GARIS PANDUAN PENYEDIAAN FAIL MEJA PEJABAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN, INOVASI, PENGKOMERSILAN DAN PERUNDINGAN (ORICC) 1.0 PENGENALAN 1.1 Merujuk kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Fail Meja adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Apabila jelas mengenai tuju arah jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas akan dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. 1.2 FM adalah satu dokumen yang menunjukkan perkaitan antara tugas yang diamanahkan dengan jawatan yang dipegang. Oleh itu, fail ini mesti sentiasa berada berdekatan dengan Pegawai yang bertugas atau di atas meja Pegawai bagi memudahkan rujukan dibuat dengan segera. Fail ini juga hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) sekiranya berlaku pertukaran Pegawai di PTJ yang berkenaan. 1.3 Sebahagian maklumat dalam FM boleh dicapai dari Manual Prosedur Kerja (MPK). Ini adalah kerana FM merupakan subset daripada MPK. MPK merupakan dokumen rujukan utama bagi peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. 29.07.2015 / 1
1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa FM ini dikaji semula dan dikemaskini: a) Apabila berlaku pertukaran Pegawai atau portfolio tugas b) Apabila berlaku perubahan kepada komponen dalam Fail Meja c) Sekurang-kurangnya setahun sekali atau mengikut keperluan. 1.5 Kod FM staf Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan (ORICC) akan dijana mengikut bilangan ahli Pusat/Bahagian seperti berikut: a) Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPK) Mulai B01 b) Pusat Penyelidikan dan Pembangunan (R&D) Mulai R01 c) Pusat Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan (ICC) Mulai I01 d) Pusat Penyelidikan Tanah Lembut (RECESS) Mulai C01 e) Pusat Penyelidikan Elektromagnet Gunaan (EMCentre) Mulai E01 f) Mikroelektronik dan Nano-Teknologi Pusat Penyelidikan Shamsuddin Mulai M01 g) Pusat Pembuatan dan Bahan Termaju Mulai A01 2.0 KANDUNGAN FAIL MEJA (FM) 2.1 Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam FM hendaklah disusun dalam FM mengikut turutan seperti dalam Jadual 1 berikut: JADUAL 1 SUSUNAN KANDUNGAN DALAM FAIL MEJA SUSUNAN PERKARA STATUS PENYEDIAAN DOKUMEN CAPAIAN DI LAMAN-WEB ORICC 1 a) Latar Belakang Pusat Tanggungjawab (PTJ) b) Visi c) Misi Disediakan Jadual FM 2 a) Objektif Pejabat b) Objektif Kualiti Pejabat Disediakan Jadual FM 29.07.2015 / 2
SUSUNAN PERKARA STATUS PENYEDIAAN DOKUMEN CAPAIAN DI LAMAN-WEB ORICC 3 Objektif Bahagian/Pusat Disediakan Jadual FM 4 Carta Organisasi Disediakan Jadual FM 5 6 Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain Disediakan (Sila lorekkan kedudukan Pegawai) Rujuk Format Jadual FM Jadual FM 7 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Disediakan Jadual FM 8 9 Proses Kerja a) Proses Kerja MS ISO 9001:2008 b) Proses Kerja/ Prosedur Kerja Dalaman ORICC Carta Aliran Kerja a) Proses Kerja MS ISO 9001:2008 b) Proses Kerja/ Prosedur Kerja Dalaman ORICC a) Disediakan (Link ke PPSK) b) Disediakan a) Disediakan (Link ke PPSK) b) Disediakan Jadual FM / MS ISO 9001:2008 Jadual FM / MS ISO 9001:2008 10 Senarai Semak/ Checklist Disediakan Jadual FM 11 12 13 Senarai Peraturan Undang-Undang Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Disediakan Rujuk Format Disediakan Jadual FM Jadual FM Jadual FM 14 Norma Kerja Rujuk Format Jadual FM 15 Senarai Tugas Harian Rujuk Format Jadual FM 2.2 Proses Kerja/Prosedur Kerja dalam FM terbahagi kepada dua bahagian: a) Proses Kerja/ Prosedur Kerja MS ISO 9001: 2008 Merujuk kepada Prosedur Kerja yang diselaraskan oleh Pejabat Pengurusan Strategik dan Kualiti (PPSK) dan didaftarkan secara rasmi sebagai Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008. 29.07.2015 / 3
