BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan Sekolah Stella Maris dimulai dari sebuah panti asuhan yang terletak di Jakarta Pusat dengan nama Panti Asuhan Padang Gembala yang dibangun tahun 1988 oleh Drg. Strela. Setelah mengalami kesulitan dalam mencari tempat untuk membangun sekolah, pada 15 Mei 1995 Sekolah Stella Maris berhasil dibangun terdiri dari Taman Bermain, TK dan Sekolah Dasar di ruko yang berada Sector XIV, BSD, Tangerang. Berpikir untuk masa depan pendidikan, 2 tahun setelah sekolah dibangun tepatnya pada tahun 1997, Sekolah tingkat menengah dibuka ditempat yang sama. Dan di tahun yang sama Sekolah Stella Maris berhasil menjawab kebutuhan pendidikan dalam komunitasnya dengan membangun cabang tingkat TK di Gading Serpong. Bersamaan dengan meningkatnya jumlah siswa dan untuk memberikan pelayanan terbaik untuk mereka, Sekolah Stella Maris membangun gedung baru dan fasilitas yang lebih baik di akhir tahun pelajaran 2001/2002 berletak di Jalan Artha Kencana, Kav. C1, Sektor XII, BSD dikenal sebagai Kampus Sion, Gedung Alfa & Omega. Di tahun yang sama gedung sekolah baru, sebuah tingkat SMP ditambahkan kedalam Program Kurikulum Sekolah Stella Maris Dengan keinginan yang besar untuk Stella Maris ikut berperan meningkatkan mutu pendidikan Indonesia, Stella Maris memiliki ide untuk membuat cabang dengan kurikulum nasional plus dan kurikulum internasional dibeberapa tempat di Indonesia. Tahun 2009 merupakan tahun pertama Stella Maris akhirnya membangun cabang di Pantai Indah Kapuk menggunakan Standart Internasional tingkat Taman Bermain. Tahun 2011 Stella Maris membuka cabang kedua di Jambi dengan tingkatan TK hingga SMP dengan kurikulum nasional plus. Yang diikuti dengan cabang ketiga pada tahun 2013, di Yogyakarta. 48
49 3.2 Visi dan Misi 1. Visi a. Mendorong siswa untuk mengembangkan potensi pribadi secara optimal dalam proses pembelajaran 2. Misi a. Mendorong siswa untuk menerapkan nilai-nilai Kristiani dalam setiap proses pendidikan b. Meningkatkan kreativitas dan profesionalisme guru dalam pelayanan pendidikan c. Menjalin kerjasama dengan OTM untuk menunjang kegiatan siswa d. Menjalin kerjasama dengan alumni untuk meningkatkan mutu sekolah 3.3 Struktur Organisasi Kepala Sekolah Wakil Kepala Bagian perpustakaan Bagian Tata Usaha Guru Bagian Kesiswaan Bagian Kurikulum Guru BK Guru Agama Guru Mata Pelajaran Guru Kesenian Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Sekolah Stella Maris Sumber : SMA Stella Maris.
50 3.4 Uraian Tugas dan Tanggung jawab 1. Kepala Sekolah. a. Kepala Sekolah bertugas dalam menyetujui event-event serta kegiatan-kegiatan dalam sekolah b. Menyetujui permintaan perpustakaan dalam pengadaan buku baru 2. Wakil Kepala Sekolah a. Menggantikan posisi Kepala Sekolah apabila Kepala Sekolah tidak berada ditempat dan harus mengambil keputusan. 3. Bagian Perpustakaan a. Bagian yang mengatur masalah perpustakaan seperti pengembangan koleksi, peminjaman dan pengambalian, serta pengolahan koleksi. 4. Bagian Tata Usaha a. Bagian yang menangani pembayaran uang Sekolah, pendaftaran murid baru, dll. 5. Guru a. Guru-guru yang mengajar didalam sekolah Stella Maris 6. Bagian Kesiswaan a. Bagian yang mengatur masalah event yang diadakan didalam sekolah juga extrakurikuler. b. Memantau ketertiban siswa pada saat belajar, istirahat, waktu pulang dan keluar/pulang sekolah. c. Melakukan koordinasi dalam penanganan kasus siswa dengan wali kelas, BP, atau guru atau personil lainnya yang terkait 7. Bagian Kurikulum a. Bagian yang mengatur jadwal pelajaran untuk siswa 3.5 Proses Bisnis Berjalan Untuk pengadaan buku baru, Pustakawan akan membuat surat permintaan buku-buku baru. Setelah surat permintaan selesai dibuat, Pustakawan akan memberikan surat permintaan tersebut kepada Kepala
