BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Organisasi Organisasi adalah suatu sistem yang paling berpengaruh, mempengaruhi diantara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama. Organisasi dapat diibaratkan sebagai salah satu keasatuan anggota tubuh manusia yang bekerjasama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 3.2 Sejarah Perusahaan DHL didirikan di San Francisco pada tahun 1969 oleh 3 pengusaha muda - Adrian Dalsey, Larry Hillblom dan Robert Lynn (Dalsey Hillblom Lynn), DHL tetap berkembang dengan laju yang luar biasa. DHL saat ini sebagai pemimpin pasar global dalam industri pengiriman ekspres dan logistik internasional. Melihat ke belakang di tahun 1969, DHL mengambil langkah awalnya membangun masa depan dengan cara mengirimkan kertas secara pribadi dengan pesawat dari San Fransisco ke Honolulu. Tahun-tahun berlalu dan jaringan DHL tumbuh menjadi lebih besar, secara bertahap menjangkau setiap pelanggan yang berada di seluruh penjuru dunia. Pada saat yang sama, pasar berkembang menjadi lebih kompleks sehingga DHL beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya baik dalam skala global maupun lokal. Saat ini, jaringan internasional DHL menghubungkan lebih dari 220 negara dan wilayah di seluruh dunia. DHL juga menawarkan keahliannya yang tak tertandingi di bidang ekspres, freight udara dan laut, transportasi antar wilayah, solusi kontrak logistik dan juga jasa surat internasional. Mulai dari tahun 1969 hingga saat ini pendekatan dan dedikasi perusahaan ini tidak berubah. Kesuksesannya selama ini berdasar dari memberikan pelayanan yang memuaskan pada para pelanggan. DHL saat ini telah menjadi sebuah merek yang diakui untuk komitmen pribadi, solusi proaktif dan keahlian lokalnya. Inti dari segala kesuksesan tersebut adalah para karyawannya yang berfokus pada kebutuhan pelanggan dan menyediakan solusi untuk setiap masalah mereka secara individual. DHL adalah sebuah merek dari Deutsche Post DHL. Sebuah grup yang menghasilkan keuntungan lebih dari 51 miliar Euro di tahun 2010. DHL Indonesia berdiri pada tahun 1980,saat ini memiliki 54 kantor cabang ( gateway dan juga service centre ) meliputi seluruh wilayah propinsi Indonesia dan juga negara Timor Leste dengan jumlah karyawan lebih dari 5000 orang.
3.3 Struktur Organisasi. Struktur organisasi adalah salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi serta menjaga kelancaran aktivitas perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang dimaksud agar tidak terjadinya tumpang tindih antar kewajiban dan hak karyawan, serta terdapat keputusan yang jelas mengenai pembagian kerja, tugas wewenang dan tanggung jawab dari masing masing karyawan. Istilah struktur organisasi adalah untuk mengidentifikasi banyak aspek yang terdapat dalam penyusunan desain suatu organisasi. Identifikasi ini biasanya mencakup pola menyeluruh dari hubungan kerja formil, yang dalam istilah lain disebut sebagai anatomi dari organisasi. Komponen komponen dari struktur mencakup pembagian pada level vertical juga horizontal serta penggunaan staff. Suatu ikhtisar atau gambar dari suatu struktur organisasi yang disebut sebagai bagan organisasi yang menggambarkan : 1. Pembagian Fungsi (tugas,wewenang, dan tanggung jawab) dalam bagian bagian. Setiap kotak mencerminkan bagian dari suatu fungsi. 2. Hubungan atasan dan bawahan yang merupakan hubungan wewenang dan tanggung jawab (hubungan kerja). Jadi struktur organisasi merupakan suatu proses penerapan dan pembagian tugas yang dilakukan, pembatasan tanggung jawab serta wewenang dari masing masing bagian dalam tugas. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi DHL EXPRESS adalah sebagai berikut :
General Manager Sales & Marketing Manager Finance & Accounting Manager Ground Operations Manager Customer Service Manager IT Manager Human Resource Manager Purchasing & Procurement Operations Supplies & Packaging Dept. Fleet Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4 Tugas dan Fungsional. Tugas dan fungsi General Manager : Berkoordinasi dengan para manager agar semua departemen berjalan sesuai dg fungsi tugas dan juga dapat berkoordinasi antar departemen. Pengawasan terhadap perusahaan secara keseluruhan. Tugas dan fungsi Sales & Marketing Manager : Menaikan penapatan perusahaan dengan meningkatkan jumlah kiriman para pelanggan tetap perusahaan dengan berkoordinasi dengan para sales. Bekerja sama dengan tim memasarkan produk perusahaan kepada para pelanggan dan para calon pelanggan. Tugas dan fungsi Finance & Accounting Manager : Mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan. Mengatur budget bagi tiap tiap departemen dan mengalokasikan secara tepat. Direct report keuangan kepada General Manager perusahaan secara berkala. Tugas dan fungsi Ground Operations Manager : Bertanggung jawab terhadap proses operasional perusahaan dalam hal ini teknis pengiriman dari luar negeri maupun dalam negeri. Memastikan proses operasional perusahaan hingga service center berjalan sesuai standart operational prosedure. Mengontrol departemen yang berada dibawahnya antara lain : - Supplies & Packaging Departemen. - Fleet (armada / kendaraan) - Purchasing & Procurement operations. Tugas dan fungsi Customer Service Manager : Bertanggung jawab terhadap segala hal yang terkait layanan pelanggan baik langsung maupun via telephone dan sejenisnya. Berkordinasi dengan para customer service guna memberikan layanan informasi kepada setiap pelanggan.
Tugas dan fungsi IT Manager : Mengakomodir kebutuhan informasi teknologi perusahaan baik kepada pelanggan maupun kepada seluruh staff karyawan. Berkordinasi dengan para staff IT untuk dapat mensupport sistem & membantu proses kinerja karyawan. Tugas dan fungsi Human Resource Manager : Bertanggung jawab dalam proses pengembangan dan perekrutan karyawan. Mengurusi gaji dan asuransi kesehatan bagi seluruh karyawan. 3.5 Analisa Sistem Berjalan. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan analisa terhadap sistem inventory gudang supplies packaging yang sudah dipakai atau digunakan. Sistem ini digunakan untuk mencatat material packaging yang masuk ke dalam gudang dan juga yang di distribusikan kepada setiap pelanggan yang akan mengirimkan paket dengan menggunakan packaging. Analisa sistem yang sudah berjalan ini dilakukan terhadap prosedur yang sudah berjalan serta mengidentifikasi kekurangan dari sistem yang sedang berjalan. 3.5.1 Analisa Prosedur berjalan Berikut beberapa prosedur yang sedang berjalan di departemen supplies packaging DHL Express Indonesia : a. Pelanggan melakukan proses request order kepada customer service. b. Customer service akan menindak lanjuti request order pelanggan kepada supplies admin staff. c. Supplies admin staff membuat surat perintah pengeluaran barang kepada warehouse staff dan membuat airwaybill (surat jalan).
