BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan The Coffee Bean & Tea Leaf pertama kali didirikan oleh Herbert B. Hyman pada tahun 1963 di California Amerika dan memiliki 22 varietas kopi dan berbagai jenis teh yang dapat dinikmati penggemar dan pecinta teh seluruh dunia. Sedangkan The Coffee Bean hadir di Indonesia sejak tahun 2001 dan dikelola oleh PT. TRANS Coffee, anggota Transcorp sejak tahun 2006. PT. TRANS Coffee terus menjaga kualitas dari berbagai aspek termasuk dalam sisi kenyamanan pelanggan serta keamanan di dalam mengunjungi store The Coffee Bean & Tea Leaf yang ada di berbagai kota di Indonesia. Salah satunya dengan adanya CCTV (Closed Circuit Television System) untuk menjaga rasa aman saat bertransaksi sekaligus dalam menikmati menu-menu yang ada di The Coffee Bean & Tea Leaf Indonesia. Pada saat ini PT Trans Coffee memiliki kamera CCTV yang sudah terpasang hampir di semua store kota kota besar di seluruh indonesia seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, Yogyakarta, Bali, Medan, Makasar, Manado, Banjarmasin, dan beberapa kota lainnya. Dan 55% unit Closed Circuit Television System di store The Coffeebean & Tea Leaf tersebut sudah terkoneksi online sehingga bisa di pantau secara langsung dari kantor pusat di jakarta. Di karenakan prosedur untuk mengakses unit tersebut dibatasi dan pihak dari operasional tidak di berikan wewenang untuk mengaksesnya, maka apabila terjadi permasalahan atau troubleshooting di store The Coffeebean and tea leaf, dari pihak store memberikan informasi dan laporan berupa email, dan menghubungi langsung pihak admin CCTV untuk menindak lanjuti laporan tersebut. Terkait hal itu pihak admin CCTV memiliki kendala dalam setiap pelaporan dari pihak store yang di nilai masih kurang tersistem dengan baik.serta kurangnya perhatian dari manajemen yang tidak mengetahui perkembangan dari setiap laporan atau troubleshooting yang selama ini ada di store dan hanya di informasikan berupa email, telepon, ataupun aplikasi media sosial saja. 29
3.1.1 Visi Dan Misi PT TRANS Coffee Visi dari PT. Transcoffee atau The Coffeebean and tea leaf Indonesia adalah menjadi pengolah biji kopi dan daun teh terbaik di Indonesia. Sedangkan, Misi nya yaitu untuk menciptakan semangat dalam perusahaan kami yang terinspirasi dari pegawai kami untuk menyediakan kepada pelanggan kami pengalaman dari kualitas tinggi dari suatu produk, layanan dan lingkungan yang ada di The Coffeebean and tea leaf Indonesia. 3.1.2 Struktur Organisasi Dalam menjalankan suatu perusahaan di butuhkan struktur organisasi untuk mengatur dan mengelola perkembangan dari perusahaan atau organisasi tersebut. Dalam hal ini PT TRANS Coffee memiliki struktur organisasinya di antara lain sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT TRANS Coffee Adapun tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi di atas antara lain : A. CEO TRANS Coffee Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan kebijakan perusahaan, memonitor, menetapkan, mengendalikan dan mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian atau Manager dan menyampaikan laporan kepada pemilik perusahaan atas perkembangan perusahaan. 30
B. Manager Operasional Bertanggung jawab mengawasi,mengelola,mengembangkan sistem operasional, proses dan kebijakan dalam mendukung visi dan misi perusahaan. C. Manager IT & CCTV Bertanggung jawab untuk semua komponen teknikal perusahaan. Mulai dari perangkat keras,hingga teknologi perangkat lunak yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. D. District Manager Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengelola kegiatan operasional di dalam ruang lingkup suatu area store sehingga store tersebut selalu menerapkan standar prosedur