TUGAS AKHIR. Diajukan Oleh

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DIPLOMA III KEUANGAN SISTEM PEMBIMBINGAN AKADEMIK PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI USU TUGAS AKHIR Diajukan Oleh ELSA DUTIVA GINTING Diploma III Keuangan Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi 2013

2 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DIPLOMA III KEUANGAN LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR NAMA : ELSA DUTIVA GINTING NIM : PROGRAM STUDI : DIII KEUANGAN JUDUL : SISTEM PEMBIMBINGAN AKADEMIK PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Tanggal: Januari 2013 Dosen Pembimbing (Liasta Ginting, SE, M.Si) NIP Tanggal: Januari 2013 Ketua Program Studi Diploma III Keuangan (Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak) NIP Tanggal: Januari 2013 Plt. Dekan (Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak) NIP

3 KATA PENGANTAR Puji dan syukur pertama sekali penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa karena hanya dengan kasih karunianya saja penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi. Penulis menyadari bahwa dalam pengerjaan Tugas Akhir ini penulis tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih untuk pihak-pihak di bawah ini: 1. Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak, selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi 2. Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi 3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi 4. Bapak Liasta Ginting, SE, M.Si, selaku dosen pembimbing penulis yang sudah mengarahkan dalam menyelesaikan tugas akhir ini 5. Bapak Sambas Ade Kesuma, SE, MSi, Ak, selaku Penasehat Akademik penulis 6. Perpustakaan FE USU, Sub Bagian Administrasi FE USU, dan seluruh dosen Fakultas Ekonomi 7. Secara khusus kepada orangtua yang tercinta yang telah memberikan doa dan dukungan pada penulis selama menjalankan pendidikan sampai penyelesaian tugas akhir ini. 8. Kepada keluarga terkasih, Bang Alex, Kak Lora, Bibi tua, Mama uda, Mami uda, dan seluruh keluarga besar penulis 9. Sahabat-sahabat terkasih, Enda, Ike, Kak Lita, yang selalu memberikan nasihat dan motivasi buat penulis 10. Tidak lupa kepada rekan-rekan mahasiswa FE USU khususnya Indry, Rizky, Vina, Yudi, Arifin, Sukri, Novianti dan teman-teman lainnya yang i

4 tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu penulis selama masa perkuliahan sampai dengan penulisan tugas akhir ini. Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam tugas akhir ini. Oleh karena itu, penulis menerima dengan hati terbuka setiap saran dan kritik yang membangun agar tugas akhir ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata, semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi berbagai pihak, khususnya bagi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. Medan, Januari 2013 Penulis Elsa Dutiva Ginting ii

5 DAFTAR ISI Hal KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iii DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4 D. Metode dan Teknik Pengumpulan Data... 5 E. Sistematika Penelitian... 6 BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA... 9 A. Profil Fakultas Ekonomi USU Sejarah Singkat Struktur Organisasi dan Personalia FE USU Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian FE USU Job Description Jaringan Usaha/Kegiatan Kinerja Usaha Terkini Rencana Kegiatan B. Profil Program Studi Diploma III Keuangan iii

6 1. Sejarah Singkat Visi-Misi Program Studi D III Keuangan Struktur Organisasi BAB III PEMBAHASAN A. Sistem Pembimbingan Akademik Program Studi D III Keuangan FE USU B. Mekanisme Pelaksanaan Sistem Pembimbingan Akademik pada Program Studi D III Keuangan FE USU C. Peran, Fungsi, dan Kewajiban Penasehat Akademik D. Kendala-Kendala dalam Pelaksanaan Pembimbingan Akademik E. Upaya dalam mengatasi Kendala Pelaksanaan Sistem PembimbinganAkademik BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran iv

7 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 : Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir Tahun Tabel 2.1 : Rata-Rata IPK dan Lama Studi Tahun 2010/ Hal Tabel 2.2 : Pengelola Akademik Program Studi...27 Tabel 3.1 : Mata Kuliah D III Semua Program Studi Tabel 3.2 : Mata Kuliah Wajib Program D III Keuangan...30 v

8 DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1 : Struktur Organisasi FE USU Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian FE USU Gambar 2.3 : Struktur Organisasi Internal Program Studi D III Keuangan vi

9 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada setiap perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta, untuk mencapai tujuannya diperlukan adanya sistem yang baik. Tujuan pendidikan tinggi secara umum adalah penemuan dan pengembangan sain, teknologi, dan seni demi kesejahteraan manusia. Dalam rangka mengimplementasikan tujuan tersebut dalam proses transformasi pembelajaran banyak kendala yang dihadapi. Salah satu dampaknya adalah sukses dan tidak suksesnya seorang mahasiswa menyelesaikan studinya. Ketuntasan penyelesaian studi mahasiswa merupakan salah satu tujuan utama yang harus diprioritaskan oleh mahasiswa itu sendiri dan juga oleh lembaga pendidikan tersebut. Sistem pembimbingan akademik merupakan salah satu faktor yang memengaruhi kelancaran penyelesaian studi mahasiswa. Sistem pembimbingan akademik merupakan tahapan-tahapan dalam proses pemberian bantuan yang dilakukan oleh dosen pembimbing akademik kepada mahasiswa bimbingannya dalam usaha membantu mahasiwa dalam menghadapi dan memecahkan masalahmasalah akademik guna menyelesaikan perkuliahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sistem ini sangat penting karena mengandung tahapan-tahapan untuk mendukung kegiatan perkuliahan mahasiswa dan membantu menyelesaikan permasalahan mahasiswa dalam bidang akademik. Pengertian sistem menurut beberapa pakar antara lain adalah sebagai berikut: Menurut Amsyah (2000: 4), sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan atau organisasi. Menurut Jogiyanto (2005: 1

