BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Tentang Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan merupakan unsur pelaksana di Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri. Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang kefarmasian dan alat kesehatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut : a. Perumusan kebijakan di bidang produksi dan distribusi sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, pengawasan alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, tata kelola perbekalan kesehatan dan pelayanan kefarmasian. b. Pelaksanaan kebijakan di bidang produksi dan distribusi sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, pengawasan alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, tata kelola perbekalan kesehatan, dan pelayanan kefarmasian. c. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang produksi dan distribusi sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, pengawasan alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, tata kelola perbekalan kesehatan, dan pelayanan kefarmasian. d. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang produksi dan distribusi sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, pengawasan alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, tata kelola perbekalan kesehatan, dan pelayanan kefarmasian. 37
38 e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang produksi dan distribusi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, pengawasan alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga, tata kelola perbekalan kesehatan dan pelayanan kefarmasian. f. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan. g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri. 3.1.2 Struktur Organisasi Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan
39 3.2 Analisa Sistem Berjalan Analisa sistem berjalan dimaksud adalah menganalisis rangkaian pekerjaan dalam kegiatan pengolahan data sehingga menjadi laporan-laporan atau informasi yang dibutuhkan. 3.2.1 Proses Bisnis Proses Bisnis atau Business Process merupakan suatu kelompok pekerjaan yang telah terstruktur dan saling berkontribusi ataupun saling bekerjasama yang bertujuan untuk menyelesaikan suatu permasalahan tertentu. Berikut merupakan proses bisnis berjalan yang terjadi pada Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan : Gambar 3. 2 Proses Bisnis Berjalan
40 3.2.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan Use case adalah abstraksi dari sebuah interaksi antara sistem dengan aktor. Berikut ini adalah gambar use case sistem berjalan pada Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Gambar 3. 3 Use Case Diagram Sistem Berjalan
41 Tabel 3. 1 Deskripsi Use Case Melakukan Rekam Kehadiran Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra Kondisi - Tindakan Utama Tindakan Alternatif Pasca Kondisi Melakukan Rekam Kehadiran Merupakan proses rekam kehadiran secara elektronik atau absensi yang dilakukan oleh setiap pegawai pada mesin rekam kehadiran elektronik di setiap masing-masing unit kerja Pegawai Melakukan absensi rekam kehadiran secara elektronik Melakukan absensi secara manual jika mesin rekam kehadiran elektronik mengalami kerusakan/tidak berfungsi Data rekam kehadiran tercatat Tabel 3. 2 Deskripsi Use Case Memberikan Dokumen Pendukung Tidak Hadir ditempat Kerja Nama Use Case Memberikan Dokumen Pendukung Tidak Hadir ditempat Kerja Deskripsi Singkat Merupakan proses pemberian dokumen pendukung yang dilakukan oleh pegawai kepada pengelola absensi pada unit kerja sebagai bukti ketidakhadiran Pegawai Pra Kondisi Pegawai yang bersangkutan menjalani perintah dinas, atau sakit, izin dan cuti Tindakan Utama Memberikan dokumen pendukung Pasca Kondisi Pengelola Absensi melakukan rekapitulasi
42 Tabel 3. 3 Deskripsi Use Case Merekapitulasi Dokumen Pendukung Nama Use Case Merekapitulasi Dokumen Pendukung Deskripsi Singkat Merupakan proses pengumpulan atau rekapitulasi data dokumen pendukung bagi pegawai yang melakukan perintah dinas, atau sakit, izin dan cuti Pengelola Absensi Pra Kondisi Pegawai yang bersangkutan menjalani perintah dinas, atau sakit, izin dan cuti Tindakan Utama Melakukan rekapitulasi data dokumen pendukung Pasca Kondisi Report hasil rekapitulasi melalui email Tabel 3. 4 Deskripsi Use Case Report Pekerjaan Melalui Email Nama Use Case Report Pekerjaan Melalui Email Deskripsi Singkat Merupakan proses penyebaran informasi hasil rekapitulasi data dokumen pendukung sebagai kroscek bagi para pegawai Pengelola Absensi Pra Kondisi - Tindakan Utama Menyebarkan informasi hasil rekapitulasi data dokumen pendukung melalui email Pasca Kondisi Cek report pekerjaan
43 Tabel 3. 5 Deskripsi Use Case Cek Report Pekerjaan Rekapitulasi Melalui Email Nama Use Case Cek Report Pekerjaan Rekapitulasi Melalui Email Deskripsi Singkat Merupakan proses pengecekan laporan hasil pekerjaan rekapitulasi yang telah dikirim melalui email Pegawai, Kasubbag TU, Pengelola Absensi Pra Kondisi Report rekapitulasi telah dikirim melalui email Tindakan Utama Cek atau control laporan hasil pekerjaan pengelola absensi Pasca Kondisi Pegawai melakukan konfirmasi kepada Pengelola Absensi jika terdapat ketidaksesuaian pada hasil rekapitulasi. Pengelola Absensi melakukan kembali rekapitulasi. Mengirim dokumen pendukung kepada Pengelola Absensi Kepegawaian I Tabel 3. 6 Deskripsi Use Case Menyerahkan Dokumen Pendukung Nama Use Case Menyerahkan Dokumen Pendukung Deskripsi Singkat Merupakan proses penyerahan dokumen pendukung kepada Pengelola Absensi Kepegawaian I Pengelola Absensi Pra Kondisi Hasil rekapitulasi data dokumen pendukung sudah dianggap sesuai Tindakan Utama Mengirim salinan dokumen pendukung kepada Pengelola Absensi Kepegawaian I Pasca Kondisi Pengarsipan dokumen pendukung
44 Tabel 3. 7 Deskripsi Use Case Mengunduh Data Kehadiran Nama Use Case Mengunduh Data Kehadiran Deskripsi Singkat Merupakan proses unduh data rekam kehadiran dari mesin absensi elektronik yang dilakukan dalam periode bulanan dengan menggunakan alat bantu berupa flashdisk dalam proses penyimpanan data Pengelola Absensi Kepegawaian I Pra Kondisi - Tindakan Utama Mengunduh data rekam kehadiran Tindakan Alternatif Mengecek dan merekapitulasi hasil laporan kehadiran manual Pasca Kondisi Import data kehadiran ke dalam aplikasi Tabel 3. 8 Deskripsi Use Case Merekapitulasi Data Kehadiran dan Dokumen Pendukung Nama Use Case Merekapitulasi Data Kehadiran dan Dokumen Pendukung Deskripsi Singkat Merupakan proses pengecekan dan pengolahan data hasil dari data rekam kehadiran pada mesin absensi dan dokumen pendukung yang telah diberikan oleh Pengelola Absensi Pengelola Absensi Kepegawaian I Pra Kondisi Data rekam kehadiran elektronik telah didapatkan Tindakan Utama Melakukan import data rekam kehadiran dan memasukan data tambahan berdasarkan dokumen pendukung yang telah diterima Pasca Kondisi Menyerahkan report hasil pekerjaan kepada Pengelola Absensi Kepegawaian II
45 Tabel 3. 9 Deskripsi Use Case Menyerahkan Hasil Rekapitulasi Data Kehadiran dan Dokumen Pendukung Nama Use Case Menyerahkan Hasil Rekapitulasi Data Kehadiran dan Dokumen Pendukung Deskripsi Singkat Merupakan proses penyerahan data yang dihasilkan dari proses pengolahan data kehadiran dan dokumen pendukung kepada Pengelola Absensi Kepegawaian II Pengelola Absensi Kepegawaian I Pra Kondisi Data Kehadiran dan Dokumen Pendukung telah direkapitulasi Tindakan Utama - Pasca Kondisi Pengelola Absensi Kepegawaian II melakukan pengolahan data Tabel 3. 10 Deskripsi Use Case Mengolah Data Hasil Report Pekerjaan Nama Use Case Mengolah Data Hasil Report Pekerjaan Deskripsi Singkat Merupakan proses pengolahan data yang dilakukan melalui Ms. Excel dengan tujuan menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan terkait kedisiplinan dan tunjangan kinerja pegawai Pengelola Absensi Kepegawaian II Pra Kondisi - Tindakan Utama Pengolahan data melalui Ms. Excel Pasca Kondisi Cetak laporan pekerjaan pengolahan data
46 Tabel 3. 11 Deskripsi Use Case Cetak Laporan Pekerjaan Pengolahan Data Nama Use Case Cetak Laporan Pekerjaan Pengolahan Data Deskripsi Singkat Merupakan proses pencetakan laporan hasil pekerjaan kepada Kasubbag Kepegawaian dan bagian terkait untuk selanjutnya dijadikan sebagai data acuan dalam pelaporan-pelaporan dan Pengelolaan Anggaran Pengelola Absensi Kepegawaian II Pra Kondisi Melakukan pengolahan data Tindakan Utama Cetak laporan pekerjaan pengolahan data Pasca Kondisi Tersedianya data dan laporan terkait kedisiplinan dan tunjangan kinerja pegawai Tabel 3. 12 Deskripsi Use Case Distribusi Laporan Pekerjaan Pengolahan Data Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Tindakan Alternatif Pasca Kondisi Distribusi Laporan Pekerjaan Pengolahan Data Merupakan proses pendistribusian laporan hasil pengolahan data kepada unit satuan kerja eselon 2 (Direktorat) untuk dilakukan kroscek sebelum diserahkan kepada bagian terkait pelaporan-pelaporan dan Pengelolaan Anggaran Pengelola Absensi Kepegawaian II Laporan pekerjaan pengolahan data telah tercetak Mendistribusikan laporan pekerjaan Menyerahkan laporan pekerjaan kepada bagian terkait Pengelolaan Anggaran Kroscek hasil laporan pekerjaan, penginputan data hasil laporan pekerjaan Pengelola Absensi Kepegawaian II kepada unit terkait