51 Sekolah atau Wakilnya untuk menyetujui daftar permintaan tersebut. Apabila telah disetujui, maka Pustakawan akan mengirimkan kepada Supplier. Setelah buku dan DVD baru sampai, Pustakawan akan melakukan pemeriksaan apabila ada buku yang rusak. Bila ada buku yang rusak, Pustakawan akan membuat retur berdasarkan buku yang rusak. Apabila buku baru telah selesai diperiksa, Pustakawan akan melakukan cataloging buku baru lalu memasukan data-data ke dalam excel yang akan dibuat menjadi laporan pada akhir periode. Terakhir Pustakawan akan melalukan shelfing untuk mengelompokan buku dan DVD sesuai rak-nya masing-masing. Bila murid atau guru ingin meminjam, mereka akan didaftarkan untuk dijadikan anggota perpustakaan. Pendaftaraan dilakukan dengan 2 cara, datang sendiri ke perpustakaan atau menyerahkan NIS dan Nama pada lembar yang dibagikan ke seluruh kelas. Kartu anggota selesai dibuat 1 sampai 2 minggu setelah pendaftaran. Setelah memiliki kartu anggota, peminjam(murid atau guru) bisa meminjam dalam perpustakaan. Prosedur peminjaman adalah sebagai berikut : Siswa mencari buku yang ingin dipinjamnya, buku diserahkan pada pustakawan yang akan menulis Kode Buku dan judulnya serta tanggal pengembaliannya serta menulis ID dan Nama Siswa atau Guru yang meminjam. Setiap peminjam diberikan batas 3 buku pada setiap peminjaman. Bila peminjam tidak mengembalikan buku pada waktu yang ditentukan akan dikenai sanksi sebesar Rp. 500,-/hari. Peminjam diberikan kewajiban untuk membayar denda sebesar harga buku apabila peminjam menghilangkan atau merusak buku perpustakaan. Untuk peminjaman DVD, hanya diperbolehkan maksimal 1 DVD pada setiap peminjaman. Lama Peminjaman buku adalah 1 minggu sedangkan DVD 2 hari. Setiap peminjaman dan sanksi akan ditulis ke dalam Ms. Excel yang akan dicetak sebagai laporan peminjaman dan sanksi yang akan diberikan kepada Kepala Sekolah.
52 3.6 Activity Diagram Gambar 3.2 : Activity Diagram Proses Akuisisi Bisnis Berjalan Perpustakaan Stella Maris
53 Gambar 3.3 : Activity Diagram Proses Sirkulasi Bisnis Berjalan Perpustakaan Stella Maris
54 3.7 Masalah Selama ini masalah yang timbul dalam proses transaksi Perpustakaan Stella Maris yaitu proses pendaftaran peminjam dan pemberian informasi buku atau DVD baru dalam Perpustakaan serta pencarian buku. Masalah yang timbul diantaranya : 1. Kurangnya fasilitas dalam pemberian informasi mengenai buku sehingga orang tua tidak dapat ikut mengambil bagian dalam merekomendasikan buku yang baik untuk anaknya. 2. Pendaftaran peminjam dan buku baru yang tidak efektif karena masih bersifat manual sehingga pelayanan di dalam perpustakaan menjadi lambat. 3. Pencarian buku masih bersifat ditempat sehingga peminjam sulit dalam mencari buku dan tidak ada peminjaman buku secara online sehingga peminjam sulit dalam meminjam suatu buku atau DVD. 3.8 Usulan Penyelesaian Masalah Beberapa solusi dan pemecahan masalah yang terkait dengan masalah yang dihadapi oleh Perpustakaan Stella Maris yang diantaranya: 1. Membuat sebuah fasilitas yang dapat membantu peminjam yang ingin melihat-lihat koleksi buku atau DVD dengan menggunakan media web. 2. Merancang sebuah sistem baru yang dapat membantu pustakawan dalam masalah memasukan data baru, seperti data peminjaman dan pengembalian. 3. Membuat sebuah fasilitas dimana murid, guru atau staff yang ingin meminjam buku atau DVD bisa melakukan booking.