangan dilakukan dengan menambahkan function pada form / field yang bersangkutan seperti penambahan function untuk menghitung. Form. Pengembangan dilakukan dengan menambahkan dan merancang form baru, disertai dengan validasi dan function. Field. Pengembangan dilakukan pada field pada form seperti penambahan field pada form, validasi field. Database. Pengembangan dilakukan pada database, seperti penambahan field database, perubahan parameter, atau relationship dengan database lain. Query. Pemilihan data melalui query dari database yang diperlukan. 2.3.2 Pengembangan proses bisnis Perubahan yang dilakukan terhadap sistem Oracle EBS sebagai tindakan pengembangan terhadapa sistem akan mempengaruhi proses bisnis berjalan. Dengan terjadinya otomatisasi pada beberapa aktivitas dan proses yang 10
sebelumnya dilakukan secara manual oleh user sehingga perlu adanya juga pengembangan terhadap proses bisnis perusahaan. Teknikal : Berikut merupakan proses bisnis yang dipengaruhi oleh pengembangan Tabel 4.6. Tabel Solusi Pengembangan business No. Solusi Pengembangan business 1 Perubahan proses bisnis konfirmasi manual Prioritas M menjadi konfirmasi secara sistem. 2 Perubahan proses bisnis pembuatan jadwal M pengiriman barang. 3 Perubahan prosedur kerja pada pembuatan pas M pengeluaran barang. 3 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan analisa dari kegiatan dan aktivitas yang dilakukan pada PT. JAR, berikut ini adalah hal hal yang dapat disimpulkan dari hasil Evaluasi Implementasi Sistem ERP Berbasis Oracle pada Modul Order Management: 11
1. Berdasarkan hasil analisa proses bisnis, terdpat proses bisnis perusahaan yang belum efisien dan efektif, sehingga perlu dilakukan pengembangan dari proses bisnis yang berjalan. 2. Berdasarkan hasil analisis Fit/ Gap, ditemukan 11 partial dan 1 fit. Hasil ini menunjukkan bahwa sistem sudah dapat memenuhi kebutuhan dari perusahaan, namun belum dieksplorasi lebih lanjut untuk memaksimalkan kinerja sistem Oracle EBS pada modul Order Management. 3. Berdasarkan hasil analisa kepuasan user, implementasi sistem Oracle EBS pada modul Order Management masih belum dapat memenuhi kepuasan user. Hasil analisa menunjukkan bahwa terdapat fungsi dalam sistem Oracle E-Business Suite yang belum dimanfaatkan oleh pihak perusahaan. 4. Diperlukan Pengembangan lebih lanjut dari segi teknikal pada sistem Oracle E-Business Suite pada modul Order management dan proses bisnis yang berjalan berdasarkan pada masalah dan kebutuhan. 5. Implementasi sistem Oracle E-Business Suite pada modul Order Management sudah dapat mendukung proses bisnis yang berjalan, hanya saja masih perlu dilakukannya optimalisasi dan eksplorasi lebih jauh agar implemantasi sistem Oracle E-Business Suite dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan user terkait dengan proses bisnis yang berjalan. 12
Daftar pustaka [1] Hoffman, K. D., & Bateson, J. E. (2006). Service Marketing : Concepts, Strategies & Cases. New York: Thomson-South Western. [2] Jung, Ho-won et al.(2004). Measuring Software Product Quality: A Survey of ISO/IEC 9126. Korea: IEEE Computer Society. [3] McLeod, R., & Jr.Schell, G. P. (2007). Management Information System : 10th edition. USA: Pearson-Education Inc. [4] Noerlina. (2008). Analisa Permasalahan Dalam Penerapan Enterprises Resources Planning. Piranti Warta, 268. [5] O'brien, J., Marakas, A., & George, M. (2006). Management Information Systems. New York: McGraw-Hill. [6] Passi, A., & Ajvaz, V. (2010). Oracle E-Business Suite Development & Extensibility Handbook : 3rd edition. McGraw-Hill. [7] Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems, Supporting and Transforming business. USA: John Wiley & Sons Inc. [8] Wijaya, Santo F., & Darudiato, S. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis. Jakarta: Graha Ilmu. [9] Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis : (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D). Bandung: Alfabeta. [10] Wasson, S. C. (2006). System analysis, design, and development. New York: John Wiley & Sons Inc. 13