1 Bab I Pendahuluan I.1 Latar Belakang Pengetahuan merupakan aset utama yang dimiliki organisasi dan melekat pada setiap individunya. Pengetahuan adalah sumber yang sangat bernilai bagi organisasi karena merepresentasikan aset yang intangible, rutinitas operasional, serta proses-proses tertentu yang sulit ditiru (Grant, 1996; Liebeskind, 1996; dalam Wasko dan Faraj, 2005). Pengetahuan dapat berupa tacit maupun explicit. Pengetahuan tacit mengacu pada bentuk pengetahuan yang sulit untuk dikomunikasikan atau dianalogikan sedangkan pengetahuan explicit mengacu pada bentuk pengetahuan yang dapat dijadikan kode sehingga mudah disebarkan. Pengetahuan kemudian disebarkan ke setiap individu, tim, serta organisasi. Kemampuan untuk menciptakan, memperoleh, mengintegrasikan, dan menyebarkan pengetahuan menjadi kesanggupan yang harus dipenuhi oleh organisasi (Takeshi, 2001; Teece, 1997; dalam Sambamurthy dan Subramani, 2005). Organisasi mampu memecahkan permasalahan yang dihadapi serta mampu mengambil keputusan yang tepat berdasarkan pengetahuan yang dimilikinya. Oleh karena itu, organisasi dituntut untuk dapat mengelola pengetahuan (knowledge management, KM) dengan baik agar pengetahuan yang dimilikinya tersebut dapat memberi nilai tambah dan nilai kompetitif bagi organisasi. Peningkatan kebutuhan akan informasi dan pengetahuan yang akurat, relevan, dan tepat waktu, serta kebutuhan akan akses data yang cepat menjadikan organisasi harus mampu beradaptasi terhadap setiap perubahan yang terjadi terkait dengan kebutuhan bisnisnya. Hal ini semakin memperkuat pendapat bahwa organisasi perlu melakukan knowledge sharing sebagai salah satu aktivitas penting dalam KM. Banyak inisiatif KM yang gagal akibat keengganan orang-orang di dalam organisasi untuk melakukan knowledge sharing (Kankanhalli dkk., 2005). Organisasi tentu saja tidak dapat memaksakan terlaksananya aktivitas knowledge sharing tetapi hanya dapat memberi dorongan atau fasilitas agar aktivitas knowledge sharing tersebut dapat diterapkan di lingkungan organisasi.
2 Knowledge sharing merupakan suatu proses yang saling berkaitan dengan melibatkan pertukaran dimana individu memberi suatu nilai tambah dan memperoleh suatu nilai tambah (Christensen, 2005). Knowledge sharing menyangkut keinginan individu dalam suatu organisasi untuk membagi pengetahuan yang telah diperoleh atau diciptakan kepada yang lainnya (Gibert dan Krause 2002 dalam Bock dkk., 2005). Apa yang diberikan ataupun didapatkan oleh individu tersebut dapat menjadi dorongan yang sanggup meningkatkan keinginan individu untuk membagi pengetahuan yang dimilikinya. Penerapan knowledge sharing di organisasi tentu saja akan menemui hambatanhambatan yang dapat muncul, seperti ketersediaan pengetahuan, kemampuan menyerap pengetahuan, motivasi untuk berbagi, kesulitan dalam mencari pengetahuan yang dibutuhkan, tingkat kepercayaan, dukungan manajemen, serta budaya organisasi yang kurang mendukung. Terkadang organisasi pun harus membeli pengetahuan dari organisasi lain karena kekurangan pengetahuan ataupun menggunakan tenaga ahli dari luar karena tidak memiliki pengetahuan yang dibutuhkan. Selain itu, perkembangan teknologi yang begitu pesat memaksa setiap orang di dalam organisasi agar dapat menyerap pengetahuan baru dengan lebih cepat dan menerapkan pengetahuan yang dimilikinya tersebut untuk kepentingan organisasi. Penelitian mengenai knowledge sharing termasuk dalam kajian disiplin sistem informasi (SI), karena SI lebih fokus pada interaksi antara individu, organisasi ( soft issues), dan teknologi daripada teknologinya sendiri ( hard issues) (Avison dan Heje, 2005). SI memiliki kontribusi bagi disiplin lainnya seperti sosiologi, psikologi, antropologi, dan ilmu sosial lainnya namun disiplin ilmu tersebut tidak memiliki penekanan pada penggunaan teknologi seperti halnya SI (Avison dan Heje, 2005).
