Sistem Informasi Pendataan Penduduk Desa Singapura Kabupaten Ogan Komering Ulu Asni Maini Manajemen Informatika, AMIK AKMI Baturaja asnimeyni@gmail.com Pujianto Manajemen Informatika, AMIK AKMI Baturaja pujianto.mail@gmail.com Estiningrum Teknik Informatika, AMIK AKMI Baturaja Abstract Information technology today has an important role in helping the completion of human work in various ways. At the village office of Singapore districts Semidang Aji, population data collection system is done manually by the way of recording in log book. Manual data collecting system often results data missed or duplicated and complicates the village staff in finding and reporting districts data because they have to open the log book. Thus the author does a research to create a population data collecting system. The research was conducted by visiting the village office in Singapura, Semidang Aji districts. In collecting data, the author uses the methods like interviews, and observations from book sources and journals. The Context Diagram Design, DFD, and ERD are made as the first step in making the population data collecting system in Singapura, Semidang Aji district. For the next step, the system is made by using Embarcadero XE2 with Microsoft Office Access 2007 database. The result of this research is a system that is designed to help the villagers in collecting and finding the data, and resluting reports quickly and accurately. Keywords Information System; population; Embarcadero XE2 I. LATAR BELAKANG Komputer adalah salah satu alat yang dapat membantu manusia dalam berbagai hal. Dengan kemajuan teknologi komputer saat ini komputer dapat digunakan untuk melakukan pengolahan data yang sangat komplek. Alat ini dapat digunakan untuk membantu melaksanakan tugas-tugas perusahaan baik instansi pemerintahan ataupun 68
swasta dalam meneningkatkan operasionalnya. Peranan komputer sangat diperlukan sebagai sarana-sarana yang digunakan untuk mendukung dan memperlancar pekerjaan agar dapat diselesaikan dalam waktu singkat dan tepat. Desa Singapura berada di Kabupaten Ogan Komering Ulu Kecamata Semidang Aji. Saat ini Desa Sigapura terdiri 6 dusun dan masing-masing dusun terdiri dari 3 RT dengan jumlah 233 kepala keluarga. Sistem pendataan penduduk saat ini di Desa Singapura masih dilakukan secara manual yaitu dengan cara melakukan pendataan dengan menerima laporan data penduduk, data kartu keluarga (KK), data kartu tanda penduduk (KTP), penduduk kelahiran, penduduk kematian dan penduduk pindah dari RT yang kemudian dicatat ke dalam buku pendataan penduduk atau di tulis di dalam buku besar. Hal ini juga menyulitakan staff kepala desa untuk mendapat informasi mengenai data-data penduduk secara cepat dan akurat yang berada di Desa Singapura. Perangkat komputer yang berada di Kantor Desa Singapura belum digunakan secara optimal sehingga dalam pembuatan laporan perperiode tertentu sering terjadi kesalahan yaitu kerangkapan data penduduk, update data penduduk sehingga perlu dilakukan pengecekan secara teliti. Berdasarkan uraian diatas perlu adanya pengembangan teknologi informasi pada Desa Singapura yang berguna membantu pendataan penduduk terutama dalam proses pendataan penduduk, sehingga dalam waktu yang singkat pembutan laporan data penduduk diatas dapat meminimalisir kesalahan dan mempercepat pendataan penduduk. Dengan adanya sistem informasi pendataan penduduk di desa Singapura diharapkan dapat meningkatkan kecepatan proses pendataan dan keakuratan data penduduk sehingga informasi yang disampaikan kepada kepala desa dapat membantu pengambilan keputusan dan meningkatkan kinerja staff desa. Berdasarkan uraian tersebut diatas maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu bagaimana membuat sistem informasi data penduduk dan bagaimana cara mengoperasikan sistem tersebut? Agar tidak membias pada permasalahan lain maka penelitian ini perlu dibatasi dibatasi yaitu hanya membahas mengenai pendataan permohonan KTP baru, KK baru dan laporan penduduk pada desa Singapura. Tools yang digunakan dalam pengemnangan sistem ini adalah Embarcadero XE2 dan database yang digunakan yaitu Microsoft Access 2007. Tujuan dalam penelitian ini adalah mempermudah dalam