BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam persaingan bisnis yang semakin hari semakin ketat, pelaksanaan manajemen yang efektif pada setiap proses bisnis di dalam sebuah perusahaan menjadi sangatlah penting. Proses bisnis dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk suatu tujuan bisnis yang mencakup proses input, pengolahan informasi dan kemudian menghasilkan output bagi customer baik dalam bentuk produk atau jasa. Dalam menjalankan fungsinya, kesuksesan sebuah perusahaan juga tidak lepas dari pengaruh lingkungan yang berada di sekitarnya. Diketahui ada 8 unsur lingkungan yang mempengaruhi suatu perusahaan yaitu pemasok, pelanggan, serikat pekerja, komunitas keuangan, pemegang saham dan pemiliki, pesaing, pemerintah serta komunitas global (Leod & Schell, 2008). Di dalam sebuah perusahaan, umumnya terdapat 2 jenis sumber daya yaitu sumber daya fisik dan sumber daya virtual (Leod & Schell, 2008). Sumber daya fisik merupakan sumber daya utama yang dipergunakan untuk mendukung proses bisnis yaitu sumber daya manusia (karyawan), bahan baku, mesin dan uang. Dan ketika menjalankan proses bisnisnya, perusahaan juga memerlukan adanya sumber daya virtual dalam bentuk data dan informasi termasuk juga di dalamnya informasi dalam bentuk keputusan dari management. Sumber daya virtual pada perusahaan dapat direalisasikan dengan adanya pemanfaatan sistem informasi berbasiskan teknologi yang mana sudah berkembang dengan pesat seiring berkembangnya jaman. Penggunaan teknologi 1
2 sebagai sebuah sistem informasi untuk mendukung terlaksananya proses-proses yang ada di dalam perusahaan sudah bukanlah hal yang asing lagi. Sistem informasi dipergunakan oleh perusahaan untuk mendukung jalannya proses bisnis dan operasional, pengambilan keputusan baik yang dilakukan oleh karyawan maupun manajer serta mendukung strategi perusahaan untuk meningkatkan competitive advantage-nya (O'Brien & Marakas, 2010). Salah satu contoh sistem informasi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk dapat meningkatkan competitive advantage adalah melalui pemanfaatan konsep knowledge management. Knowledge management berfungsi untuk mengelola seluruh pengetahuan yang ada di dalam perusahaan sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya serta menjadi lebih inovatif. Konsep knowledge management yang dikombinasikan dengan teknologi akan menghasilkan knowledge management system yang mana umumnya berisi informasi penting seperti proses bisnis perusahaan, prosedur, job description, key performance indicator, best practices dan yang lainnya. Sistem informasi seperti knowledge management system tersebut dibangun khusus ditujukan untuk internal organisasi sebagai bagian dari pembelajaran sehingga pengetahuan anggota-anggota yang ada di dalamnya semakin berkembang dan dapat mencapai operational excellence. Operational excellence pada perusahaan sering sekali dikaitkan dengan transaksi dan proses sehari-hari yang terjadi di dalamnya. Untuk dapat mengetahui proses di dalam perusahaan sudah berjalan dengan baik atau tidak, diperlukan juga adanya pemantauan maupun pengukuran terhadap kinerja pada karyawan. Pengukuran serta pemantauan kinerja karyawan ini dapat dilakukan dengan adanya key performance
3 indicators. Dalam pengimplementasiannya, key performance indicators ini dapat dikombinasikan juga dengan sistem informasi seperti knowledge management system agar performa perusahaan dapat dipantau secara real time. PT. Bali Taru Utama merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan memproduksi berbagai macam produk pensil baik berupa pensil warna maupun pensil yang digunakan untuk menulis. Pembuatan pensil yang dilakukan meliputi pembuatan pensil sebagai produk internal dan juga pembuatan pensil untuk pihak eksternal berdasarkan order yang umumnya dilakukan oleh perusahaan lain. PT. Bali Taru Utama bukanlah sebuah perusahaan yang baru berdiri, sampai saat ini perusahaan ini telah berdiri selama 14 tahun. Namun dalam beberapa tahun belakangan ini, kinerja karyawan di dalam perusahaan dirasa tidak konsisten dan semakin lama cenderung semakin menurun. Tingkat awareness serta sense of belonging karyawan terhadap pekerjaannya masing-masing pun sangat kurang sehingga kekompakan karyawan dalam bekerja juga menjadi minim atau tidak solid. Karyawan perusahaan sebagian besar