PANDUAN PPHC ONLINE 2016 1. REGISTRASI Untuk mengakses website PPHC Online silahkan masuk ke url berikut: http://pphc.surabaya1.com Kemudian muncul halaman login, dan klik link REGISTRASI DISINI Gambar 1: halaman login Setelah mengklik link REGISTRASI DISINI maka tampil halaman REGISTRASI PERUSAHAAN: Gambar 2: halaman registrasi perusahaan Halaman 1
Pada halaman REGISTRASI PERUSAAN, terdapat 3 bagian pengisian diantaranya Data Perusahaan, Data Penanggung Jawab, dan User Login. Data Perusahaan o Jenis Usaha: Importir/Eksporitr, PPJK/EMKL, Antar Area o Nama Perusahaan: diisi huruf besar o Nomor NPWP Perusahaan: hanya nomornya saja o Alamat Lengkap Perusahaan: diisi huruf besar o Provinsi o Kota / Kabupaten o Nomor Telepon Perusahaan o Email Perusahaan Data Penanggung Jawab o Jenis Identitas: KTP, SIM, NPWP, PASPOR, LAIN-LAIN o Nomor Identitas: sesuai Jenis Identitas o Nama Lengkap: diisi huruf besar o Jabatan: diisi huruf besar o Nomor HP/TLP o Email Penanggung Jawab: pastikan mengisi email dengan benar User Login o User ID: ditulis dengan huruf kecil, minimal 5 karakter, a-z o Password: akan dikirimkan melalui email Penanggung Jawab setelah registrasi selesai Setelah Pengguna Jasa mengisi semua form, pastikan kembali semua data diisi dengan benar dan klik tombol SUBMIT, kemudian muncul notifikasi Berhasil! Silahkan cek Email Anda. Username dan password untuk login dikirim melalui email sesaat setelah registrasi berhasil. Halaman 2
2. LOGIN Setelah mendapatkan email registrasi Gambar 3: email yang dikirimkan setelah registrasi perusahaan Silahkan catat username dan password, dan masukan pada isian di halaman Login berikut: Gambar 4: halaman login Halaman 3
Setelah memasukan login dengan benar, Pengguna Jasa akan diarahkan ke halaman Dashboard Jasa seperti gambar dibawah ini: Gambar 5: Halaman Dashboard Pengguna Jasa Agar Pengguna Jasa bisa membuat Draft Permohonan, harus memasukan Nomor HACCP terlebih dahulu, jika tidak maka Halaman Permohonan tidak akan bisa diakses dan otomatis diarahkan ke halaman Master HACCP. Halaman 4
3. HACCP Nomor HACCP merupakan syarat untuk membuat Draft Permohonan, apabila tidak diinputkan maka Pengguna Jasa tidak akan bisa mengakses halaman Permohonan. Untuk memasukan Nomor HACCP silahkan klik menu MASTER > NO. HACCP akan muncul halaman berikut: Gambar 6: halaman master HACCP Untuk memasukan Nomor HACCP, klik tombol TAMBAH HACCP akan muncul Form Input HACCP Gambar 7: halaman form input HACCP Isian pada Form Input HACCP terdiri dari: Jenis Produk Tgl Terbit: pilih dan klik tanggal yg diinginkan Grade Nomor HACCP Halaman 5
Tgl Habis: pilih dan klik tanggal yg diinginkan Status HACCP: berlaku / tidak berlaku (expired) Setelah mengisi semua Form Input HACCP, silahkan klik tombol SIMPAN HACCP dan akan diarahkan ke halaman Master HACCP. Untuk melakukan perubahaan pada Nomor HACCP, silahkan klik tombol Pencil di kolom Edit pada baris yang akan diubah. Setelah itu akan muncul halaman Update HACCP Gambar 8: list nomor HACCP Gambar 9: halaman update HACCP Pastikan semua data yg akan diedit sudah benar, klik tombol Update untuk menyimpan. Dan jika sudah menginput minimal 1 (satu) Nomor HACCP, Pengguna Jasa bisa melanjutkan untuk menginput Permohonan. Halaman 6
4. PERMOHONAN Setelah Pengguna Jasa menginput Nomor HACCP, halaman permohonan bisa di akses melalui menu APLIKASI > PERMOHONAN seperti pada gambar berikut. Gambar 10: halaman permohonan 4.1 PERMOHONAN BARU Untuk membuat Draft Permohonan, silahkan klik tombol +BUAT PERMOHONAN FINAL dan akan muncul halaman Form Permohonan Final. Gambar 11: halaman form permohonan Halaman 7
Pada Form Permohonan, berikut isian yang harus diperhatikan: Deskripsi Produk: huruf besar Nomor Pengajuan: sesuaikan dengan nomor dari PPK Online Nomor PPHC Nama UPI: huruf besar Alamat UPI: huruf besar Nomor HACCP: silahkan pilih sesuai nomor haccp yg telah diinput Jenis Registrasi o MRA / MOU : wajib memasukan NOMOR REGISTRASI o NON MRA / MOU : tidak wajib memasukan NOMOR REGISTRASI (disabled) Tgl Survailen: pilih dan klik tanggal yg diinginkan Kemasan Terkecil Organoleptik: pilihan isian terdiri dari 1, 3, 5, 6, 8, 10, 14, 15, 21, 24 Video Youtube: masukan url dari video youtube Pastikan Semua data dimasukan dengan benar, jika sudah klik Checkbox Pernyataan dan klik Tombol Simpan Permohonan & Upload Dokumen Gambar 12: checkbox pernyataan dan tombol simpan Setelah mengklik tombol simpan, Pengguna Jasa akan diarahkan ke Halaman Review & Upload* Dokumen seperti pada gambar dibawah ini. * Form upload dokumen kelengkapan akan muncul setelah mengklik tombol simpan dibawah ini. Halaman 8