pengolahan data penduduk seperti data masukan, pencarian data, pengubahan data dan penghapusan data. Memberikan informasi yang akurat, mudah, cepat, dan tepat dalam pengolahan data yang ada dibagian pelayanan khususnya kependudukan. Memperkecil kemungkinan dokumen yang hilang atau ganda.meminimalisir terjadinya kesalahan dalam memasukan data, dilakukan dengan cara proses komputerisasi. II. TINJAUAN PUSTAKA Sistem informasi pendataan penduduk pada Kantor Kepala Desa Ujungrusi akan sangat membantu instansi pemerintah tersebut dalam melakukan pendataan penduduk dalam ruang lingkup sebuah desa. Dimana sistem ini akan melakukan proses pendataan seiring dengan proses pengajuan surat-surat kependudukan oleh setiap penduduk yang datang ke kantor kepala desa. Dengan demikian data kependudukan dapat diperoleh dengan mudah tanpa harus melakukan pendatan secara langsung ke tempat penduduk tersebut tinggal [1]. Sistem informasi data penduduk yang online pada desa Bogoharjo sudah dirancang untuk multi user namun belum diperuntukkan wilayah kecamatan [2]. Terkait dengan pengembangan sistem informasi kependudukan di Indonesia, Pemerintah telah mengupayakan sebuah alternatif solusi berupa penggunaan Single Identity Number (SIN) penduduk Indonesia, yang dimungkinkan untuk dimenfaatkan lebih lanjut untuk integrasi antar SIBK dengan memanfaatkan database penduduk dan SIN tersebut dalam rangka menghindari terjadinya inkonsistensi data identitas penduduk. Makalah ini merupakan hasil kajian yang menampilkan hasil sebuah model integrasi database antar SIBK dengan memanfaatkan data primer berupa data kependudukan nasional yang dapat dimanfaatkan oleh berbagai instansi yang memerlukan data identitas penduduk dengan memanfaatkan identitas unik SIN yang dikembangkan oleh Pemerintah Indonesia. Rancangan model integrasi database antar SIBK dirancang sedemikian rupa sehingga nilai-nilai 69
kunci primer yang telah didefinisikan dan digunakan sebelumnya pada masing-masing database dalam berbagai SIBK dapat tetap digunakan [3]. Penggunaan sistem informasi administrasi kependudukan pada bagian pendaftaran pindah datang penduduk ini dapat membantu bagian pendaftaran dan pendataan penduduk dalam mengelola data penduduk pindah, penduduk datang dan pembuatan laporan-laporan. Selain itu sistem informasi ini juga dapat dengan mudah menghasilkan laporan-laporan mengenai informasi jumlah penduduk datang pindah perbulan atau pertahun dengan akurat, tepat, relevan sesuai yang diharapkan [4]. Menurut UU No. 5 tahun 1979 yang disebut pemerintahan desa adalah kepala desa dan lembaga musyawarah desa. Pemerintah desa dalam melaksanakantugasnya dibantu oleh perangkat desa yang terdiri dari Sekretariat desa dan kepala-kepala dusun. Sekretaris desa sekaligus menjalankan tugas dan wewenang kepala desa sehari-hari apabila kepala desa berhalangan. Pemerintah desa juga dilengkapi dengan lembaga musyawarah desa yang berfungsi menyalurkan pendapat masyarakat di desa dengan musyawarahkan setiap rencana yang diajukan kepala desa sebelum menjadi ditetapkan menjadi ketetapan desa. Delphi adalah salah satu jenis compiler yang ada di pasaran yang begitu berdaya guna hingga membentuk banyak developer atau pengembang perangkat lunak sering menggunakannya untuk membuat produk-produk aplikasi [5]. Menurut Abdul Kadir (2012) Embarcadero Delphi XE2 adalah suatu bahasa pemograman yang terintergrasi berbasis windows. Embarcadero Delphi XE2 yang sering disebut Delphi XE2 dapat digunakan untuk membangun sebuah aplikasi sederhana yang berbasis client/ server [6]. Menurut Suarna (2010) Microsoft Office Access 2007 merupakan sebuah program aplikasi untuk mengolah database (Basis data) model relasional, karena terdiri dari lajur kolam dan lajur baris Microsoft Office Access 2007 ini dapat merancang dan mengolah database yang saling terkait antara Tabel, Form, Quary, Report, dan Macro [7]. data, melakukan perancangan diagram konteks, perancangan data flow diagram dan perancangan tabel serta pembuatan interface dan implementasi. A. Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data yang diperlukan untuk penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa metode yang dilakukan yaitu : 1. Metode Interview Metode interview atau wawancara yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang bersangkutan. 