melakukan pekerjaan hanya yang diperintahkan saja dan sama sekali tidak memiliki inisiatif sendiri untuk memberikan hasil yang terbaik. Setelah dilakukan peninjauan lebih lanjut, ternyata di dalam perusahaan masih belum ada penilaian kinerja secara terukur. Penilaian kinerja yang ada sebagian besar bersifat global (tidak spesifik) serta subjektif (tidak dapat diukur) dan lebih difungsikan oleh perusahaan untuk membuat karyawannya mau mengikuti peraturan yang ada. Penilaian kinerja yang seperti ini otomatis masih belum dapat membuat karyawannya termotivasi dalam bekerja dan mengetahui apa yang harus dilakukan untuk mencapai target-target yang diinginkan perusahaan. Tidak adanya penilaian
4 kinerja terukur inilah yang diperkirakan menjadi salah satu penyebab mengapa performa kinerja karyawan PT. Bali Taru Utama menjadi tidak konsisten dan justru cenderung menurun. Untuk itu, diperlukan adanya peranan dari key performance indicators (KPI) yang dapat digunakan oleh PT. Bali Taru Utama sebagai alat untuk melakukan pengukuran kinerja. Diharapkan dengan adanya KPI ini, kinerja karyawan dapat menjadi lebih meningkat sehingga perusahaan mampu menghasilkan pensil dengan kualitas terbaik. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Kaplan dan Norton, tehitung cukup banyak juga perusahaan besar seperti Rockwater, Metro Bank, Pioneer Petroleum, National Insurance dan Kenyon Stores yang menerapkan pengukuran kinerja berbasiskan konsep Balanced Scorecard dan berhasil memperoleh peningkatan yang signifikan pada performanya (Kaplan & Norton, The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action, 1996). Namun faktanya tidak sedikit juga perusahaan yang mengalami kegagalan ketika mengimplementasikan pengukuran kinerja ini seperti yang dialami oleh MT Education and Training Center (Othman, 2004), SAQ Company Limited (Rompho, 2011), Consumer Consumables Ltd (Bourne, Neely, Platts, & Mils, 2002). Di dalam konsep balanced scorecard, terdapat 4 perspektif yang mencakup pengukuran pada area finansial maupun non finansial perusahaan. Dan ketika diaplikasikan sebagai alat untuk mengukur kinerja karyawan, tidak semua perspektif balanced scorecard tersebut dapat digunakan contohnya seperti perspektif finansial. Sehingga pada kasus ini perlu diketahui indikator-indikator KPI seperti apakah yang dapat dipergunakan perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawannya.
5 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang yang telah dipaparkan sebelumnya, dapat diketahui bahwa PT. Bali Taru Utama sampai saat ini masih belum memiliki penilaian kinerja terukur seperti key performance indicator (KPI) yang berfungsi untuk mengukur kinerja dari seluruh karyawannya. Oleh karena itu, dapat dirumuskan permasalahannya sebagai berikut: 1. Indikator-indikator apa sajakah yang diperlukan perusahaan untuk dapat meningkatkan kinerja karyawan? 2. Bagaimanakah membangun model KPI yang sesuai dengan kondisi perusahaan? 1.3 Tujuan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Menemukan indikator-indikator yang dapat meningkatkan kinerja karyawan pada perusahaan 2. Membangun model KPI yang sesuai dengan kondisi perusahaan 3. Melakukan perancangan dialog/user interface sistem informasi untuk mengimplementasikan indikator-indikator KPI yang telah ditemukan 1.4 Manfaat Manfaat secara teoritis: Dapat semakin memperkaya konsep mengenai penerapan business process management pada industri secara nyata terutama pada pembangunan model KPI untuk dapat meningkatkan kinerja karyawan
6 Manfaat secara praktis: 1. Memberikan penggambaran kepada perusahaan mengenai faktor-faktor apa sajakah yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan 2. Membantu perusahaan untuk dapat meningkatkan kinerja karyawan melalui model KPI 3. Memberikan penggambaran kepada perusahaan mengenai dialog/user interface sistem informasi yang dapat dibangun untuk membantu mempermudah proses implementasi dari faktor-faktor yang telah ditemukan 1.5 Ruang Lingkup 1. Melakukan analisa proses bisnis pada perusahaan untuk memperoleh faktor-faktor pembentuk model KPI 2. Melakukan perancangan dan pembuatan model KPI (Key Performance Indicator) untuk unit internal perusahaan 3. Melakukan analisa menu dan fitur pada sistem informasi dengan menggunakan konsep knowledge management untuk mendukung penerapan KPI pada perusahaan