BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Dewasa ini, era teknologi semakin berkembang dengan pesat. Disetiap kegiatan bekerja maupun kegiatan lainnya selalu berhubungan dengan teknologi informasi. Bahkan penggunaan teknologi informasi pada perusahaan sudah menjadi bagian penting, bukan sebagai faktor pendukung saja. Sebagai contoh yaitu kegiatan dalam berbisnis. Besarnya persaingan bisnis saat ini membuat banyak perusahaan mulai beralih menggunakan suatu teknologi informasi yang dapat saling terintegrasi, memperoleh informasi secara real time dan dapat membantu meningkatkan kinerja suatu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, baik itu perusahaan kelas atas hingga perusahaan menengah. Perseroan terbatas (PT) merupakan badan usaha dan besarnya modal perseroan tercantum dalam anggaran dasar. Kekayaan perusahaan terpisah dari kekayaan pribadi pemilik perusahaan sehingga memiliki harta kekayaan sendiri (S, 2008). Dimana dalam mendirikan suatu Perseroan Terbatas (PT) memiliki beberapa persyaratan yaitu Modal dasar minimal Rp. 50 juta dan modal disetor minimal 25% dari modal dasar (pasal 32 dan pasal 33), Minimal 1 orang direktur dan 1 orang komisaris (pasal 92 ayat 3 & pasal 108 ayat 3), Akta Notaris yang berbahasa Indonesia (Harahap, 2009). Industri Garment merupakan industri yang memproduksi pakaian jadi dan perlengkapan pakaian, dimana industri garment mengolah bahan pakaian hingga menjadi pakaian jadi seperti kemeja, celana, jeans, kaos, jaket dimana diperuntukkan untuk pria maupun wanita. Awal Industri garment di indonesia mulai berkembang tahun 19-70an. Perkembangan industri ini terutama terjadi setelah sejumlah industri yang menyediakan bahan baku pakaian jadi telah berkembang sebelumnya. Perkembangan industri garmen di indonesia setiap tahun selalu memperlihatkan grafik peningkatan yang cukup signifikan. Hingga kini, industri tekstil dan garment masih menjadi andalan ekspor non migas yang cukup besar perananya. Tercatat bahwa nilai ekspor dari industri garment pada tahun 2009 1
mencapai 10,03 miliar US$, sedangkan nilai ekspor negara tetangga di kawasan ASEAN mencapai 7,8 miliar US$ (Santoso, Januari 2010). Pada penelitian ini PT. Kharisma Buana Jaya merupakan perusahaan yang digunakan untuk objek penelitian. PT. Kharisma Buana Jaya merupakan perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT). Perusahaan ini bergerak dibidang Kantor Perdagangan Umum dan Jasa (Trading Garment). Modal awal perusahaan ini yaitu Rp 3.000.000.000,00 (tiga miliyar rupiah) dan memiliki 600 orang karyawan. Dari data modal awal yang di keluarkan perusahaan, disimpulkan bahwa perusahaan ini masuk salah satu kriteria PT (Perseroan Terbatas) yaitu modal awal diatas <50 juta. Perusahaan ini dapat memproduksi pakaian jeans seperti celana, jaket,rok 200.000 pcs/bln (Tanumiharja, 2012), dengan rincian sebagai berikut: Tabel I. 1 Kapasitas Produksi PT.KBJ Jenis Produksi Jumlah (pieces/bulan) Celana Panjang 150.000 Kemeja 25.000 Rok 10.000 Jaket 15.000 PT. Kharisma Buana Jaya memiliki 15 factory outlet yang tersebar di bandung dan sekitarnya untuk penjualan hasil produksi seperti celana, jaket, dan lain-lain. Selain itu, PT. Kharisma Buana Jaya juga mendistribusikan hasil produksinya ke retail retail di seluruh Indonesia seperti Matahari, Ramayana, dan Hypermat. Melihat kondisi sekarang, dengan besarnya produksi dalam sebulan dan memiliki 15 FO dan semakin berkembangnya bisnis perusahaan, perusahaan ini akan mengalami berbagai kendala dan permasalahan. Salah satu permasalahan yang muncul yaitu permasalahan pada pengelolaan warehouse. Masalah yang di hadapi perusahaan ini seperti pengelolaan barang yang terdapat digudang dengan semakin bertambahnya order dari pelanggan, selain itu terdapat kendala dalam pengelolaan sumber dimana masih belum menggunakan sistem yang terintegrasi antar divisinya. Seperti dari divisi marketing kepada divisi 2
gudang maupun dengan divisi purchasing. Selain itu pengelolaan stok barang digudang, dan informasi yang belum real time. Masalah umum yang biasanya muncul ketika sistem belum terintegrasi adalah data yang dihasilkan kurang akurat. Berdasarkan temuan analisa tersebut, maka perlu adanya suatu sistem yang dapat mengatasi masalah tersebut. Konsep ERP salah satu solusi yang dapat mengatasi masalah pada perusahaan tersebut dengan mengintegrasikan keseluruhan data yang ada dalam proses bisnis PT.Kharisma Buana Jaya dengan menggunakan software ERP. ERP mampu mengelola sumber daya perusahaan secara keseluruhan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional. Jadi, jika data sudah saling terintegrasi maka pelaporan data, perpindahan data, sharing data antar divisi dapat teroganisir dan dapat membantu dalam mengambil keputusan. Pada saat ini sudah banyak pengembang software ERP baik itu yang berbayar maupun open source, salah satunya OpenERP. PT. Kharisma Buana Jaya merupakan salah satu perusahaan yang cocok untuk penerapan OpenERP. Hal ini dikarenakan OpenERP ini sangat cocok untuk perusahaan berskala bisnis menengah hingga menengah keatas. Dibawah ini merupakan data pendapatan perusahaan yang menggambarkan tingkat perkembangan perusahaan yang dilihat dari pencapaian penjualannya. Tabel I. 2 Hasil Penjualan PT. KBJ Tahun 2013 Bulan Total Omset (Rp) Total Netto (30%) (Rp) Januari 7,028,245,238.00 2,108,473,571.40 Febuari 2,741,754,538.00 822,526,361.40 Maret 3,388,086,412.00 1,016,425,923.60 April 6,110,850,618.00 1,833,255,185.40 Mei 14,920,159,294.00 4,476,047,788.20 Juni 13,069,992,289.00 3,920,997,686.70 Juli 11,802,325,106.00 3,540,697,531.80 Agustus 6,864,675,516.00 2,059,402,654.80 September 7,727,390,940.00 2,318,217,282.00 Oktober 3,791,766,500.00 1,137,529,950.00 3
November 5,123,914,600.00 1,537,174,380.00 Desember 10,479,725,532.07 3,143,917,659.62 Total 93,048,886,583.07 27,914,665,974.92 Berdasarkan Tabel diatas perkembangan penjualan perusahaan PT.KBJ menunjukkan bahwa menurut undang-undang nomor 20 tahun 2008 pasal 6 tentang kriteria usaha menengah atas PT.KBJ merupakan perusahaan level usaha menengah dengan penghasilan diatas 5 miliar rupiah (Republik, 2008). Hal ini menunjukkan bahwa aplikasi OpenErp bisa di lakukan implementasi pada perusahaan ini. Di sisi lain, karena bersifat open source, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli lisensi untuk menggunakan software ini. Selain itu, aplikasi OpenErp hingga saat ini memiliki dukungan pengembangan dari pembuatnya maupun dari penggunanya, ditambah lagi memiliki modul-modul yang tersedia cukup banyak sehingga dapat membantu proses bisnis yang terdapat pada perusahaan. Oleh karena itu pada penelitian ini dilakukan penerapan sistem ERP yaitu warehouse management dan customization software OpenERP dengan menggunakan metode spiral menjadi solusi atas permasalahan yang terjadi. Pemilihan metode spiral dilihat dari beberapa kelebihan metode spiral tersebut yaitu adanya analisis risiko pada tahapan metode spiral sehingga mampu mengurangi adanya risiko yang besar dan memungkinkan untuk pencarian solusi atas risiko yang ditimbulkan. I.2. Perumusan Masalah Dengan melihat latar belakang yang telah dibahas sebelumnya, permasalahan yang dapat dirumuskan yaitu : 1. Bagaimana menerapkan software OpenErp modul Warehouse Management di PT.Kharisma Buana Jaya agar dapat mengurangi permasalah yang ada? 2. Bagaimana divisi yang berkaitan dengan divisi gudang dapat saling terintegrasi? 4
I.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini yaitu : 1. Menerapkan dan menyesuaikan sistem yang dapat mengurangi ketidakakuratan dalam pencatatan data sehingga pencatatan laporan data terdokumentasi dengan baik 2. Mengintegrasikan sistem antara bagian gudang dengan bagian lain yang berkaitan yang terdapat pada PT.KBJ. I.4. Batasan Penelitian Batasan masalah dari penelitian ini yaitu: 1. Penelitian yang dilakukan hanya membahas mengenai proses bisnis yang terdapat di gudang PT. Kharisma Buana Jaya. 2. Tidak membahas Procurement exceptions 3. Tidak menggunakan sistem safety stock 4. Penelitian tidak melibatkan tahapan go live I.5. Manfaat Penelitian Kegunaan yang dapat diperoleh dari penelitian dan manfaat software OpenErp ini yaitu sebagai berikut: 1. Terciptanya integrasi data antar divisi terutama divisi gudang dengan divisi yang berhubungan dengan divisi gudang pada perusahaan. 2. Pengelolaan dalam masalah di dalam gudang dapat teratasi dengan baik sehinggan tidak lagi terjadi ketidakakuratan dalam pencatatan data. 3. Software OpenERP modul Warehouse Management dapat menunjang kinerja bisnis PT. Kharisma Buana Jaya kedepannya 4. Meningkatkan daya saing bisnis perusahaan, cost reduction, dan peningkatan efisiensi aktivitas bisnis. I.6. Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: 5
Bab I Bab II Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Tinjauan Pustaka Pada bab ini berisi teori-teori yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan membahas hasil penelitian terdahulu yang berkaitan dengan penelitian ini. Bagian kedua membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian dan uraian kontribusi penelitian. Bab III Bab IV Bab V Bab VI Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: dimulai dari tahap preparation, lalu dilanjutkan dengan tahap conception, kemudian tahap realization, hingga diakhiri dengan tahapan akhir penelitian. Preparation & Conception Pada bab ini, dilakukan desain proses bisnis pada perusahaan saat ini. Selain itu dilakukan juga desain proses bisnis target dan desain terhadap aplikasi yang akan digunakan pada perusahaan. Realization Pada bab ini, dilakukan pengujian aplikasi dengan user yang terdapat pada perusahaan. Selain itu bab ini berisi pengoperasian terhadap aplikasi. Kesimpulan dan Saran Bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang dilakukan beserta saran terhadap penelitian ini. 6