261 Gambar 4.50 Form Bahan Baku Keluar e) Form Historis BB Bulanan Form ini merupakan form yang menampilkan data bahan baku keluar, tetapi data akan dikelompokkan dalam kurun waktu bulanan. Sehingga dari data yang sudah dikelompokkan ini, dapat diketahui pemakaian setiap jenis bahan baku setiap bulannya.
262 Gambar 4.51 Form Historis BB Bulanan 5. Menu Perhitungan Menu Perhitungan dibagi menjadi dua form, yaitu : a) Form Perhitungan Peramalan Form ini hanya dapat diakses oleh kepala gudang bahan baku, dimana kepala gudang memiliki tugas untuk melakukan peramalan kebutuhan bahan baku beberapa periode ke depan berdasarkan data historis penggunaan bahan baku.
263 Gambar 4.52 Form Perhitungan Peramalan b) Form Perhitungan Pemesanan Form ini hanya dapat diakses oleh manajer pembelian, dimana manajer pembelian bertugas untuk menghitung kuantitas pemesanan bahan baku yang paling ekonomis, dengan membandingkan beberapa metode perhitungan.
264 Gambar 4.53 Form Perhitungan Pemesanan 6. Menu Nota Beli Menu Nota Beli terdiri dari dua form, yaitu : a) Form Add Nota Beli Form ini hanya dapat diakses oleh manajer pembelian, dimana manajer pembelian bertugas untuk membuat nota beli. Nota beli merupakan nota yang berisi jenis bahan baku yang akan dipesan kepada pemasok.
265 Gambar 4.54 Form Add Nota Beli b) Form View Nota Beli Form View Nota Beli dapat diakses bagian gudang bahan baku. Bagian gudang mengakses nota beli untuk mencocokkan bahan baku yang dikirim supplier apakah sama dengan bahan baku yang dipesan. Kemudian setelah bahan baku diterima, maka status nota diubah oleh bagian gudang.
266 Gambar 4.55 Form View Nota Beli 7. Menu Master Menu Master dibagi menjadi dua sub menu, yaitu : a) Form Produk Form ini merupakan form yang hanya dapat dilihat oleh bagian pemasaran dimana bagian pemasaran yang memiliki kewajiban untuk melakukan update apabila ada produk baru ataupun produk customized sesuai dengan keinginan pelanggan.
267 Gambar 4.56 Form Produk b) Form Supplier Form ini menampilkan data pemasok bahan baku di PT. WKHK. Melalui form ini, manajer pembelian dapat menambahkan data pemasok baru ataupun mengubah data pemasok.
268 Gambar 4.57 Form Supplier 8. Form Report Form Report merupakan menu yang digunakan untuk melihat laporan hasil perhitungan yang telah dilakukan, ataupun laporan untuk mencetak nota yang nantinya akan diberikan ke pihak lain. Berikut ini adalah contoh hasil report.
Gambar 4.58 Laporan Transaksi Pembelian 269
Gambar 4.59 Laporan Hasil Perhitungan Pemesanan Bahan Baku 270
Gambar 4.60 Laporan Hasil Perhitungan Peramalan 271
Gambar 4.61 Laporan Nota Beli 272
273 4.3.1.3.4. Analisa Perancangan Sistem Usulan Sistem yang dirancang memiliki tujuan dan fungsi untuk pemesanan bahan baku, dari mulai bahan baku dicatat keluar atau masuknya, dihitung peramalannya, dihitung kuantitas pemesanannya, sampai dibuat nota beli untuk tiap jenis bahan baku dengan kuantitas sesuai dengan perhitungan. Sistem usulan dirancang untuk digunakan oleh tiga bagian (divisi / departemen) dari perusahaan, yaitu : a) Bagian Pemasaran Bagian pemasaran hanya berperan sebagai trigger dari sistem. Bagian pemasaran dapat membuka form add pesanan, dimana pada form tersebut pesanan (order) pelanggan dicatat dan disimpan ke dalam database. Dengan adanya trigger (pemicu), maka sistem secara keseluruhan dapat berjalan, karena tanpa adanya input pesanan, tentunya bagian bahan baku tidak akan mengeluarkan bahan baku dari gudang, dan sistem pemesanan tidak dapat berjalan. Selain itu, bagian pemasaran juga bertanggung jawab untuk mengatur database produk. Database produk merupakan penyimpanan data produk yang diproduksi oleh perusahaan. Apabila ada customized order, maka bagian pemasaran harus menambahkan data produk beserta komponen dan jenis bahan bakunya ke dalam database. Jadi, penggunaan sistem untuk bagian pemasaran diharapkan dapat meningkatkan kinerja bagian pemasaran itu sendiri. Dengan adanya sistem yang sudah terintegrasi, maka bagian pemasaran dapat meningkatkan efisiensi waktu. Karena sebelum adanya sistem, bagian pemasaran harus mengantar memo ke bagian lainnya apabila ada sejumlah pesanan (order) yang harus segera diproduksi. Selain itu,