d. Warehouse staff akan mengeluarkan supplies packaging sesuai order yang diterima dari supplies admin dan akan disampaikan kepada bagian distribusi. e. Bagian distribusi akan memberikan supplies packaging sesuai dengan alamat dan route kurir yang bertugas di area tersebut. f. Kurir akan menyampaikan request pelanggan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 3.5.2 Use Case dan Activity Diagram 3.5.2.1 Use Case Sistem berjalan Gambar 3.2 Use case berjalan
Deskripsi Use Case berjalan 1. Nama use Case : Pemesanan Actor Description Pelanggan,Customer Service Pelanggan menghubungi customer service untuk pemesanan supplies packaging guna keperluan pengiriman paket yang akan dikirimkan. 2. Nama use Case : Request Order Actor Customer Service, Supplies Admin Description Customer service akan meneruskan permintaan pelanggan kepada supplies admin. 3. Nama use Case : Request Order & Airwaybill Actor Supplies Admin, Warehouse staff Description Supplies admin menerbitkan request order dengan airwaybill (surat jalan) kepada warehouse staff yang memiliki otorisasi dibagian gudang. 4. Nama Use Case : Supplies Packaging Actor Warehouse staff, Distribusi staff Description Warehouse staff akan mengeluarkan barang kepada bagian distribusi. 5. Nama Use Case : Pengiriman
Actor Distribusi Staff, Kurir, Pelanggan Description Bagian distribusi akan memberikan supplies packaging kepada kurir yang bertugas pada alamat tersebut, selanjutnya kurir akan menyampaikan kepada pelanggan. 3.5.2.2 Activity Diagram sistem berjalan Gambar 3.3 Activity diagram sistem berjalan
3.5.2.3 Use Case Sistem Usulan Gambar 3.4 Use case usulan 1. Nama use Case : Input Barang masuk Actor Supplies admin Description Supplies admin mendata setiap barang yang dikirim vendor masuk ke dalam gudang supplies packaging.
2. Nama use Case : Input Barang Keluar Actor Supplies Admin, Supplies Supervisor Description Supplies admin akan membuat surat perintah barang keluar dengan approval/persetujuan dari supplies supervisor. 3. Nama use Case : Approval ( Persetujuan ) Actor Supplies Admin, Supplies Suppervisor Description Supplies admin akan meminta approval dari supplies supervisor guna verifikasi dan juga menghindari manipulasi. 4. Nama use Case : Input data Vendor ( Pemasok ) Actor Supplies Admin Description Supplies admin akan mendata setiap vendor / pemasok barang persediaan. 5. Nama Use Case : Laporan Transaksi Actor Supplies Admin, Supervisor Admin, Purchasing staff, Ground Ops. Manager Description Setiap proses barang masuk dan barang keluar akan menghasilkan data laporan transaksi yang berguna bagi purchasing ( pembelian) dan juga
Ground Ops. Manager sebagai penanggung jawab penuh atas departemen supplies packaging. 3.5.2.4 Activity Diagram sistem usulan Gambar 3.5 Activity diagram sistem usulan
3.5.3 Class Diagram Gambar 3.6 Class diagram 3.5.4 Sequence Diagram Sistem Usulan Diagram yang menggambarkan visual coding ( perancangan layar / form ) Biasanya digunakan untuk analisa dan desain yang memfokuskan identifikasi metode didalam sebuah sistem. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan use case diagram. Memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam use case.
3.5.4.1 Sequence Diagram Data Pelanggan Gambar 3.7 Sequence diagram data pelanggan
1.5.1.1 Sequence Diagram Data Barang Gambar 3.8 Sequence diagram data barang
1.5.1.2 Sequence Diagram Pemesanan Gambar 3.9 Sequence diagram pemesanan