perusahaan. E. Manager Store Bertanggung jawab mengatur,mengelola setiap kegiatan yatng berhubungan dengan operasional store serta melaporkan setiap permasalahan yang menjadi kendala di dalam kegiatan operasional kepada manajemen agar dapat segera di selesaikan dengan tepat waktu dan sesuai dengan prosedur perusahaan. F. Staff IT Bertanggung jawab untuk mendukung dan menanggani setiap laporan dan permasalahan yang berhubungan dengan perangkat keras maupun perangkat lunak yang berada di store dan yang berada di kantor pusat. G. Staff CCTV Bertanggung jawab untuk mendukung, menangani setiap laporan dan permasalahan yang berhubungan dengan CCTV yang berada di store maupun yang berada di kantor pusat. H. Barista Bertanggung jawab dalam mejalankan kegiatan operasional store sesuai dengan standar prosedur perusahaan serta melaporkan setiap permasalahan yang menjadi kendala kepada manager store. 3.2 Analisa Sistem Berjalan Mengindetifikasi masalah yang ada di dalam kegiatan operasional store dalam melaporkan setiap permasalahan yang berhubungan dengan CCTV di karenakan prosedur untuk mengakses unit tersebut dibatasi dan pihak dari operasional tidak di berikan wewenang untuk mengaksesnya, maka apabila terjadi troubleshooting di store The Coffeebean and tea 31
leaf, dari pihak store memberikan informasi dan laporan berupa email, dan menghubungi langsung pihak admin CCTV untuk menindak lanjuti laporan tersebut. Terkait hal itu pihak admin CCTV memiliki kendala dalam setiap pelaporan dari pihak store yang di nilai masih kurang tersistem dengan baik. Serta kurangnya perhatian dari manajemen yang tidak mengetahui perkembangan dari setiap laporan yang selama ini ada di store dan hanya di informasikan berupa email, telepon, ataupun dari media sosial yang dating dari pelanggan ingin memberikan kritik dan saran nya. 3.2.1 Diagram rich picture atau diagram konseptual Gambar 3.2 Diagram Rich Picture analisa dari sistem berjalan Dari gambar di atas dapat di ketahui alur dari proses laporan yang terjadi dalam kegiatan unit dari CCTV PT TRANS COFFEE: 1. Customer melaporkan masalah kepada pihak store 2. Laporan atau Issue dari customer tersebut di terima oleh Manager store untuk di proses dahulu secara internal. 3. Setelah itu Manager store memberitahu laporan atau issue store tersebut kepada Distrik Manager untuk meminta konfirmasi. 32
4. Setelah mendapat konfirmasi dari Distrik Manager, Manager store melaporkan secara tertulis (Email) kepada Manager IT untuk di tindak lanjuti. 5. Sedangkan dari pihak Distrik Manager juga memberitahu laporan dan issue tersebut langsung ke Manager IT agar lebih cepat untuk di tindak lanjuti. 6. Distrik Manager menerima laporan atau issue store juga dari bagian Customer Service. 7. Manager IT menerima laporan atau issue store juga dari bagian Customer Service. 8. Pihak Customer Service memberitahukan laporan atau issue store tersebut langsung ke manajemen apabila sifatnya darurat dan harus cepat di tindak lanjuti. 9. Dari pihak manajemen yang sudah menerima laporan dari Customer service langsung memberitahu Manager store agar langsung di tindak lanjuti. 10. Admin CCTV menerima laporan atau issue store dari pihak store melalui Manager store. 11. Admin CCTV menerima laporan atau issue store dari Manager IT yang di dapat dari Manajemen, Distrik Manager, Manager store maupun Customer Service 12. Setelah sudah menerima laporan atau issue store, maka Admin CCTV meminta konfirmasi kembali dari pihak Manajemen untuk di tindak lanjuti. 13. Admin CCTV melakukan pengerjaan terkait laporan atau issue store tersebut yang sudah di terima sebelumnya. 3.3 Perancangan Sistem Berdasarkan identifikasi masalah dan analisa kebutuhan sistem yang telah di jelaskan sebelumnya perancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut: 3.3.1 Use Case Berikut use case diagram usulan yang menggambarkan sistem Log issue pada PT TRANS COFFEE : 33
