BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1. Tinjauan Organisasi PT Panasonic Gobel Indonesia berdiri pada tahun 1979 di Indonesia, dengan usaha pada awalnya bergerak di bidang penjualan trafo kemudian pada era tahun 90an Panasonic Gobel Indonesia bertransformasi menjadi sebuah perusahaan penjualan import barang-barang elektronik dari Jepang. PT Panasonic Gobel Indonesia(PGI) memiliki anak perusahaan yang bernama PT Gobel Darma Nusantara (GDN) yang secara proses bisnis menyatu dengan Panasonic Gobel Indonesia, dalam proses bisnisnya GDN menangani service purna jual pada produk PGI. Kemudian ada agrement yang mengikat antara PGI dan GDN, salah satunya adalah GDN harus membeli dan menggunakan alat untuk service dari PGI. Dengan proses bisnis seperti ini dua perusahaan ini dapat bekerja sama dalam pelayanan yang berkualitas dan bersertifikasi dalam penangananya. 3.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi PGI dan GDN disusun secara sederhana dan konservatif, berfokus pada proses penjualan dan pemasaran serta penyimpanan barang. Walaupun sederhana struktur organisasi di perlukan dem pencapaian perusahaan, yaitu dengan cara pengelompokan aktifitas yang saling berhubungan satu sama lain, beserta laporan-laporan yang bersifat pokok dan bentuk jabatan untuk memastikan komunikasi kerja berjalan dengan baik. Kesimpulanya, PT Panasonic Gobel Indonesia dan PT Gobel Darma Nusantara adalah dua perusahaan yang mempunyai proses bisnis yang unik dan 39
40 saling menguntungkan namun pada dasarnya kedua perusahaan tersebut memiliki struktur manajerial yang sama seperti pemasaran, administrasi, keuangan dan inventory. Berikut fusngsi-fungsi kerja yang akan diuraikan sebagai berikut: Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT Panasonic Gobel Indonesia a. Direktur Marketing bertanggung jawab dibidang pemasaran dan import barang. Tugas pokok dari direktur marketing adalah menyusun rencana pembelian barang import dan penjualanya serta menyusun strategi-strategi pemasaran untuk menaikan pendapatan perusahaan. Produsen utama dari import barang-barang Panasonic adalah Jepang. Di bawag direktur marketing ada Manager Marketing, Marketing Planing dan Sales Executive. b. Direktur HR(Human Resource) bertanggung jawab dalam pengelolaan sumber daya manusia. Tugas utama memastikan bahwa orang-orang yang masuk diperusahaan adalah orang-orang yang kredibel dibidangnya. Divisi HR yang dipimpinnya juga setiap tahunya mengadakan training-training untuk meningkatkan produktifitas kerja para karyawan. Selain itu direkur
41 HR yang mempunya wewenang untuk memberikan promosi jabatan bagi karyawan yang dianggap berprestasi. c. Direktur keuangan bertanggung jawab dalam mengelola pembukuan keuangan perusahaan, administrasi pembelian dan penjualan serta administrasi hukum. Direktur Keuangan dibantu oleh Manager Keuangan, Staff Akuntasi, Staff Administrasi Hukum. d. Customer Service Planing bertanggung jawab terhadap service purnajual yang melibatkan pengadaan alat-alat service dan mendukunga kegiatan operasional di Service Center. 3.3. Analisa Berjalan Analisa sistem berjalan sangat penting dilakukan terlebih dahulu dengan tujuan memahami proses bisnis yang telah ada agar dapat memahami dan menentukan ruang lingkup perancangan sistem. 3.3.1. Uraian Prosedur Dalam melakukan kegiatan operasionalnya Inventory CS Plan menyediakan barang-barang yang secara khusus di buat untuk sebagai alat service produk-produk Panasonic yang pengelolaannya ada pada Service Center GDN. Berikut tahap-tahap prosedurnya : a. Service Center GDN setiap hari akan melakukan general cek maupun home service ke rumah konsumen dan memerlukan alat-alat dan Spare Part yang mendukung kegiatan service. Para teknisi kemudian akan melakukan cek alat-alat atau spare part yang akan dibawa. jika habis teknisi akan menemui saff inventory CS Plan Untuk memesan alat-alat untuk kebutuhan service.
