Term of Reference PELATIHAN COLD CHAIN INVENTORY 1. Latar Belakang Penilaian manajemen vaksin efektif dalam 2011/12 di Indonesia dilaporkan area utama bagi perbaikan untuk memenuhi standar internasional pada penyimpanan vaksin, manajemen suhu dan manajemen stok vaksin dengan maksud untuk mencapai tujuan lebih tinggi yang memiliki keberlangsungan penyediaan vaksin yang aman dan ampuh bila diperlukan di sarana pelayanan kesehatan pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat sebagai kunci untuk memastikan kecakupan vaksinasi yang tinggi dan berkelanjutan bagi masyarakat. Di antara kunci utama untuk memperbaiki kesenjangan pada kapasitas cold chain dan kinerja peralatan, tidak dapat mengandalkan sistem pemantauan suhu terus menerus, pemeliharaan yang buruk pada tingkat vaksin maksimum minimum dan perangkat yang diperlukan pada tingkat subnasional-province, kabupaten dan fasilitas Puskesmas. Terakhir persediaan peralatan cold chain di Indonesia dilakukan pada tahun 2008 dengan menggunakan lembar excel pengumpulan data pasif dengan tingkat respons data kabupaten hanya 37% (sumber: Konsultan UNICEF Keertie Kumar Laporan Akhir 2008). Ada rencana untuk pengadaan peralatan Massive Cold Chian di 2014 di negara yang menggunakan dana GAVI HSS yang perlu dipandu oleh persediaan rantai cold chian yang kuat, diperbarui dan lengkap. Mendata area ini lebih penting karena tidak hanya untuk memperkuat sistem imunisasi rutin, tetapi juga untuk meningkatkan kesiapan sistem suatu negara dalam memperkenalkan vaksin baru di tahun-tahun berikutnya seperti IPV pada bulan Juni 2015, Campak Rubella pada 2016 dengan rencana kampanye nasional, PCV dan RCV pada tahun 2017 dan seterusnya. Biaya tambahan dari vaksin baru dan peralatan serta kebutuhan sumber daya manusia akan meningkatkan akuntabilitas program, sehingga mengurangi kerugian akibat penyimpanan yang salah dan tempat untuk membekukan dan suhu panas yang diperlukan untuk memastikan penggunaan yang lebih baik dan efisien dari sumber daya program. Inovatif teknologi global yang tersedia untuk program yang akan membantu sistem pada : (1) pendataan data base web persediaan yang dapat diperbarui secara berkala dibandingkan dengan persediaan statis; (2) pemantauan suhu 30 hari lebih akurat pada vaksin di dalam
lemari es di provinsi, kabupaten/kota, pusat kesehatan tingkat pusat dengan menggunakan perangkat elektronik, Kulkas Tag 2, dengan fungsi alarm saat suhu berada di luar kisaran normal 2-8 deg Celcius; dan (3) menghubungkan peralatan cold chain berbasis web dan persediaan kinerja dengan pelaporan SMS dan FT2 alarm berfungsi. Frekuensi fungsi alarm saat suhu berada di luar kisaran normal 2-8 deg celcius adalah prediksi yang baik pada kinerja peralatan cold chain. Penyebab umum dari lemari es rusak yang masuk ke modus rentang luar antara lain adalah pemeliharaan yang buruk, kerusakan thermostat, kompresor, dan sumbat karet lemah. Gangguan listrik, baik sering atau lama dan untuk apa pun yang menyebabkan, pemeliharaan buruk pada kulkas bertenaga surya juga faktor yang mempengaruhi kinerja peralatan cold chain. Indonesia telah memperkenalkan dan memproduksi 30 DTR perangkat elektronik, Kulkas versi Tag 1 model (FT1) sejak tahun 2009. Selama EVMA, ditemukan bahwa penggunaan perangkat tidak optimal sebagai perangkat