47 Tabel 3. 13 Deskripsi Use Case Cek Report Pekerjaan Pengolahan Data Nama Use Case Cek Report Pekerjaan Pengolahan Data Deskripsi Singkat Merupakan proses pengecekan laporan hasil pekerjaan Pengelola Absensi Kepegawaian II sebelum diserahkan kepada bagian terkait Pengelolaan Anggaran Kasubbag TU, Kasubbag Kepegawaian, Pengelola Absensi Kepegawaian II Pra Kondisi - Tindakan Utama Kroscek laporan hasil pengolahan data Pasca Kondisi Kasubbag TU melakukan konfirmasi jika terdapat ketidaksesuaian pada hasil pengolahan data. Pengelola Absensi Kepegawaian II melakukan kembali Pengolahan Data. Menyerahkan laporan pekerjaan kepada bagian terkait Pengelolaan Anggaran
48 3.3 Perancangan Sistem Usulan Perancangan sistem usulan ini merupakan perbaikan dari sistem berjalan. Dalam perancangan sistem usulan ini menggunakan metode UML. Metode UML ini merupakan suatu metode object oriented programming yang menggunakan notasi grafis dalam menyatakan sebuah desain. Pemodelan dengan UML menggambarkan yang ada dalam dunia nyata kedalam bentuk yang dapat dipahami dengan notasi standar UML. 3.3.1 Use Case Diagram Gambar 3. 4 Use Case Diagram Sistem Usulan
49 Tabel 3. 14 Deskripsi Use Case Login Nama Use Case Login Deskripsi Singkat Sebelum masuk ke sistem, user yang sudah terdaftar dalam sistem bisa melakukan verifikasi melalui login Pegawai, Pejabat Struktural dan Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi - Tindakan Utama Memasukkan Username dan Password Pasca Kondisi Jika email dan password salah maka akan muncul peringatan pada sistem, jika email dan password benar maka akan diarahkan ke halaman dashboard sistem Tabel 3. 15 Deskripsi Use Case Lihat Agenda Nama Use Case Lihat Agenda Deskripsi Singkat Merupakan proses view jadwal atau schedule bagi Pegawai yang belum atau telah melakukan usulan-usulan atau undangan perjalanan dinas yang telah diikutinya. Pegawai, Pejabat Struktural Pra Kondisi Pegawai yang hanya ingin melihat agenda dan Pegawai yang ingin atau telah membuat pengajuan ketidakhadirannya ditempat kerja. Tindakan Utama View Agenda Tindakan Alternatif View Calendar Pasca Kondisi - Tabel 3. 16 Deskripsi Use Case Entry Usulan Nama Use Case Entry Usulan Deskripsi Singkat Merupakan proses input usulan atau pengajuan kepada Pejabat Struktural jika pegawai yang bersangkutan tidak melakukan rekam kehadiran karena beberapa hal (izin, sakit cuti, maupun melakukan perjalanan dinas) Pegawai Pra Kondisi Pegawai tidak melakukan rekam kehadiran Tindakan Utama Input usulan ketidakhadiran (tugas, sakit, izin dan cuti)
50 Pasca Kondisi Hasil entry usulan masuk ke dalam dashboard (usulan belum dikonfirmasi) Pejabat Struktural (atasan langsung) yang telah di ajukan Tabel 3. 17 Deskripsi Use Case Konfirmasi Entry Usulan Nama Use Case Konfirmasi Entry Usulan Deskripsi Singkat Merupakan aktifikas atau respon dari Pejabat Struktural (atasan langsung) terhadap sistem terkait usulan atau pengajuan dari para pegawai Pejabat Struktural Pra Kondisi Usulan Pegawai telah masuk kedalam daftar usulan masuk (usulan belum dikonfirmasi) Pejabat Struktural Tindakan Utama Konfirmasi Usulan Pasca Kondisi Usulan yang sudah atau belum dikonfirmasi akan masuk ke dalam dashboard usulan disetujui dan muncul status pada sistem Pegawai Tabel 3. 18 Deskripsi Use Case Lihat Status Entry Nama Use Case Lihat Status Entry Deskripsi Singkat Merupakan proses pengecekan status atau tindakan Pejabat Struktural yang ditujukan terhadap entry usulan yang telah dikirimkan oleh Pegawai Pegawai Pra Kondisi Usulan telah dikirim kepada Pejabat Struktural dan masuk kedalam sistem Tindakan Utama Lihat Status Entry Pasca Kondisi Pembuatan Surat untuk ditandatangani dan upload