42 b. Staff Inventory CS Plan akan memeriksa ketersediaan barang, apabila dirasa cukup maka akan dilakuakn serah terima. Jika barang yang dicari kosong maka staff gudang akan membuat PO ke supplier. c. Supplier akan mengirimkan barang dan Staff Inventory akan memeriksa dan memasukkanya ke Stock disistem. d. Jika Stock di Inventory kosong maka akan dibuatkan PO oleh Bagian Purchaisng 3.3.2. Analisa Proses Analisa proses bertujuan untuk mengetahui proses persediaan barang di Inventory CS Plan. Analisa ini dapat dilihat melalui activity Diagram sistem yang berjalan berikut. 3-3. Activity Diagram Pengadaan Barang
43 3.5.2. Activity diagram Penerimaan Barang 3-4. Activity Diagram Penerimaan Barang 3.5.3. Activity diagram Permintaan Barang 3-5. Activity Diagram Penerimaan Barang
44 3.5.4. Activity diagram Penyerahan Barang 3-6. Activity Diagram PenyerahanBarang 3.5.5. Activity diagram Pembuatan Laporan
45 3.5.5. Activity diagram Penagihan 3.3.3 Analisa Masukan a. Nama masukan : Tanda Terima Sumber : Supplier Fungsi : Untuk Informasi barang yang dikirim oleh Supplier Media : Kertas Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap ada Pengiriman dari Supplier Volume : 1 atau lebih perbulan Format : - Keterangan : - Hasil Analisa : Sudah cukup efektif
46 b. Nama masukan : Copy PO Sumber : Staff Inventory Fungsi : Informasi Barang yang dipesan Media : Kertas Rangkap : 1(satu) Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang Volume : 1 atau lebih perbulan Format : - Keterangan : - Hasil Analisa : Sudah Cukup efektif c. Nama masukan : Form Kebutuhan Barang Sumber : Staff Service Center Fungsi : Digunakan untuk Service barang Media : Kertas Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap ada kebutuhan dari Service Center Volume : 1 Perbulan Format : - Keterangan : - Hasil Analisa : Staff Inventory CS Plan menggunakan bukti penyerahana secara manual dengan exel Nomor PO dibuat manual, bisa terjadi double supply 3.3.4. Analisa Keluaran a. Nama Keluaran : Tanda Terima Kirim Barang
47 Distribusi Fungsi Media Rangkap Frekwensi Volume : Service Center Tujuan, Arsip : Untuk informasi barang yang dikirim : Kertas : 1 (satu) : Setiap ada pengiriman barang : 1 atau lebih per bulan Format : Keterangan : - Hasil analisa : Sudah cukup efektif b. Nama keluaran : Laporan Stok Barang Distribusi Fungsi : Pimpinan : Untuk informasi perusahaan mengenai persediaan barang di gudang Media Rangkap Frekwensi Volume : Kertas : 1 (satu) : Setiap ada permintaan laporan : 1 atau lebih per bulan Format : Keterangan : - Hasil analisa : Menggunakan excel untuk melakukan update stock Tercampur antara barang masuk dan keluar Tidak ada informasi jelas kapan barang masuk dan keluar c. Nama keluaran : Penyusunan Laporan Penagihan Distribusi Fungsi : Pimpinan dan Finance GDN : Untuk informasi berapa cost yang ditagih ke GDN