Gambar 3.3 Usecase Diagram Sistem Log Issue Usulan 3.3.2 Skenario Use Case Diagram yang di usulkan Tabel 3.1 Skenario Usecase Membuat Laporan Store Use Case Name Membuat Laporan Store Actor Pelapor Description Pemakai user pelapor akan membuat laporan store untuk : a) Setiap laporan dari costumer yang ingin melihat CCTV b) Setiap kerusakan yang berhubungan dengan unit CCTV c) Setiap kejadian yang membutuhkan CCTV sebagai alat bantu dalam penyelidikan Precondition Laporan baru yang akan masuk 34
Alternative Flow Post-Condition Sistem akan mengeluarkan pop-up error jika data yang dimasukkan ada yang tidak sesuai atau kurang Laporan store masuk ke dalam sistem dan akan di tampilkan di log issue baru Tabel 3.2 Skenario Usecase Mengelola data user dan store Use Case Name Actor Description Precondition Alternative Flow Post-Condition Mengelola data user dan store Admin Pemakai user admin akan mengelola data user & store untuk : a) Input data user & store, jika ada user & store yang baru b) Edit data user & store, jika ada user yang pindah store c) Delete data user, jika user tersebut sudah tidak berkerja dalam perusahaan d) Delete data store, jika store tersebut sudah tidak beroperasional lagi Data user dan store sudah ada maupun data yang baru akan masuk Sistem akan mengeluarkan pop-up error jika data yang dimasukkan ada yang tidak sesuai atau kurang Data user dan store masuk kedalam sistem dan dapat di tampilkan dalam log issue Tabel 3.3 Skenario Usecase Mengecek Laporan Store Use Case Name Mengecek Laporan Store Actor Admin Description Pemakai user admin akan Mengecek laporan store untuk : a) Setiap laporan dari customer yang ingin melihat CCTV b) Setiap kerusakan yang berhubungan dengan unit CCTV c) Setiap kejadian yang membutuhkan CCTV sebagai alat bantu dalam penyelidikan Precondition Laporan baru yang akan masuk Alternative Flow Sistem akan mengeluarkan pop-up error jika data yang 35
Post-Condition dimasukkan ada yang tidak sesuai atau kurang Laporan store masuk ke dalam sistem dan akan di tampilkan di log issue baru Tabel 3.4 Skenario Usecase Konfirmasi Laporan Store Use Case Name Konfirmasi Laporan Store Actor Manajemen Description Pemakai user manajemen dapat melakukan konfirmasi untuk setiap laporan store yang masuk ke log issue Precondition Post-Condition Laporan baru yang masuk setelah di terima oleh admin Laporan store masuk ke dalam sistem dan akan di tampilkan di log issue baru Tabel 3.5 Skenario Usecase Melihat hasil Laporan Store Use Case Name Melihat Hasil Laporan Store Actor Admin,pelapor dan Manajemen Description List Log issue yang ada di dalam sistem, dari issue baru, konfirmasi issue hingga issue selesai Precondition Post-Condition Laporan baru yang akan masuk Laporan Store masuk ke dalam sistem dan akan di tampilkan di list log issue. Tabel 3.6 Skenario Usecase Melihat Summary Log Issue Use Case Name Melihat Summary Log Issue Actor Manajemen Description Pemakai user manajemen dapat mengevaluasi dari : 36
a) Setiap laporan store yang di terima dan di tolak b) Admin yang menerima dan menolak dari setiap laporan yang masuk Precondition Post-Condition Laporan store yang sudah selesai Manajemen dapat menilai dan mengevaluasi secara langsung aktifitas dari CCTV setiap bulan. 3.3.3 Activity Diagram Diagram aktifitas yang digambarkan adalah semua aktifitas yang nantinya akan digunakan dalam sistem yang akan dibuat. Aktifitas didalam diagram ini adalah aktifitas dari setiap aktor yang nantinya akan terlibat dengan sistem. Activity Diagram yang digambarkan dipisahkan sesuai dengan use case yang sudah dibuat sebelumnya, yaitu : 3.3.3.1 Activity Diagram Membuat Laporan Store Berikut adalah activity diagram yang dilakukan oleh pelapor untuk membuat laporan yang ada di store : 37
