BAB 3 ANALISIS BASIS DATA YANG SEDANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS BASIS DATA YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Puskesmas 3.1.1 Sejarah Puskesmas Puskesmas Kecamatan Penjaringan berdiri tahun 1992 yang terletak di Jalan Raya Teluk Gong No. 2, Jakarta Utara dengan bangunan 4 lantai. Pada setiap lantainya memiliki ruangan-ruangan yang dijadikan sebagai poli. Pada lantai 1 terdapat Loket 1, Ruang UGD (Unit Gawat Darurat), Rawat Inap, Ruang Bersalin dan HR. Kemudian di lantai 2 terdapat Loket 2, Ruang BPG, Ruang KIA/KB, Apotek, Laboratorium, dan Radiologi. Pada lantai 3 dikhususkan untuk Poli Umum atau BP Umum, karena biasanya layanan inilah yang paling banyak dikunjungi oleh masyarakat. Dan di lantai 4 dikhususkan untuk ruang rapat dan juga ruang untuk staf-staf di Puskesmas. Pada tahun 2007, Puskesmas Kecamatan Penjaringan dilakukan renovasi yang dibangun oleh dinas kesehatan, pada renovasi ini Puskesmas Kecamatan Penjaringan mengalami perluasan lahan parkir serta perubahan warna bangunan. Dan dengan banyaknya staf di Puskesmas ini, ditunjuk seorang Kepala Puskesmas yang memiliki tugas dan tanggung jawab atas keseluruhan aktifitas di Puskesmas, dan kepala Puskesmas Kecamatan Penjaringan dipimpin oleh drg. Lies Anggriani. 49

50 3.1.2 Visi dan Misi Visi : Penjaringan sehat untuk semua Misi : a. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau bagi semua masyarakat. b. Mengembangkan SDM yang berkualitas. c. Mengembangkan profesionalisme manajemen. d. Menciptakan sarana kerja yang nyaman bagi pegawai. e. Membina kerjasama yang harmonis dengan institusi kesehatan lainnya dan masyarakat. 3.2 Struktur Organisasi KEPALA PUSKESMAS KECAMATAN SUBBAGIAN TATA USAHA KOORDINATOR PELAYANAN KOORDINATOR PENUNJANG PUSKESMAS KELURAHAN SATUAN PELAYANAN KESEHATAN SATUAN PELAYANAN PENUNJANG SUBKELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas

51 Tugas dan Tanggung Jawab bagian yang ada di Puskesmas adalah sebagai berikut: 1. Kepala Puskesmas Kecamatan Tugas dan Tanggung Jawab: Menyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Puskesmas Kecamatan; Melaksanakan standar dan prosedur pelayanan kesehatan; Menyusun rencana strategis Puskesmas Kecamatan; Menyelenggarakan pelayanan kesehatan gigi, mulut, pelayanan medis umum dan spesialis terbatas; Menyelenggarakan asuhan keperawatan dan persalinan serta rawat inap terbatas; Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis terbatas; Menyelenggarakan pelayanan keluarga berencana dan imunisasi; Menyelenggarakan pelayanan 24 jam dan ambulans rujukan; Menyelenggarakan pelayanan gadar berencana; Menyelenggarakan konsultasi kesehatan perorangan dan rujukan; Menyelenggarakan pencatatan medis; Menyelenggarakan pemeliharaan dan perawatan peralatan kedokteran, peralatan keperawatan, peralatan perkantoran dan peralatan kesehatan lainnya; mengupayakan peningkatan mutu dan penjaminan mutu pelayanan; dan

52 melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Puskesmas Kecamatan. 2. Subbagian Tata Usaha Tugas dan Tanggung Jawab: Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Puskesmas sesuai dengan lingkup tugasnya; Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Puskesmas sesuai dengan Iingkup tugasnya; Mengoordinasikan penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Puskesmas; Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Puskesmas; Melaksanakan pengelolaan teknologi informasi Puskesmas; Melaksanakan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang; Melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan, surat menyurat dan kearsipan; Melaksanakan proses penyediaan peralatan kedokteran, peralatan keperawatan, peralatan perkantoran dan peralatan medis lainnya; Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan peralatan kedokteran, peralatan keperawatan, peralatan perkantoran dan peralatan medis lainnya; Melaksanakan upacara dan pengaturan acara Puskesmas;

53 Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan kantor dan kendaraan ambulans/dinas; Menghimpun dan rnengajukan penghapusan barang Puskesmas yang tidak layak pakai; Memelihara keamanan, ketertiban, keindahan dan kebersihan Kantor; Mengoordinasikan penyusunan laporan keuangan, kinerja, kegiatan dan akuntabilitas Puskesmas; Menyiapkan bahan laporan Puskesmas yang terkait dengan tugas Subbagian Tata Usaha; dan Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha. 3. Koordinator Pelayanan Tugas dan Tanggung Jawab: Mengoordinasikan penyusunan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Puskesmas Kecamatan dari masing-masing Satuan Pelaksana Pelayanan Kesehatan; Menyusun standar dan prosedur pelayanan kesehatan; Mengoordinasikan penyusunan rencana kebutuhan prasarana dan sarana Satuan Pelaksana Pelayanan Kesehatan; Memonitor kelengkapan/ketersediaan dan kelaikan prasarana dan sarana Satuan Pelaksana Pelayanan Kesehatan; Memonitor, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan standar dan prosedur pelayanan kesehatan;

54 Mengoordinasikan, memonitor dan mengendalikan kegiatan pelayanan pada Satuan Pelaksana Pelayanan Kesehatan; Melaksanakan penanganan keluhan pelanggan pelayanan kesehatan; Mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pelayanan di Puskesmas Kelurahan; Melakukan koordinasi kesehatan masyarakat dengan unit terkait; Menyelenggarakan bimbingan praktik kerja lapangan untuk institusi yang telah ditentukan oleh Dinas Kesehatan; Mengoordinasikan bahan laporan Puskesmas Kecamatan dari Satuan Pelaksana Pelayanan Kesehatan; dan Melaporkan pelaksanaan tugas Koordinator Pelayanan. 4. Koordinator Penunjang Tugas dan Tanggung Jawab: Mengoordinasikan penyusunan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Puskesmas Kecamatan dari masing-masing Satuan Pelaksana Pelayanan Penunjang; Menyusun standar dan prosedur pelayanan penunjang; Mengoordinasikan penyusunan rencana kebutuhan prasarana dan sarana Satuan Pelaksana Pelayanan Penunjang; Memonitor kelengkapan/ketersediaan dan kelaikan prasarana dan sarana Satuan Pelaksana Pelayanan Penunjang; Memonitor, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan standar dan prosedur pelayanan penunjang;

55 Mengoordinasikan, memonitor dan mengendalikan kegiatan pelayanan pada Satuan Pelaksana Pelayanan Penunjang; Melaksanakan penanganan keluhan pelanggan pelayanan penunjang; Mengoordinasikan bahan laporan Puskesmas Kecamatan dari Satuan Pelaksana Pelayanan Penunjang; dan Melaporkan pelaksanaan tugas Koordinator Penunjang. 5. Puskesmas Kelurahan Tugas dan Tanggung Jawab: Menyusun dan mengajukan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Puskesmas Kelurahan sebagai bagian dari Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Puskesmas Kecamatan; Melaksanakan puskesmas sesuai lingkup tugas Puskesmas Kelurahan; Menyusun rencana strategis Puskesmas Kelurahan, sebagai bagian dari rencana strategis Puskesmas Kecamatan; Melaksanakan koordinasi dan pembinaan kesehatan masyarakat; Melaksanakan standar dan prosedur pelayanan kesehatan; Menyelenggarakan pelayanan kesehatan umum; Menyelenggarakan asuhan keperawatan secara terbatas; Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis terbatas; Menyelenggarakan pelayanan keluarga berencana dan imunisasi;

56 Menyelenggarakan konsultasi kesehatan perorangan dan rujukan; Menyelenggarakan pencatatan medis; Menyelenggarakan pemeliharaan dan perawatan peralatan kedokteran, peralatan keperawatan, peralatan perkantoran dan peralatan kesehatan lainnya; Menyelenggarakan peningkatan dan penjaminan mutu pelayanan; Melaksanakan pengelolaan teknologi informasi Puskesmas Kelurahan, sebagai bagian dari teknologi informasi Puskesmas kecamatan; Melaksanakan kegiatan ketatausahaan antara lain kepegawaian, keuangan dan barang, kerumahtanggaan serta surat menyurat dan kearsipan; dan Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Puskesmas Kecamatan. 3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan Puskesmas Kecamatan Penjaringan memiliki sistem yang semiterkomputerisasi, dimana sistem yang ada masih belum terintegrasi satu sama lain. Proses bisnis yang ada pada Puskesmas tersebut didapat dari hasil survei mengambil data pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan sebagai sampel.