b) Proses Kerja/ Prosedur Kerja Dalaman Merujuk kepada Proses Kerja Dalaman Pejabat atau Standard of Procedure (SOP) yang tidak didaftarkan sebagai Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 tetapi dipersetujui oleh Ketua PTJ/ Ketua Pusat untuk digunapakai dalam melaksanakan tugasan dan aktiviti di pejabat. 2.3 FM staf boleh mengandungi kombinasi Proses Kerja/Prosedur Kerja MS ISO 9001:2008 dan Proses Kerja/Prosedur Kerja Dalaman (SOP). 2.4 Dokumen Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Prosedur Proses MS ISO 9001:2008 boleh diakses melalui laman portal laman portal http://ricc.uthm.edu.my/en/manual-prosedur-kerja.html Mohon rujuk kepada dokumen yang berkaitan untuk membaca dan memuat turun kerana tiada edaran salinan keras. Matrik Dokumen MS ISO 9001:2008 seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 MATRIK DOKUMEN MS ISO 9001:2008 PENTADBIRAN AKADEMIK SOKONGAN BIL. KOD DOKUMEN NAMA DOKUMEN DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA KETUA PUSAT AKADEMIK PENTADBIRAN/ TEKNIKAL 1 MK Manual Kualiti 2 KLT-01 Kawalan Dokumen 3 KLT-02 Kawalan Rekod Kualiti 4 KLT-03 Audit Kualiti Dalaman 5 KLT-04 Kawalan ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan Yang Ditetapkan 6 KLT-05 Tindakan Pembetulan 7 KLT-06 Tindakan Pencegahan 8 KLT-07 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 29.07.2015 / 4
PENTADBIRAN AKADEMIK SOKONGAN BIL. KOD DOKUMEN NAMA DOKUMEN DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA KETUA PUSAT AKADEMIK PENTADBIRAN/ TEKNIKAL 9 RPK-01 Rekabantuk Pembangunan Akademik Baharu & Program 10 RPK-02 Penilaian Semula Kurikulum 11 PAP-01 12 PAP-02 13 PAP-03 14 PAP-04 15 PAP-05 16 PAP-06 17 RPP-01 Pemasaran Akademik Program Menyemak & Mengemaskini Maklumat Untuk Buku Panduan Kemasukan ke IPTA Pengambilan Pelajar Baru Semester 1 Proses Minggu Haluan Siswa Pengambilan Pelajar Tempatan Pasca Siswazah Pengambilan Antarabangsa Siswazah Pelajar Pasca Penyediaan Jadual Waktu Akademik 18 RPP-02 Pendaftaran Kursus 19 RPP-03 Khidmat Nasihat Sistem Penasihatan Akademik 20 RPP-04 Pelaksanaan Kuliah 21 RPP-05 22 RPP-06 23 RPP-07 24 RPP-08 Pelaksanaan & Penilaian Amali Makmal /Bengkel/Studio Pelaksanaan Lapangan Kerja Pelaksanaan Projek Sarjana Muda Penempatan Pelajar Menjalani Latihan Mengajar 25 RPP-09 Pelaksanaan Mengajar Latihan 29.07.2015 / 5
PENTADBIRAN AKADEMIK SOKONGAN BIL. KOD DOKUMEN NAMA DOKUMEN DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA KETUA PUSAT AKADEMIK PENTADBIRAN/ TEKNIKAL 26 RPP-10 Penempatan Latihan Industri 27 RPP-11 28 RPP-12 29 RPP-13 30 RPP-14 31 RPP-15 Penyeliaan dan Penilaian Latihan Industri Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Pentaksiran Kertas Jawapan Peperiksaan Akhir Perkhidmatan Peperiksaan Akhir Mengumpul, Memasuk & Menyemak Markah Peperiksaan di Peringkat Fakulti/Pusat 32 RPP-16 Penilaian Kerja Kursus 33 RPP-17 34 RPP-18 35 RPP-19 36 KVN-01 37 KVN-02 Pelaksanaan Aktiviti Kursus Kokurikulum Pelantikan Profesor Pelawat/ Pemeriksa Luar / Profesor Adjung Pengendalian Penilaian Pengajaran Staf Akademik & Penilaian Kursus Pengesahan Penganugerahan Pengurusan Konvokesyen Majlis 38 PSR-01 Pelantikan Staf Pentadbiran 39 PSR-02 Latihan Staf 40 PSR-03 41 PSR-04 Pelantikan Staf Akademik Warganegara Pelantikan Staf Akademik Sambilan 42 PSR-05 Pelantikan Staf Akademik Bukan Warganegara 43 PSR-06 Pengurusan Perkhidmatan 29.07.2015 / 6
PENTADBIRAN AKADEMIK SOKONGAN BIL. KOD DOKUMEN NAMA DOKUMEN DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA KETUA PUSAT AKADEMIK PENTADBIRAN/ TEKNIKAL Pinjaman Perpustakaan Antara 44 PSR-07 Perolehan Bahan Rujukan 45 PSR-08 Pengkatalogan Rujukan Bahan 46 PSR-09 Perkhidmatan Sirkulasi 47 PSR-10 48 PSR-11 Pendaftaran Pelajar Baharu di Kolej Kediaman Penempatan Pelajar Kanan di Kolej Kediaman 49 PSR-12 Persiapan Bilik Pelajar Kolej Kediaman 50 PSR-13 51 PSR-14 52 PSR-15 53 PSR-16 54 PSR-17 55 PSR-18 56 BEN-01 Pengecualian Menginap di Kolej Kediaman oleh Pelajar Wajib Baikpulih Alatan IT Berdasarkan Aduan Pengguna Pengurusan Pembersihan Sewan dan Bilik Kuliah Serta Persekitaranaya Pengurusan Penyenggaraaan Berkala Peralatan Dewan dan Bilik Kuliah Pengurusan Penyenggaraaan Dewan dan Bilik Kuliah (Drpd Aduan Pengguna) Pengurusan Aset Alih Makmal Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan 57 BEN-02 Perolehan Kerja 58 BEN-03 Pembayaran 59 BEN-04 Pinjaman 29.07.2015 / 7
PENTADBIRAN AKADEMIK SOKONGAN BIL. KOD DOKUMEN NAMA DOKUMEN DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA KETUA PUSAT AKADEMIK PENTADBIRAN/ TEKNIKAL 60 PSP-01 Permohonan Biasiswa Kementerian Pendidikan Malaysia 61 PSP-02 Tindakan Tatatertib Pelajar 62 PSP-03 Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar 63 PSP-04 Pengurusan Aktiviti Pelajar 64 PSP-05 Penilaian Sokongan Pelajar Program 65 PSP-06 Urusan Kemalangan Pelajar 66 PSP-07 Urusan Kematian Pelajar 67 PSP-08 Pelaksanaan Aktiviti Kerjaya 68 PSP-09 Sesi Kaunseling 69 PSP-10 Pemeriksaan Kesihatan Pelajar Baharu Borang 2.5 Proses Kerja Dalaman Pejabat atau Standard of Procedure (SOP) juga boleh diakses melalui laman portal yang sama. Mohon rujuk kepada dokumen yang berkaitan untuk membaca dan memuat turun kerana tiada edaran salinan keras. Senarai SOP adalah meliputi perkara dalam Jadual 3. JADUAL 3 PROSES KERJA DALAMAN PEJABAT/ STANDARD OF PROCEDURE (SOP) BIL. PROSES KERJA UNIT 1 Pelantikan Staf Pasca Kedoktoran 2 Pelantikan Staf Felo Penyelidik 3 Mesyuarat 4 Surat Menyurat 5 Tempahan Bilik Mesyuarat 6 Tempahan Makanan UNIT PENTADBIRAN PUSAT BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (BPK) 29.07.2015 / 8
BIL. PROSES KERJA UNIT 7 Tempahan Kenderaan 8 Cuti Staf 9 Fail Pentadbiran 10 Borang-Borang Pejabat 11 Mencetak Bahan-Bahan Untuk Kegunaan Pejabat 12 Keperluan Barang-Barang Untuk Kursus, Seminar, Bengkel, Mesyuarat dan Program-Program ORICC 13 Penghantaran dan Pengambilan Surat 14 Pengambilan Barang dari Stor Pusat 15 Belanjawan 16 17 18 19 20 Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara di Bawah Geran Penyelidikan dan Vot Mengurus Pembayaran Elaun Pembantu Penyelidik(RA), Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA), Skim Pelajar Bekerja (SPB) dan Petugas Kerja Lapangan (PKL) di Bawah Geran Penyelidikan Pembayaran Gaji Staf Sambilan ORICC Menggunakan Duit Tabung PPI (E15501) Pembayaran Yuran Pelajar di Bawah Geran Penyelidikan Permohonan Pembayaran Menggunakan Bank Draf/Telegrafic Transfer (TT) Kerana Menghadiri Seminar/Persidangan Anjuran Dalam dan Luar Negara 21 Penyesuaian Buku Vot Tabung PPI (E15501) 22 Pembayaran Insentif SCOPUS, Panel Manuskrip Buku dan Kerja-Kerja Penerbitan Dengan Menggunakan Duit Tabung PPI (E15501) UNIT KEWANGAN PUSAT 23 24 25 26 Permohonan Pendahuluan Diri di Bawah Geran Penyelidikan dan Vot Mengurus Pembelian dan Perolehan di Bawah Geran Penyelidikan Tuntutan Menggunakan Wang Sendiri di Bawah Geran Penyelidikan Permohonan Ambilan Barang Dari Stor Pusat di Bawah Geran Penyelidikan 27 Penyesuaian RMS dan SAGA 28 Deklarasi Aset dan Inventori di Bawah Geran Penyelidikan (Peminjaman/ Pemulangan/ Pindah-Milik/ Pelupusan) UNIT ASET 29.07.2015 / 9
BIL. PROSES KERJA UNIT 29 Pengemaskinian Laman Web ORICC 30 Pengumpulan Data MYRA 31 Pengumpulan Data MyMOHES 32 Laporan Berkala Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan 33 Research Management System 34 Pengemaskinian Data Elaun GRA Dalam Sistem RMS 35 Permohonan Geran Penyelidikan (Dalam dan Luar) 36 37 Permohonan Perlanjutan Geran Penyelidikan (Dalam dan Luar) Permohonan Agihan Semula Peruntukan Geran Penyelidikan 38 Penutupan Geran Penyelidikan (Dalam dan Luar) 39 Pelupusan Aset dan Inventori Geran Penyelidikan 40 41 Permohonan Aktiviti Penyelidikan Dalam dan Luar Negara (Seminar / Kursus / Persidangan / Kerja Lapangan / Penerbitan) Permohonan Perlantikan (Pembantu Penyelidik Siswazah / Pembantu Penyelidik / Pembantu Kerja lapangan / pembantu Soal selidik / skin pelajar bekerja) 42 Permohonan Penerbitan Artikel Dalam Jurnal 43 Permohonan Pembayaran Terjemahan 44 Permohonan Pembayaran Scopus (Penerbitan) 45 Permohonan Tabung Penyelidikan dan Inovasi (E15501) 46 Pendaftaran Harta Intelek (Paten) 47 Pendaftaran Harta Intelek (Hak Cipta Rekabentuk Industri dan Cap Dagangan) 48 Pembayaran Pendaftaran Harta Intelek 49 Pembukaan Fail Harta Intelek 50 Pameran dan Pertandingan Dalam dan Luar Negara UNIT DATA DAN SISTEM MAKLUMAT UNIT GERAN PENYELIDIKAN UNIT AKTIVITI PENYELIDIKAN UNIT HARTA INTELEK UNIT INOVASI DAN PAMERAN 51 Aktiviti Perundingan UNIT PERUNDINGAN 52 Aktiviti Pengujian DAN PENGUJIAN PUSAT PUSAT PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN (R&D) PUSAT INOVASI, PENGKOMERSILAN DAN PERUNDINGAN (ICC) 29.07.2015 / 10
BIL. PROSES KERJA UNIT 53 Permohonan GPP 54 Perlanjutan GPP 55 Penutupan GPP UNIT INKUBATOR DAN PENGKOMERSILAN PUSAT 56 Penerimaan Endowmen Tunai 57 Penerimaan Endowmen In-Kind 58 Pengeluaran Wang Tunai Endowmen 59 Persidangan UNIT ENDOWMEN 60 Peminjaman Peralatan Makmal 61 Penggunaan Makmal 62 Pengemaskinian Rekod Kewangan Aset Alih (KEW.PA 2) 63 64 65 Pengemaskinian Rekod Kewangan Inventori (KEW.PA 3) Pengemaskinian Rekod Kewangan Bekalan Stok (KEW.314) Penyemakan Borang Penggunaan Mesin Yang Lengkap dan Teratur MINT-SRC/ RECESS/ EMC/ AMMC/ PUSAT KECEMERANGAN (COE) 66 Pengemaskinian Borang Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA -13) 67 Penyelenggaraan dan Perekodan Borang Penyelenggaraan Mingguan/Bulanan 68 Pelaporan Keselamatan Makmal Catatan: Proses Kerja Dalaman / SOP boleh dipinda dari semasa ke semasa tertakluk kepada keperluan 3.0 TANGGUNGJAWAB 3.1 Semua staf adalah bertanggungjawab menyediakan dan mewujudkan FM masingmasing. 3.2 Semua staf adalah bertanggungjawab memastikan dokumen FM sentiasa dikemaskinidari semasa ke semasa. 3.3 Semua staf adalah bertanggungjawab kepada Juruaudit (Audit Dalam dan Audit Luar) berhubung dengan FM masing-masing. 29.07.2015 / 11
3.4 Sebarang cadangan pindaan kepada proses/prosedur kerja sedia ada perlu dipohon dan dibuat melalui Pegawai Penyelia bagi tujuan kawalan dan pengemaskinian dalam sistem. 29.07.2015 / 12
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA (UTHM) FM (ORICC) - B01 FAIL MEJA PEJABAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN, INOVASI, PENGKOMERSILAN DAN PERUNDINGAN (ORICC) NOMBOR EDISI EMPAT TARIKH EFEKTIF 18 OGOS 2014 NAMA PEGAWAI (TANDATANGAN) (NAMA PEGAWAI) (JAWATAN) Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Perundingan dan Pengkomersilan NAMA PENGURUS BAHAGIAN (TANDATANGAN) (NAMA PENGURUS BAHAGIAN) (JAWATAN) Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Perundingan dan Pengkomersilan 29.07.2015 / 13
29.07.2015 / 14
29.07.2015 / 15
29.07.2015 / 16