51 Tabel 3. 19 Deskripsi Use Case Cetak Surat Usulan Nama Use Case Cetak Surat Usulan Deskripsi Singkat Merupakan proses pencetakan surat yang telah diusulkan yang telah dikirimkan oleh pegawai melalui sistem kepada Pejabat Stuktural yang dituju untuk ditandatangani Pegawai Pra Kondisi Usulan yang telah dikirimkan oleh pegawai melalui sistem telah disetujui oleh Pejabat Struktural Tindakan Utama Cetak Surat Usulan Pasca Kondisi Menyerahkan surat usulan yang telah dicetak oleh Pegawai kepada Pejabat Struktural yang telah dituju melalui sistem dalam usulan untuk selanjutnya ditandatangani. Tabel 3. 20 Deskripsi Use Case Upload Surat Usulan Nama Use Case Upload Surat Usulan Deskripsi Singkat Merupakan proses upload surat yang telah ditandatangani oleh atasan langsung sebagai bukti yang sah terhadap ketidakhadiran pegawai Pegawai Pra Kondisi Surat usulan telah ditandatangani oleh Pejabat Struktural Tindakan Utama Upload Surat Usulan Tindakan Alternatif Menyerahkan surat (berupa hardcopy) langsung kepada Pengelola Absensi Kepegawaian Pasca Kondisi Pengarsipan dokumen Tabel 3. 21 Deskripsi Use Case Verifikasi Hasil Upload Dokumen Nama Use Case Verifikasi Hasil Upload Dokumen Deskripsi Singkat Merupakan proses verifikasi terhadap keabsahan surat atau dokumen yang telah di upload oleh pegawai Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi Surat Usulan telah di upload Tindakan Utama Memverifikasi keabsahan surat dan mengkonfirmasi surat yang telah diupload oleh
52 Tindakan Alternatif Pasca Kondisi pegawai Terima surat usulan (hardcopy) Surat usulan berhasil diverifikasi Tabel 3. 22 Deskripsi Use Case Upload Data Kehadiran Nama Use Case Upload Data Kehadiran Deskripsi Singkat Merupakan proses upload data kehadiran kedalam sistem yang dihasilkan dari mesin fingersystem dan telah melalui proses pengolahan data Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi Data rekam kehadiran pada mesin fingerprint system telah diunduh dan telah dilakukan pengolahan data Tindakan Utama Upload data kehadiran pegawai Pasca Kondisi Hasil upload akan terintegrasi dengan data laporan yang dibutuhkan Tabel 3. 23 Deskripsi Use Case Lihat Hasil Upload dan Verifikasi Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi - Lihat Hasil Upload dan Verifikasi Merupakan proses pengecekan terhadap hasil upload data kehadiran Pengelola Absensi Kepegawaian Data rekam kehadiran berhasil di upload Melakukan pengecekan terhadap kesesuaian data yang telah di upload
53 Tabel 3. 24 Deskripsi Use Case Lihat Report Nama Use Case Lihat Report Deskripsi Singkat Merupakan proses pengecekan tehadap kesesuaian laporan yang ditampilkan Pejabat Struktural, Pegawai dan Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi Data rekam kehadiran pegawai telah di unduh dan di upload kedalam sistem Tindakan Utama Melihat laporan dan melakukan pengecekan terhadap kesesuaian laporan Pasca Kondisi -
54 3.3.2 Activity Diagram 3.3.2.1 Acitivity Diagram Login Gambar 3. 5 Activity Diagram Login Tabel 3. 25 Deskripsi Activity Diagram Login Nama Activity Activity Diagram Login Deskripsi Singkat Sebelum masuk ke sistem, user yang sudah terdaftar dalam sistem bisa melakukan verifikasi melalui login Pegawai, Pejabat Struktural, dan Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi - Tindakan Utama User Memasukkan Username dan Password sebelum masuk pada dashboard sistem Pasca Kondisi Jika email dan password salah maka akan muncul peringatan pada sistem, jika email dan password benar maka akan diarahkan ke halaman dashboard sistem
55 3.3.2.2 Activity Diagram Lihat Agenda Gambar 3. 6 Activity Diagram Lihat Agenda Tabel 3. 26 Deskripsi Activity Diagram Lihat Agenda Nama Activity Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi - Activity Diagram Lihat Agenda User dapat melihat semua usulan yang telah terverifikasi. Juga sebagai pencatatan jadwal pribadi pada sistem Pegawai dan Pejabat Struktural Usulan telah terverifikasi User membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya memasukkan username dan password, kemudian user mengakses menu Agenda Saya untuk melihat jadwal atau schedule yang telah terverifikasi sebagai bukti ketidakhadiran yang sah
56 3.3.2.3 Activity Diagram Entry Usulan Gambar 3. 7 Activity Diagram Entry Usulan