10 1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengertian bimbingan menurut beberapa pakar antara lain adalah sebagai berikut: Menurut Smith (1959), bimbingan adalah sebagai proses layanan yang diberikan kepada individu-individu guna membantu mereka memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam membuat pilihan-pilihan, rencana-rencana, dan interpretasi-interpretasi yang diperlukan untuk menyesuaikan diri dengan baik. Menurut Lefever (1959), bimbingan adalah bagian dari proses pendidikan yang teratur dan sistematik guna membantu pertumbuhan anak muda atas kekuatan dalam menentukan dan mengarahkan hidupnya sendiri, yang pada akhirnya ia dapat memperoleh pengalaman-pengalaman yang dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi masyarakat. Berdasarkan pasal 27 Peraturan Pemerintah No29/90 dalam Depdikbud (1994), bimbingan merupakan bantuan yang diberikan kepada peserta didik dalam rangka upaya menemukan pribadi, mengenal lingkungan, dan merencanakan masa depan. Dengan membandingkan pengertian yang telah dikemukakan, maka dapat disimpulkan bahwa bimbingan adalah proses pemberian bantuan kepada seseorang atau sekelompok orang secara terus-menerus dan sistematis oleh dosen pembimbing agar individu atau sekelompok individu menjadi pribadi yang mandiri. 2

11 Pengertian akademik menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah hal mengenai (berhubungan dengan) akademi: soal-soal; bersifat ilmiah; bersifat ilmu pengetahuan; bersifat teori. Dosen merupakan salah satu unsur (faktor) dinamik dari tercapainya pelaksanaan sistem pembimbingan akademik yang baik. Dosen secara tidak langsung memiliki kewajiban untuk mengantarkan kesuksesan studi mahasiswa. Untuk itu secara terorganisir oleh lembaga, dosen dibutuhkan (diwajibkan) untuk memberikan bimbingan pada mahasiswa. Dalam kaitan dengan itulah dosen sangat dibutuhkan berperan sebagai dosen pembimbing akademik (PA) dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik yang baik. Sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU ( : 54), kewajiban dan hak mahasiswa dalam kegiatan bimbingan antara lain: 1. Kewajiban mahasiswa: a. Memenuhi persyaratan administrasi. b. Mengambil KHS dan KRS. c. Menyusun rencana studi berdasarkan indeks prestasi, minat, dan disesuaikan dengan jadwal kuliah yang diterbitkan oleh fakultas. d. Menemuni PA sesuai dengan jadwal yang ditentukan oleh PA masingmasing untuk diperiksa dan disetujui KRS nya. e. Mengembalikan lembar KRS kepada petugas yang ditunjuk, PA, KPA, Sub Bagian Akademik, Biro Administrasi Akademik. 2. Hak mahasiswa adalah mendapat bimbingan yang dapat berupa konsultasi masalah akademik maupun non-akademik. 3

12 Dengan landasan pemikiran diatas, maka penulis memilih judul Sistem Pembimbingan Akademik Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU. B. Permasalahan Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Adapun permasalahan yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan adalah : 1. Bagaimana Pelaksanaan Sistem Pembimbingan Akademik pada Program Diploma III Keuangan FE USU. 2. Bagaimana Mekanisme Pelaksanaan Sistem Pembimbingan Akademik pada Program Studi Diploma III Keuangan FE USU. C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem pembimbingan akademik pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU. Manfaat penelitian antara lain: 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU 4

13 Hasil tugas akhir ini akan dijadikan sebagai bahan masukan dan penelitian yang dapat mendukung kelancaran dalam sistem pembimbingan akademik Fakultas Ekonomi USU. 2. Pihak yang berkepentingan Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap yang membaca tugas akhir ini. 3. Bagi penulis Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori penelitian yang diterima penulis selama perkuliahan. D. Metode dan Teknik Pengumpulan Data Adapun metode dan teknik penelitian yang terdapat dalam tugas akhir ini terbagi atas: 1. Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis melakukan metode analisis deskriptif, yaitu pemecahan masalah yang ada sekarang, data-data yang dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan kemudian dianalisis ke dalam tugas akhir. 2. Teknik Pengumpulan Data a. Observasi langsung Penulis melakukan pengamatan langsung dilapangan untuk mengetahui permasalahan yang ada, dimana penulis melakukan peninjauan langsung di program studi diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi. 5

