1/9 DIBUAT OLEH PAURMIN DISAHKAN OLEH KA LSP DIAH PERWATASARI, A.K.S. PEMBINA NIP 19710611 199303 2 001 Drs. SUROTO, M.Si. KOMBESPOL NRP 65040678 1. Tujuan Meningkatkan mutu dan ketertiban administrasi secara umum di lingkungan LSP Polri dengan dasar undang undang atau peraturan yang berlaku di lingkungan Polri. 2. Ruang Lingkup Ruang LIngkup SOP ini meliputi tugas dan tanggung jawab Urmintu LSP Polri mulai dari penerimaan, penelitian, pencatatan naskah dinas yang masuk dan keluar, pengarsipan sampai dengan pengirimannya. 3. Pedoman/Acuan 3.1. Peraturan Kapolri Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; 3.2. Peraturan Kapolri Nomor 16 tahun 2007 tentang Tata Naskah di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; 3.3. Peraturan Kapolri Nomor 17 tahun 2007 tanggal tentang Tata Kearsipan di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; 3.4. Peraturan Kapolri Nomor 18 tahun 2007 tentang Penyelengaraan Pos di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; dan 3.5. Peraturan Kapolri Nomor 21 tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri;
2/9 4. Pengertian 4.1. Urusan administrasi disingkat Urmin adalah unsur pembantu pimpinan dan pelayanan staf pada LSP Polri yang bertugas menyelenggarakan administrasi umum di lingkungan LSP Polri. 4.2. Naskah dinas adalah semua tulisan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Polri dalam rangka melaksanakan tugas, fungsi dan peranan di bidang masing-masing yang disusun menurut bentuk-bentuk yang telah ditetapkan 5. Alat 5.1 sarana pengendali, meliputi : buku agenda, buku verbal, lembar disposisi, lembar pengantar surat, ekspedisi, dan map klasifikasi surat masuk; 5.2 ATK; 5.3 stempel staf; 5.4 komputer; 5.5 lemari arsip; 5.6 meja kerja; 5.7 kursi kerja; 5.8 mesin foto copy; 5.9 telephone; dan 5.10 faximile.
3/9 6. Prosedur 6.1. menerima naskah dinas masuk : 6.1.1. memeriksa kelengkapan naskah dinas; 6.1.2. menandatangani bukti penerimaan, jika ada; 6.1.3. mengelompokkan naskah dinas sesuai jenis dan klasifikasinya ; 6.1.4. pemberian lembar disposisi; 6.1.5. mencatat identitas naskah dinas dalam buku agenda; 6.1.6. mengajukan surat kepada Ka LSP untuk mendapatkan disposisi; 6.1.7. mencatat disposisi naskah dinas yang sudah turun dari Ka LSP di buku agenda; 6.1.8. mencatat naskah dinas dalam buku ekspedisi; 6.1.9. mendistribusikan naskah dinas sesuai disposisi atau diarsipkan. 6.2. menerima konsep naskah dinas keluar 6.2.1. untuk tanda tangan Kalemdikpol: 6.2.1.1 mengkoreksi tata cara penulisan naskah dinas dan nota dinas pengantar; 6.2.1.2 apabila masih terjadi dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali; 6.2.1.3 apabila tidak ada konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan; 6.2.1.4 memberikan nomor nota dinas pengantar untuk naskah dinas yang sudah diparaf Ka LSP;
4/9 6.2.1.5 mengirimkan konsep naskah dinas serta nota dinas pengantar kepada Kalemdikpol melalui Kataud Lemdikpol; 6.2.1.6 Setelah ditandatangani Kalemdikpol naskah dinas diregistrasi, diarsipkan di Taud Lemdikpol dan dikembalikan ke LSP Polri; 6.2.1.7 Urmin LSP Polri menggandakan, mendistribusikan dan mengarsipkan naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat; 6.2.1.8 menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai dokumen. 6.2.2. untuk tanda tangan Ka LSP yang mengatasnamakan Kalemdikpol: 6.2.2.1 mengkoreksi tata cara penulisan naskah dinas; 6.2.2.2 apabila masih terjadi dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali; 6.2.2.3 apabila tidak ada konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan; 6.2.2.4 setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut dimintakan nomor surat ke Taud Lemdikpol; 6.2.2.5 setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan dan dicatat pada buku verbal; 6.2.2.6 mendistribusikan naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat; 6.2.2.7 memberikan tembusan kepada Kalemdikpol dan Taud Lemdikpol untuk diarsipkan; 6.2.2.8 menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai dokumen.
5/9 6.2.3. untuk tanda tangan Ka LSP: 6.2.3.1. mengkoreksi tata cara penulisan naskah dinas; 6.2.3.2. apabila masih terjadi dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali; 6.2.3.3. apabila tidak ada konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan; 6.2.3.4. setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut dicatat pada buku verbal dan diberi nomor; 6.2.3.5. setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan sesuai kebutuhan; 6.2.2.9 mendistribusikan naskah dinas sesuai alamat; 6.3. mengarsipkan naskah dinas : 6.3.1. mencatat naskah dinas tertentu dalam daftar arsip baik soft copy (komputer) maupun hard copy (buku arsip); dan 6.3.2. menyimpan naskah dinas dalam lemari arsip sesuai klasifikasi / jenis naskah dinas. 7. Pemeliharaan Alat : 7.1. servis komputer tiga bulan sekali; 7.2. pengisian tinta komputer satu bulan sekali; 7.3. pemeliharaan peralatan kantor lainnya. 8. Unit Terkait 8.1. Subbag Standardisasi; 8.2. Subbag Sertifikasi; 8.3. Subbag Manajemen Mutu.
6/9 9. Mekanisme MENERIMA KONSEP NASKAH DINAS MASUK Memeriksa kelengkapan naskah dinas; Mengelompokkan naskah dinas sesuai jenis dan klasifikasinya; Memberikan lembar disposisi; Mencatat naskah dinas dalam buku agenda. Mengajukan naskah dinas KA LSP mencatat disposisi naskah dinas yang sudah turun dari Ka LSP di buku agenda mencatat naskah dinas dalam buku ekspedisi mendistribusikan naskah dinas sesuai disposisi atau diarsipkan
7/9 MENERIMA KONSEP NASKAH DINAS KELUAR UNTUK TANDA TANGAN KALEMDIKPOL konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan Memberikan nomor nota dinas pengantar untuk naskah dinas yang sudah diparaf Ka LSP Mengirimkan konsep naskah dinas dan nota dinas pengantar kepada Kalemdikpol melalui Kataud Lemdikpol Mengoreksi tata cara penulisan naskah dinas dan nota dinas pengantar Apabila tidak ada Apabila masih terjadi Setelah ditanda tangani Kalemdikpol, naskah dinas diregistrasi, diarsipkan, di Taud Lemdikpol dan dikembalikan ke LSP dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali Urmin LSP menggandakan, mendistribusikan dan mengarsipkan naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat Menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai dokumen
8/9 MENERIMA KONSEP NASKAH DINAS KELUAR UNTUK TANDA TANGAN YANG MENGATASNAMAKAN KALEMDIKPOL konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan Setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut dimintakan nomor surat ke Taud Lemdikpol Setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan dan dicatat pada buku verbal Mengoreksi tata cara penulisan naskah dinas; Apabila tidak ada Apabila masih terjadi dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali Mendistribusikan naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat Memberikan tembusan kepada Kalemdikpol dan Taud Lemdikpol untuk diarsipkan Menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai dokumen
9/9 MENERIMA KONSEP NASKAH DINAS KELUAR UNTUK TANDA TANGAN KA LSP konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan Setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut dicatat pada buku verbal dan diberi nomor Setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan sesuai kebutuhan Mengoreksi tata cara penulisan naskah dinas; Apabila tidak ada Apabila masih terjadi Mendistribusikan naskah dinas sesuai alamat dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali