Prosedur Menjalankan Program 4.2.1 Story Board Gambar 4.72 Story Board Menu Utama Gambar 4.72 menunjukkan tampilan awal dari aplikasi sistem informasi akuntansi penggajian PT Asia Tradepoint Futures. Selanjutnya, jika karyawan ingin melakukan login, maka karyawan dapat memilih login. Kemudian, akan muncul tampilan form login seperti pada Gambar 4.73. Gambar 4.73 Story Board Form Login
Setelah itu, karyawan dapat mengisi usename dan password pada field yang tersedia. Apabila karyawan sudah berhasil login maka, akan muncul menu-menu yang hanya dapat diakses sesuai dengan jabatan karyawan tersebut. Gambar 4.74 Story Board Menu Setelah Login Jika karyawan tersebut memiliki jabatan pimpinan divisi HRD, maka menumenu yang dapat diakses adalah divisi, jabatan, jenis cuti, karyawan, jadwal karyawan, hari libur, absensi, pengajuan cuti, pengajuan lembur, pengajuan pinjaman, verifikasi cuti, verifikasi lembur, personal absensi, personal cuti, personal lembur, personal pinjaman, laporan absensi karyawan, laporan cuti karyawan, dan laporan lembur karyawan. Namun, jika karyawan tersebut merupakan staff HRD, maka ia tidak dapat melakukan akses pada menu pengajuan lembur, verifikasi lembur dan verifikasi cuti. Jika karyawan tersebut memiliki jabatan pimpinan divisi Finance, maka menumenu yang dapat diakses adalah tarif PPh, tarif PTKP, absensi, pengajuan lembur, pengajuan cuti, pengajuan pinjaman, penggajian, realisasi pembayaran gaji, verifikasi cuti, verifikasi lembur, verifikasi pinjaman, personal cuti, personal lembur, personal pinjaman, dan laporan penggajian untuk mencetak slip gaji karyawan. Namun, jika karyawan tersebut menjabat staff Finance, maka karyawan tersebut tidak dapat mengakses menu verifikasi cuti, pengajuan lembur, dan verifikasi lembur. Jika karyawan tersebut menjabat sebagai pimpinan divisi Accounting, maka menu-menu yang dapat diakses adalah absensi, pengajuan cuti, pengajuan lembur,
pengajuan pinjaman, verifikasi cuti, verifikasi lembur, personal absensi, personal cuti, personal lembur, personal pinjaman, laporan pajak, laporan penggajian untuk mencetak laporan gaji, dan jurnal gaji. Namun, jika karyawan tersebut menjabat staff Accounting, maka karyawan tersebut tidak dapat mengakses menu pengajuan lembur, verifikasi lembur, dan verifikasi cuti. Gambar 4.75 Story Board Sub Menu
Gambar 4.76 Story Board Divisi Pada gambar 4.76 merupakan form master divisi yang dapat diakses oleh divisi HRD. Ketika akan menambahkan divisi baru, maka dapat menekan tombol insert, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 4.77. Gambar 4.77 Story Board Insert Divisi ID divisi otomatis terisi oleh sistem, dan bagian HRD dapat mengisi nama divisi yang baru, kemudian menekan tombol save untuk menyimpan divisi yang baru. Jika ingin merubah nama pada divisi yang sudah disimpan, maka dapat memilih
divisi yang ingin diubah namanya, kemudian menekan tombol update, dan mengisi nama divisi yang baru, kemudian menekan tombol save untuk menyimpan. Gambar 4.78 Story Board Update Divisi Apabila ingin menonaktifkan divisi, maka dapat memilih divisi yang ingin di non-aktifkan, kemudian menekan tombol deactivate. Dan secara otomatis divisi terebut akan menjadi tidak aktif lagi, seperti pada Gambar 4.79. Gambar 4.79 Story Board Deactivate Divisi
Apabila memilih yes, maka tampilan divisi yang sudah tidak aktif akan berubah menjadi abu-abu, seperti pada Gambar 4.80. Gambar 4.80 Story Board Divisi Sudah Deactivate Gambar 4.81 Story Board Insert Jabatan Apabila ingin menambahkan jabatan baru, maka dapat menekan tombol insert dan memilih divisi, serta mengisi nama jabatan yang baru. Setelah itu dapat menekan tombol save untuk menyimpan jabatan yang baru. Jika ingin merubah nama divisi yang sudah ada maka dapat memilih jabatan yang ingin diubah dan menekan tombol update, setelah itu menekan tombol save untuk disimpan. Sedangkan, jika ingin menonaktifkan dapat memilih jabatan yang ingin di non-aktifkan, kemudian pilih tombol deactivate. Tampilan dapat dilihat pada Gambar 4.82.
Gambar 4.82 Story Board Update Jabatan Untuk menambahkan jenis cuti yang baru, maka dapat memilih tombol insert. ID jenis cuti akan terisi secara otomatis, kemudian dapat mengisi nama cuti dan memilih tipe cuti. Jika tipe cuti adalah potong kuota, maka akan memotong hak cuti tahunan karyawan. Dapat dilihat pada Gambar 4.83. Gambar 4.83 Story Board Insert Jenis Cuti
Untuk mengubah jenis cuti yang sudah ada, maka dapat memilih jenis cuti yang dimaksud, kemudian menekan tombol update. Sedangkan, untuk menonaktifkan jenis cuti yang sudah ada, dapat memilih jenis cuti yang dimaksud, kemudian menekan tombol deactivate. Jika ingin menambahkan karyawan baru, maka bagian HRD dapat memilih menu karyawan dan menekan tombol insert. Sedangkan, apabila ingin mengubah data karyawan yang sudah disimpan, maka dapat menekan tombol update. Dan jika ingin menonaktifkan karyawan yang sudah tidak bekerja, maka dapat menekan tombol deactivate. Tampilan dapat dilihat pada Gambar 4.84. Gambar 4.84 Story Board Karyawan
Gambar 4.85 Story Board Jadwal Karyawan Gambar 4.85 merupakan tampilan untuk form jadwal karyawan, dimana bagian HRD dapat menambahkan jadwal karyawan dan mengubah jadwal karyawan. Namun, jadwal karyawan tidak dapat diubah ketika jadwal tersebut sedang digunakan pada bulan tersebut. Perubahan jadwal hanya dapat dilakukan sebelum tanggal berlaku jadwal atau setelah bulan tersebut selesai. Untuk mendata hari libur, bagian HRD dapat memilih menu hari libur dan menekan tombol insert, kemudian mengisi nama hari libur beserta tanggal hari liburnya. Jika ingin menghapus hari libur, dapat menekan tombol delete. Tampilan form hari libur dapat dilihat pada Gambar 4.86.
Gambar 4.86 Story Board Mendata Hari Libur Karyawan yang sudah datang dan melakukan login pada sistem, dapat melakukan absensi dengan memilih menu absensi. Secara otomatis, data karyawan yang login akan diinput dalam form absensi dan karyawan dapat menekan tombol datang atau pulang sesuai dengan kebutuhannya. Tampilan absensi dapat dilihat pada Gambar 4.87. Gambar 4.87 Story Board Absensi Untuk melihat data absensi karyawan selama periode tertentu, karyawan dapat memilih menu personal absensi, kemudian milih bulan dan tahun yang diinginkan, seperti pada Gambar 4.88.
Gambar 4.88 Story Board Personal Absensi Karyawan yang ingin mengajukan cuti dapat memilih menu pengajuan cuti, kemudian memilih jenis cuti, tanggal mulai dan berakhirnya cuti, serta keterangan pengajuan cuti. Jika sudah selesai, karyawan dapat memilih save. Hak cuti tahunan setiap karyawan adalah 12 hari.
Gambar 4.89 Story Board Pengajuan Cuti Karyawan dapat melihat status pengajuan cutinya pada menu personal cuti, seperti pada Gambar 4.90. Gambar 4.90 Story Board Personal Cuti
Pimpinan divisi akan melihat dan melakukan persetujuan atas pengajuan cuti karyawan, melalui form verifikasi cuti. Setelah itu, pimpinan divisi memilih id pengajuan cuti dan memutuskan menolak atau menerima pengajuan cuti tersebut. Tampilan verifikasi cuti dapat dilihat pada Gambar 4.91. Gambar 4.91 Story Board Verifikasi Cuti Bagian HRD dapat melihat laporan cuti karyawan, pada menu laporan cuti karyawan, kemudian memilih NIK dan tahun, seperti pada Gambar 4.92.