57 Berikut ini activity diagram yang berjalan di Puskesmas Kecamatan Penjaringan: Pasien Loket Dokter Apotek Kepala Puskesmas Pasien Lama [Ya] [Tidak] Melakukan Pendaftaran Membayar Retribusi Bukti Pembayaran dan Kartu Pasien Menerima Bukti Bayar Konfirmasi Data & Pencarian Rekam Medis Mengambil Nomor Antrian Melakukan Pemeriksaan [Tindakan] [Ya] [Tidak] Melakukan Tindakan Membuat Surat Tindakan Membuat Resep Obat Resep Obat [Tidak] [Ya] Membayar Tindakan Menerima Pembayaran Tindakan & Resep Obat Mengeluarkan Obat Menerima Obat Membuat Laporan Jumlah Pasien & Penyakit Terbanyak Menerima Laporan Gambar 3.2 Activity Diagram Puskesmas Berjalan

58 Keterangan: Pasien yang datang ke puskesmas melakukan: a. Pasien Lama (Ya), membayar retribusi dan menyerahkan bukti pembayaran dan kartu pasien ke loket. b. Pasien Lama (Tidak), melakukan pendaftaran, membayar retribusi dan menyerahkan bukti pembayaran dan kartu pasien ke loket. Loket menerima bukti pembayaran dan kartu pasien, kemudian melakukan konfirmasi data serta mencari rekam medis. Setelah dikonfirmasi, pasien mengambil nomor antrian unit layanan dan menunggu di ruang tunggu unit layanan. Setelah dipanggil, pasien masuk ke ruang periksa unit layanan dan akan dilakukan pemeriksaan oleh dokter. Dokter akan memberitahukan perlu atau tidaknya dilakukan tindakan lanjut terhadap pasien. Jika tidak ada tindakan, dokter langsung membuatkan resep obat dan pasien dapat langsung mengambil obat di apotek dengan menyerahkan resep obat. Jika ada tindakan, dokter akan membuat surat tindakan dan pasien dapat melakukan tindakan lanjut, kemudian dokter membuatkan resep obat. Pasien menyerahkan resep obat dari dokter dan membayar tindakan ke apotek. Bagian Apotek mengeluarkan obat berdasarkan resep dokter yang diberikan ke pasien, kemudian pasien mengambil obatnya dan dapat langsung pulang. Setiap bulannya, bagian loket membuat laporan jumlah pasien dan laporan penyakit terbanyak untuk diberikan kepada kepala puskesmas yang berguna untuk mengambil keputusan.

59 3.4 Diagram Aliran Data Diagram aliran data ini menggambarkan arus data dari sistem pelayanan yang berjalan pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan. 3.4.1 Diagram Konteks Berikut adalah diagram konteks pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan: Resep Obat Form Pendaftaran Pasien Pasien Kartu Pasien Obat SIK (Poli Umum, Poli Gigi, dan Poli KIA) Penyakit Baru Dokter Diagnosa Laporan Kunjungan Pasien Laporan Penyakit Kepala Puskesmas Gambar 3.3 Diagram Konteks yang Berjalan

60 3.4.2 Diagram Nol Penjaringan: Berikut adalah diagram nol pada Puskesmas Kecamatan Form Pendaftaran Pasien 1.0 Pendaftaran Pasien Pasien Informasi Pasien Pasien Registrasi Kartu Pasien 2.0 Pemeriksaan Pasien Diagnosis Penyakit Penyakit Dokter Penyakit Baru Diagnosa Diagnosa Obat Resep Obat 3.0 Pengambilan Obat Informasi Resep Obat Obat Informasi Kunjungan Pasien Kepala Puskesmas Laporan Kunjungan Pasien Laporan Penyakit 4.0 Pembuatan Laporan Informasi Penyakit Gambar 3.4 Diagram Nol yang Berjalan

61 3.5 ERD Berjalan Berikut adalah ERD yang sedang berjalan pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan: PK Pasien No_Pasien Nama_Pasien Nama_KK Umur Jenis_Kelamin Pekerjaan Alamat 1 1 PK FK1 Rekam_Medis No_Rekam_Medis No_Pasien Tanggal Pemeriksaan_Diagnosa Pengobatan_Nasehat Kasus Rujuk 1 1..* PK,FK1 PK,FK2 Detil_RM No_Rekam_Medis No_Penyakit Pemeriksaan_Laboratorium 1..* 1 1..* 1 PK,FK1 PK,FK2 Resep No_Rekam_Medis No_Obat Jml_Obat PK Penyakit No_Penyakit ICDX Jenis_Penyakit 1..* 1 Obat PK No_Obat Nama_Obat Stok Satuan Gambar 3.5 ERD Berjalan