3.6 Spesifikasi Basis Data Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian tentang tiap-tiap relasi (table atau file). Berikut adalah spesifikasi basis data dari sistem yang di usulkan. 1. Klasifikasi Tabel Pelanggan Nama File : Pelanggan Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : No Account No Field Name Type Width 1 No Account Varchar 15 2 Nama Perusahaan Varchar 100 3 Contact Person Varchar 100 4 Alamat Varchar 125 5 Telepon Varchar 15 6 Email Varchar 100 Gambar 3.10. Struktur Tabel Pelanggan 2. Klasifikasi tabel Pemesanan Nama File : Pemesanan Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : No Account No Field Name Type Width 1 No Account Varchar 15 2 Nama Perusahaan Varchar 100 3 Contact Person Varchar 100 4 Alamat Varchar 125
5 Telepon Varchar 15 6 Tanggal Transaksi Varchar 8 7 Pemesanan 1 Varchar 100 8 Pemesanan 2 Varchar 100 9 Pemesanan 3 Varchar 100 Gambar 3.11.Struktur Tabel Pemesanan 3. Klasifikasi tabel barang keluar Nama File : barang keluar Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : Nama Barang No Field Name Type Width 1 Nama Barang Varchar 100 2 Jumlah Keluar Varchar 15 3 No Account Varchar 15 4 Nama Perusahaan Varchar 100 5 Tanggal Transaksi Varchar 8 Gambar 3.12.Struktur Tabel Barang Keluar 4. Klasifikasi tabel barang masuk Nama File : barang keluar Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : Nama Barang No Field Name Type Width 1 Nama Barang Varchar 100 2 Jumlah Barang Masuk Varchar 15 3 Jumlah Total Varchar 15
4 Tanggal Transaksi Varchar 8 5 Nama Vendor Pemasok Varchar 100 Gambar 3.13.Struktur Tabel Barang Masuk 3.7 Rancangan Tampilan Program Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian tentang tiap-tiap relasi (table atau file). Berikut adalah spesifikasi basis data dari sistem yang di usulkan. 3.7.1 Rancangan Tampilan Loading Gambar 3.14 Rancangan Tampilan Loading
3.7.2 Rancangan Tampilan Login User ID Password Logo perusahaan Gambar 3.15 Rancangan Tampilan Login 3.7.3 Rancangan Tampilan Data Barang Data Barang Kode Barang search add edit delete No Kode barang Nama barang Gambar 3.16 Rancangan Tampilan Data Barang
3.7.4 Rancangan Tampilan Data Pelanggan Data Pelanggan Kode Barang search add edit delete No No account Nama Pelanggan Alamat Kontak Telp Gambar 3.17 Rancangan Tampilan Data Pelanggan
3.7.5 Rancangan Tampilan Data Vendor Data Vendor Kode Barang search add edit delete No Kode Vendor Nama Vendor Alamat Kontak Telp Gambar 3.18 Rancangan Tampilan Data Vendor
3.7.6 Rancangan Transaksi Data Barang Masuk Transaksi data barang masuk No Transaksi Kode Barang Harga Satuan Jumlah Barang Total Harga Kode Vendor Tanggal Transaksi save reset Gambar 3.19 Rancangan Transaksi Data Barang Masuk
3.7.7 Rancangan Transaksi Data Barang Keluar Transaksi data barang keluar Kode Barang No Transaksi Jumlah Barang No Account Tanggal Transaksi save reset Gambar 3.20 Rancangan Transaksi Data Barang Keluar
3.7.8 Rancangan Transaksi Data Pemesanan Transaksi data pemesanan No Account Alamat Telepon No Pemesanan Tgl Pemesanan Pemesanan 1 : Kode barang Jumlah barang Pemesanan 1 : Kode barang Jumlah barang save reset Gambar 3.21 Rancangan Transaksi Data Pemesanan
3.7.9 Rancangan Laporan Data Pelanggan Laporan Data Pelanggan No Account Nama Pelanggan Alamat Kontak Email Telepon save reset Gambar 3.22 Rancangan Laporan Data Pelanggan
3.7.10 Rancangan Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Barang Masuk NoTransaksi Nama Barang Jml brg Vendor Sisa brg Tgl Trans. save reset Gambar 3.23 Rancangan Laporan Data Barang Masuk
3.7.10 Rancangan Laporan Data Barang Keluar Laporan Data Barang Keluar NoTransaksi Nama Barang Jml brg Pelanggan Tgl Trans. save reset Gambar 3.24 Rancangan Laporan Data Barang Keluar
3.7.11 Rancangan Laporan Data Pemesanan Laporan Data Pemesanan NoPemesanan Nama Pemesan Alamat Jml brg Tgl Pesan save reset Gambar 3.25 Rancangan Laporan Data Pemesanan