274 dengan adanya sistem, maka semua data pesanan dapat ditata dengan rapi dan disimpan secara akurat, dan memudahkan pula apabila ingin melakukan tracking data pesanan. Sistem yang dikembangkan juga sudah disesuaikan dengan sistem lama, sehingga user tidak membutuhkan waktu lama untuk membiasakan diri menggunakan sistem baru ini. b) Bagian Gudang Bahan Baku Bagian gudang bahan baku berperan sangat penting dalam sistem ini, dimana bagian gudang harus memasukkan data bahan baku yang masuk dan keluar, menghitung pemakaian bahan baku setiap bulannya, menghitung peramalan kebutuhan bahan baku periode mendatang, dan juga mengubah status nota beli apabila bahan baku yang dipesan telah dikirim oleh supplier. Dengan adanya sistem pemesanan bahan baku, diharapkan dapat meningkatkan akurasi data stok bahan baku, dimana sebelumnya pencatatan keluar masuknya bahan baku dilakukan secara manual, sehingga seringkali stok fisik tidak sesuai dengan catatan stok, dan setelah adanya sistem maka stok dapat dijaga keakuratan dan kelengkapannya, karena stok bahan baku langsung di-update setelah bahan baku keluar atau bahan baku masuk disimpan dalam database. Selain itu, sistem juga lebih memudahkan pekerjaan bagian gudang bahan baku, dimana saat pesanan diterima sistem sudah melakukan breakdown kebutuhan tiap jenis bahan baku untuk pesanan tersebut, sehingga saat bagian gudang mengklik nomor pesanan maka rincian bahan bakunya langsung ditampilkan, dan bahan baku dapat langsung disiapkan. Begitupula saat bahan baku diterima, bagian gudang cukup
275 melihat nota beli yang dipesan apakah sesuai dengan bahan baku yang diterima. Jadi dengan adanya sistem, maka efisiensi waktu dapat ditingkatkan karena proses pekerjaan dapat lebih mudah untuk diselesaikan dengan bantuan sistem. Sistem juga dapat meningkatkan akurasi dan kelengkapan data stok bahan baku serta meningkatkan akurasi peramalan kebutuhan bahan baku berdasarkan data historis. Secara keseluruhan, sistem diharapkan membawa dampak positif dalam hal pengendalian bahan baku, menjaga stok bahan baku agar berada dalam status dipantau dan terkendali (tidak berlebihan dan tidak kekurangan karena keduanya akan menimbulkan pembengkakan biaya persediaan). c) Bagian Pembelian Bagian pembelian juga memegang peranan penting dimana seorang manajer pembelian harus melakukan perhitungan kuantitas pemesanan bahan baku yang tepat. Pemesanan yang tidak tepat, berlebih atau kurang, dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Tentunya setiap perusahaan selalu menginginkan keuntungan yang berlipat ganda. Oleh karena itu, penentuan kuantitas pemesanan sebaiknya dihitung dengan menggunakan beberapa metode, dan dipilih metode yang menghasilkan total biaya paling rendah. Akan tetapi, perhitungan tersebut cukup rumit untuk dilakukan oleh orang awam, dan membutuhkan waktu yang lama. Sehingga dengan adanya sistem pemesanan bahan baku, dapat membantu pekerjaan manajer pembelian dalam menghitung dan membandingkan metode perhitungan pemesanan yang menghasilkan total biaya paling rendah, serta memudahkan manajer
276 pembelian dalam mengendalikan stok bahan baku, dan memudahkan dalam membuat nota beli serta laporan transaksi pembelian untuk diberikan ke bagian akunting. Peranan sistem untuk manajer pembelian adalah untuk meningkatkan efisiensi waktu proses kerja agar lebih cepat, serta meningkatkan akurasi data pemesanan bahan baku. Selain itu, sistem juga membantu mempercepat aliran informasi yang dibutuhkan oleh bagian pemasaran, bagian gudang bahan baku, dan bagian pembelian. Serta sistem dapat meningkatkan performa atau kinerja dari masing-masing pengguna sistem karena tentunya apabila semua pekerjaan dilakukan dengan cepat dan mudah maka tidak ada pekerjaan yang terbengkalai. 4.3.1.3.5. Technical Platform Sistem dikembangkan untuk digunakan pada PC dengan bahasa pemrograman berorientasi objek Visual Basic 6.0. Form dirancang dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Sedangkan data data akan disimpan dalam bentuk tabel yang telah dirancang dengan menggunakan Microsoft Access 2003. Sistem dioperasikan dengan menggunakan keyboard, mouse, dan printer apabila ingin melakukan pencetakan data.