2. Metode Observasi Metode ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada objek penelitian. 3. Metode Referensi Yaitu pengumpulan data secara tidak langsung dari sumber-sumber yang diperoleh dari bukubuku, dan situs internet yang berhubungan dengan penelitian yang diambil B. Analisis Data Data yang digunakan pada penelitian ini bersifat kuantitatif yang berupa data penduduk, data penduduk datang atau pindah, data Kematian, dan data Kelahiran. Analisis data digunakan untuk mengetahui bahwa sistem informasi dapat dibangun berbagai bidang C. Diagram Konteks Pada sistem informasi pendataan penduduk ini ada 3 entitas yaitu sekretaris desa, warga dan kepala desa. Pada masing-masing entitas memasukkan data sesuai dengan kebutuhan sistem. Adapun rancangan diagram konteks sistem informasi ini terlihat seperti Gambar 1. III.METODOLOGI PENELITIAN Pada penelitian ini tahap dalam pembuatan sistem yang dilakukan adalah melakukan analisis 70
Pada DFD Level 1 Proses Input terdiri dari proses input data permohonan data KTP, Input data permohonan kk, input data kelahiran, input data kematian, input data penduduk pindah dan input data penduduk datang. Adapun tampilan DFD level 1 proses input terlihat seperti Gambar 3. Gambar 1. Diagram Konteks D. Data Flow Diagram Pada data flow diagram level 1 ini terdapat 3 proses yaitu proses input data master, proses input data transaksi dan proses pembuatan laporan. Adapun DFD level 1 terlihat seperti Gambar 2. Gambar 3. DFD Level 1 Proses Input Pada DFD Level 1 proses laporan terdiri dari 7 proses laporan. Proses laporan pada sistem ini mengambil data dari database yang telah dibuat. Setelah proses pembuatan laporan selesai maka sistem mampu menampilkan laporan view ke monitor maupun dapat dicetak ke printer. Hasil laporan diberikan kepada entitas luar. Adapun DFD level 1 proses laporan terlihat seperti Gambar 4. Gambar 2. DFD Level 1 71
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi data kependudukan pada Desa Singapura Kabupaten Ogan Komering Ulu. Sistem ini dapat digunakan dalam pengolahan data penduduk. A. Menu Utama Pada menu utama sistem ini terdiri dari input data master, transaksi, pencarian dan laporan. Menu utama ini digunakan pengguna sebagai interface masuk pada fitur-fitur yang terdapat pada sistem ini. Adapun tampilan Gambar menu utama terlihat seperti Gambar 6. Gambar 4. DFD Level 1 Proses Laporan E. Perancangan Tabel Untuk memudahkan dalam pembuatan sistem diperlukan sebuah rancangan tabel. Pada sistem ini terdiri dari beberapa tabel yang dibutuhkan diantaranya tabel password, tabel kartu keluarga, tabel ktp, tabel penduduk, tabel pindah, tambel penduduk datang, tabel kelahiran dan tabel kematian. Pada masing-masing rancangan tabel ini terdiri dari nama field, tipe data, ukuran field dan keterangan. Sedangkan untuk memudahkan dalam perancangan juga dibuatkan relasi antar tabel. Adapun relasi antar tabel pada sistem yang dikembangkan terlihat seperti Gambar 5. Gambar 6. Menu Utama Sistem B. Menu Data Penduduk Menu data penduduk digunakan untuk menambah data-data penduduk yang ada di Desa Singapura. Data-data yang diinputkan ke sistem diantaranya data NIK, nama, alamat, pendidikan, agama, kewarganegaraan dan pekerjaan. Adapun tampilan input data penduduk terlihat seperti Gambar 7. Gambar 7. Menu Data Penduduk C. Data Penduduk Pindah Menu data penduduk pindah digunakan untuk menambahakan penduduk yang akan pindah ke desa lain. Adapun tampilan input data pindah penduduk terlihat seperti Gambar 8. Gambar 5. Relasi Antar Tabel 72