48 Media Rangkap Frekwensi Volume : Kertas : 2 (satu) : Setiap ada permintaan laporan : 1 atau lebih per bulan Format : Keterangan : - Hasil analisa : Menggunakan excel untuk rincian transaksinya Input double 3.4. Analisa Kebutuhan Untuk memecahkan masalah yang ada dari hasil analisa sistem yang berjalan, kita dapat menemukan kekurangan dan mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh sistem tersebut, sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja. Berikut kebutuhan- kebutuhan yang diperlukan dalam komputerisasi sistem Inventory CS Plan : a. Kebutuhan : Laporan Stock Masalah : Pencatatan stock yang masih manual Usulan : disediakan laporan stock yang akurat b. Kebutuhan : Laporan Penerimaan Barang Masalah : Penerimaan barang laporannya masih menggunakan manual dan tidak konsisten Usulan : Dibutkan menu untuk penerimaan barang dengan nomor yang jelas dan tidak bisa diduplikasi c. Kebutuhan : Laporan Pengeluaran
49 Masalah : Bukti pengeluaran barang yang masih menggunakan exel dan bisa diduplikasikan Usulan : Dibuatkan bukti penyerahaan barang dengan history yang jelas dan nomor yang tidak bisa diduplikasikan d. Kebutuhan : Laporan Penagian Masalah : Masih menggunakan exel dan rawan penyimpangan Usulan : dibuatkan laporan penjualan yang bisa di view setiap bulanya. 3.5. Analisa Sistem Usulan Analisa ini merupakan kegiatan yang menjelaskan rencana sistem yang akan dibuat berdasarkan identifikasi kebutuhan yang telah dijelaskan sebelumnya. Dengan melakukan analisa rancangan sistem, kita dapat memperikirakan besaran pekerjaan, sehingga saat pembuatan sistem dapat berjalan dengan lancar. 3.5.1. Use Case Pengadaan Barang System Login Membuat PR Bag. Gudang Mengirimkan Purchase Request Purchasing Mengirim Purchase Request <<include>> Tidak Acc PR <<include>> Acc PR Supplier Meminta Harga Barang Mengirimkan Harga Barang Membuat Purchase Order Manager <<include>> Acc PO <<include>> Tidak Acc PO Mengirimkan Purchase Order Kirim Barang Kirim Laporan
50 3-6. Use Case Diagram Pengadaan Barang 3.5.2. Use Case diagram Pemesanan Barang System Memesan Barang Pelangan Purchasing Meminta Barang Kirim Barang Staff gudang Melakukan Pembayaran Keuangan Membuat Laporan Manager 3-8. Use Case Pemesanan Barang 3.5.3. Squeance Diagram A. Sequance Login User
51 Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram login sistem yang dilakukan karyawan bag.gudang, dimana karyawan staff Gudang meng-input username dan password terlebih dahuli saat akan akses sistem. B. Sequance Diagram Permintaan Barang Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram Permintaan Barang yang dilakukan karyawan bag.gudang, dimana karyawan staff Gudang Menginput barang yang ingin di pesan. C. Sequance Diagram Laporan Purchasing Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram Purchase Barang yang dilakukan staff Purchasing, dimana karyawan PurchasingMenginput barang yang ingin di pesan.
52 D. Sequance Diagram Add User Pada Squance diagram add user hanya bisa dilakukan oleh administrator saja tidak bisa dilakukan oleh user lain. E. Sequance Diagram Input Input Data Barang
53 Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram input data barang, dimana karyawan staff Gudang meng-input data barang ke tabel data olah barang dan data langsung tersimpan ke database olah data barang. E. Sequance Diagram PO Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram input data PO, dimana karyawan staff Gudang meng-input data PO ke tabel data PO dan data langsung tersimpan ke database PO. F. Sequance Diagram Pembelian
54 Pada gambar diatas menunjukan tentang diagram sequence Diagram data Pembelian, diaman staff gudang menginput tabel pembelian barang. 3.5.4. Activity Diagram Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. 3.5.4.1. Activity Diagram Login 3-4. Activity Diagram Login Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang yang berperan sebagai user bias akses system dengan terlebih dahulu login dengan memasukan username dan password. 3.5.4.2. Activity Diagram Input Data barang
55 3-4. Activity Diagram Input Data Barang Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data barang fungsi pada system ini yaitu input data barang. 3.5.4.3. Activity Diagram Update Barang 3-5. Activity Diagram Update data Barang Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data barang fungsi pada system ini yaitu update data barang. 3.5.4.4. Activity Diagram Delete Barang
56 3-6. Activity Diagram Delete Data Barang 3.5.4.5. Activity Diagram Pembuatan PO 3-7. Activity Diagram Pembuatan PO Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form PO fungsi pada system ini yaitu input data PO. 3.5.4.6. Activity Diagram Update PO 3-8. Activity Diagram Update PO Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form PO, fungsi pada system ini yaitu update data PO.
57 3.5.4.7. Activity Diagram Pembelian Barang 3-9. Activity Input Data Pembelian Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data pembelian fungsi pada system ini yaitu input data pembelian. 3.5.4.8. Activity Diagram UpdateBarang 3-9. Activity Update Data Pembelian
58 Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data pembelian fungsi pada system ini yaitu update data pembelian. 3.5.4.8. Activity Diagram Penerimaan Barang 3-10. Activity Input Data Penerimaan Barang 3.5.4.9. Activity Diagram Delete Penerimaan Barang 3-10. Activity Input Data Delete Penerimaan Barang
59 Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data penerimaan barang fungsi pada system ini yaitu delete data penerimaan barang. 3.5.4.10. Activity Diagram Input Laporan Data Pembelian Barang 3-11. Activity Laporan Data Pembelian Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form laporan data pembelian fungsi pada system ini yaitu input laporan data pembelian. 3.5.4.11. Activity Diagram Input Laporan Data Penerimaan Barang
60 3-11. Activity Laporan Data Penerimaan Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form laporan data penerimaan barang fungsi pada system ini yaitu cetak laporan data barang. Keluaran yang dihasilkan yaitu laporan penerimaan data barang. 3-9. Nomenkelatur Pada penamaan compressor penulis menggunakan satu sample untuk dianalisa mengenai nomenklatur untuk kode part pada barang-barang yang di simpan di dalam inventory CS Plan. Berikut Adalah contoh dari penamaan salah satu barang yang diproduksi oleh pabrik dan disimpan di inventory. 3-9. Nomenklatur Sample
61 3.5.4. Class Diagram 3-12. Class Diagram Entity Sistem 3.5.5. Rancangan Basis Data Perancangan struktur basis data dilakukan agar dapat membuat performa aplikasi yang optimal dari segi kecepatan maupun alokasi data yang efisien. 3.5.4.1 Struktur Basis Data Nama Tabel Media Isi Primary Key Panjang Record : Account : Harddisk : Data User : Username : 16 Kib