14 b. Interview atau wawancara Penulis melakukan Tanya jawab langsung kepada staf dan karyawan pada program studi diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi. c. Studi Kepustakaan Penulis melakukan studi kepustakaan guna membandingkan permasalahan dengan teori yang ada. Adapun dalam studi kepustakaan ini, penulis mengumpulkan beberapa resume yang di ambil dari bukubuku yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. E. Sistematika Penelitian 1. Jadwal penelitian Jadwal penelitian ini terdiri dari berbagai kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/pengumpulan data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data, dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini : 6

15 Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir Tahun 2012 No 1. Persiapan Kegiatan Minggu Ke I II III 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan 2. Laporan Penelitian Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat(4) bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi, dan sistematika penulisan. 7

16 BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi, dan job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi USU dan Program Studi Diploma Keuangan Fakultas Ekonomi USU. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pelaksanaan dan mekanisme sistem pembimbingan akademik pada Program Studi D III Keuangan FE USU. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi FE USU di masa yang akan datang. 8

17 BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA A. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU 1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1950 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Kemudian membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan dalam lingkungan USU tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi menjadi 9

18 pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Meret Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep 1987 dan S.K. Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi atas pangolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program D III,serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yangbaik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penentapan sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. a. Visi Fakultas Ekonomi USU Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. 10

19 b. Misi Fakultas Ekonomi USU Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain: 1) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen. 3) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN. 4) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya. 5) Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional. 2. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi USU Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batasbatas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapakan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan. 11

20 Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterpkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,malalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini. Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pembimbing Fakultas Ketua dan Sekretaris Departement Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departement Ketua program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/ Bengkel Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi, Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU 12

21 a. Pimpinan Universitas Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc (CTM). Sp.A (K) Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Pembantu Rektor V : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng : Drs. H. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, M.LI : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac b. Pimpinan Fakultas Ekonomi Plt. Dekan Pudek I Pudek II Pudek III : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak : Ami Dilham, SE, M.Si c. Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Sekretaris Anggota : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec : Drs. M. Lian Dalimunthe, M, Ec Fahmi Natgor Nasution, SE, M. Acc Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Drs. Ami Dilham, M.si Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS 13

22 Prof. Dr. Rismayani, MS Prof. Dr. Ramli, MS Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M.Ec Prof. Dr. Lic. rer. reg Sirojuzilam, SE Prof. erlina, SE, M.Si, Ph.D Dr. Isfenti Sadalia, ME Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE,M.Soc.Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si Dr. Murni Daulay, M.Si d. Bagian Tata Usaha Kep. Bag. Tata Usaha Kasub. Keuangan Kasub. Perlengkapan Kasub. Pendidikan Kasub. Kemahasiswaan Kasub. Kepegawaian : Ridwan Saleh, SH, CN : Eka Juliani, SE : Ahmad Faizul, SE : Fepty Aniar, SE : Zailana, S.Sos : Maslan, SE e. Departemen 1) Ekonomi Pembangunan Ketua Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si 2) Manajemen Ketua Sekretaris : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME : Dra. Marhayanie, M.Si 14

23 3) Akuntansi Ketua Sekretaris : Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak f. Program Studi 1) Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan Ketua Sekretaris : Wahyu ario Pratomo, SE, M.Ec : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si 2) Program Studi S1 Manajemen Ketua Sekretaris : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si : Dr. Marhayanie, M.Si 3) Program Studi S1 Akuntansi Ketua Sekretaris : Dr. Syarifuddin Ginting SE, Ak, MAFIS, CPA : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak 4) Program Studi D III Keuangan Plt. Ketua Sekretaris : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak : Syafrizal Helmi, SE, M.Si 5) Program Studi D III Akuntansi Ketua Sekretaris : Drs. Rustam, M.Si, Ak : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak 6) Program Studi D III Kesekretariatan Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM 15

24 3. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU ini terdiri dari Kasubag Kepegawaian yang dijabat oleh Bapak Maslan, SE dan pegawainya yang terdiri dari Rafii, SE, Dianti Putri, Djumono dan Zainul Arifin. Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat pada Gambar 2.2 berikut ini. Plt. Dekan Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pudek I Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak Pudek II Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pudek III Ami Dilham, SE, M Si Kepala Bagian Tata Usaha Ridwan Saleh, SH, CN Kasubag Pendidikan Fepty Aniar, SE Kasubag Kepegawaia n Maslan, SE Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasubag Kemahasiswaa n Zailiana, S.Sos Kasubag Keuangan Eka Yuliana, SE Anggota OK Rafii, SE Anggota Dianti Putri Anggota Djumono Anggota Zainul Arifin Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi, 2012 Gambar 2.2. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU 16

25 4. Job Description Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari: a. Dekan 1) Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian. 2) Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian. 3) Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi denagn dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian. b. Bagian Tata Usaha 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. 2) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. 3) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. 4) Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan. 17

26 5) Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. 6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. 7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas. 11) Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas. c. Bagian Akademik 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) SuB Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. 2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. 3) Melakukan administrasi akademik. 4) Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik. 5) Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6) Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas. 18

