SOP FIT AND PROPER TEST PROJECT OFFICER BEM STT Terpadu Nurul Fikri 2015 bem.nurulfikri.ac.id
Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia Standard Operational Procedure Fit and Proper Test Project Officer 2015 I. Penjelasan Umum A. Fit and Proper Test (FPT) adalah serangkaian proses pemilihan project officer program kerja yang berada di bawah supervisi BEM STT NF. B. FPT dilakukan untuk program kerja kepanitiaan yang belum memenuhi kriteria open tender. C. Calon project officer direkomendasikan langsung oleh Kepala Biro/Menteri. D. Calon project officer harus melengkapi syarat-syarat yang ditetapkan selama masa pendaftaran. E. Syarat 1. CV. 2. Pre-Proposal. 2.1. Pre-Proposal dibuat berdasarkan dummy yang telah disiapkan SPI. 3. Syarat lain ditentukan oleh Biro atau Kementrian. F. FPT akan memiliki tim panelis yang akan memberi penilaian terhadap calon project officer selama proses FPT. G. Jumlah tim panelis FPT adalah minimal terdiri dari tiga unsur dan maksimal empat unsur yang terdiri dari internal BEM STT NF. H. Tim Panelis 1. Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa BEM STT NF. 2. Menteri Koordinator Bidang yang bersangkutan. 3. Kepala Biro atau Menteri yang bersangkutan. 4. Satuan Pengendali Internal. I. Teknik penilaian dalam FPT terdiri dari interview. J. Calon project officer diharuskan mendaftar dengan tim. 1
K. FPT terdiri dari empat tahap, yaitu persiapan, pelaksanaan, pemrosesan hasil, dan publikasi hasil. II. Persiapan A. Kepala Biro atau Menteri yang program kerjanya memenuhi kriteria memberikan konfirmasi kepada Kepala Biro PSDM BEM STT NF terkait pelaksanaan FPT program kerjanya paling lambat dua minggu sebelum tanggal FPT dimulai. B. Kepala Biro atau Menteri bersama Biro PSDM menetapkan tanggal pelaksanaan FPT. C. Calon project officer mengirimkan seluruh syarat pendaftaran ke e-mail PSDM yang kemudian diteruskan kepada tim panelis open tender. D. Briefing kepada calon project officer dilakukan oleh SPI sebelum interview dilakukan. Dalam briefing dijelaskan perihal segala hal yang berhubungan dengan proses open tender. E. Briefing kepada panelis dilakukan 30 menit sebelum FPT dimulai. III. Pelaksanaan A. Paling lambat lima menit sebelum proses penilaian FPT dimulai calon project officer, tim panelis, dan Biro PSDM sudah berada di lokasi. B. Calon project officer beserta tim, panelis, Biro PSDM, dan publik mengisi absensi kehadiran yang telah disediakan di masing-masing hari penilaian. C. Interview akan dipandu oleh minimal satu orang moderator dari pihak BEM STT NF. D. Proses pelaksanaan interview. 1. Interview tertutup untuk umum. 2. Interview terdiri dari tiga sesi. (1) Presentasi; (2) Interview project officer; (3) eksplorasi tim. 3. Sesi pertama adalah presentasi oleh calon project officer dengan waktu presentasi maksimal dua puluh lima menit. 4. Presentasi yang dipaparkan berisi minimal tujuan, konsep, dan anggaran umum program kerja yang telah dirancang. 5. Sesi kedua adalah interview calon project officer oleh panelis terkait kompetensi diri. 2
6. Seluruh tim calon project officer keluar ruangan selama interview calon project officer berlangsung. 7. Sesi kedua maksimal dilaksanakan selama satu jam, dan dapat diperpanjang sesuai kesepakatan tim panelis. 8. Mobilisasi tim calon project officer kembali ke ruangan. 9. Sesi ketiga adalah eksplorasi calon project officer beserta tim. 10. Tim yang akan di-interview dikelompokan menjadi lima bidang besar yang terdiri dari bendahara, sponsorship, HPD, acara, dan operasional. 11. Tim lain yang tidak berhubungan dengan tim yang diuji keluar ruangan selama interview tim bersangkutan berlangsung. 12. Masing-masing bidang pada sesi ketiga diberi waktu interview masing-masing maksimal tiga puluh menit, dan dapat diperpanjang sesuai kesepakatan tim panelis. 13. Berakhirnya sesi ketiga adalah bersamaan dengan berakhirnya sesi FPT. IV. Pemrosesan Hasil A. Panelis memberikan nilai kuantitatif dengan mempertimbangkan nilai kualitatif. B. PSDM mengumpulkan seluruh lembar penilaian kuantitatif dan kualitatif dari tim panelis untuk kemudian digabung dan dikalkulasikan. C. Nilai akhir calon project officer adalah hasil akumulasi dari seluruh nilai. D. Batas nilai minimal FPT adalah 60. E. Apabila tidak ada calon project officer yang nilainya mencukupi nilai minimal, maka akan dilaksanakan FPT tahap dua. F. Apabila tidak ada calon project officer yang nilainya mencukupi nilai minimal pada FPT kedua, maka penentuan project officer dikembalikan ke Biro/Kementrian terkait. 3
V. Publikasi Hasil A. Publikasi dilakukan melalui website BEM STT NF, e-mail, dan berkordinasi dengan KKI dan Biro/Kementrian yang bersangkutan untuk membuat pengumuman melalui kanal BEM STT NF. B. Publikasi hasil melalui e-mail dikirimkan kepada panelis. C. Konten publikasi berupa infografis dan rincian nilai. D. Detil nilai yang dipublikasikan harus memuat dimensi, kompetensi, dan penilaian kuantitatif masing-masing kompetensei. E. Publikasi dilakukan untuk semua hasil open tender baik yang lulus, maupun tidak lulus. 4