Gambar 13: halaman review dan upload dokumen Halaman 9
4.2 CARA UPLOAD DOKUMEN Cara Upload Dokumen adalah sebagai berikut (berlaku untuk semua jenis dokumen): klik tombol Pilih File cari dokumen yang akan di upload, pastikan dokumen yg dipilih sesuai dengan kreteria o ekstensi harus sama seperti kolom Tipe File dokumen Invoice : jpg, pdf dokumen BL : jpg, pdf dokumen Dokumentasi Pemuatan : doc, docx, jpg, pdf dokumen Draft HC Final : doc, docx dokumen PPHC : jpg, pdf dokumen PL : jpg, pdf o ukuran dokumen maksimal 5MB (jika file foto terlalu besar, silahkan resize dahulu) jika dokumen sudah dipilih, tampilan akan seperti ini klik tombol Upload untuk memulai upload ke server, dan tunggu progress bar hingga 100% jika sudah 100%, pastikan nama dokumen yang di upload terdapat tanda centang upload dokumen selesai, silahkan ulangi langkah diatas untuk mengupload dokumen lainnya. Halaman 10
4.3 FORM SIAP CETAK Dibawah Form Upload, terdapat Form Siap cetak berfungsi untuk menginformasikan kepada Admin BKIPM bahwa Permohonan telah siap untuk dicetak, form ini tidak wajib dipilih namun jika sudah dipilih maka tidak dapat diubah kembali. Pada form ini, akan otomatis dinonaktifkan oleh server setiap hari (termasuk sabtu dan minggu) pada pukul 12.00-15.00 WIB. 4.4 STATUS PERMOHONAN Berikut adalah informasi STATUS di setiap Permohonan: Draft adalah status dimana permohonan pertama kali dibuat dan belum disetujui oleh tim verifikator. Selesai adalah status permohonan yang telah disetujui oleh tim verifikator, dan Pengguna Jasa akan menerima Email Notifikasi beberapa saat setelah permohonan telah disetujui. Gambar 14: email permohonan disetujui Halaman 11
4.5 UPDATE PERMOHONAN Agar bisa mengubah permohonan status permohonan harus Draft atau belum disetujui oleh tim verifikator, silahkan klik tombol Pencil pada kolom Edit, ubah sesuai isian dan jika sudah selesai klik tombol Ubah Permohonan & Upload Dokumen. 4.6 HAPUS PERMOHONAN Agar bisa menghapus permohonan status permohonan harus Draft atau belum disetujui oleh tim verifikator, silahkan klik tombol Sampah pada kolom Hapus, pastikan data permohonan yang dihapus adalah benar karena jika sudah dihapus, permohonan tidak dapat dikembalikan lagi. 4.7 UPLOAD VIDEO YOUTUBE Salah satu persyaratan pengajuan permohonan adalah terdapat video dokumentasi dari proses produksi hingga memasukan ke kontainer, video akan diupload ke youtube dengan durasi maksimal 3 menit per video. Berikut langkah-langkah untuk upload video ke youtube: Masuk ke https://youtube.com dan login menggunakan akun google mail (@gmail.com) Klik tombol upload yang berada di pojok atas sebelah kanan (samping foto akun) Setelah tampil halaman form upload, terdapat pilihan dropdown: Public, Unlisted, Private, Scheduled. Agar video tidak bisa diakses oleh umum, pilih Unlisted Halaman 12
Selanjutnya, klik tombol Select Files to upload, dan cari video yang akan diupload Secara otomatis proses upload akan berjalan, selagi menunggu proses upload selesai silahkan isi beberapa bagian yang diperlukan seperti judul video, deskripsi video, dan lain sebagainya. Jika proses upload telah selesai, klik tombol PUBLISH VIDEO Buka vidio yang baru selesai di publish, kemudian copy url / link video tersebut untuk dimasukan ke form pengajuan permohonan, berikut adalah contoh url / link video youtube dibawah ini : https://www.youtube.com/watch?v=2jz0mzi0k4c Halaman 13
5. UPDATE PASSWORD Pengguna Jasa kini dapat mengubah Password Login, yang awalnya angka acak hasil generate oleh sistem, dengan masuk ke menu KONFIGURASI > PENANGGUNG JAWAB. Gambar 15: Form update password login Halaman 14
6. LOGOUT/KELUAR Untuk menjamin keamaan data, silahkan keluar dari sistem jika aktifitas di PPHC Online telah selesai, klik nama perusahaan yang terdapat pada bagian pojok kanan atas, kemudian klik KELUAR. Gambar 16: menu logout/keluar Halaman 15