62 3-1. Struktur Tabel Account Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Username Varchar 32 Username untuk login Password Varchar 32 Password untuk Login Nama Tabel : jual Media : Harddisk Isi : Data Penjualan Primary Key : inc Panjang Record : 16 Kib 3-2. Struktur Tabel Jual Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Inc Int 9 Inc jual_id Varchar 14 id Jual no_nota Varchar 14 Nomor Nota tgl_jual Varchar 10 Tanggal Jual username Varchar 50 Username pelanggan_nama Varchar 50 nama pelanggan total double 20,0 total penjumlahan jml_bayar double 20,0 jumlah pembayaran Nama Tabel Media Isi Primary Key Panjang Record : jual_detil : Harddisk : Data Detail Penjualan : jual_id : 48 Kib 3-3. Struktur Tabel Detail Penjualan
63 Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan jual_id Varchar 9 id jual barang_id Varchar 14 id barang barang_nama Varchar 90 nama barang ketogori Varchar 5 kategori qty smallint 5 Quantity satuan Varchar 14 satuan harga_satuan double 20,0 harga satuan harga_total double 20,0 harga total Nama Tabel : Pelanggan Media : Harddisk Isi : Data Pelanggan Primary Key : inc Panjang Record : 32 Kib 3-4. Struktur Tabel Pelanggan Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan inc int 9 Inc pelanggan_id Varchar 9 id pelanggan pelanggan_nama Varchar 90 Nama Pelanggan pelanggan_alamat Varchar 90 Alamat Pelanggan Pelanggan_kota Varchar 50 Kota Pelanggan Pelanggan_email Varchar 90 Email Pelanggan Pelanggan_kontak Varchar 20 Kontak Pelanggan Nama Tabel : supplier Media : Harddisk Isi : Data Supplier Primary Key : supplier_id Panjang Record : 32 Kib 3-5. Struktur Tabel Supplier
64 Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan supplier_id Varchar 9 Id Supplier supplier_nama Varchar 90 Nama Suplier supplier_alamat Varchar 90 Alamat Suplier supllier_kota Varchar 50 Kota Suplier supplier_email Varchar 90 Email Suplier supplier_kontak Varchar 20 Kontak Suplier Nama Tabel : barang Media : Harddisk Isi : Data Barang Primary Key : inc Panjang Record : 32 KiB 3-6. Struktur Tabel Barang Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan inc int 9 Inc barang_id Varchar 14 Id Barang barang_nama Varchar 90 Nama barang barang_kategori Varchar 7 Kategori Barang Harga_beli int 10 Harga Beli Harga_jual int 10 Harga Jual Nama Tabel Media Isi Primary Key Panjang Record : Stock : Harddisk : Stock Barang : barang_id : 16 KiB 3-7. Struktur Tabel Stock Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan barang_id Varchar 14 Id barang baang_nama Varchar 90 Nama Barang
65 kategori Varchar 5 Kategori qty samllint 5 Quantity satuan Varchar 9 Satuan Nama Tabel : temp_beli_detil Media : Harddisk Isi : Data Pembelian Sementara Primary Key : beli_id Panjang Record : 16 KiB 3-8. Struktur Tabel Beli Temporary Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan beli_id Varchar 14 Id Beli barang_id Varchar 14 Id barang barang_nama Varchar 90 Nama Barang kategori Varchar 5 Kategori qty smallint 7 Quantity satuan Varchar 14 Satuan harga_satuan double 20,0 Harga Satuan Nama Tabel Media Isi Primary Key Panjang Record : beli : Harddisk : Data Beli : inc : 48 KiB 3-9. Struktur Tabel Beli Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan inc int 9 Inc beli_id Varchar 9 Id Beli
66 no_fak Varchar 14 No Faktur tgl_trans Varchar 10 Tanggal Transaksi Supplier_nama Varchar 90 Nama Suplier total double 20,0 Total Nama Tabel : beli_detail Media : Harddisk Isi : Data Detail Pembelian Primary Key : beli_id Panjang Record : 32 KiB 3-10. Struktur Tabel Beli Detail Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan beli_id Varchar 9 Id Beli barang_id Varchar 14 ID Barang barang_nama Varchar 90 Nama Barang kategori Varchar 5 Kategori qty smallint 5 Quantity satuan Varchar 14 Satuan harga_satuan double 20,0 Harga Satuan harga_total double 20,0 Harga Total Nama Tabel Media Isi Primary Key Panjang Record : temp_jual_detail : Harddisk : Data Detail Penjualan : jual_id : 16 KiB 3-11. Struktur Tabel Jual Temporary Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan jual_id Varchar 9 Id Jual barang_id Varchar 14 Id Barang