27 7) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas. 8) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. d. Bagian Umum dan Keuangan 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2) Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. 3) Melakukan urusan persuratan dan kersiapan di lingkungan fakultas. 4) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. 5) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan. 6) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan. 7) Melakukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. 8) Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan. 9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. 10) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan bagian. 19

28 e. Bagian Kepegawaian 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian. 2) Menyususn konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3) Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4) Melaksanakan urusan mutasi pegawai. 5) Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. 6) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti. 7) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8) Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9) Memproses pelanggaran disiplin pegawai. 10) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. f. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni 1) Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3) Melakukan administrasi kemahasiswaan. 4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 20

29 5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. 6) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas. 7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa. 8) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. 9) Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10) Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. 11) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan. g. Bagian Perlengkapan 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. 3) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan. 4) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. 5) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. 6) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 21

30 5. Jaringan Usaha/Kegiatan Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi merupakan sebah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Pada Fakultas Ekonomi juga terdapat beberapa jaringan usaha, diantaranya adalah Kantin Fakultas Ekonomi USU, Cafe Baga, Fotokopi Ekonomi USU. Jaringan usaha ini merupakan kerjasama fakultas dengan mahasiswa, ada juga dengan orang pribadi yang menyewa tempat di Fakultas Ekonomi USU. 22

31 6. Kinerja Usaha Terkini Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarkat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah mengerjakan perkerjaan secara rutin dan benar. Kinerja usaha terkini Fakultas Ekonomi juga dapat dilihat melalui peningkatan Indeks Prestasi Kumulatif mahasiswa dan percepatan kelulusan studi mahasiswanya yang tercantum pada tabel di bawah ini : 23

32 Tabel 2.1 Rata-Rata IPK dan Lama Studi Tahun 2010/ Rata-rata Rata-rata Rata-rata Rata-rata IPK Lama Studi IPK Lama Studi Diploma Tiga (D-3) 1 Keuangan Thn 10 Bln Thn 8 Bln 2 Akuntansi Thn 10 Bln Thn 7 Bln 3 Kesekretariatan Thn 10 Bln Thn 7 Bln Strata-1 Reguler 4 Ekonomi Thn 8 Bln Thn 10 Bln Pembangunan 5 Manajemen Thn 0 Bln Thn 11Bln 6 Akuntansi Thn 9 Bln Thn 9 Bln (Sumber: Bagian Akademik FE USU, 2012) 7. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil. c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa. 24

33 B. PROFIL PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN 1. Sejarah Singkat Program Diploma III Fakultas Ekonomi USU semula bernama Pendidikan Ahli Admininstrasi Perusahaan USU disingkat dengan PAAP- USU. Pendidikan Ahli Administarsi Perusahaan (PAAP-USU) berdiri didasarkan atas SK. Mendikbud R.I No. 042/U/1975 tanggal 13 Maret 1975 yaitu sebagai tindak lanjut dari Phasing Out AAN Negeri Medan. Secara organisasi PAAP-USU berada dibawah Rektor USU tetapi dicangkokkan pada Fakultas Ekonomi USU dengan susunan organisasi sebagai berikut : a. Pembina : Rektor USU b. Direktur : Dekan Fakultas Ekonomi USU atau yang ditunjuk Dekan c. Sekretaris : Ditunjuk oleh Dekan d. Bagian Administrasi : Ditunjuk oleh Dekan Mahasiswa pertama dari PAAP-USU berasal dari mahasiswa Akademik Administrasi Niaga Negara Medan yang belum menyelesaikan studinya sampai saat phasing out, ditambah dengan mahasiswa baru yang diterima pada tahun Akademik Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK. Dirjen Dikti No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU atas pengelolaan PAAP USU. Semenjak serah terima tersebut maka nama PAAP USU berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi USU. 25

34 2. Visi dan Misi Program Studi D III Keuangan V i s i Finance For Industry M i s i a. Sebagai program studi yang mandiri, mampu memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas tinggi dan berkarakter. b. Mampu mengantisipasi perkembangan Kebutuhan keuangan pada dunia bisnis c. Menghasilkan tenaga ahli madya yang terampil di bidang keuangan T u j u a n a. Untuk Mengisi kebutuhan tenaga ahli madya dan terampil sesuai dengan kebutuhan masyarakat b. Memahami peranan dan fungsi keuangan sebagai aspek penting dalam kehidupan suatu perusahaan c. Memahami arti dan manfaat serta teknis analisa laporan keuangan serta kesimpulan yang dapat ditarik dari analisa tersebut. 3. Struktur Organisasi Berdasarkan SK. Dekan No. 342/JO5.1.12/SK/KP/2002 maka, Pengelolaan Program Diploma III mengalami perubahan yaitu : Ketua Pengelola serta Sekretaris Pengelola D-III Keuangan sebagai berikut : 26

35 Organisasi Program Diploma III berada pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi USU dan Pengelola Akademik Program Studi adalah Ketua Departemen yang ada pada Fakultas Ekonomi USU yang relevan, yaitu sebagai berikut : Tabel 2.2 Pengelola Akademik Program Studi NO. Program Studi Diploma III Pengelola 1. D-III Keuangan Ketua Departemen Studi Manajemen 2. D-III Kesekretariatan Ketua Departemen Studi Manajemen 1. D-III Akuntansi Ketua Departemen Studi Akuntansi Ketua Program Studi Lab Manajemen Keuangan Ketatausahaan Lab. D III Keuangan Kelompok Dosen Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi, 2012 Gambar 2.3. Struktur Organisasi Internal Program Studi D III Keuangan 27

