BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Suatu perusahaan dapat berkembang serta berjalan dengan baik jika memiliki sumber daya manusia (SDM) yang tepat. SDM yang tepat mampu menunjang kinerja suatu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Sebuah perusahaan memiliki tujuan organisasi sendiri, dan untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan butuh untuk memperhatikan SDM yang dimilikinya karena kesuksesan utama dari suatu organisasi bergantung kepada performa dari sumber daya manusia yang mereka miliki (Lippert dan Swiercz, 2005). Dalam memadukan SDM agar sesuai dengan kebutuhan suatu perusahaan, maka SDM itu sendiri perlu diatur atau di-manage. Manajemen sumber daya manusia atau Human Resource Management adalah ilmu yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk mengatur SDM agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan/organisasi. Dalam sebuah perusahaan, perlu untuk menempatkan orang dalam jumlah yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat untuk menjamin produktivitas dan kontrol pekerjaan pada titik tertinggi (Ciftci, Baysal, dan Atatorun, 2011). Untuk menjamin kegiatan ini, maka divisi Human Resources dalam suatu perusahaan perlu memiliki rencana sumber daya manusia dalam perusahaan. Rencana SDM yang baik mampu menopang tujuan perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang sehingga sebuah perusahaan mampu bertahan di pasar yang kompetitif. Masalah yang biasanya terjadi di dalam suatu perusahaan adalah kekosongan kursi pekerja/jabatan karena keluarnya pegawai perusahaan secara tiba-tiba sehingga perusahaan tidak mampu menunjuk orang yang tepat serta terkesan buru-buru dalam mengisi kekosongan jabatan atau kursi yang ada. Perencanaan sumber daya manusia yang difokuskan pada rekrutmen dapat menekankan isu ini keluar dari masalah. 1
2 Perusahaan memiliki beberapa cara untuk dapat menemukan calon pegawai/karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan untuk mengisi lowongan yang ada. Merekrut adalah salah satu cara perusahaan dalam mengisi kekosongan kursi yang ada. Merekrut merupakan kemampuan perusahaan dalam membuat kolam pelamar yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga dalam merekrut setiap perusahaan harus mampu mengidentifikasi persyaratan yang harus dimiliki calon karyawan agar mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Perusahaan perlu mengidentifikasi dan menganalisis strategi seperti apa yang sebaiknya digunakan untuk menghadapi masalah-masalah seperti ini. Jika manajer sudah melewati tahap dalam memilih strategi yang digunakan, maka perusahaan selanjutnya mampu menjalankan proses rekrut dengan menyeleksi kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hasil seleksi SDM yang dilakukan merupakan langkah dalam mendapatkan orang yang tepat untuk menjalankan bisnis perusahaan sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan dengan efektif. Pemilihan orang yang memenuhi syarat mampu memberi nilai bagi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, dan sebaliknya, jika pemilihan orang tidak memenuhi syarat jabatan yang ditawarkan, maka perusahaan bisa saja mengalami masalah terhadap kinerja divisi terkait. Pada penilitian ini, organisasi yang dijadikan sebagai objek penelitian adalah lembaga non-pemerintah (NGO) Lembaga XYZ. Lembaga XYZ yang berdiri April, 1993 merupakan lembaga nirlaba milik masyarakat Indonesia yang berkhidmat mengangkat harkat sosial kemanusiaan kaum dhuafa dengan dana ZISWAF (Zakat, Infaq, Shadaqah, Wakaf serta dana lainnya yang halal dan legal dari perorangan, kelompok, perusahaan/lembaga). Kelahiran Lembaga XYZ berawal dari empati kolektifitas komunitas jurnalis yang banyak berinteraksi dengan masyarakat miskin, sekaligus kerap jumpa dengan kaum kaya. Dari sini digagaslah manajemen galang kebersamaan dengan siapapun yang peduli kepada nasib dhuafa. Pada 10 Oktober 2001, Lembaga XYZ dikukuhkan untuk pertama kali oleh pemerintah sebagai Lembaga Zakat Nasional (Lembaga Amil Zakat) oleh Departemen Agama RI. Profesionalitas Lembaga XYZ kian terasah seiring meluasnya program kepedulian dari yang semula hanya bersifat lokal menjadi nasional, bahkan internasional. Lembaga XYZ tidak hanya bantuan dana
3 terhadap orang tidak punya namun juga fokus dalam program yang lebih luas seperti bantuan ekonomi, kesehatan, dan pendidikan bagi kalangan dhuafa. Seiring berkembangnya Lembaga XYZ, maka semakin banyak SDM yang dibutuhkan Lembaga XYZ dalam menjalankan proses bisnisnya. Lembaga XYZ memiliki 170 karyawan pusat dan 1.200 karyawan yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia. Semakin banyaknya SDM yang ada pada Lembaga XYZ, semakin banyak tantangan bagi divisi personalia (Human Resource) Lembaga XYZ dalam mengatur SDM yang ada agar pekerjaan yang tersedia dapat didelegasikan dengan tepat. Salah satu tantangan yang dihadapi adalah bagaimana mengolah informasi pada setiap karyawan dengan efektif sehingga mampu memberi informasi yang aktual dan real. Berdasarkan survey lapangan yang dilakukan ke divisi Human Resources, Lembaga XYZ menggunakan system tradisional dalam menjalankan operasinya di divisi personalia. Ini dapat menyebabkan Lembaga XYZ tidak maksimal dalam memenuhi kebutuhan untuk memilih SDM yang tepat atas kekosongan kursi/jabatan yang tersedia. Tantangan selanjutnya, dalam melakukan rekrut SDM, biasanya Lembaga XYZ merekrut orang yang berkualifikasi sesuai kebutuhan saat itu tanpa ada perencanaan rekrutmen sebelumnya. Sistem SDM saat ini dirasakan sulit dalam mengantisipasi masalah tingginya pergerakan karyawan yang ada. Dapat dilihat dengan laporan turnover tahunan Lembaga XYZ dibawah ini. Gambar 1.1 Tabel 1.1 Turnover Karyawan Tahun % Turnover 2011 10.74% 2012 9.56% 2013 6.40% 2014 11.65% Sumber : Staff HRD Lembaga XYZ
4 Didalam sebuah organisasi bisa saja terjadi masalah yang mengharuskan perusahaan melakukan pemberhentian secara secara tiba-tiba terhadap pegawai. Pemberhentian karena alasan yang tiba-tiba memberikan kekosongan kursi, kekosongan harus diatasi dengan rencana dan persiapan yang matang sehingga memberi efek yang baik terhadap kinerja perusahaan dan mampu mengantisipasi keadaan-keadaan seperti ini. Ini bisa saja terjadi pada Lembaga XYZ sendiri. Perekrutan yang dilakukan secara terburu-buru membuat sebuah perusahaan terkadang tidak mampu mendapatkan calon pekerja/karyawan yang benar-benar memenuhi syarat dalam mengisi kekosongan yang ada. Petrillose (1998) pada jurnalnya yang berjudul Improving Bottom-Line Results by Managing Turnover and Absenteeism menyatakan terdapat beberapa faktor yang menyebabkan karyawan meninggalkan pekerjaannya dan salah satunya adalah ketidakmampuan proses seleksi dan penempatan. Menurut Snell dan Bohlander (2010:254) apabila terdapat turnover karyawan, kekosongan posisi dapat diisi oleh pelamar berkualifikasi yang pernah dinilai sebelumnya. Masalah yang saling terkait ini selanjutnya mempengaruhi struktur organisasi Lembaga XYZ sendiri. Dalam setahun terakhir, Lembaga XYZ telah mengganti struktur organisasinya sebanyak 3 kali. Perubahan yang terjadi dikarenakan ketidaksesuaian skill pekerja terhadap tanggung jawab yang diberikan oleh Lembaga XYZ dan demi peningkatan performa organisasi sendiri. Morgeson (2013) pada jurnalnya yang berjudul Reducing Turnover Through Hiring Improve Employee Retention Through Recruitment, Selection and Onboarding menjelaskan bahwa Tim HR dapat memainkan peran sentral dalam merancang rekrutmen, seleksi dan proses onboarding dengan cara yang memaksimalkan kemungkinan dalam mempekerjakan profesional berbakat yang akan bertahan dengan organisasi dalam waktu yang lama. Merekrut orang dengan kemampuan yang tepat dapat mendukung tujuan organisasi, manajemen sumber daya manusia yang bagus dapat membantu organisasi mengurangi resiko terhadap reputasi dan pegawai. (Ghazzawi dan Accoumeh, 2014) Berdasarkan masalah yang dilihat di atas, penulis merekomendasikan kepada Lembaga XYZ untuk dapat menerapkan aktivitas SDM yang dimiliki divisi personalia (Human Resources) ke dalam sistem informasi yang terintegrasi oleh teknologi informasi yang tepat guna. Internet sudah membuat lingkungan kompetitif yang baru sehingga bisnis-bisnis harus berpikir kembali dan
5 beradaptasi dengan teknologi untuk meningkatkan efeektivitas dan efisiensi dari sebuah bisnis (Salehi, 2009). Melakukan perancangan sistem informasi ini diusulkan agar mampu membantu rekrutmen SDM Lembaga XYZ menjadi efektif karena rekrutmen memengaruhi seleksi dimana variabel rekrutmen SDM memiliki pengaruh sebesar 68% terhadap seleksi (Yullyanti, 2009). Selain itu, Organisasi banyak yang beralih ke system online karena mereka percaya bahwa (salah satu alat) e-recruitment lebih memiliki prospek dibandingkan metode rekrutmen tradisional untuk mendapatkan individual-individual dengan kemampuan dan bakat yang unik (Ghazzawi dan Abeer Accoumeh, 2014). Sebuah artikel di website High Business (Internet Continues to Draw Job Seekers, Advertised Positions, HR Focus 2008) mendapatkan hasil dari survey yang dilakukan: di Tahun 2008, 73% pencari kerja menggunakan internet, dibandingkan pada tahun 2005 dengan periode yang sama yaitu sekitar 66%.. Ini adalah bukti bahwa sistem online rekrutmen telah menjadi alat yang penting dalam membantu organisasi mendirikan identitas produk, mendapatkan pekerja yang berpotensi, dan mempertahankan pekerja berpotensi tersebut dibandingkan menggunakan metode rekrutmen tradisional (Ghazzawi dan Abeer Accoumeh, 2014). 1.2. Formulasi Masalah Masalah-masalah yang dihadapi, yaitu 1. Bagaimana proses bisnis divisi HR khususnya pada kegiatan rekrutmen di organisasi saat ini? 2. Bagaimana merancang bisnis untuk sistem perekrutan yang akan dibangun? 3. Bagaimana membuat sistem perekrutan online yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan pekerja yang tepat?