277 4.3.1.4. Rekomendasi 4.3.1.4.1. The System s Usefulness and Feasibility Bagi bagian pemasaran, sistem dapat membantu untuk melakukan pencatatan data pesanan dengan cepat. Dengan adanya sistem, maka biaya penggunaan kertas memo dapat diminimasi, serta dapat lebih menghemat waktu untuk mengantarkan kertas memo ke bagian lainnya yang berkaitan. Bagi bagian gudang bahan baku, sistem dapat membantu memberikan perhitungan estimasi berat total untuk bahan baku yang dibutuhkan dalam setiap pesanan. Sistem juga dapat membantu dalam melakukan perhitungan peramalan kebutuhan bahan baku, dan safety stock untuk tiap bahan baku, sehingga lebih memudahkan kepala gudang untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku periode mendatang. Dengan adanya sistem, stok bahan baku juga lebih tercatat dengan sistematis, berurutan beradasarkan waktu keluar atau masuknya. Sistem juga memberikan gambaran status untuk setiap bahan baku apakah untuk bahan baku tersebut sedang dipesan atau sedang dikirim. Dengan adanya status tersebut, kepala gudang tidak perlu terus menerus meminta konfirmasi kepada bagian pembelian mengenai status bahan baku. Bagi bagian pembelian, sistem dapat membantu dalam melakukan perhitungan kuantitas pemesanan yang paling ekonomis. Dengan adanya sistem, kuantitas pemesanan dapat disesuaikan dengan peramalan kebutuhan bahan baku, sehingga dapat lebih meningkatkan efisiensi dari segi biaya pesan amupun biaya simpan. Dengan adanya sistem, maka bagian pembelian juga dapat mengetahui status nota beli apakah bahan baku yang dipesan sudah diterima oleh
278 bagian gudang atau belum, sehingga manajer pembelian bisa lebih menghemat waktu untuk konfirmasi ke bagian gudang bahan baku. Bagi peneliti sendiri, sistem ini layak secara teknis untuk diterapkan pada PT. WKHK karena saat ini PT. WKHK sudah menyediakan komputer PC untuk tiap bagian, tetapi belum memaksimalkan penggunaannya dikarenakan belum ada sistem yang diterapkan. 4.3.1.4.2. Strategi Sistem yang dikembangkan diujicobakan terlebih dahulu kepada user sebelum kemudian diimplementasikan. User mencakup manajer dan staff pemasaran, kepala gudang dan staff nya, serta manajer pembelian. Sistem diterapkan dengan strategi parallel conversion, dimana penerapan sistem baru berjalan bersamaan dengan sistem manual yang sudah ada saat ini. Strategi ini ditujukan agar user menjadi lebih terbiasa dengan adanya sistem baru dan kemudian secara perlahan tapi pasti akan beralih menerapkan sistem baru secara keseluruhan. 4.3.2. Design Document 4.3.2.1. The Task 4.3.2.1.1. Tujuan Sistem pemesanan bahan baku dirancang untuk PT. WKHK dengan tujuan untuk membantu perusahaan dalam melakukan perhitungan pemesanan bahan baku dengan kuantitas yang tepat dan biaya yang paling rendah. Pengendalian pemesanan bahan baku dapat membantu perusahaan dalam
279 mengendalikan persediaan bahan baku agar tidak berlebihan dan tidak kekurangan. Sistem juga dapat digunakan oleh bagian gudang bahan baku untuk mencatat keluar masuknya bahan baku dan mengetahui keadaan dari setiap jenis bahan baku, apakah bahan baku dalam status sedang dipesan ataupun sedang dikirim oleh pemasok. Sistem dirancang agar dapat menghasilkan informasi yang akurat dan up-to-date apabila didukung dengan berbagai technical platform yang sesuai dan didukung oleh user di setiap bagian. 4.3.2.1.2. Perbaikan Analisa Menurut Mathiassen et al. (2000, p237), dalam aktivitas perancangan sistem, revisi class diagram harus dilakukan agar dapat class diagram tersebut dapat direpresentasikan dengan mekanisme technical platform. Hasil dari revisi class diagram tersebut adalah penggabungan generalisasi class karyawan menjadi satu class Pengguna Sistem. Pada class diagram yang telah direvisi, akan ditinjau kembali atribut dan operation dari setiap class dengan memindahkan beberapa atribut dan operation yang sesuai ke dalam class-class yang baru tersebut.