62 3.6 Masalah yang Dihadapi Adapun permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Kecamatan Penjaringan, yaitu: 1. Penyimpanan data operasional dalam bentuk kumpulan dokumen memiliki resiko terhadap kemungkinan terjadi kehilangan data yang disebabkan beberapa faktor seperti kelalaian manusia atau kondisi fisik dokumen yang cenderung mudah rusak. 2. Penyimpanan data operasional masih belum real time sehingga menyebabkan informasi pada kebutuhan data menjadi tidak akurat. 3. Tidak adanya integrasi di antara Unit Pendaftaran dengan Unit Layanan lainnya sehingga pasien yang dirujuk ke layanan lain harus mengantri ulang. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi Puskesmas Kecamatan Penjaringan diusulkan dengan membangun sistem basis data yang dapat memenuhi kebutuhan sebagai berikut : 1. Mampu menyediakan informasi riwayat kunjungan pasien, seperti data pribadi pasien, riwayat anamnesis (keluhan dan gejala) pasien, pencatatan diagnosa dokter, riwayat tindakan yang diberikan oleh dokter, dan riwayat kunjungan. 2. Mampu melakukan pencatatan data operasional secara real time. 3. Mampu mengintegrasikan antara Unit Pendaftaran dengan Unit Layanan lainnya.

63 3.8 Sistem yang Diusulkan Adapun sistem yang diusulkan untuk membantu administrasi pelayanan pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan, yaitu: Pasien Loket Dokter Petugas Layanan Apotek Kepala Puskesmas Pasien Lama [Tidak] Mendaftarkan Pasien [Ya] Mendaftar Poli & Menerima Pembayaran Retribusi Memberikan Nomor Antrian Menerima Nomor Antrian Melakukan Pemeriksaan [Tindakan] [Ya] [Tidak] Melakukan Tindakan Membuat Surat Tindakan Membuat Resep Obat Menginput Data Pemeriksaan & DPO Menerima DPO Membayar Tindakan Menerima Pembayaran Tindakan [No] Mengeluarkan Obat Menerima Obat Membuat Laporan Jumlah Pengunjung Poli Membuat Laporan Top 10 Penyakit Membuat Laporan Top 5 Obat Menerima Laporan Gambar 3.6 Activity Diagram yang Diusulkan

Keterangan: Pasien yang datang ke puskesmas melakukan: a. Pasien Lama (Ya), bagian loket menerima pembayaran retribusi kemudian mendaftarkan unit layanan yang akan dituju dan memberikan nomor antrian unit layanan. b. Pasien Lama (Tidak), bagian loket mendaftarkan pasien dan memberikan nomor antrian unit layanan, sebelumnya pasien membayar retribusi terlebih dahulu. Pasien menerima nomor antrian unit layanan, pasien menunggu di ruang tunggu unit layanan. Setelah dipanggil, pasien masuk ke ruang periksa unit layanan dan akan dilakukan pemeriksaan oleh dokter. Dokter akan memberitahukan perlu atau tidaknya dilakukan tindakan lanjut terhadap pasien. Jika tidak ada tindakan, dokter langsung membuatkan resep obat dan petugas layanan menginput data pemeriksaan beserta DPO (Daftar Permintaan Obat) berdasarkan resep obat dari dokter. Kemudian DPO yang dibuat dikirim ke bagian apotek. Jika ada tindakan, dokter melakukan tindakan lanjut, kemudian dokter membuatkan resep obat dan petugas layanan menginput data pemeriksaan beserta DPO berdasarkan resep obat dari dokter. Kemudian DPO yang dibuat dikirim ke bagian apotek. Pasien membayar tindakan lanjut yang dilakukan dan bagian apotek menerima pembayaran tindakan, kemudian mengeluarkan obat berdasarkan DPO yang dikirim dan pasien mengambil obatnya dan dapat langsung pulang. 64

65 Setiap bulannya, Bagian Loket membuat Laporan Jumlah Pengunjung Poli. Bagian Petugas Layanan membuat Laporan Top 10 Penyakit, dan Bagian Apotek membuat Laporan Top 5 Obat untuk diberikan kepada kepala puskesmas yang berguna untuk mengambil keputusan dengan mudah dan cepat.