BAB II PROFIL ORGANISASI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Tehnik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan berokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Banda aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarka surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi. Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akutansi dan 8
9 Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003.tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada. Pada saat menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara : menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global. Misi Fakultas Ekonomi : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
10 c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN. d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya. e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional. B. Tujuan Fakultas Ekonomi Tujuan Fakultas Ekonomi adalah : a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitianpenelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkemb angan/ perubahan.
11 C. Struktur Organisasi Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada nya dengan baik dan tanggungjawab. Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Suametera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini
12 STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI DEKAN Senat Akademik Komisi- Komisi Pusat Kajian/ Pengembangan Unit Pelaksana Teknis I Bag Pendidikan PEMBANTU DEKAN II Bag Tata Usaha III Bag Kemahasiswaan Tata Usaha Subbag Pendidikan Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Keuangan dan Kepegawaian Subbag Kemahasiswaan dan Alumni Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan Dosen Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan Dosen Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi Dosen Ekonomi Pembangunan S1 Reguler Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension Sumber: Fakultas Ekonomi Sumatera Utara (2013) Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi L A B O R A T O R I U M
13 Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Dekan : Prof.Dr. Azhar Maksum,M,Ec,Ac Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si PROGRAM S1 Ekonomi Pembangunan Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si Manajemen Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
14 Akuntansi Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Dja far, MM, Ak Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak PROGRAM DIPLOMA Keuangan Ketua : - Sekretaris : Syafrizal helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak Kesekretariatan Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
15 D. Job Description Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46). Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi : 1. Dekan Tugas umum dari Dekan adalah : a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat. b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi d an administrasi fakultas. c. Bertanggung jawab kepada rektor. d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji. f. Mendisposisi surat-surat masuk g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
16 2. Sekretaris Dekan Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah ini : Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekertaris Dekan Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan Yunita Memasukkan surat masuk untuk 5 surat per 5 menit - Indriani, Dekan FE-USU ke buku agenda hari SE Membuat/ menulis nomor surat 10 nomor per 10 - keluar hari menit Menjadwal kegiatan Dekan 2 kali per hari 2 menit Sesuai dengan kegiatan Menstempel surat dan membuat 20 berkas per 30 - tanggal surat keluar hari menit Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan 5 Tugas per hari 5 menit - Mengantarkan surat masuk ke 5 surat per 30 - bagian lain yang sudah diproses hari menit Sumber : Sekertaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)
17 3. Pembantu Dekan a. Pembantu Dekan I Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. b. Pembantu Dekan II Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan. c. Pembantu Dekan III Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama 4. Kasub. Kemahasiswaan Tugasnya : 1. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar. 2. Memaraf surat permohonan mahasiswa. 3. Mengkonsep/ membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).
18 5. Staf/ Pegawai Tugasnya : 1..Mengetik surat permohonan beasiswa. 2. Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa. 3. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM dan sebagainya. 4. Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir. 6. Bagian Tata Usaha a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan. e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
19 f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat. g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas. k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas. 7. Sub Bagian Akademik a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik. d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
20 f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas. h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. E. Kinerja Terkini Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
21 adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud, dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Secara umum kegiatan yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan tehadap civitas akademik agar dapat menghasilakn Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik Untuk mencapai hasil kerja yang maksimal diperlukan pengetahuan dan keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas sehingga menghasilkan kinerja yang optimal. Kinerja adalah jawaban dari berhasil/tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Mangkunegara (2000:67) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Oleh sebab itu, kinerja pegawai akan sangat berpengaruh terhadap kinerja
22 organisasi. Menurut Simamora (2006:71) Penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu pegawai Kinerja yang optimal dapat dicapai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi, apabila fasilitas kerja yang dibutuhkan oleh pegawai tersedia dengan lengkap dapat dan pegawai dapat memanfaatkan fasilitas kerja yang tersedia secara efektif dan efisien. F. Rancana Kegiatan Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Medan antara lain adalah sebagai berikut : 1. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 2012/2013 2. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2012/2013 3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) 4. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa
23 Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan. 2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik. 3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram. 4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca. 5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru. 6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya. 7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya. 8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen. 9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
24 10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri. 11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima 12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.