36 BAB III PEMBAHASAN A. Sistem Pembimbingan Akademik Program Diploma III Keuangan FE USU Pembimbingan akademik pada Program Diploma III Keuangan FE USU dilaksanakan diluar jadwal Proses Belajar Mengajar (PBM). Tujuan pembimbingan ini adalah memberikan arahan dan bimbingan studi kepada mahasiswa dalam menentukan matakuliah yang diambil setiap semester dalam rangka menyusun KRS, mendiskusi hasil studi mahasiswa dan masalah akademis lainnya. Dalam pelaksanaannya, di akhir semester dosen PA menyusun jadwal sesuai kalender akademik fakultas. Proses pembimbingan ini dilakukan melalui pertemuan-pertemuan yang dirancang secara rutin berdasarkan kesepakatan antara mahasiswa dan dosen Pembimbing Akademik (PA). Untuk mendapatkan gelar AMd (Ahli Madya) setiap mahasiswa Program D III harus luulus sebanyak 110 SKS, yakni MKU 9 SKS, MKF sebanyak 45 SKS, dan MK program studi 64 SKS. Adapun beban studi yang masuk dalam kelompok MKU dan MKF yang harus diambil oleh semua mahasiswa D III sebanyak 54 sks ialah seperti yang disajikan dalam Tabel 1.1 berikut: Tabel 3.1 Mata Kuliah D III Semua Program Studi No Mata Kuliah Universitas (MKU) SKS 1. Pendidikan Agama 2 2. Bahasa Indonesia 2 28

37 3. Pendidikan Kewarganegaraan 2 4. Bahasa Inggris 3 Jumlah SKS Mata Kuliah Universitas 9 Mata Kuliah Fakultas (MKF) 5. Pengantar Ekonomi Mikro 3 6. Pengantar Ekonomi Makro 3 7. Pengantar Manajemen 3 8. Pengantar Akuntansi I 2 9. Pengantar Akuntansi II Pengantar Bisnis Metode Penelitian Manajemen Pemasaran Keterampilan Dasar Komputer Bahasa Inggris II Hukum Bisnis Matematika Ekonomi Komunikasi Bisnis Statistik Ekonomi dan Bisnis Pengantar Perpajakan Manajemen Keuangan 3 Jumlah SKS Mata Kuliah Fakultas 45 (Buku Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007: 28) Sebagaimana disebutkan di atas, mahasiswa D III harus lulus 110 SKS yang terdiri dari MKU, MKF, dan MK Program Studi. Untuk mahasiswa D III Program Studi Keuangan deiwajibkan mengambil sebanyak 64 SKS yang terdiri dari mata kuliah program studi sebanyak 21 mata kuliah atau 58 SKS, 29

38 mengikuti program magang 4 SKS dan menulis Laporan Akhir 2 SKS yang isinya merupakan laporan pengalaman selama mengikuti magang. Mata kuliah program studi yang harus diikuti oleh mahasiswa D III Keuangan sebanyak 64 SKS ialah seperti yang disajikan dalam Tabel 1.2 berikut: Tabel 3.2 Mata Kuliah Wajib Program D III Keuangan No Mata Kuliah Program Studi SKS 1. Ekonomi Mikro 2 2. Ekonomi Makro 2 3. Penganggaran Perusahaan 2 4. Bank dan Lembaga Keuangan Bukan Bank 3 5. Studi kelayakan Proyek 3 6. Keuangan Negara 3 7. Manajemen Sumber Daya Manusia 3 8. Pasar Keuangan 2 9. Administrasi Perpajakan Manajemen Keuangan Lanjutan Pengantar Ekonomi Pembangunan Analisis laporan Keuangan Komputasi Statistik Administrasi Pembangunan Manajemen Keuangan Daerah 3 30

39 16. Ekonomi Internasional Pasar Modal Komputerisasi Manajemen Keuangan Pemasaran Jasa Analisis Kredit Manajemen Dana Perbankan Magang Laporan Tugas Akhir 2 Total SKS Mata Kuliah D III Keuangan 64 (Buku Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007: 29) Sesuai dengan Buku Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi USU (2007: 43), adapun bagi mahasiswa D III beban studi yang harus diambil pada setiap semester adalah SKS tanpa memperhitungkan IP semester. Mata Kuliah yang dapat diambil ialah mata kuliah yang ditawarkan dalam semester berjalan dan atau semester sebelumnya yang ditawarkan dalam semester berjalan. Sukardi (2008: 42-43) mengemukakan bahwa ditinjau dari segi sifatnya, pembimbingan memiliki fungsi: 1. Pencegahan (Preventive) Pembimbingan sebagai fungsi pencegahan artinya merupakan usaha pencegahan terhadap timbulnya masalah. Dalam fungsi pencegahan ini pembimbingan yang diberikan berupa bantuan bagi mahasiswa agar terhindar dari berbagai masalah yang dapat menghambat proses perkuliahannya. 31