desired- tidak diaktifkan, jika diaktifkan pekerja kesehatan tidak dapat membaca alarm, atau menanggapi alarm, informasi yang dihasilkan oleh perangkat tidak optimal digunakan untuk menginformasikan kinerja peralatan. Saat ini tidak ada sistem di daerah Indonesia yang menginformasikan secara teratur pengelolaan jenis kebutuhan ini informasi dan monitoring real time pada tingkat fasilitas kesehatan. Sebuah sistem informasi manajemen yang kuat yang menginformasikan program yang teratur pada real time tentang status komoditas, peralatan dan sumber daya di semua tingkat yang diperlukan untuk mencapai cakupan berkualitas tinggi dan kekebalan di antara populasi sasaran. Selanjutnya, karena Indonesia merupakan negara yang rawan bencana sehingga peralatan cold chain memilik daya tahan terhadap bencana, lebih banyak penggunaan jenis teknologi inovatif dari kulkas berkendara surya di pulau-pulau terpencil dengan tag kulkas adalah praktik yang baik dalam mengelola risiko bencana pengurangan. 2. Tujuan kegiatan a. Untuk memperbarui persediaan peralatan cold chain nasional untuk kapasitas penyimpanan, pemantauan suhu, dan lain-lain dengan menggunakan data base web yang diaktifkan untuk memungkinkan informasi berkala sistem memperbarui menggunakan teknologi terbaru dari UNICEF / WHO Cold Chain Management Equipment (CCEM) software dan link ke daerah Indonesia melalui sistem informasi kesehatan yang sesuai. b. Untuk mengidentifikasi tantangan utama pada vaksin dan manajemen cold chain serta sistem informasi di tingkat kabupaten dan tingkat Puskesmas.
c. Memberikan rekomendasi terkait dengan prioritas pengadaan perangkat peralatan cold chain, tingkat kabupaten pada fungsi peralatan sistem pemantauan, sistem manajemen stok, dan isuisu terkait. d. Untuk melatih petugas kesehatan tentang penggunaan Kulkas tag versi 1 atau 2 melalui penggunaan bahan pelatihan yang tersedia baru-baru ini, alat-alat, membantu pekerjaan terutama pada rekaman dan alarm pemantauan serta menanggapi alarm. e. Untuk memperkenalkan pelaporan SMS di 2 provinsi yang dipilih dan kabupaten/kota pada alarm pemantauan yang dipicu oleh 30DTR FT 2 perangkat dan tingkat stok vaksin. 3. Hasil Yang Diharapkan a. Updated nasional persediaan peralatan cold chain dalam excel data dan web yang diaktifkan serta basis yang dikelola oleh server pusat ditugaskan oleh Depkes. Informasi dapat menganalisa dan menginformasikan program pada pengadaan dan prioritas daftar peralatan cold chain, perangkat, persyaratan lainnya. b. Tantangan kapasitas pekerja kesehatan di vaksinasi dan manajemen cold chain dan sistem informasi terkait real time dan daftar rekomendasi untuk mengatasi tantangan utama. c. Cold chain area dan petugas EPI sebagai pelatih inti pada penggunaan yang benar dan optimal Kulkas Tag diatur dan mereka diberitahu / diperkenalkan dari ujung ke ujung sistem 30DTR pemantauan serta penggunaan bahan yang relevan. Rencana ekspansi di daerah mereka dapat dieksplorasi. d. Distrik EPI dan staf cold chain di 2 provinsi dipilih akan diperkenalkan dengan pedoman dan bahan pelaporan SMS pada FT alarm dan tingkat stok vaksin sebagai dasar untuk memicu tindakan pada tingkat akuntabel tepat. 4. Materi Kegiatan a. Daftar peralatan cold chain. b. Manajemen cold chain. c. Kesepakatan dan rekomendasi. 5. Metode kegiatan Pelatihan ini menggunakan pendekatan pendidikan orang dewasa. Proses fasilitasinya dilaksanakan dengan menggunakan metode Asset Based Thinking, di mana keseluruhan proses didorong dengan semangat