Gambar 3.4 Activity Diagram Membuat Laporan Store Usulan 3.3.3.2 Activity Diagram Mengelola Data User dan Store Berikut adalah activity diagram yang dilakukan oleh admin dalam mengelola data user dan store untuk menambah, merubah dan menghapus data user dan data store yang ada di sistem : 38
Gambar 3.5 Activity Diagram Mengelola Data User dan Store Usulan 3.3.3.3 Activity Diagram Mengecek Laporan Store Berikut adalah activity diagram yang dilakukan oleh admin untuk menanggapi dan menyelesaikan laporan yang di terima dari store: 39
Gambar 3.6 Activity Diagram Mengecek Laporan Store 3.3.3.4 Activity Diagram Konfirmasi Laporan Store Berikut adalah activity diagram yang dilakukan oleh manajemen dalam melakukan konfirmasi laporan dari store yang sebelumnya sudah di terima dari admin untuk di proses : 40
Gambar 3.7 Activity Diagram Konfirmasi Laporan Store Usulan 3.3.3.5 Activity Diagram Melihat Hasil Laporan Store Setelah laporan dari store masuk ke dalam sistem,maka semua user dapat melihat perkembangan dari suatu laporan store tersebut sampai dengan laporan tersebut selesai. Berikut adalah activity diagram Melihat Hasil Laporan Store : 41
Gambar 3.8 Activity Diagram Melihat Hasil Laporan Store Usulan 3.3.3.6 Activity Diagram Lihat Summary Log Issue Dalam menu report, terdapat rekap serta grafik dari setiap laporan yang masuk, di tolak atau di terima hingga selesai. Manajemen dapat langsung menilai secara real time dari hasil keseluruhan data yang di tampilkan. Berikut adalah activity diagram Melihat Summary Log Issue : 42
Gambar 3.9 Activity Diagram Melihat Summary Log Issue Usulan 3.3.4 Sequence Diagram Sequence Diagram menjelaskan interaksi obyek yang di susun dalam suatu urutan waktu. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan usecase. Sequence Diagram memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu di dalam Use case. 3.3.4.1 Sequence Diagram Membuat Laporan Untuk membuat laporan di dalam aplikasi log issue hanya dapat di lakukan oleh pelapor. Berikut alur proses untuk pengolahan data pegawai yang ada dalam sistem. 43
Gambar 3.10 Sequence Diagram Membuat Laporan Sistem Log Issue Usulan 3.3.4.2 Sequence Diagram Mengelola Data User dan Store Dalam mengelola data user dan store untuk menambah, merubah, dan menghapus data-data hanya dapat di lakukan oleh admin. Berikut alur proses untuk pengolahan data pegawai yang ada dalam sistem. Gambar 3.11 Sequence Diagram Mengelola Data User dan Store Usulan 44
3.3.4.3 Sequence Diagram Mengcek Laporan Dalam proses laporan log issue dari penerimaan hingga penyelesaiannya hanya dapat di lakukan oleh admin. Berikut alur proses untuk pengolahan data pegawai yang ada dalam sistem. Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengecek Laporan Sistem Log Issue Usulan 3.3.4.4 Sequence Diagram Melihat Laporan Untuk melihat laporan yang dapat dilakukan oleh seluruh pengguna yang ada didalam aplikasi log issue. Berikut adalah alur proses semua user untuk melihat laporan. 45
Gambar 3.13 Sequence Diagram Melihat Laporan Sistem Log Issue Usulan 3.3.4.5 Sequence Diagram Melihat Summary Log Issue Agar manajemen dapat mengevaluasi keseluruhan dari laporan dan waktu penyelesaiannya yaitu dengan summary log issue. Berikut alur proses untuk pengolahan data pegawai yang ada dalam sistem. Gambar 3.14 Sequence Diagram Melihat Summary Log Issue Sistem Log Issue Usulan 3.3.5 Class Diagram Dalam pembentukan laporan-laporan dan halaman yang ada di aplikasi, dibutuhkan class-class yang mengkondisikan semua data yang ada di aplikasi. Dalam class diagram juga digambarkan relasi relasi antar class untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan kententuan yang ada di activity dan sequence. Berikut adalah class diagram yang digunakan oleh aplikasi ini : 46
Gambar 3.15 Class Diagram Sistem Log Issue Usulan 3.3.6 Rancangan Struktur Tabel Data yang digunakan untuk menampilkan informasi yang sesuai kebutuhan disimpan pada sebuah basis data yang terdiri dari beberapa tabel saling berelasi. Berikut rancangan struktur tabel pada pembangunan sistem aplikasi: Tabel 3.7 Tabel tb_account Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Account _username VARCHAR 50 Nama akun pengguna Account _password VARCHAR 35 Kata sandi pengguna Account_level INT 1 Tingkatan dari pengguna Account_identity VARCHAR 50 Kode akun dari pengguna Created_by VARCHAR 50 Nama pengguna yang membuat data Created_date DATE Tanggal dari data yang di buat Update_by VARCHAR 50 Nama pengguna yang memperbaharui data Update_date DATE Tanggal dari data yang di perbaharui Delete_by VARCHAR 50 Nama pengguna yang menghapus data Delete_date DATE Tanggal dari data yang di hapus 47
Tabel 3.14 Tabel tb_account_store Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Line INT 11 Nomor urut store Account_username VARCHAR 50 Nama akun pengguna Store_id VARCHAR 15 Kode akun dari store Tabel 3.15 Tabel tb_store Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Store_id VARCHAR 15 Kode akun dari store Store_name VARCHAR 50 Nama store Store_email VARCHAR 50 Email store Store_tlp VARCHAR 13 Telepon store Created_by VARCHAR 50 Nama pengguna yang membuat data Created_date DATE Tanggal dari data yang di buat Update_by VARCHAR 50 Nama pengguna yang memperbaharui data Update_date DATE Tanggal dari data yang di perbaharui Delete_by VARCHAR 50 Nama pengguna yang menghapus data Delete_date DATE Tanggal dari data yang di hapus 48
Tabel 3.16 Tabel tb_issue Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Issue_id VARCHAR 15 Kode akun dari laporan Issue_title VARCHAR 50 Judul dari laporan Issue_customer VARCHAR 50 Nama pelanggan yang melapor Issue_notepelapor TEXT Keterangan dari pelapor Issue_pelapor VARCHAR 50 Nama yang membuat laporan Issue_start DATE Tanggal laporan di buat Issue_finish DATE Tanggal laporan sudah selesai Issue_status INT 1 Status dari laporan Issue_priority INT 1 Prioritas dari laporan Issue_notecctv TEXT Keterangan dari admin Issue_cctv VARCHAR 50 Nama admin yang mengelola Issue_confirmstatus TINYINT 1 Status konfirmasi laporan Issue_notemanagement TEXT Keterangan dari manajemen Issue_management VARCHAR 50 Nama manajemen yang menanggapi Issue_notelaporan TEXT Keterangan dari laporan yang selesai Store_id VARCHAR 15 Kode akun dari store Tabel 3.17 Tabel tb_store_pic Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Pic_id INT 5 Kode akun gambar Pic_name VARCHAR 50 Nama gambar Pic_fromlevelaccount CHAR 10 Gambar dari tingkatan pengguna Issue_id VARCHAR 15 Kode akun dari laporan 3.3.7 Mockup Tampilan antar muka ini biasanya digunakan oleh sistem analis untuk mendeskripsikan tampilan sistem atau aplikasi yang akan dibuat kepada pengguna. Tampilan ini harus sudah mendeskripsikan bagaiman bentuk dari aplikasi yang akan dibuat mulai dari awal masuk ( login) sampai halaman-halaman yang ada didalamnya. 49
Berikut adalah tampilan antar muka yang akan dibuat : a) Tampilan Login Gambar 3.16 Tampilan halaman login b) Tampilan Menu Utama Admin Gambar 3.17 Tampilan Menu Utama admin 50
c) Tampilan Menu Laporan Gambar 3.18 Tampilan Menu Laporan d) Tampilan Menu Pengaturan User dan Store Gambar 3.19 Tampilan Menu Pengaturan User dan Store 51
e) Tampilan Menu Utama Pelapor Gambar 3.20 Tampilan Menu Utama Pelapor f) Tampilan Laporan Issue Store Gambar 3.21 Tampilan Report Issue 52