40 2. Pemahaman Fungsi pemahaman yaitu fungsi pembimbingan yang akan menghasilkan sesuatu oleh pihak-pihak tertentu sesuai dengan keperluan pengembangan. 3. Perbaikan Fungsi perbaikan akan menghasilkan terpecahkannya atau teratasinya berbagai permasalahan yang dihadapi mahasiswa. 4. Pemeliharaan dan Pengembangan Fungsi ini berarti bahwa pembimbingan yang diberikan dapat membantu mahasiswa dalam memelihara dan mengembangkan keseluruhan pribadinya secara mantap, terarah, dan berkelanjutan. B. Mekanisme Pelaksanaan Sistem Pembimbingan Akademik pada Program Studi D III Keuangan FE USU Menurut buku panduan Fakultas Ekonomi USU (2007) ada beberapa mekanisme pelaksanaan sistem pembimbingan akademik pada program studi D III Keuangan FE USU, diantaranya adalah: 1. Awal masa studi Mahasiswa a. Penugasan Dosen pembimbing akademik oleh Dekan. b. Mengikuti kegiatan persiapan dan pembekalan dosen pembimbing akademik. c. Mengembangkan rancangan program pembimbingan akademik selama masa studi mahasiswa. d. Berpartisipasi aktif dalam acara orientasi mahasiswa baru. e. Melakukan koordinasi dengan Direktorat Akademik dan Direktorat TIK untuk mendapatkan basis data mahasiswa. 32

41 3. Selama Masa Studi Mahasiswa a. Melakukan pertemuan secara berkala guna memonitor perkembangan dan kemajuan belajar mahasiswa. b. Membimbing, mengarahkan, mempertimbangkan, dan menyetujui rencana studi mahasiswa sesuai dengan pedoman akademik FE USU. c. Mengidentifikasi mahasiswa yang diperkirakan bermasalah, kemudian melakukan penanganan khusus sesuai kemampuan dosen pembimbing akademik. d. Melaporkan secara berkala tentang perkembangan dan kemajuan belajar mahasiswa kepada Ketua Jurusan/Program Studi. 4. Akhir Studi Mahasiswa a. Melaporkan hasil akhir kegiatan pembimbingan akademik kepada Ketua Jurusan/Program Studi b. Mengkoordinasikan kegiatan pembekalan persiapan karir. c. Menjalin komunikasi secara berkelanjutan untuk mengetahui perkembangan karier alumni. C. Peran, Fungsi, dan Kewajiban Penasehat Akademik Peran: Dalam melaksanakan bimbingan akademik pada dasarnya PA berperan sebagai fasilitator, perencana, motivator, dan evaluator. 33

42 Fungsi: 1. Sebagai fasilitator membantu mahasiswa dalam mengenali dan mengidentifikasi minat, bakat, dan kemampuan akademik mahasiswa. 2. Sebagai perencana membantu merumuskan rencana studi mahasiswa dalam menyusun mata kuliah yang akan diambil per semester, yang dianggap sesuai dengan minat, bakat, serta kemampuan akademik agar mahasiswa dapat memanfaatkan masa studi dengan efektif dan efisien. 3. Sebagai motivator memberikan motivasi kepada mahasiswa yang mempunyai keterbatasan maupun kendala akademik atau hasil studi dan indeks prestasi semesternya relatif rendah, sehingga dapat ditemukan jalan keluar serta pemecahannya dengan baik. 4. Sebagai evaluator mengidentifikasi masalah-masalah akademik atau non akademik mahasiswa yang prestasinya kurang. Kewajiban: 1. Menerima dari Koordinator Penasehat Akademik: a. Daftar nama mahasiswa bimbingan sebanyak-banyaknya 12 (dua belas) orang untuk setiap Penasehat Akademik (PA). b. Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa bimbingan yang terbaru. c. Informasi terakhir mengenai program studi, departemen/fakultas dan universitas. d. Kartu bimbingan akademik. 2. Mempelajari jadwal kuliah yang ditawarkan dalam semester yang berjalan untuk acuan KRS mahasiswa bimbingan. 34

43 3. Menentukan jadwal bimbingan dan wajib hadir selama pengisian KRS sesuai dengan jadwal yang ditentukan. 4. Menerima mahasiswa bimbingan untuk membicarakan hasil studi semester yang baru berakhir. 5. Mengidentifikasi masalah-masalah akademik dan non-akademik mahasiswa bimbingan sehingga didapatkan jalan keluar terbaik. 6. Membantu merumuskan rencana studi mahasiswa bimbingan per semester sesuai dengan hasil studi dan indeks prestasi yang dicapai dalam semester sebelumnya. 7. Menandatangani Kartu Rencana Studi (KRS)/Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) mahasiswa bimbingan. 8. Menyimpan arsip KRS/KPRS mahasiswa bimbingan yang telah ditandatangani oleh PA dan Ketua Program Studi. 9. Memonitor perkembanga mahasiswa bimbingan pada semester tersebut dengan cara mengadakan pertemuan sekurang-kurangnya enam kali setiap mahasiswa per semester. a. Menjelang ujian tengah semester dan ujian semester mahasiswa bimbingan. b. Memonitor ujian tengah semester dan ujian semester mahasiswa bimbingan. Bilamana dianggap perlu PA dapat berkonsultasi dengan dosen dari mahasiswa bimbingan yang mempunyai masalah dalam studinya pada semester yang bersangkutan. c. Memonitor kembali hasil ujian yang baru diikuti oleh mahasiswa bimbingan. 35