dan prinsip membangun pembelajaran dengan merefleksikan dan mengoptimalkan kekuatan dan pengalaman yang dimiliki peserta yang terlibat dalam kegiatan ini. Persediaan peralatan cold chain adalah koleksi data aktif secara nasional di seluruh Puskesmas, kabupaten dan provinsi penyediaan lokasi pendingin. Sebuah kuesioner sederhana dalam bentuk excel untuk digunakan oleh staf tingkat kabupaten yang terlatih akan dikembangkan. Dua pelatihan sehari penuh di antara semua Trainers Provinsi penggunaan alat ini, proses pengumpulan data, monitoring, supervisi, pembersihan data, sintesis dan analisis yang akan dilakukan dan dikelola oleh Dinas Kesehatan Aceh dengan dukungan dari UNICEF, WHO,mitra lainnya. Tim Provinsi EPI akan diselenggarakan untuk merencanakan, melatih (1,5 hari) staf kabupaten yang relevan serta mengawasi secara acak, memantau pengumpulan data dengan tujuan memiliki data yang tepat waktu dan dapat diandalkan yang dihasilkan dari pelatihan ini di semua kabupaten/kota dan Puskesmas. Training di tingkat kabupaten/kota akan dilatih EPI dan staf yang relevan akan aktif mengumpulkan data dengan menggunakan kuesioner standar di semua pusat kesehatan tangkapan mereka selama sekitar 2-3 minggu dengan perkiraan 1 wawancara dan observasi kegiatan penuh per Puskesmas. Mengambil koordinat GPS smartphone dari masingmasing Puskesmas dan kabupaten/kota akan disertakan. Penggunaan smartphone android didorong selama pengumpulan data untuk dapat memperoleh informasi ini. Meng-upload data excel di setiap fasilitas untuk basis data web yang ditugaskan akan dieksplorasi untuk memfasilitasi konsolidasi data maka penggunaan internet dan ponsel pintar sangat penting. Di daerah di mana hanya ponsel tua yang digunakan, cara yang biasa manual dan excel pelaporan dan konsolidasi di tingkat provinsi akan diterapkan. 6. Peserta Workshop diseminasi strategi nasional komunikasi imunisasi ini berjumlah 69 (enam puluh sembilan) orang, yang berasal dari : 23 (dua puluh tiga) orang Pemegang Program Imunisasi di Dinas Kesehatan kabupaten/kota se Aceh. 23 (dua puluh tiga) orang Penanggungjawab Cold Chain (yang memahami Akses) di Dinas Kesehatan kabupaten/kota se Aceh. 7 (tujuh) orang dari Dinas Kesehatan Aceh. 8 (delapan) orang dari Dinas Kesehatan Banda Aceh. 8 (delapan) orang dari Dinas Kesehatan Aceh Besar.
7. Fasilitator dan Narasumber Proses pelatihan cold chain inventory ini akan difasilitasi oleh 2 (dua) orang fasilitator yang berasal dari PT Aksara Strategic Initiative. Sementara narasumber yang akan terlibat dalam kegiatan ini adalah : Bapak Marzuki (Dinas Kesehatan Aceh). Ibu Safriati (Dinas Kesehatan Aceh). 8. Waktu dan Tempat Pelatihan cold chain inventory ini dilaksanakan selama 1,5 (satu setengah) hari yaitu pada tanggal 29-30 Oktober 2014 di Hotel Hermes Banda Aceh. 9. Penutup Term of Reference ini merupakan kerangka acuan bersama mengenai pelaksanaan pelatihan cold chain inventory. Pengembangan dan penyesuaian dalam hal teknis pelaksanaan disesuaikan dengan kondisi dan akan dikomunikasikan serta dikoordinasikan dengan Dinas Kesehatan Aceh, dan UNICEF Kantor Banda Aceh.