6 1.3. Ruang Lingkup Ruang lingkup penilitian : 1. Analisis dan proses perancangan sistem rekrutmen online pada Organisasi. 2. Proses perancangan sistem informasi dengan mendukung kegiatan rekrutmen Organisasi. 3. Aplikasi sistem informasi rekrutmen yang berbasis website. 4. Calon pelamar sebagai user di front-end sistem. 5. Karyawan HR sebagai user di back-end sistem. 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan : 1. Menganalisis proses bisnis divisi HR khususnya proses rekrutmen di saat ini pada organisasi. 2. Menganalisis kebutuhan strategi yang dapat diterapkan organisasi untuk mengatasi masalah yang ada pada divisi HR. 3. Merancang sistem informasi online rekrutmen pada divisi HR yang mampu memberi informasi calon pekerja secara akurat dan real sehingga diharapkan dapat membantu perusahaan dalam memecahkan masalah internal organisasi. Manfaat : 1. Organisasi dapat mempermudah divisi HR dalam mengelola informasi untuk mendukung proses rekrutmen dan seleksi terhadap karyawan atau calon karyawan. 2. Memberi solusi strategis untuk masalah yang di hadapi pada divisi HR. 3. Organisasi memiliki sistem informasi terintegrasi untuk membantu kegiatan rekrutmen pada divisi HR.
7 1.5. Metedologi Penelitian Metode yang digunakan analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia meliputi : 1.5.1. Metode Pengumpulan data 1. Pembelajaran Literatur Merupakan teknik pengumpulan data dan informasi melalui jurnal, buku, dan e-books yang berhubungan dengan teori sistem aplikasi yang akan di bangun. 2. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengetahui kondisi lapangan, pada kasus ini untuk menemukan informasi dari proses perekrutan dan seleksi SDM yang ada. 3. Kuisioner Kuisioner menghasilkan pengetahuan mengenai hal-hal yang di inginkan pengguna sistem sebagai tolak ukur dan evaluasi dalam pengembangan sistem ini. 1.5.2 Metode Perancangan Sistem Tahap perancangan sistem dilakukan dengan metode Object Oriented Analysis and Design yang disajikan melalui notasi Unified Modelling Language (UML) yang meliputi Activity Diagram. Use case diagram. Use case description. Domain Class diagram. Updated Class diagram. Multilayer Sequence diagram. Rancangan user-interface.
8 1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penelitian ini terdiri dari lima bab, di mana masing-masing bab terbagi ke dalam beberapa sub bab. Berikut uraian sistematika penulisannya BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini akan menjelaskan latar belakang yang menjadi dasar pemilihan judul, ruang lingkup permasalahan yang akan di bahas, tujuan dan manfaat dari penelitian ini, metodologi penelitian yang akan digunakan untuk analisa dan perancangan, dan juga sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam penyusunan skripsi ini, guna mendukung pemecahan masalah yang berkaitan dengan sistem informasi untuk SDM pada organisasi terkait aktivitas rekrutmen dan teori mengenai Object Oriented Analysis and Design. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini akan membahas mengenai gambaran umum rencana perancangan sistem informasi pada divisi HR terkait kegiatan rekrutmen, analisis proses yang terjadi pada aktivitas SDM serta permasalahan yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan dan usulan pemecahan masalah. BAB 4 USULAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini membahas usulan isi perancangan sistem informasi yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design yang memaparkan prosedur serta perancangan sistem yang sesuai dengan ruang lingkup.
9 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari penelitian ini yang mengemukakan kesimpulan akan kegunaan sistem yang telah dirancang dan berisikan saran untuk pengembangan sistem ke depan.
10