44 10. Melaporkan perkembangan studi mahasiswa bimbingan kepada Ketua Program Studi atau KPA, apabila ada masalah akademik dan atau nonakademik. 11. Mempertimbangkan PKA bagi mahasiswa bimbingan apabila dianggap perlu. 12. Pada akhir setiap semester melaporkan hasil seluruh mahasiswa bimbingannya kepada KPA. Masa tugas Penasehat Akademik untuk seorang mahasiswa adalah sama dengan masa studi mahasiswa yang dibimbing tersebut. Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggantian penasehat akademik antara lain: 1. Dalam hal yang sangat khusus, Dekan atas usul Ketua Departemen dapat memindahkan mahasiswa bimbingan dari seorang PA kepada PA yang lain. 2. Dengan pertimbangan dan penilaian khusus, atas rekomendasi KPA, Dekan melalui Ketua Departemen dapat mengganti PA. 3. Dalam pengisisan KRS apabila PA tidak berada di tempat karena sakit atau hal lain, Fakultas/Ketua Departemen mengambil alih tugas PA. Dalam pelaksanaan tugas sebagai Dosen Penasehat Akademik, dosen PA berkoordinasi dengan Koordinator Penasehat Akademik. Tugas koordinator penasehat akademik adalah: 1. Membagi KHS dan berkas bimbingan sebelum bimbingan kepada para PA. 36

45 2. Mempelajari KRS dan KHS untuk mengamati adanya hal-hal yang perlu mendapat perhatian departemen, Program Studi PA, dan mahasiswa misalnya: 3. Berkonsultasi dengan pimpinan Departemen/Program Studi untuk mengetahui adanya hal-hal khusus yang perlu diperhatikan oleh PA dan mahasiswa, anatara lain informasi baru mengenai kebijaksanaankebijaksanaan tertentu yang perlu digarisbawahi dari departemen, baik yang sedang/masih berlaku maupun yang akan diberlakukan. 4. Mengusulkan kepada Dekan/Ketua Departemen/Program Studi daftar mahasiswa yang dibimbing oleh setiap PA, dengan memperhatikan daftar nama mahasiswa baru yang memerlukan PA maupun mahasiswa yang telah meninggalkan departemen/fakultas. 5. Menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu kali rapat koordinasi dengan PA di Fakultas/Departemen Program Studi antara lain: a. Membicarakan masalah-masalah yang dijumpai pada kartu PA dan KHS. b. Menyempaikan berbagai informasi dari Departemen Program Studi halhal yang berkaitan dengan pendaftaran akademik. c. Menyelesaikan berbagai masalah bimbingan akademik yang dijumpai selama masa pendaftaran akademik. d. Memantau kehadiran PA sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan meleporkan hasilnya kepada Fakultas/Departemen Program Studi. e. Membuat laporan secara tertulis mengenai proses bimbingan akademik setiap semester kepada Dekan/Ketua Departemen Program Studi. 37

46 D. Kendala-Kendala dalam Pelaksanaan Pembimbingan Akademik Sebagai salah satu fasilitator dalam kesuksesan penyelesaian studi mahasiswa, dosen pembimbing akademik berperan sebagai pembimbing mahasiswa yang dapat membangkitkan motivasi belajar mahasiswa. Pengarahan dari dosen pembimbing akademik meliputi masalah-masalah akademik dan nonakademik guna meluruskan kesimpangsiuran dan menjelaskan bagaimana agar mahasiswa sukses dalam studinya. Selama mengikuti perkuliahan di FE USU, mahasiswa dibimbing dan didampingi seorang dosen pembimbing akademik. Pembimbingan dan pendampingan diberikan dalam bentuk konsultasi baik secara individual maupun kelompok. Pembimbingan dilakukan secara terjadwal atau berdasarkan kebutuhan mahasiswa guna meraih sukses. Secara umum mahasiswa Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki tujuan yang sama, yakni menyelesaikan studi tepat waktu dengan prestasi yang baik. Kenyataan menunjukkan bahwa banyak mahasiswa mengalami kendala dalam menyelesaikan perkuliahannya. Beberapa masalahmasalah yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik adalah: 1. Kesulitan menyesuaikan waktu pertemuan antara dosen PA dengan mahasiswa. 2. Timbul keraguan dari mahasiswa dalam mengambil keputusan untuk memilih mata kuliah dan beban studi karena kurang pengarahan dari pembimbing akademik. 3. Sebagian mahasiswa kurang memanfaatkan peranan dosen pembimbing 38