280 4.3.2.1.3. Quality Goals Tabel 4.98 Prioritas Design Criteria Criterion Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable Very Important Important Less Important Irrelevant Easily Fulfilled Usable Sangat penting untuk diperhatikan, karena sistem yang dirancang haruslah sesuai dengan fungsi dan kebutuhan user, sehingga sistem dapat digunakan untuk membantu user dalam melakukan tugas tugasnya. Secure Penting untuk diperhatikan, meskipun sistem ini bukanlah sistem yang berisi data yang sangat penting, tetapi apabila ada orang yang tidak memiliki wewenang masuk ke dalam sistem dan mengubah data, maka sistem pemesanan akan menjadi kacau terutama sistem mengenai pencatatan keluar masuknya bahan baku. Efficient Penting untuk diperhatikan, mengingat sistem ini merupakan sistem yang membutuhkan technical platform, sehingga biaya yang berkaitan dalam melakukan implementasi harus ditekan serendah mungkin.
281 Correct Sangat penting untuk diperhatikan, karena sistem yang dirancang harus bisa menjalankan tugasnya dengan benar sehingga dapat membantu user. Reliable Sangat penting, karena sistem harus bisa menyediakan informasi sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user. Maintainable Penting, karena sistem merupakan sistem pendukung pencatatan bahan baku yang setiap harinya selalu terjadi keluar masuk bahan baku, sehingga sistem harus dijaga dan dapat diperbaiki bila terjadi kerusakan, karena dapat mengganggu operasional. Testable Penting, karena sistem harus diuji coba lebih dahulu sebelum diimplementasikan agar sistem dapat berjalan sesuai dengan fungsinya. Flexible Sangat penting, karena sistem harus dapat disesuaikan apabila terjadi kondisi di luar cakupan sistem, misalnya perubahan teknologi ataupun terjadi kesalahan pengecekan stok bahan baku. Comprehensible Sangat penting, karena sistem harus dapat mudah dipahami oleh user. Reuseable Tidak begitu penting, mengingat sistem ini hanya digunakan oleh bagian bagian yang terkait. Portable Tidak relevan, karena technical platform untuk sistem ini telah didefinisikan sebelumnya, sehingga hampir tidak ada kemungkinan untuk mengganti technical platform. Interoperable Penting, karena sistem ini dapat dihubungkan dengan sistem penjadwalan produksi.
282 4.3.2.2. Technical Platform 4.3.2.2.1. Perlengkapan Sistem pemesanan bahan baku yang dirancang untuk client dapat dioperasikan pada PC standar dengan rekomendasi spesifikasi minimum processor Intel Celeron 2.40 GHz, 256 MB RAM, HDD 20 GB. Sedangkan untuk PC server, spesifikasi minimum yang direkomendasikan adalah processor Intel Pentium IV 2.40 GHz, 512 MB RAM, HDD 120 GB. Untuk jaringan LAN yang menghubungkan komputer client dengan server digunakan switch 12 port, NIC, dan kabel UTP. 4.3.2.2.2. Piranti Lunak Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 dengan database pendukung dengan menggunakan Microsoft Access 2003 dan fungsi pembuatan laporan dengan Crystal Report 8.5. Sistem operasi minimum yang direkomendasikan adalah Window 2000 atau Window XP. 4.3.2.2.3. System Interfaces Selain PC, sistem juga memerlukan sebuah printer deskjet untuk manajer pembelian. Printer digunakan untuk mencetak nota beli yang akan dikirim ke pemasok dan juga mencetak laporan transaksi pembelian yang akan diberikan kepada bagian akunting.