67 barang_nama Varchar 90 Nama Barang kategori Varchar 5 Kategori qty Smallint 7 Quantity satuan Varchar 14 Satuan harga_satuan Double 20,0 Harga Satuan harga_total Double 20,0 Harga Total 3.5.5. Rancangan Layar Rancangan layar merupakan bagian penting dalam mendesign sebuah program atau sistem. Sistem harus memiliki tampilan yang baik dan mudah agar dapat di mengerti user. 3.5.5.1. Struktur Tampilan User Struktur tampilan dibuat untuk memudahkan user agar dapat memahami pemetaan menu navigasi sistem, karena aplikasi yang dibangun menggunakan teknologi web base yang bisa diakses dari berbagai macam device. 3-15. Struktur Utama Aplikasi
68 3.5.5.2. Rancangan Menu Login 3-16. Rancangan Menu Login Menu Login merupakan menu yang pertama kali akan muncul ketika user mengakses sistem. Hanya orang yang memiliki hak akses yang dapat menggunakan aplikasi ini. Hanya administrator yang dapat membuat atau menambahkan username dan password. 3.5.5.3. Rancangan Menu Utama 3-17. Rancangan Menu Utama Rancangan menu utama merupakan tampilan setelah user berhasil login. Halaman ini berisi menu-menu yang disediakan oleh sistem.
69 3.5.5.4. Rancangan Menu Data Akun 3-18. Rancangan Menu Data Akun Halaman akun adalah halaman yang memungkinkan administrator melihat jumlah data user dan bisa menghapus data user yang sudah tidak aktif. 3.5.5.5. Rancangan Form Tambah Akun
70 3-19. Rancangan Form Tambah Akun Form tambah akun merupakan form yang digunakan oleh administrator untuk menambah user. 3.5.5.6. Rancangan Menu Barang 3-20. Rancangan Menu Barang Menu barang memungkinkan user untuk melihat kode dan nama barang serta import data barang melalui Exel.
71 3.5.5.7. Rancangan Form Input Data Barang 3-21. Rancangan Form Input Data Barang Form data barang digunakan untuk menginput barang dan harga beli serta harga jualnya. 3.5.5.8. Rancangan Menu Supplier Menu supplier berisi data-dat a supplier, user bisa mengubah atau menghapus data supplier
72 3-22. Rancangan Menu Supplier 3.5.5.9. Rancangan Form Input Data Supplier 3-23. Rancangan Form Input Supplier Form input supplier digunakan untuk menambahkan data supplier. 3.5.5.10. Rancangan Menu Pelanggan Tampilan ini berisi informasi alamat, email, dan kontak service center.
73 3-24. Rancangan Menu Data Pelanggan 3.5.5.10. Rancangan Form input Pelanggan Form data pelanggan berfungsi untuk menambahkan data pelanggan. 3-25. Rancangan Form Data Pelanggan 3.5.5.11. Rancangan Menu Barang Masuk Menu barang masuk berisi data-data barang masuk berdasarkan tanggal. User juga bisa memfilter data tersebut dengan mengisi range tanggal untuk menampilkan data yang ingin dianalisa.
74 3-26. Rancangan Menu Barang Masuk 3.5.5.12. Rancangan Form Barang Masuk Form barang masuk digunakan untuk memasukkan data barang dari supplier yang akan dimasukkan ke gudang. 3-24. Rancangan Form Barang Masuk 3-27. Rancangan Form Penjualan Menu jual berisi data-data penjualan stock barang, dari mulai nomor nota, nama service yang membeli dan tersedia menu print out.
75 3-28. Rancangan Menu Penjualan 3.5.5.13. Rancangan Form Penjualan 3-29. Rancangan Form Penjualan Form penjualan digunakan user untuk menginput barang-barang atau saprepart yang akan dibeli.
76 3.5.5.14. Rancangan Menu Stock 3-30. Rancangan Menu Stock Menu Stock digunakan oleh user untuk memonitor stock, jika stock habis maka diharuskan untuk segera membuat PO.