BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Cakra Medika Utama didirikan pada tahun 2007, perusahaan ini memulai aktivitas pertamanya dibawah nama Thermalindo Jaya pada tahun 1998, tahun dimana Indonesia mengalami krisis moneter. Krisis tersebut kemudian dilihat sebagai peluang oleh pendiri perusahaan. Perusahaan ini memulai usahanya dengan menyediakan semua produk yang bisa dikonsumsi dan yang dibutuhkan oleh laboratorium klinik. Sekarang ini, PT. Medika Cakra Utama mempunyai divisi utama dalam bisnisnya, yaitu : In-vitro diagnostics (IVD) dan medical instruments. Dalam IVD Produk kami mencakup semua yang bisa dikonsumsi, seperti immuno-serology (Point of Care Testing), Clinical Chemistry, Hematology, Urine, Glucose testing as well as Cervical Cancer test. Sementara dalam medical instruments, produk kami mencakup semua peralatan medis. PT. Cakra Medika Utama beroperasi dibawah filosofi menyediakan produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing. Filosofi seperti ini berdasarkan fakta bahwa kebanyakan populasi Indonesia masih tidak mendapat layanan kesehatan yang terjangkau. Kami ingin berkontribusi pada masyarakat dengan menyediakan produk layanan kesehatan yang terjangkau. 39
40 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan alat kesehatan dan laboratorium yang dikenal di Indonesia. Misi Menyediakan alat-alat kesehatan dan alat-alat laboratorium yang bermutu yang dapat dijangkau oleh konsumen dengan harga kompetitif. 3.2 Struktur Organisasi 3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi
41 3.2.2 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada pada PT. Cakra Medika Utama, yaitu : 1. Komisaris - Memonitor Kerja Direktur Utama - Memimpin keseluruhan dari perusahaan - Dewan Komisaris dapat mengabil alih semua tugas direktur utama, apabila direktur uttama berhalangan hadir atau keadaan tertentu - Membuat dan memastikan bahwa kebijakan perusahan dilaksanakan oleh seluruh departement pada perusahaan 2. Direktur Utama - Bertanggung jawab atas berjalannya seluruh kegiatan perusahaan - Memonitor kerja General Manager - Bertanggung jawab atas upah kerja dan kesejahteraan sesuai undangundang ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan - Memutuskan dalam menolak dan menerima proyek 3. General Manager - Memonitor tugas dari manager penjualan, akuntan, finance, bagian gudang
42 - Mengatur dan mengendalikan kegiatan operasional seluruh departement perusahaan - Melaporakan semua kegiatan perusahaan kepada direktur utama secara berkala - Bertanggung jawab dalam semua kegiatan operasional perusahaan kepada direktur utama - Dalam penerimaan karyawaan 4. Manager Penjualan - Memantau tugas dari bagian penjualan - Menyetujui dan menandatangani invoice 5. Bagian Penjualan - Mencari pelanggan baru - Mencatat pesanan customer dalam sales order - Membuat estimasi untuk customer - Membuat surat penawaran untuk customer - Menjaga Customer 6. Admin - Membuat surat jalan - Membuat faktur
43 - Membuat Invoice - Mengeluarkan surat jalan, faktur, dan invoice 7. Finance - Mengolah keluar masuknya keuangan - Menjaga keuangan perusahaan 8. Accounting - Membuat pembukuan pajak perusahaan - Membuat laporan laba-rugi - Membuat laporan pembelian - Membuat laporan penjualan - Membuat laporan persediaan per bulan - Menyususn dan mengendalikan laporan keuangan berdasarkan pencatatan yang dilakukan dan menyajikan laporan dengan tepat waktu pada direktur utama 9. Bagian Pembelian - Membuat purchase order untuk supplier - Mengurus proses dalam pelaksanaan proses pembelian - Membuka later of credit di bank devisa 10. Bagian Gudang
44 - Mencatat jumlah persediaan yang ada dalam gudang - Menjaga persediaan dalam gudang sehingga mencapai titik re-order point, maka harus ada pembelian untuk persediaan dalam gudang - Menyediakan barang yang akan dipesan - Memastikan barang yang diterima sesuai dengan apa yang di pesan - Membuat bukti barang masuk 11. Marketing - Dalam mencari pangsa pasar - Memperkenalkan produk kepada customer - Menjaga customer lama 12. Logistik / Pengiriman - Menjaga dalam pengiriman barang yang dipesan oleh pelanggan - Menjaga barang selama dalam perjalanan
45 3.3 Tata Laksana / Prosedur yang Sedang Berjalan Dalam PT. Cakra Medika Utama bergerak pada bidang importer and distributor healthcare and diagnostics productc. Berikut ini prosedur sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan PT. Cakra Medika Utama : 1. Sistem Pembelian Sistem pembelian yang berjalan pada PT. Cakra Medika Utama dimulai dari sistem bagian gudang telah memberikan tanda tentang persediaan barang yang telah mencapai titik re-order point maka bagian gudang akan memberikan laporan persediaan yang telah mencapai titik re-order point kepada bagian pembelian bahwa persediaan digudang telah mencapai titik re-order point, dan bagian pembelian akan membuat purchase order untuk supplier berdasarkan persediaan barang yang telah mencapai titik re-order point. Setelah ada kesepakatan harga diantara PT. Cakra Medika Utama dengan supplier, maka bagian pembelian akan menerima sales contract dari supplier dan bagian pembelian harus langsung melakukan pembukaan latter of credit (L/C) kepada bank devisa untuk melakukan pembayaran kepada suppplier. Setelah itu bank akan akan menghubungi eksportir(supplier) untuk memberitahukan bahwa importir telah membuka L/C dan barang sudah dapat dikirim. Supplier akan menghubungi maskapai pelayaran untuk memuat dan mengirimkan barangbarang ke tempat tujuan. Supplier menyerahkan invoice, packing list lembar asli kepada bank dan menarik weselnya, sedangkan dokumen-dokumen diatas akan
46 segera dikirim langsung kepada importir. Importir akan menyerahkan dokumendokumen surat kuasa kepada EMKL(ekspedisi muatan kapal laut). EMKL akan menukar konosemen dengan DO kepada agen perkapalan dan membuat PPUD(Pemberitahuan Pemasukan Barang Untuk Dipakai) berdasarkan dokumen, serta membayar bea masuk PPN importir. Barang dapat langsung diserahkan kepada importir. 2. Sistem Penjualan Sistem penjualan dimulai dari permintaan harga dari custemer, maka PT. Cakra Medika Utama akan Membuatkan surat penawaran untuk Customer dan PT. Cakra Medika Utama akan melakukan tawar menawar harga sehingga terjadi kesepakatan harga antara customer dan PT. Cakra Medika Utama, setalah terjadi kesepakatan harga maka customer akan membuat PO (Purchase Order), dan bagian penjualan akan mencatatnya dalam Sales Order (SO). Kemudian bagian penjualan akan memberikan SO kepada bagian gudang untuk menyediakan barang yang telah dipesan oleh customer, setelah barang tersedia kemudian bagian gudang akan memberitahukan kepada bagian penjualan bahwa barang yang telah dipesan oleh customer telah siap tersedia. Selanjutnya admin akan membuatkan surat jalan dan invoice itu berdasarkan PO yang dibuat oleh customer. Kemudian barang akan dikirim oleh bagian logistik pengiriman bersama surat jalan dan faktur atau surat jalan dan invoice ketempat tujuan.
47 3. Sistem Persediaan Sistem persediaan yang berjalan pada PT. Cakra Medika Utama adalah dengan menyediakan persediaan stok alat-alat kesehatan untuk medis. Dan apabila stok barang sudah mencapai titik re-order point maka bagian gudang akan memberikan laporan persediaan barang yang telah mencapai titik re-order point bagian pembelian bahwa barang yang tersedia dalam gudang sudah mencapai titik re-order point, maka bagian pembelian membuat PO untuk supplier. Jika barang telah diterima, bagian gudang akan mengecek apakah barang yang dibeli telah sesuai dengan PO, jika telah sesuai bagian gudang akan mencatatnya dalam form bukti barang masuk. Jika terjadi kerusakan atau kecacatan barang maka bagian gudang akan meretur barang tersebut (sesuai dengan perjanjian yang sudah dibuat oleh PT. Cakra Medika Utama dengan pihak supplier atau eksportir) dan barang yang tidak rusak atau cacat kemudian akan langsung dibayarkan kepada supplier atau eksportir. Dan bagian gudang akan mencatatnya dalam form bukti barang masuk. Setiap akhir bulan komisaris akan menerima laporan pembelian, laporan penjualan, dan laporan persediaan dari direktur utama.
48 3.4 Flow Chart Diagram 3.4.1 Flow Chart Diagram Proses Pembelian Gambar 3.2 Flow Chart Diagram Proses Pembelian
49 3.4.2 Flow Chart Diagram Proses Penjualan Gambar 3.3 Flow Chart Diagram Proses Penjualan
50 3.4.3 Flow Chart Diagram Proses Persediaan Gambar 3.4 Flow Chart Diagram Proses Persediaan
51 3.5 Data Flow Diagram 3.5.1 Diagram Konteks Laporan Pembelian Customer Surat Permintaan Harga PO SO Laporan Penjualan Direktur Utama Surat Penawaran Surat Jalan Invoice / Faktur Sistem Informasi PT. Cakra Medika Utama Laporan Persediaan Membuka Account Bank LetterOfCredit Sales Contract PO Invoice dan Packing List Supplier Gambar 3.5 Diagram konteks
52 3.5.2 Diagram Nol Bukti Barang Masuk Supplier Sales Contract Supplier PO Invoice dan Packing List Membuka Account 1.0* Sistem Pembelian PO LetterOfCredit Bank LetterOfCredit Barang Customer Surat Permintaan Harga PO SO Surat Penawaran 2.0* Sistem Penjualan Customer Surat Jalan Invoice / Faktur SO Surat Penawaran Surat Jalan Invoice / Faktur Karyawan Laporan Pembelian Direktur Utama Laporan Penjualan 3.0 Membuat Laporan Laporan Persediaan Gambar 3.6 Diagram Nol
53 3.5.3 Diagram Rinci Supplier Supplier Sales Contract PO 1.1 Pemesanan Barang PO Barang Invoice dan Packing List 1.2 Peneriaan rician dan tagihan pembayaran barang Bukti Barang Masuk Bank Membuka Account LetterOfCredit 1.3 Pembayaran barang LetterOfCredit Customer Surat Permintaan Harga Surat Penawaran 2.1 Permintaan harga penjualan barang Karyawan Customer PO 2.2 Kesepakatan harga Surat Penawaran SO 2.3 Penjualan Barang Sales Order Surat Jalan Invoice / Faktur 2.4 Pengeluaran barang SO Invoice / Faktur Gambar 3.7 Diagram Rinci Surat Jalan
54 3.6 Analisis dan Kebutuhan Informasi Analisis dan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh PT. Cakra Medika Utama adalah sebagai berikut : 1. Informasi tentang customer Dalam entitas customer ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai nama customer, alamat, NPWP, email, no. telephone, fax. Dibutuhkan oleh bagian penjualan. 2. Informasi tentang supplier Dalam entitas supplier ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai nama supplier, alamat, email, no. telephone. Dibutuhkan oleh bagian pembelian. 3. Informasi tentang barang Dalam entitas barang ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai nama barang, harga satuan, ROP, jumlah persediaan. Dibutuhkan oleh bagian gudang dan bagian pembelian. 4. Informasi tentang Sales order Dalam entitas sales order ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai transaksi dalam penjualan barang yang telah dilakukan dan siapa customer yang membeli barang. Data store yang dibutuhkan adalah KdSalesOrder KdSuratPenawaran, TanggalSalesOrder, KdBarang, NamaBarang, Satuan, Harga, Jumlah. Dibutuhkan oleh bagian penjualan dan bagian gudang. 5. Informasi tentang karyawan
55 Dalam entitas karyawan ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai nama karyawan, alamat, email, no. telephone, fax. Dibutuhkan oleh general manager. 6. Informasi tentang surat penawaran Dalam entitas surat penawaran ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai transaksi dalam penawaran barang antara PT. Cakra Medika Utama dengan customer. Data store yang dibutuhkan adalah KdSuratPenawaran, KdCustomer, NamaCustomer, Alamat, NPWP, Email, No.telephone, TanggalSuratPenawaran, KdBarang, NamaBarang, Satuan, Jumlah, Harga, MasaBerlaku, CaraPembayaran, Pengiriman, PPN10%, Total, GrandTotal. Dibutuhkan oleh bagian penjualan. 7. Informasi tentang invoice Dalam entitas invoice ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai tagihan pembelian barang yang dilakukan oleh customer. Data store yang dibutuhkan adalah NoInvoice, KdSalesOrder, KdCustomer, NamaCustomer, Alamat, NPWP, Email, No.telephone, Fax, TanggalInvoice, KdBarang, NamaBarang, JenisBarang, jumlah, HargaSatuan, Diskon, Total, Pajak. Dibutuhkan oleh logistik / pengiriman. 8. Informasi tentang surat jalan Dalam entitas surat jalan ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai pengiriman barang yang dibeli cutomer. Data store yang dibutuhkan adalah KdSuratJalan, KdSalesOrder, TanggalSuratJalan, KdCustomer, NamaCustomer, Alamat, NPWP, Email, No.telephone, Fax, KdBarang,
56 NamaBarang, JenisBarang, Satuan, Harga, Jumlah, SubTotal, Keterangan. Dibutuhkan oleh bagian logistik / pengiriman. 9. Informasi tentang purchase order Dalam entitas purchase order ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai pembelian yang dilakukan oleh PT. Cakra Medika Utama dengan supplier. Data store yang dibutuhkan adalah KdPurchaseOrder, KdSupplier, NamaSupplier, Alamat, NPWP, Email, No.telephone, Fax, KdBarang, NamaBarang, JenisBarang, HargaSatuan, ROP, JumlahBarang, TanggalPurchaseOrder, Pajak, Diskon, SubTotal. Dibutuhkan oleh bagian pembelian. 10. Informasi tentang StockBarang Dalam entitas ini dibutuhan informasi yang akurat tentang stockbarang yang akan dijual kepada customer. Data store yang dibutuhkan adalah KdStockbarang, KdBarang, NamaBarang, Quantity. Dibutuhkan oleh bagian penjualan. 11. Informasi tentang PPN Dalam entitas ini dibutuhkan informasi tentang pajak. Data store yang dibutuhkan adalah KdPPN, PPN. Dibutuhkan oleh bagianpenjualan dan bagian pembelian. 12. Informasi tentang Bank
57 Dalam entitas ini dibutuhkan infomasi tentang bank untuk melakukan pembayaran tehadap supplier melalui letter of credit. Data store yang dibutuhkan adalah KdBank, NamaBank. Dibutuhkan oleh bagian pembelian. 13. Informasi tentang bukti barang masuk Dalam entitas bukti barang masuk ini dibutuhkan informasi yang akurat mengenai pembelian barang yang dibeli dari supplier dan menjadi persediaan barang dalam gudang. Data store yang dibutuhkan adalah NoBuktiBarangMasuk, KdSupplier, NamaSupplier, Alamat, NPWP, No.telphone, Email, Fax, KdBarang, NamaBarang, JenisBarang, HargaSatuan, Harga, Jumlah, KdPurchaseOrder, TanggalBuktiBarangMasuk, Keterangan. Dibutuhkan oleh bagian gudang. 3.7 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Cakra Medika Utama, yaitu : 1. PT. Cakra Medika Utama menghadapi permasalahan dalam hubungan antar divisi yang datanya memiliki aplikasi basis data yang berdiri sendiri. Hal ini menyebabkan seringnya ketidaksesuaian data antar divisi. 2. Belum tersedianya sistem keamanan data atau hak akses dalam penggunaan data dan tidak tersedianya sistem back-up data yang berguna untuk mengatasi masalah kerusakan dan kehilangan data.
58 3. System yang berjalan masih lamabat, pembukuannnya masih sering menggunakan kwitansi dan berkas-berkas. Oleh karena itu data masih sering hilang atau rusak. 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah-masalah yang ada pada PT. Cakra Medika Utama, maka penulis memberikan beberapa alternatif pemecahan masalahnya, yaitu : 1. Dengan menerapkan logikal basis data untuk menggantikan logikal manual dalam proses bisnis yang dapat menyimpan semua data yang digunakan dalam proses bisnis disemua departement. 2. Dengan mengembangkan aplikasi program yang dapat menggunakan basis data dan digunakan disemua departement pada PT. Cakra Medika Utama, sehingga semua departement akan terintegrasi satu sama lain. 3. Dengan menerapkan sistem keamanan data atau hak akses dan menyediakan sistem back-up pada setiap data yang digunakan akan lebih aman dalam keamanan data yang digunakan dalam setiap departement dari masalah kerusakan dan kehilangan data.