BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Teknologi informasi telah berkembang sangat pesat dan memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan bermasyarakat. Pemanfaatan teknologi informasi di dunia industri menjadi salah satu bukti nyata bahwa keberadaan teknologi informasi memberikan banyak kemudahan dalam aktivitas bisnis. Teknologi informasi menyediakan begitu banyak kemudahan dalam mengelola informasi dalam arti menyimpan, memproses, menyusun, mengambil kembali, dan pemutakhiran informasi. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat menjadi susuatu hal yang penting yang diinginkan oleh perusahaan. PT. Jakarta Land adalah perusahaan pengembang properti manajemen perkantoran yang berlokasi di Jl. Jendral Sudirman Jakarta Selatan. Saat ini PT. Jakarta Land yang sudah memiliki empat buah gedung perkantoran sedang membangun satu gedung perkantoran baru yang bernama WTC3. Gedung tersebut ditargetkan selesai pada tahun 2017. Dalam proses pembangunan tentunya banyak dokumen yang disirkulasi untuk mendapatkan persetujuan pimpinan PT. Jakarta Land. Dokumen yang disirkulasi ada beberapa jenis diantaranya Shop Drawing adalah gambar atau kumpulan gambar yang dihasilkan oleh kontraktor, dan subkontraktor. Material Approval adalah Permintaan persetujuan bahan yang digunakan oleh kontraktor untuk meminta persetujuan dari pemberi kontrak. Method Statement adalah Metode pernyataan yang digunakan dalam konstruksi untuk mengendalikan resiko pekerjaan. Dan Surat Instruksi pengerjaan diantaranya Site Instruction yaitu surat instruksi pekerjaan langsung kepada petugas lapangan, Contract Instruction yaitu surat instruksi pekerjaan kepada kontraktor, dan Site Memo yaitu surat instruksi kepada petugas lapangan yang bersifat penting dan mendesak. Jumlah total dokumen tersebut setiap minggunya lebih dari 300 buah. Dari riset awal yang kami lakukan, diperoleh alur proses berjalannya dokumen kontroler PT. Jakarta Land menerima dokumen baru dari Main Contractor. Dokumen dipindai dan disalin (scan dan copy). Soft Copy disimpan di Hard Disk dan hard copy disimpan di ruang arsip. Dokumen kontroler mengecek dan memilah milah dokumen sebelum diserahkan ke konsultan. Sebelum diserahkan dokumen tersebut diinput terlebih dahulu menggunakan Microsoft Excel lalu disimpan. Setelah disimpan dokumen tersebut dikirim kekonsultan untuk diperiksa dan diberikan komentar apakah dokumen tersebut disetujui atau harus direvisi. Dokumen yang sudah diperiksa oleh
konsultan dikembalikan ke PT.Jakarta Land diinput tanggal terima dan disirkulasi ke Manajer dan Direktur proyek untuk persetujuan. Setelah disirkulasi dokumen tersebut di update statusnya diantaranya approve, approve as noted, revise & resubmit, dan reject. Lalu dokumen itu dikembalikan lagi ke Main Contractor untuk diproses dan dilakukan pengerjaan. Kondisi masalah saat ini yang dihadapi dalam proses penginputan kurang efisien dan cepat karena dokumen yang datang dari kontraktor nomornya tidak berurutan, sehingga dalam penginputan nomor yang sudah ada dan terekam harus melakukan penyisipan nomor baru agar berurutan dengan cara insert column pada Microsoft excel. Pada proses pencarian dokumen masih memiliki kesulitan dalam mencari data secara detail. Dokumen yang disirkulasi terkadang sulit ditelusuri keberadaannya dikarenakan begitu banyaknya jumlah dokumen. Berdasarkan permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk dibangun Aplikasi Manajemen Dokumen Konstruksi pada PT.Jakarta Land. Harapan kami setelah adanya aplikasi ini dapat memberikan solusi yang mampu membantu untuk mengelola dokumen dengan cepat, rapi dan akurat. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumus masalahnya adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses penginputan dan pengoperasian bisa berjalan dengan efisien dan efektif. 2. Apakah yang dihasilkan dari penelitian ini memberikan perubahan baru terhadap proses manajemen dokumen yang sudah ada? 3. Bagaimana membuat aplikasi yang mudah dimengerti dan digunakan serta memiliki tampilan yang sederhana, menarik dan tidak mengganggu pandangan pengguna. 1.3. Batasan Masalah Pekerjaan yang dilakukan hanya memfokuskan pada pengelolaan data dokumen yang berjalan saat ini, yang nantinya akan dibuat sistem informasi melalui perancangan yang berdasarkan analisis yang dilakukan pada sistem tersebut. Adapun batasan masalah dari sistem tersebut adalah:
1. Sumber sumber yang terkait dan informasi yang dihasilkan diperoleh dari pihak PT. Jakarta Land, khususnya tim proyek pembangunan WTC3. 2. Program ini mengenai sistem terkomputerisasi yang berbasis web aplikasi. 3. Pengguna sistem ini adalah dokumen kontroler, Manajer proyek dan Deputi Proyek Manajer. 4. Output yang dihasilkan dari aplikasi ini berupa hasil dari proses sirkulasi data dokumen yang berupa laporan. 5. Dokumen yang disirkulasi diantaranya adalah Shopdrawing, Request For Information, Material Approval, Work Method Statement, Contract Instruction, Site Instruction, dan Site Memorandum. 1.4. Tujuan Dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Membuat sistem yang dapat digunakan dengan mudah oleh user. 2. Membuat Aplikasi manajemen sirkulasi dokumen proyek pembangunan gedung WTC3 pada PT. Jakarta Land berbasis web. 1.4.2 Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Mempermudah penginputan. 2. Mempermudah pencarian dokumen. 3. Memperkecil resiko kehilangan dokumen. 4. Mengetahui Posisi dokumen. 5. Memberikan laporan yang akurat. 1.5. Metode Penelitian Metode penelitian yang penulis gunakan untuk pengolahan data yaitu menggunakan beberapa metode antara lain, yaitu: 1. Metode pengumpulan data Data yang dikumpulkan adalah data yang berhubungan langsung dengan masalah yang akan diteliti: a. Studi Lokasi Yaitu pengumpulan data dengan cara penelitian langsung ke lokasi untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya, dilakukan dengan cara:
Wawancara yang dilakukan secara langsung dengan karyawan yang bersangkutan. Observasi, melakukan pengamatan langsung pada kegiatan yang sedang berjalan. Hal ini untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai objek yang diteliti dan segala kegiatan yang berhubungan dengan topik penelitian. b. Studi dokumentasi Yaitu pengumpulan data dengan cara mempelajari dan mencatat informasi yang diperlukan, berupa catatan, dokumen dan form yang ada diperusahaan dengan penelitian. 2. Metode Studi Literatur Melakukan metode studi kepustakaan dan analisa terhadap berbagai referensi yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan dengan cara membeca dan memahami buku-buku referensi, perangkat lunak yang sudah ada, dan media-media lain yang relevan. 3. Metode Analisis Menganalisis system dengan mengkaji pengetahuan dari berbagai sumber/referensi dengan realisasi perusahaan. Membandingkan antara rencana, kenyataan dan keuntungan. Kemudian dilakukan analisa hasil dan membuat kesimpulan. 1.6. Metodologi Pengembangan Sistem Metedologi pengembangan pada sistem ini menggunakan metedologi waterfall. Metodologi waterfall adalah sering disebut model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari perancangan, analisis, desain atau perancangan, pengodean atau implementasi, pengujian sistem dan tahap pendukung (support). Berikut adalah langkah-langkah tahapannya: 1. Perencanaan 2. Analisis 3. Perancangan 4. Implementasi 5. Sistem
1.7. Sistematika penulisan Sistematika penulisan dalam Tugas akhir ini disesuaikan dengan urutan pembahasan yang dikelompokan dalam beberapa bab berikut ini. BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, metode penelitian serta sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan mengenai teori dasar yang mendukung penelitian ini. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN Bab ini berisi tentang hasil analisa bagaimana proses bisnis berjalan dan akan dirancang kedalam sebuah sistem informasi yang akan dibuat. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini berisi tentang implementasi dari sistem yang dibuat yaitu apakah sistem yang dibuat dapat dijalankan, sedangkan pengujian adalah memberikan nilai dan evaluasi terhadap sistem apakah telah sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjalankan fungsinya dengan sebagaimana mestinya. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan terhadap pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan memberikan beberapa saran untuk pengembangan aplikasi ini lebih lanjut agar lebih bermanfaat.