penduduk, laporan data penduduk pindah, laporan data penduduk datang, laporan data kelahiran dan laporan data penduduk kematian. Adapun tampilan laporan data penduduk terlihat seperti Gambar 11. Gambar 8. Penduduk Pindah D. Data penduduk Datang Menu data penduduk datang digunakan untuk menginput data-data penduduk yang datang ke Desa Singapura. Adapun tampilan input penduduk datang ke Desa Singapura terlihat seperti Gambar 9. Gambar 9. Input Data Penduduk Datang E. Pencarian Data Penduduk Pada sistem dilengkapi dengan pencarian data penduduk. Pengguna dapat memasukkan data No. KTP atau nama kedalam sistem. Adapun tampilan Pencarian data penduduk terlihat seperti Gambar 10. Gambar 10. Pencarian Data Penduduk F. Laporan Data Penduduk Pada sistem dilengkapi dengan laporan-paoran yang dibutuhkan oleh pihak desa. Laporan-laporan yang dihasilkan diantaranya Laporan data Gambar 11. Laporan Data Penduduk G. Testing Sistem Testing sistem diperlukan guna memastikan sistem yang dikembangkan berjalan dengan baik. Testing dilakukan dengan dua cara yaitu blackbox test dan whitebox test. Tabel 1. Hasil Pengujian Sistem Menggunakan Metode Black Box Test Tes id Test Case Actual Result 1 Login True 2 Master data True 3 Transaksi True 4 Pencarian True 5 Laporan True 6 Keluar True Hasil pengujian blackbox test pada Tabel 1 tersebut diatas menunjukkan setiap fungsi yang terdapat pada sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat. Setelah dilakukan pengujian dengan metode blackbox test selanjutnya akan diuji dengan metode whitebox test. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa semua logika struktur kontrol yang telah dibuat berjalan dengan benar. Pada tabel 2 menunjukan hasil dari pengujian whitebox test. Berdasarkan pengujian whitebox test yang terlihat pada tabel 2 menunjukkan bahwa semua logika struktur kontrol berdasarkan test case yang terdapat pada kode program dapat berjalan dengan 73
baik. Dalam hal ini menunjukkan bahwa logika yang diterapkan pada sistem informasi ini berjalan dengan benar. Tabel 2. Hasil Pengujian Sistem Menggunakan Metode White Box Test Tes Test Case Expected Output ID 1 Login Pencocokan antaran data yang diinputkan oleh user dengan database, bila user terdaftar pada sistem maka user dapat masuk kedalam sistem informasi. Bila data yang diinputkan tidak sesuai dengan yang ada pada database maka akan muncul pesan kesalahan. 2 Master data Dilakukan operasi input data master kedalam database, data yang diinputkan dapat tersimpan pada database. 3 Transaksi Dilakukan operasi crud pada proses pengelolaan data penduduk, data-data yang diinput maupun yang di update dapat tersimpan pada database. 4 Pencarian Sistem dapat melakukan pencarian berdasarkan kriteria yang telah dipilih oleh pengguna 5 Laporan Sistem dapat memberika output sesuai dengan yang dipilih oleh user 6 Keluar Keluar dari sistem informasi data penduduk, data KK (kepala keluarga), data KTP (kartu tanda penduduk), data kelahiran,data kematian, data pindah dan data datang. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan aplikasi Embarcadero XE2, sebagai perancang interface dan Microsoft Access sebagai DBMS. Dengan adanya fasilitas Message Information yang ada dalam Sistem Pendataan penduduk ini maka kesalahan dalam pengolahan data dapat diminimalisir. Keamanan data terjamin karena dalam aplikasi ini tersedia form masuk sehingga tidak semua pengguna dapat membuka aplikasi ini tanpa izin. Pada aplikasi ini tersedia menú pembuatan laporan sehingga memudahkan pembuatan laporan dalam waktu tertentu yang dapat langsung dicetak. Laporan yang dihasilkan pada aplikasi ini yaitu: laporan data penduduk, laporan data kartu keluarga (KK), laporan data kartu tanda penduduk (KTP), laporan data kelahiran, laporan data kematian, laporan data pindah dan laporan data datang. DAFTAR PUSTAKA [1] M. Taufik, S. Handayani dan S.D, Suparno, Sistem Informasi Pendataan Penduduk pada Kantor Kepala Desa Ujungrusi Kabupaten Tegal, Media Elektrika,Vol.1 No.2 2008 pp 20-30 [2] D.Priyanti, B.E. Purnama dan S. Iriani, Sistem Informasi Data Penduduk pada Desa Bogoharjo Kecamatan Ngadirojo Kabupaten Magetan, IJNS [3] E. Sutanta, Model Integrasi Database Penduduk Indonesia dengan Berbagai Sistem Informasi Berbasis Komputer, Jurnal Informatika Vol.5 No.2 Juli 2011 [4] [5] D. Slamet, E.Renadi dan Partono, Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) pada Bagian Pendaftaran Pindah Datang Penduduk di Dinas [6] Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, Jurnal Algoritma Vol. 9. No. 4, 2012 [7] E. Indriawan, F.A. Liasie dan T. Sayugo, Matering Delphi XE, Jakarta, Andi Publisher, 2011 V. KESIMPULAN Sistem informasi yang dihasilkan berisikan tentang penginputan, pencarian dan laporan dari 74