3 I.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka yang menjadi permasalahan adalah sebagai berikut: 1) Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi terlaksananya knowledge sharing. 2) Aktivitas-aktivitas apa saja yang diperlukan dalam mendukung terlaksananya knowledge sharing. 3) Bagaimana membangun suatu kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing yang bersifat umum. I.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini yaitu menghasilkan sebuah usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing yang disertai dengan panduan implementasi knowledge sharing di dalam lingkungan organisasi. I.4 Batasan Masalah Batasan-batasan masalah dalam laporan penelitian tesis ini adalah sebagai berikut: 1) Penelitian ini fokus pada proses knowledge sharing yang dilakukan oleh organisasi dalam kajian sistem informasi/teknologi informasi (IS/IT). 2) Organisasi yang dibahas pada penelitian ini adalah perusahaan berorientasi profit yang bergerak di berbagai bidang dan memiliki divisi IT dalam struktur organisasinya. Usulan kerangka kerja yang dibangun bersifat umum sehingga dapat diterapkan pada beberapa perusahaan yang berbeda. I.5 Kegunaan Hasil Adapun hasil akhir dari penelitian ini adalah suatu usulan kerangka kerja implementasi knowledge sharing beserta panduan implementasi sebagai alat bantu bagi organisasi, yang menjelaskan mengenai bagaimana cara mengimplementasikan knowledge sharing di lingkungan organisasi secara nyata pada masa mendatang. Hasil dari penelitian ini lebih ditujukan bagi organisasi yang baru akan mencoba menerapkan knowledge sharing di lingkungan organisasinya.
4 I.6 Metodologi Untuk memberikan arahan dalam melakukan penelitian, maka diperlukan suatu metodologi penelitian yang menjelaskan langkah-langkah yang digunakan dalam penyelesaian masalah sebagaimana terlihat pada Gambar I.1. Gambar I.1 Metodologi yang digunakan
5 Penjelasan dari Gambar I.1 adalah sebagai berikut: 1) Studi literatur. Review dilakukan terhadap literatur-literatur yang ada dengan menggunakan tiga tahap pendekatan: a) Pencarian literatur menggunakan kata kunci knowledge, knowledge sharing, knowledge management, teknologi informasi, sistem informasi. b) Pencarian literatur menggunakan kata kunci framework, model konseptual, perancangan model. c) Pemilihan literatur-literatur yang mengungkapkan sebuah research. 2) Menentukan pendekatan teknik/metode penelitian yang sistematik dan terkendali. Pada penelitian ini digunakan kerangka kerja penelitian kajian sistem informasi yang telah dikembangkan oleh Hevner dkk. Kerangka kerja tersebut dapat digunakan untuk memahami, menjalankan, dan mengevaluasi penelitian di dalam kajian sistem informasi dengan menggabungkan paradigma behavioral science dan design science (Hevner dkk., 2004). 3) Analisis. Analisis dilakukan dengan memanfaatkan konsep-konsep yang dikemukakan dalam kerangka kerja Hevner, seperti environment, knowledge base, foundations, dan methodologies. Hevner menggunakan aspek what dan why (apa yang menjadi objek analisis dan mengapa), serta aspek how (bagaimana penelitian akan dilakukan). Kerangka kerja tersebut digunakan karena dapat memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai penelitian yang akan dilakukan sehingga dapat memudahkan dalam menentukan langkah-langkah yang diperlukan. Tahap analisis yang dilakukan meliputi penetapan objek analisis yaitu menemukan constructs (faktor-faktor penting dan aktivitas-aktivitas pendukung), tujuan analisis yaitu menetapkan faktor-faktor penting yang diduga dapat mempengaruhi knowledge sharing beserta aktivitas pendukung knowledge sharing, serta bagaimana analisis dilakukan (metode analisis) meliputi penetapan perspektif, penyusunan kumpulan pengetahuan (menggunakan metode analisis kritis), penetapan faktor-faktor penting