283 4.3.2.2.4. Bahasa Perancangan Perancangan sistem pemesanan bahan baku menggunakan notasi UML untuk semua diagram, mulai dari class diagram, statechart diagram, use case diagram, sequence diagram, navigation diagram, component diagram, sampai dengan deployment diagram. Piranti lunak yang digunakan untuk perancangan adalah Microsoft Visio 2003. 4.3.2.3. Architecture 4.3.2.3.1. Component Architecture Component architecture yang dipergunakan untuk sistem pemesanan bahan baku adalah pola arsitektur client-server dengan bentuk distribusi centralized data dimana pada komponen client terdapat user interface dan function, sedangkan pada server terdapat function dan model. Di bawah ini adalah component diagram dari sistem pemesanan bahan baku yang dirancang. Gambar 4.62 Component Diagram
284 4.3.2.3.2. Process Architecture Process architecture yang dipergunakan untuk untuk pemesanan bahan baku adalah centralized pattern dengan model terletak pada server. Dengan demikian, data akan konsisten karena semuanya tersimpan dalam satu tempat. Gambar berikut ini akan menunjukkan sebuah deployment diagram dari sistem pemesanan bahan baku yang dirancang. Gambar 4.63 Deployment Diagram
285 4.3.2.3.3. Standar Rancangan sistem pemesanan bahan baku secara keseluruhan, baik menu, label, tombol, dan pesan kesalahan menggunakan standar bahasa Indonesia, kecuali pada beberapa tombol tertentu seperti login, save, update, edit, cancel, Ok, dan semua tombol pada pesan kesalahan yang menggunakan bahasa Inggris karena keterbatasan arti dalam bahasa Indonesia. 4.3.2.4. Component 4.3.2.4.1. Model Component Class diagram yang akan direvisi yaitu pada bagian class Karyawan, dimana generalisasi pada class karyawan akan dihapus dan diganti menjadi satu class Pengguna Sistem. Menurut Mathiassen et al. (2000, pp243-244), class yang memiliki atribut yang sama dapat disederhanakan ke dalam sebuah class yang dapat mewakili class-class yang beratribut sama tersebut. Class karyawan bagian gudang, bagian pemasaran, dan bagian pembelian, memiliki atribut yang sama, sehingga dapat disederhanakan menjadi satu class saja, yaitu Pengguna Sistem. Atribut yang ditambahkan jabatan, karena setiap bagian pengguna sistem dibedakan berdasarkan jabatannya. Dan dari jabatan itu pula, dibedakan pula interface yang dapat dilihat ataupun yang tidak dapat dilihat oleh masing-masing pengguna sistem. Di bawah ini merupakan class diagram yang telah direvisi.
286 Gambar 4.64 Revised Class Diagram 4.3.2.4.2. Fuction Component Function component memiliki untuk menentukan implementasi function pada sistem. Hasil dari perancangan function component ini adalah sebuah revised class diagram yang dilengkapi dengan operasi dan spesifikasi operasi yang sifatnya complex.
287 Gambar 4.65 Revised Class Diagram dengan Pola Function-Class Placement 4.3.2.5. Rekomendasi 4.3.2.5.1. The System s Usefulness
288 Sistem Pemesanan bahan baku yang dirancang memenuhi beberapa kriteria penting, yaitu : Usability evaluasi kriteria ditujukan agar sistem dapat mendukung kebutuhan sistem dan memastikan agar sistem dapat digunakan oleh sumber daya yang tersedia saat ini, baik dari sisi user maupun technical platform. Correctness pengujian kriteria pada saat perancangan sistem ditujukan agar sistem yang dikembangkan dapat memenuhi kebutuhan user sehingga sistem dapat digunakan dengan tepat dan sesuai dengan fungsinya. Reliability kriteria diuji dan dievaluasi dengan tujuan agar sistem dapat diandalkan dan dipercaya dalam menjalankan fungsinya. Flexibility pengevaluasian kriteria dengan tujuan agar sistem dapat mengikuti perkembangan, sehingga mudah disesuaikan bila ada perubahan di masa mendatang. Comprehensibility pengevaluasian kriteria dengan melakukan pengujian sistem dengan tujuan agar user yang belum pernah menggunakan sistem dapat memahami dan mengerti tahap-tahap penggunaan sistem, sehingga pada penerapannya, user mau untuk menggunakan sistem pemesanan bahan baku yang dikembangkan. 4.3.2.5.2. Rencana Implementasi
289 Langkah langkah yang harus diperhatikan dalam pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut : Perusahaan telah memenuhi kebutuhan technical platform, baik dari sisi hardware maupun software yang dideskripsikan sebelumnya, agar sistem dapat berjalan dengan baik. Perusahaan telah mengatur jaringan atau network antar komputer client dan server, sehingga komputer client- server dapat terhubung dan sistem usulan dapat berfungsi sebagaimana mestinya. User mau mengikuti training atau pelatihan, serta user mau membiasakan diri untuk beralih dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi. Berikut ini adalah waktu yang dibutuhkan selama perancangan sistem sampai implementasti sistem., yang digambarkan dalam bentuk gantt chart. Proses Analisa Sistem Perancangan Sistem Pemrograman Persiapan technical platform Instalasi dan uji coba Sistem Pelatihan sistem (training) Running Sistem Periode waktu (minggu) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12... Gambar 4.66 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem