BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Setiap proyek tentu membutuhkan sebuah perencanaan dan pengaturan sehingga kegiatan proyek dapat berjalan lancar, untuk itulah dibutuhkan sebuah sistem manajemen yang mampu mengatur semua kegiatan di proyek yang disebut manajemen proyek. Manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. Pada pelaksanaan pembangunan Proyek WANG RESIDENCE di Kedoya memiliki tahapan kegiatan yang dibagi menjadi 4, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). Berikut penjelasan dari tahapan kegiatan tersebut : 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metode pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. III - 1
2. Pengorganisasian (organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur - unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masingmasing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan / ketentuan yang telah ditetapkan. 3. Pelaksanan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksanan pekerjaan pembangunan ini perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat pada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. 4. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya, mutu dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas (Konsultan Pengawas) sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir III - 2
dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain : pelaksanaan tes / uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut, pembuatan master schedule, daily / weekly / monthly report untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. 3.2 Organisasi Proyek Organisasi proyek adalah suatu sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan dalam rangka mencapai suatu hasil yang seefektif dan seefisien mungkin sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Adanya organisasi proyek maka kegiatan masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan yang lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing yang harus dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya. III - 3
3.2.1 Struktur Organisasi Proyek Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan, atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait, sehingga jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi terdiri dari beberapa unsur yang saling terkait dan berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa bisa terpisahkan rantai hubungan kegiatannya. Tidak terkecuali pada pembangunan WANG RESIDENCE di Kedoya. Pada proyek ini sistem organisasi dan struktur organisasi merupakan suatu keharusan. Kehadirannya merupakan salah satu aspek pendukung dalam pencapaian tujuan yang diharapkan bersama. Hal ini dikarenakan didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut melibatkan banyak instansi / badan hukum / perorangan yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab serta wewenang yang berbeda-beda. Diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan struktur organisasi yang baik dan juga jelas pada proyek pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan seluruh tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat satu per satu sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan perencanaan yang telah dilakukan. III - 4
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK WANG RESIDENCE Gambar 3.1 Diagram Struktur Organisasi Proyek pada pembangunan WANG RESIDENCE di Kedoya 1. Pemberi Tugas (Owner) Pemberi tugas adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan dengan menggunakan dana yang dimilikinya tersebut. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan. Pemberi tugas dapat berupa perseorangan, badan / instansi / lembaga baik pemerintah maupun lembaga swasta. Pada pembangunan proyek WANG RESIDENCE yang III - 5
bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah PT.CITICON PROPERTINDO. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan proyek b. Mengadakan pembebasan tanah. c. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. e. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan / pengurangan pekerjaan). g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. h. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. III - 6
2. Construction Management Pemilik proyek adalah badan usaha atau perorangan, baik pemerintah maupun swasta yang mempunyai kepentingan untuk mendirikan bangunan dan memiliki kesanggupan untuk menyediakan dana untuk merealisasikan proyek tersebut. Owner sebagai pemilik proyek sekaligus menjabat sebagai konsultan managemen konstruksi. Tugas dan kewajibannya adalah menyediakan dana untuk perencanaan dan pelaksanaan proyek, menyediakan lahan atau tanah yang akan digunakan sebagai tempat pembangunan proyek, dan memberikan wewenang kepada pihak-pihak tertentu untuk mengelola bangunan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati serta ikut mengawasi dalam pelaksanaan pembangunan proyek. Sebagai pemilik sekaligus konsultan manajemen proyek, owner/konsultan MK mempunyai wewenang yang meliputi: a. Meminta laporan dan penjelasan tentang pelaksanaan pekerjaan kepada pelaksana proyek baik secara lisan maupun tulisan. III - 7
b. Menghentikan atau menolak hasil pekerjaan apabila dalam pelaksanaan menyimpang dari spek yang telah ditentukan. c. Mengesahkan adanya perubahan baik didalam desain maupun pekerjaan. d. Memberikan keputusan terhadap perubahan waktu pelaksanaan dengan mempertimbangan segala resiko yang akan dihadapi. e. Mengarahkan, mengelola, serta mengkoordinasikan pelaksanaan kontraktor dalam aspek mutu, biaya, waktu, dan keselamatan dalam pekerjaan. f. Mengadakan rapat koordinasi yang dihadiri oleh konsultan perencana dan kontraktor. Rapat diadakan seminggu sekali. g. Memeriksa gambar detail pelaksanaan (shop drawing). h. Membuat laporan kemajuan pekerjaan di lapangan. 3. Quality Surveyor Quantity surveyor / estimator pada perusahaan kontraktor bertugas menghitung volume dan kebutuhan material bangunan yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan proyek, berikut ini beberapa tugas quantity surveyor pada kontraktor dalam pelaksanaan proyek bangunan III - 8
a. Menghitunga luas m² pekerjaan bangunan seperti pengecoran, plesteran, pasangan keramik, pembesian dll. b. Menghitung volume m³ pekerjaan seperti pekerjaan beton, screed lantai, pekerjaan urugan tanah dll. c. Menghitung volume kg pada pekerjaan besi beton bertulang, alumunium, profil baja dll. d. bekerja sama dengan logistik atau pengadaan barak untuk memberikan informasi kebutuhan material yang harus didatangkan ke lokasi proyek pembangunan. e. Menghitung volume pekerjaan bangunan yang sudah dilaksanakan dan sisa pekerjaan untuk keperluan pembuatan opname mandor/ pemborong dan untuk keperluan engineering dalam membuat schedule pekerjaan pelaksanaan pembangunan. f. menghitung kebutuhan material yang dibutuhkan dalam setiap item pekerjaan bangunan. g. mengecek penggunaan material apakah sudah sesuai dengan apa yang dihitung oleh estimator. h. mengecek setiap gambar shop drawing baru apakah terjadi perubahan dari apa yang sudah dihitung sebelumnya, jika terjadi perubahan maka tugas III - 9
quantity surveyor adalah menghitung ulang volume pekerjaan atau menghitung pada item pekerjaan tambah kurang saja. 4. Konsultan Perencana (Struktur, Arsitektur, ME) Konsultan perancana adalah pihak yang bergerak dalam bidang jasa, yang memiliki kemampuan untuk merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi kepada pemilik bangunan sehingga tercipta suatu rancangan yang sesuai dengan keinginan pemilik. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseroan yang berbadan hukum. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi: a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan pondasi terhadap kondisi tanah setempat. c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. III - 10
e. Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan-perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. 5. Kontraktor Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyelenggarakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat- syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Pada proyek Wang Residence terdapat kontraktor utama yang dipegang oleh PT.PP dan sub kontraktor oleh PT.INDOPORA A. KONTRAKTOR UTAMA. Kontraktor berupa perseroan yang berbadan hukum atau badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan bangunan. Pada pelaksanaan Proyek WANG RESIDENCE, PT. PEMBANGUNAN PERUMAHAN (Persero) diberikan kepercayaan untuk bertindak sebagai kontraktor utama yang bertugas melaksanakan pekerjaan struktur. Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor-mandor dan pekerja-pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. III - 11
b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. c. Menyediakan alat-alat yang dipergunakan dalam proyek tersebut, memperbaiki alat-alat tersebut apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat-alat tersebut dan membersihkan bekas-bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain-lainya dari bagian -bagian pekerjaan. f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan diguanakan. g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana-rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. III - 12
B. SUB KONTRAKTOR Dalam sebuah proyek pasti diperlukan sub kontraktor, sub sontraktor bertugas membantu pekerjaan kontraktor utama dalam mengerjakan suatu proyek. Karena pada saat pekerjaan fisik di lapangan kontraktor sering dipusinkan dengan adanya banyak pekerjaan, Oleh sebab itu, biasanya Main Kontraktor merekrut Subkontraktor untuk mengerjakan paket-paket pekerjaan tersebut. Selain alasan tersebut, ada alasan lain yang membuat sebuah proyek menggunakan jasa subkontraktor, antara lain : a. Jenis pekerjaan yang bersifat khusus dan spesialis. Sebagai contoh pekerjaan baja akan lebih efisien diserahkan kepada perusahaan yang memang spesialis dibidang baja sebagai subkontraktor daripada dikerjakan sendiri oleh Main Kontraktor. c. Tersedianya Perusahaan Subkontraktor yang mampu dan bonafide. Perusahaan yang mampu secara teknis dan finansial adalah faktor utama dalam mempertimbangkan penyerahan bagian lingkup proyek kepada subkontraktor, disamping harga yang wajar. III - 13
d. Kebijakan Pemerintah. Untuk jenis pekerjaan tertentu, Pemerintah menginginkan dikerjakan oleh perusahaan setempat yang dianggap mampu. Hal ini mendorong adanya subkontraktor. Dalam hal ini, pada pembangunan proyek WANG RESIDENCE, memerlukan bantuan sub kontraktor untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Untuk pekerjaan galian dan pemasangan Pile Cap, pihak kontraktor utama menugaskan PT. INDONESIA PONDASI RAYA ( INDOPORA ) untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Yang nantinya PT. INDONESIA PONDASI RAYA melakukan pekerjaan terlebih dahulu di lapangan. Dan selanjutnya dilanjutkan oleh pihak kontraktor utama. III - 14
PT. PEMBANGUNAN PERUMAHAN (Persero) STUKTUR ORGANISASI PROYEK WANG RESIDENCE KEDOYA Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. PEMBANGUNAN PERUMAHAN (Persero) Tbk III - 15
Project Manager Project Manager mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Membantu Project Coordinator dalam hal penyelenggaraaan proyek secara umum seperti pelaksanaan kontrak proyek, perencanaan dan laporan biaya, material, man power, kualitas kerja dan procurement. 2. Membuat laporan bulanan serta evaluasinya dengan mengacu kepada laporan harian dan mingguan dari Construction Engineer. 3. Membuat laporan secara berkala mengenai status pemakaian material dan keuntungan proyek. Menolak material dari supplier yang tidak memenuhi standar. III - 16
3.3 Tinjauan Kontrak Dalam pelaksanaan pembangunan Proyek WANG RESIDENCE, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : 1. Pelelangan umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. 2. Pelelangan Terbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. 3. Penunjukan langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. Pada pelaksanaan pembangunan Proyek WANG RESIDENCE, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai III - 17
dengan banyak pihak yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masing-masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing. a. Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan / surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lump sump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : a. Surat perjanjian (kontrak) b. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang c. Surat keputusan penetapan pemenang lelang d. Surat penawaran e. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui f. Spesifikasi teknis dan gambar-gambar g. Berita acara hasil lelang h. Berita acara pembukaan penawaran III - 18
i. Berita acara penjelasan j. Syarat-syarat umum kontrak k. Syarat-syarat khusus kontrak l. Jaminan pelaksanaan dan lain - lain yang dipersyaratkan Pada saat ini kebutuhan proyek-proyek konstruksi terdapat beberapa jenis sistem kontrak, antara lain : 1. Kontrak Unit Price Kontrak Unit Price merupakan semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang telah dikerjakan. 2. Kontrak Lump Sump Fixed Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilih yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang. 3. Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus and Fee Contract) Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan biaya-biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata. III - 19
4. Kontrak Owner Builder Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor. 5. Kontrak Design and Build Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya. Pada pelaksanaan pembangunan Proyek Wang Residence, sistem kontrak yang digunakan adalah Lump Sump. III - 20