57 Tabel 3. 27 Deskripsi Activity Diagram Entry Usulan Nama Activity Activity Diagram Entry Usulan Deskripsi Singkat Pegawai dapat membuat usulan atas ketidakhadirannya karena perjalanan dinas maupun perihal non teknis (izin, sakit dan cuti) kepada atasan langsung maupun pejabat struktural sebagai bukti ketidakhadiran yang sah Pegawai Pra Kondisi Pegawai yang ingin melakukan perjalanan dinas maupun perhal non teknis (izin, sakit dan cuti) Tindakan Utama Pegawai membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya memasukkan username dan password, kemudian mengakses menu Entry Usulan untuk melakukan permohonan pengajuan perjalanan dinas maupun perihal non teknis (izin, sakit dan cuti) Pasca Kondisi Usulan yang telah terekam dalam sistem akan masuk kedalam usulan masuk pimpinan atau pejabat struktural yang telah dituju
58 3.3.2.4 Activity Diagram Konfirmasi Entry Usulan Gambar 3. 8 Activity Diagram Konfirmasi Entry Usulan
59 Tabel 3. 28 Deskripsi Activity Diagram Konfirmasi Entry Usulan Nama Activity Activity Diagram Konfirmasi Entry Usulan Deskripsi Singkat Pejabat Struktural melakukan konfirmasi terhadap semua usulan para pegawai yang telah masuk pada dashboard sistem Pejabat Struktural Pra Kondisi Usulan telah dikirim oleh pegawai kepada atasan langsung atau Pejabat Struktural yang telah dituju Tindakan Utama Pejabat Struktural membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya memasukkan username dan password, kemudian Pejabat Struktural mengakses menu Usulan Belum Dikonfirmasi Tindakan Alternatif Pasca Kondisi Usulan yang telah terekam dalam sistem dan telah disetujui akan masuk kedalam menu usulan disetujui dan muncul status pada dashboard pegawai
60 3.3.2.5 Activity Diagram Lihat Status Entry Gambar 3. 9 Activity Diagram Lihat Status Entry Tabel 3. 29 Deskripsi Activity Diagram Lihat Status Entry Nama Activity Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi - Activity Diagram Lihat Status Entry Pegawai dapat melihat status entrinya Pegawai Usulan telah dikirim oleh pegawai kepada atasan langsung atau Pejabat Struktural yang telah dituju, dan atasan langsung atau Pejabat Struktural sudah melakukan konfirmasi terhadap usulan pegawai tersebut Pegawai membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya pegawai memasukkan username dan password, kemudian status pada halaman dashboard akan tampil
61 3.3.2.6 Activity Diagram Cetak Surat Usulan Gambar 3. 10 Activity Diagram Cetak Surat Usulan
62 Tabel 3. 30 Deskripsi Activity Diagram Cetak Surat Usulan Nama Activity Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi - Activity Diagram Cetak Surat Usulan Pegawai dapat membuat atau mencetak surat usulannya untuk kemudian ditanda tangani oleh atasan langsung atau Pejabat Struktural yang telah ditujunya Pegawai Usulan telah dikonfirmasi oleh atasan langsung atau Pejabat Struktural Pegawai membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya pegawai memasukkan username dan password, kemudian masuk kedalam menu usulan disetujui dan selanjutnya klik buat surat untuk melakukan pencetakan surat tersebut
63 3.3.2.7 Activity Diagram Upload Surat Usulan Gambar 3. 11 Activity Diagram Upload Surat Usulan
64 Tabel 3. 31 Deskripsi Activity Diagram Upload Surat Usulan Nama Activity Activity Diagram Upload Surat Usulan Deskripsi Singkat Pegawai dapat mengupload surat usulannya yang telah ditanda tangani oleh atasan langsung atau Pejabat Struktural yang telah ditujunya sesuai dengan sistem Pegawai Pra Kondisi Usulan telah ditandatangani oleh atasan langsung atau Pejabat Struktural Tindakan Utama Pegawai membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya pegawai memasukkan username dan password, kemudian masuk kedalam menu usulan disetujui dan selanjutnya klik upload untuk mengupload surat tersebut Pasca Kondisi File upload akan tersimpan pada sistem dan masuk kedalam menu verifikasi pengelola absensi kepegawaian
65 3.3.2.8 Activity Diagram Upload Data Kehadiran Gambar 3. 12 Activity Diagram Upload Data Kehadiran
66 Tabel 3. 32 Deskripsi Activity Diagram Upload Data Kehadiran Nama Activity Activity Diagram Upload Data Kehadiran Deskripsi Singkat Pengelola Absensi dapat mengupload data kehadiran pegawai setelah dilakukan oleh data Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi Data fingerprint system telah diunduh dan dilakukan oleh data Tindakan Utama Pengelola Absensi Kepegawaian membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya pegawai memasukkan username dan password, kemudian masuk kedalam menu upload absen dan selanjutnya klik upload untuk mengupload data tersebut Pasca Kondisi File upload akan tersimpan pada sistem 3.3.2.9 Activity Diagram Lihat Hasil Upload dan Verifikasi Gambar 3. 13 Activity Diagram Lihat Hasil Upload dan Verifikasi
67 Tabel 3. 33 Deskripsi Activity Diagram Lihat Hasil Upload Data Verifikasi Nama Activity Activity Diagram Lihat Hasil Upload dan Verifikasi Deskripsi Singkat Pengelola Absensi dapat melihat history data yang telah di upload Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi Data fingerprint system berhasil terupload Tindakan Utama Pengelola Absensi Kepegawaian membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya pegawai memasukkan username dan password, kemudian masuk kedalam menu lihat absen Pasca Kondisi - 3.3.2.10 Activity Diagram Lihat Lihat Report Gambar 3. 14 Activity Diagram Lihat Report
68 Tabel 3. 34 Deskripsi Activity Diagram Lihat Report Nama Activity Activity Diagram Lihat Report Deskripsi Singkat Pegawai dan Pejabat Struktural dapat melihat laporan kartu stok (rekap izin, cuti), rekap tunjangan kinerja dan absen fingerprint Pegawai dan Pejabat Struktural Pra Kondisi Data kehadiran berhasil diupload dan terintergrasi dengan usulan yang telah dibuat oleh pegawai Tindakan Utama Pegawai dan Pejabat Struktural membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya pegawai memasukkan username dan password, kemudian masuk kedalam menu laporan (kartu stok, tunjangan kinerja dan absen fingerprint) Pasca Kondisi -
69 3.3.3 Sequence Diagram 3.3.3.1 Sequence Diagram Login Gambar 3. 15 Sequence Diagram Login Tabel 3. 35 Deskripsi Sequence Diagram Login Nama Sequence Sequence Diagram Login Deskripsi Singkat User (Pegawai, Pejabat Struktural, dan Pengelola Absensi Kepegawaian) melakukan login ke sistem Pegawai, Pejabat Struktural, dan Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Tindakan Utama Pegawai membuka sistem informasi lalu sistem akan mengarahkan ke halaman login, selanjutya pegawai memasukkan username dan password, kemudian masuk kedalam dashboard usulan disetujui dan selanjutnya klik upload untuk mengupload surat tersebut Pasca Kondisi Data yang telah dikelola selanjutnya disimpan ke dalam database sistem
70 3.3.3.2 Sequence Diagram Lihat Agenda Gambar 3. 16 Sequence Diagram Lihat Agenda Tabel 3. 36 Deskripsi Sequence Diagram Lihat Agenda Nama Sequence Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi - Sequence Diagram Lihat Agenda User (Pegawai, Pejabat Struktural) melihat agenda Pegawai, Pejabat Struktural Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu User mengakses menu Agenda Saya untuk melihat agenda atau jadwal setelah melalui proses verifikasi
71 3.3.3.3 Sequence Diagram Entry Usulan Gambar 3. 17 Sequence Diagram Entry Usulan Tabel 3. 37 Deskripsi Sequence Diagram Entry Usulan Nama Sequence Sequence Diagram Entry Usulan Deskripsi Singkat Pegawai membuat usulan (tugas, sakit, izin, cuti) Pegawai Pra Kondisi Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Tindakan Utama Pegawai mengakses menu Entry Usulan, kemudian mengisi form usulan, simpan lalu kirim kepada atasan langsung atau Pejabat Struktural yang ditujunya. Pegawai juga dapat mengubah dan menghapus usulan Pasca Kondisi Jika usulan telah selesai diupdate, maka usulan yang telah diupdate akan tersimpan ke dalam database sistem. Kemudian pegawai melakukan pengiriman usulan.
72 3.3.3.4 Sequence Diagram Konfirmasi Entry Usulan Gambar 3. 18 Sequence Diagram Konfirmasi Entry Usulan Tabel 3. 38 Deskripsi Sequence Diagram Konfirmasi Entry Usulan Nama Sequence Sequence Diagram Konfirmasi Entry Usulan Deskripsi Singkat Pejabat Struktural melakukan konfirmasi usulan yang telah dikirimkan oleh pegawai Pejabat Struktural Pra Kondisi Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Tindakan Utama Pejabat Struktural mengakses menu usulan belum dikonfirmasi, kemudian masuk kedalam form usulan belum dikonfirmasi, selanjutnya Pejabat Struktural dapat memilih setuju atau tidak setuju terhadap usulan yang diusulkan oleh pegawai Pasca Kondisi Jika usulan telah selesai dikonfirmasi, maka usulan yang telah diupdate akan tersimpan ke dalam database sistem.
73 3.3.3.5 Sequence Diagram Lihat Status Entry Gambar 3. 19 Sequence Diagram Lihat Status Entry Tabel 3. 39 Deskripsi Sequence Diagram Lihat Status Entry Nama Sequence Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi - Sequence Diagram Lihat Status Entry Pegawai melihat status entriannya Pegawai Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Setelah pegawai berhasil login, status entry akan terlihat pada Halaman Dashboard
74 3.3.3.6 Sequence Diagram Cetak Surat Usulan Gambar 3. 20 Sequence Diagram Cetak Surat Usulan Tabel 3. 40 Deskripsi Sequence Diagram Cetak Surat Usulan Nama Sequence Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi -. Sequence Diagram Cetak Surat Usulan Pegawai dapat mencetak surat usulan yang telah disetujui untuk ditandatangani atasan langsung atau pejabat struktural yang telah dituju sesuai dengan sistem Pegawai Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Pegawai mengakses menu usulan disetujui, kemudian pilih buat surat, lalu pilih button cetak
75 3.3.3.7 Sequence Diagram Upload Surat Usulan Gambar 3. 21 Sequence Diagram Upload Surat Usulan Tabel 3. 41 Deskripsi Sequence Diagram Upload Surat Usulan Nama Sequence Sequence Diagram Upload Surat Usulan Deskripsi Singkat Pegawai dapat melakukan upload surat usulan yang telah ditandatangani sebagai bukti ketidakhadiran yang sah Pegawai Pra Kondisi Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Tindakan Utama Pegawai mengakses menu usulan disetujui, kemudian pilih upload, lalu klik button upload file pada kolom inputan yang disediakan lalu klik browse file, cari file lalu klik ok. Pasca Kondisi File upload akan tersimpan pada sistem dan database
76 3.3.3.8 Sequence Diagram Verifikasi Hasil Upload Surat Gambar 3. 22 Sequence Diagram Verifikasi Hasil Upload Surat Tabel 3. 42 Deskripsi Sequence Diagram Verifikasi Hasil Upload Surat Nama Sequence Sequence Diagram Verifikasi Hasil Upload Surat Deskripsi Singkat Pengelola Absensi melakukan verifikasi terhadap usulan dan bukti (surat yang telah ditandatangani) yang telah dibuat oleh pegawai Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Tindakan Utama Pengelola absensi kepegawaian mengakses menu verifikasi, selanjutnya melakukan pengecekan terhadap surat yang diuplod oleh pegawai dan memilih ok atau tolak Pasca Kondisi Data yang telah dikelola selanjutnya disimpan ke dalam database sistem dan muncul pada menu calendar dan masuk kedalam agenda pegawai
77 3.3.3.9 Sequence Diagram Verifikasi Upload Data Kehadiran Gambar 3. 23 Sequence Diagram Upload Data Kehadiran Tabel 3. 43 Deskripsi Sequence Diagram Upload Data Kehadiran Nama Sequence Sequence Diagram Upload Data Kehadiran Deskripsi Singkat Pengelola Absensi melakukan upload data kehadiran pegawai Pengelola Absensi Kepegawaian Pra Kondisi - Tindakan Utama Pegawai dan Pejabat Struktural mengakses menu upload absen, kemudian pilih upload, lalu klik button upload file pada kolom inputan yang disediakan lalu klik browse file, cari file lalu klik ok. Pasca Kondisi File upload akan tersimpan pada sistem
78 3.3.3.10 Sequence Diagram Lihat Report Gambar 3. 24 Sequence Diagram Lihat Report Tabel 3. 44 Deskripsi Sequence Diagram Lihat Report Nama Sequence Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Pasca Kondisi - Sequence Diagram Lihat Report Pegawai dan Pejabat Struktural dapat melihat laporan (Kartu Stok, Rekap Tunjangan Kinerja dan Absen Fingerprint) Pegawai dan Pejabat Struktural Untuk dapat masuk ke sistem maka user harus login terlebih dahulu Pegawai dan Pejabat Struktural mengakses menu Laporan, kemudian pilih dan buka laporan (Kartu Stok, Rekap Tunjangan Kinerja dan Absen Fingerprint) yang ingin dilihat
79 3.3.4 Class Diagram Gambar 3. 25 Class Diagram Sistem Informasi Monitoring jadwal kegiatan dan Tunjangan Kinerja Pegawai pada Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan
80 3.3.4.1 Rancangan Tabel Dalam pembuatan sistem informasi ini dibutuhkan rancangan basis data yang sesuai dengan kebutuhan sistem itu sendiri, berikut ini adalah deskripsi tabel-tabel yang digunakan dalam sistem. 3.3.4.1.1 Tabel Usulan Nama Tabel Field Kunci : usulan : id Jumlah Field : 24 Tabel 3. 45 Struktur Tabel Usulan No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. reference_id integer 11 3. department_id integer 11 4. lokasi text 5. kode varchar 20 6. alasan text 7. perihal text 8. dokumen text 9. lampiran varchar 100 10. Jabatan_tujuan_id integer 11 11. tujuan_id integer 11 12. jabatan_atasan_id integer 11 13. atasan_id integer 11 14. jabatan_atasan_tiga_id integer 11 15. atasan_tiga_id integer 11 16. lama_cuti integer 11 17. jenis_cuti text 11 18. status varchar 15 19. status_upload tinyint 1 20. status_disetujui tinyint 1 21. status_verifikasi tinyint 1 22. dibuat_tanggal datetime 23. dibuat_oleh integer 11 24. is_deleted integer 11
81 3.3.4.1.2 Tabel Usulan Waktu Nama Tabel Field Kunci : usulan_waktu : id Jumlah Field : 6 Tabel 3. 46 Struktur Tabel Usulan No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. usulan_id integer 11 3. date date 4. start_time time 5. end_time time 6. Is_deleted integer 11 3.3.4.1.3 Tabel Usulan Lampiran Nama Tabel Field Kunci : usulan_lampiran : id Jumlah Field : 3 Tabel 3. 47 Struktur Tabel Usulan Lampiran No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. usulan_id integer 11 3. lampiran varchar 100 3.3.4.1.4 Tabel Usulan Waktu Pegawai Nama Tabel Field Kunci : usulan_waktu_pegawai : id Jumlah Field : 5 Tabel 3. 48 Struktur Tabel Usulan Waktu Pegawai No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. usulan_waktu_id integer 11 3. pengguna_id integer 11 4. konfirmasi integer 11 5. is_deleted integer 11
82 3.3.4.1.5 Tabel Upload Absen Nama Tabel Field Kunci : upload_absen : id Jumlah Field : 10 Tabel 3. 49 Struktur Tabel Upload Absen No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. pegawai_id integer 11 3. tanggal date 4. jam_masuk time 5. jam_pulang time 6. scan_masuk time 7. scan_pulang time 8. terlambat time 9. pulang_cepat time 10. status integer 11 3.3.4.1.6 Tabel Pesan Nama Tabel Field Kunci : pesan : id Jumlah Field : 9 Tabel 3. 50 Struktur Tabel Pesan No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. reference_id integer 11 3. pengguna_id integer 11 4. pegawai_id integer 11 5. isi text 6. status varchar 15 7. is_deleted integer 11 8. dibuat_tanggal datetime 9. dibuat_oleh integer 11
83 3.3.4.1.7 Tabel Pengguna Nama Tabel Field Kunci : pengguna : id Jumlah Field : 12 Tabel 3. 51 Struktur Tabel Pengguna No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. pegawai_id integer 11 3. username varchar 30 4. password varchar 50 5. last_logged_in integer 11 6. session_key varchar 100 7. session_expired datetime 8. status_akun varchar 15 9. dibuat_tanggal datetime 10. dibuat_oleh integer 11 11. diubah_tanggal datetime 12. diubah_oleh integer 11 3.3.4.1.8 Tabel Pegawai Nama Field Field Kunci : pegawai : id Jumlah Field : 12 Tabel 3. 52 Struktur Tabel Pegawai No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. departemen_id integer 11 3. jabatan_id integer 11 4. golongan_id integer 11 5. tunjangan_id integer 11 6. level integer 11 7. nip varchar 30 8. nama varchar 50 9. dibuat_tanggal datetime 10. dibuat_oleh integer 11 11. diubah_tanggal datetime 12. diubah_oleh integer 11
84 3.3.4.1.9 Tabel Jabatan Nama Field Field Kunci : jabatan : id Jumlah Field : 4 Tabel 3. 53 Struktur Tabel Jabatan No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. nama text 3. dibuat_tanggal datetime 4. dibuat_oleh integer 11 3.3.4.1.10 Tabel Golongan Nama Field Field Kunci : golongan : id Jumlah Field : 4 Tabel 3. 54 Struktur Tabel Jabatan No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. nama varchar 50 3. dibuat_tanggal datetime 4. dibuat_oleh integer 11 3.3.4.1.11 Tabel Tunjangan Nama Field Field Kunci : tunjangan : id Jumlah Field : 3 Tabel 3. 55 Struktur Tabel Tunjangan No. Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. id integer 11 Primary Key 2. kelas_jabatan integer 11 3. besaran_tunjangan integer 11
85 3.3.5 Rancangan Menu 3.3.5.1 Rancangan Menu Level Pegawai dan Pejabat Struktural Gambar 3. 26 Rancangan Menu Level Pegawai dan Pejabat Struktural
86 3.3.5.2 Rancangan Menu Level Pengelola Absensi Kepegawaian Gambar 3. 27 Rancangan Menu Level Petugas Verifikasi
87 3.3.6 Rancangan Layar 3.3.6.1 Rancangan Layar Halaman Login Gambar 3. 28 Rancangan Layar Halaman Login
88 3.3.6.2 Rancangan Layar Halaman Dashboard Pegawai dan Pejabat Struktural Gambar 3. 29 Rancangan Layar Halaman Dashboard Pegawai dan Pejabat Struktural
89 3.3.6.3 Rancangan Layar Halaman Calendar Gambar 3. 30 Rancangan Layar Halaman Calendar
90 3.3.6.4 Rancangan Layar Halaman Entry Usulan Dinas Luar Gambar 3. 31 Rancangan Layar Halaman Entry Usulan Dinas Luar
91 3.3.6.5 Rancangan Layar Halaman Entry Usulan Sakit Gambar 3. 32 Rancangan Layar Halaman Entry Usulan Sakit
92 3.3.6.6 Rancangan Layar Halaman Agenda Saya Gambar 3. 33 Rancangan Layar Halaman Agenda Saya
93 3.3.6.7 Rancangan Layar Halaman Laporan Kartu Stock Gambar 3. 34 Rancangan Layar Halaman Laporan Kartu Stock
94 3.3.6.8 Rancangan Layar Halaman Laporan Rekap Tunjangan Kinerja Gambar 3. 35 Rancangan Layar Halaman Laporan Rekap Tunjangan Kinerja
95 3.3.6.9 Rancangan Layar Halaman Laporan Rekap Rekam Kehadiran Gambar 3. 36 Rancangan Layar Halaman Laporan Rekap Rekam Kehadiran
96 3.3.6.10 Rancangan Layar Halaman Dashboard Pengelola Absensi Kepegawaian Gambar 3. 37 Rancangan Layar Halaman Dashboard Pengelola Absensi Kepegawaian
97 3.3.6.11 Rancangan Layar Halaman Verifikasi Gambar 3. 38 Rancangan Layar Halaman Verifikasi