47 akademik sebagai salah satu fasilitator kesuksesan penyelesaian perkuliahan mahasiswa. 4. Sedikitnya kesempatan yang diberikan pembimbing akademik kepada mahasiswa untuk membicarakan masalah-masalahnya, sehingga pembimbing akademik kurang memahami karakteristik pribadi mahasiswa. 5. Terdapat kendala yang disebabkan oleh masalah-masalah mahasiswa yang memengaruhi prestasi belajar. E. Upaya dalam mengatasi Kendala Pelaksanaan Sistem Pembimbingan Akademik Seperti yang dikemukakan diatas, dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik terdapat beberapa kendala. Mengatasi kendala-kendala tersebut dibutuhkan beberapa upaya yaitu: 1. Dosen PA menentukan jadwal pertemuan dan membuat perjanjian dengan mahasiswa asuhnya sehingga mahasiswa memiliki kesempatan untuk mendiskusikan rencana dan masalahnya. 2. Peningkatan Sistem Informasi Akademik Fakultas yang dilaksanakan oleh Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU sehingga mahasiswa mudah mendapat informasi akademik. 3. Dosen PA kritis menilai kemajuan studi mahasiswa yang diwalikannya dengan mengamati daftar nilai semester sebelumnya. 4. Sikap antusias mahasiswa dalam pelaksanaan pembimbingan akademik guna mencapai keberhasilan studinya. 5. Menjalin komunikasi dan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik. 39

48 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan terhadap sistem pembimbingan akademik pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik yang dilakukan Fakultas. 2. Sistem pembimbingan akademik merupakan salah satu faktor yang memengaruhi kelancaran penyelesaian studi mahasiswa. Sistem ini sangat penting karena mengandung tahapan-tahapan untuk mendukung kegiatan perkuliahan mahasiswa dan membantu menyelesaikan permasalahan mahasiswa dalam bidang akademik. 3. Sistem pembimbingan akademik merupakan tahapan-tahapan dalam proses pemberian bantuan yang dilakukan oleh dosen pembimbing akademik kepada mahasiswa bimbingannya dalam usaha membantu mahasiwa dalam menghadapi dan memecahkan masalah-masalah akademik guna menyelesaikan perkuliahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4. Tujuan pembimbingan akademik ini adalah memberikan arahan dan bimbingan studi kepada mahasiswa dalam menentukan matakuliah yang diambil setiap semester dalam rangka menyusun KRS, mendiskusi hasil studi mahasiswa dan 40

49 masalah akademis lainnya. Dalam pelaksanaannya proses pembimbingan ini dilakukan melalui pertemuan-pertemuan yang dirancang secara rutin berdasarkan kesepakatan antara mahasiswa dan dosen Pembimbing Akademik (PA). 5. Masalah-masalah yang dibicarakan dalam pelaksanaan pembimbingna akademik meliputi matakuliah yang akan diambil setiap semester, mendiskusi hasil studi mahasiswa, dan masalah-masalah akademis lainnya. Dalam pelaksanaannya, di akhir semester dosen PA menyusun jadwal sesuai kalender akademik fakultas. Disamping itu mahasiswa dapat membuat perjanjian (appointment) dengan dosen PA untuk membicarakan masalah-masalah akademiknya. 6. Beberapa masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik adalah: a. Kesulitan menyesuaikan waktu pertemuan antara dosen PA dengan mahasiswa. b. Timbul keraguan dari mahasiswa dalam mengambil keputusan untuk memilih mata kuliah dan beban studi karena kurang pengarahan dari pembimbing akademik. c. Sebagian mahasiswa kurang memanfaatkan peranan dosen pembimbing akademik sebagai salah satu fasilitator kesuksesan penyelesaian perkuliahan mahasiswa. d. Sedikitnya kesempatan yang diberikan pembimbing akademik kepada mahasiswa untuk membicarakan masalah-masalahnya, sehingga pembimbing akademik kurang memahami karakteristik pribadi mahasiswa. 41

50 e. Terdapat kendala yang disebabkan oleh masalah-masalah mahasiswa yang memengaruhi prestasi belajar. 7. Untuk mendapatkan gelar AMd (Ahli Madya) setiap mahasiswa Program DIII harus luulus sebanyak 110 SKS, yakni MKU 9 SKS, MKF sebanyak 45 SKS, dan MK program studi 64 SKS. 8. Dosen merupakan salah satu unsur (faktor) dinamik dari tercapainya pelaksanaan sistem pembimbingan akademik yang baik. Dosen secara tidak langsung memiliki kewajiban untuk mengantarkan kesuksesan studi mahasiswa. Untuk itu secara terorganisir oleh lembaga, dosen dibutuhkan (diwajibkan) untuk memberikan bimbingan pada mahasiswa. Dalam kaitan dengan itulah dosen sangat dibutuhkan berperan sebagai dosen pembimbing akademik (PA) dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik yang baik. 9. Dalam pelaksanaan sistem pembimbingan akademik yang baik, Penasehat Akademik (PA) berkoordinasi dengan Koordinator Penasehat Akademik (KPA) dan berpegangan pada Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi sehingga pembimbingan akademik yang dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 42