6 (menggunakan metode analisis komparatif), aktivitas pendukung, serta atribut kualitas dari model. Analisis secara kritis terhadap teori-teori dan hasil penelitian yang telah diperoleh dilakukan guna mendapatkan teori dan hasil penelitian yang benar mengungkapkan sebuah research. Analisis komparatif dilakukan dengan membandingkan antara hasil penelitian satu dengan penelitian yang lain untuk mendapatkan hasil yang diperlukan untuk kepentingan penelitian ini. 4) Perancangan. Dalam kerangka kerja Hevner, konsep foundations digunakan sebagai dasar dalam merancang model. Demikian pula dengan tahap perancangan pada penelitian ini dilakukan berdasarkan hasil analisis yang telah diperoleh dari tahap sebelumnya. Tahap perancangan yang dilakukan meliputi penetapan objek perancangan yaitu elemen-elemen yang menjadi bagian dalam usulan kerangka kerja yang dihasilkan meliputi perspektif, faktor-faktor penting, aktivitas pendukung; tujuan perancangan yaitu membangun kerangka kerja yang berfungsi sebagai pedoman atau alat bantu, serta metode perancangan yang digunakan meliputi penetapan elemen pembangun, perancangan arsitektur umum, usulan kerangka kerja, dan perancangan panduan implementasi. 5) Evaluasi. Tahap evaluasi kerangka kerja dilakukan untuk membuat penilaian mengenai nilai dari kerangka kerja yang dihasilkan ataupun bentuk kontribusi yang diberikan. Tahap evaluasi dimulai dengan penetapan skenario evaluasi, penetapan teknik pengumpulan data yaitu teknik penyebaran kuesioner, penetapan sampel penelitian yaitu 32 orang responden yang merupakan bagian dari divisi teknologi informasi pada perusahaan-perusahaan di Indonesia, penetapan instrumen yang digunakan yaitu instrumen kuesioner, penyusunan instrumen dimana terdiri dari identitas responden dan pengukuran faktor beserta aktivitas pendukung, serta hasil uji validitas dan reliabilitas, uji korelasi, serta uji bobot, serta uji keefektifan panduan implementasi untuk mengetahui apakah panduan tersebut dapat diterapkan secara nyata atau tidak.
7 6) Penarikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan terkait dengan hasil penelitian yang diperoleh serta pembahasan yang telah dilakukan dalam rangka menjawab permasalahan yang ada. Saran diberikan untuk menentukan arah penelitian lanjutan yang dapat dilakukan. I.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dan penyusunan penelitian tesis ini dibagi dalam lima bab. Berikut ini merupakan penjelasan dari setiap bab tersebut: BAB I PENDAHULUAN Berisi gambaran umum dari penelitian yang dilakukan mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, kegunaan hasil, metodologi, serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Berisi konsep mengenai knowledge sharing, knowledge management, teknologi informasi, sistem informasi, serta teori-teori lainnya yang relevan dalam upaya pemecahan masalah yang diteliti. BAB III ANALISIS Berisi tahapan-tahapan dalam mengidentifikasi dan menetapkan elemen-elemen yang diperlukan dalam mendukung perancangan usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing. Tahap analisis yang dilakukan meliputi penetapan objek analisis, tujuan analisis, bagaimana analisis dilakukan (metode analisis), serta hasil analisis yang diperoleh yaitu berupa dugaan terhadap faktorfaktor dan aktivitas pendukung. BAB IV PERANCANGAN Berisi tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan dalam memecahkan permasalahan serta pembahasan mengenai rancangan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing yang digunakan. Tahap perancangan meliputi penetapan objek perancangan, tujuan perancangan, metode perancangan yang digunakan, serta hasil perancangan yang diperoleh yaitu berupa usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing.
8 BAB V EVALUASI Berisi langkah-langkah yang dilakukan dalam menguji dan menganalisis kerangka kerja yang telah dikembangkan. Tahap evaluasi meliputi penetapan skenario evaluasi, teknik pengumpulan data, sampel penelitian, penyusunan instrumen, teknik pengukuran sampling, pengumpulan data serta hasil uji validitas, uji reliabilitas, uji korelasi, dan uji bobot, serta uji keefektifan panduan implementasi. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Berisi kesimpulan hasil penelitian dan pembahasan yang dilakukan dalam menjawab permasalahan yang ada, serta saran perbaikan dan pengembangan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing lebih lanjut.