Gambar 4.92 Story Board Laporan Cuti Karyawan Pimpinan divisi yang ingin memberikan perintah lembur kepada karyawannya, dapat mengisi form pengajuan lembur, kemudian memilih NIK karyawan dan menentukan tanggal serta jam lemburnya. Kemudian, dapat menekan tombol save. Tampilan form pengajuan lembur dapat dilihat pada Gambar 4.93. Gambar 4.93 Story Board Pengajuan Lembur
Setelah karyawan yang diperintahkan melakukan kerja lembur telah selesai mengerjakan tugasnya, pimpinan divisi dapat melakukan verifikasi lembur karyawan tesebut pada form verifikasi lembur dengan cara memilih id pengajuan lembur dan menekan tombol simpan. Tampilan form verifikasi lembur dapat dilihat pada Gambar 4.94. Gambar 4.94 Story Board Verifkasi Lembur Bagian HRD dapat melihat laporan lembur karyawan, dengan memilih NIK serta periode bulan dan tahun yang diinginkan. Kemudian menekan tompol show untuk menampilkan, seperti pada Gambar 4.95.
Gambar 4.95 Story Board Laporan Lembur Karyawan Karyawan yang sudah melakukan lembur juga dapat melihat sendiri laporan lemburnya pada menu personal lembur. Setelah itu, karywan dapat memilih bulan dan tahun yang diinginkan. Tampilan dapat dilihat pada Gambar 4.96. Gambar 4.96 Story Board Personal Lembur
Karyawan yang ingin mengajukan pinjaman dapat memilih menu pengajuan pinjaman, dan mengisi besarnya jumlah pinjaman serta lama cicilan dan keterangan pinjaman. Setelah selesai, karyawan dapat menekan tombol save dan menunggu persetujuan dari bagian finance. Pengajuan pinjaman karyawan otomatis akan ditolak oleh sistem jika masih terdapat cicilan pinjaman yang belum lunas. Tampilan form pengajuan pinjaman dapat dilihat pada Gambar 4.97. Gambar 4.97 Story Board Pengajuan Pinjaman Bagian finance akan melakukan verifikasi pinjaman karyawan, melalui form verifikasi pinjaman. Kemudian memilih id pengajuan pinjaman, bagian finance juga dapat melihat histori pinjaman karyawan. Tampilan verifikasi pinjaman seperti pada Gambar 4.98.
Gambar 4.98 Story Board Verifikasi Pinjaman Karyawan dapat melihat status pengajuan pinjamannya pada menu personal pinjaman. Kemudian memilih tahun dan menekan tombol show, seperti pada Gambar 4.99. Gambar 4.99 Story Board Personal Pinjaman
Untuk mendata tarif PPh, bagian finance dapat memilih menu master tarif PPh dan melakukan insert, kemudian mengisi batas bawah, batas atas, serta persentasenya. Jika sudah selesai, dapat menekan tombol save. Selain itu bagian finance juga dapat melakukan update, ataupun delete tarif PPh sesuai dengan kebutuhannya. Tampilan form tarif PPh dapat dilihat pada Gambar 4.100. Gambar 4.100 Story Board Tarif PPh Sedangkan, untuk mendata tarif PTKP, bagian finance dapat memilih menu master tarif PTKP dan kemudian menekan tombol insert serta mengisi jenis PTKP dan nominalnya, setelah selesai, dapat menekan tombol save untuk menyimpannya. Selain itu, bagian finance juga dapat melakukan update atau pun delete atas data tarif PTKP, sesuai dengan kebutuhannya. Tampilan form tarif PTKP dapat dilihat pada Gambar 4.101. Gambar 4.101 Story Board Tarif PTKP
Menjelang akhir bulan, bagian finance dapat melakukan input gaji karyawan melalui form penggajian seperti pada Gambar 4.102. Kemudian bagian finance memilih divisi, periode bulan, periode tahun, dan tanggal cut off penggajian. Jika sudah selesai, dapat menekan tombol show. Kemudian memilih karyawan yang ingin dihitung gajinya dengan menekan tombol generate gaji. Setelah selesai dihitung oleh sistem, bagian finance dapat menekan tombol save. Gambar 4.102 Story Board Penggajian Pada akhir bulan, bagian finance akan melakukan pembayaran gaji melalui layananan internet banking. Karyawan yang sudah ditransfer gajinya dapat ditandai pada form realisasi pembayaran gaji, seperti pada Gambar 4.103. Kemudian, bagian finance dapat mengisi keterangan dan menekan tombol save untuk menyimpan.
Gambar 4.103 Story Board Realiasasi Pembayaran Gaji Setelah transfer gaji dan realisasi pembayaran gaji selesai dilakukan, bagian finance dapat mencetak slip gaji pada menu laporan penggajian, seperti pada Gambar 4.104. Bagian finance memilih periode bulan dan tahun yang diinginkan, kemudian menekan tombol show untuk menampilkan karyawan. Selanjutnya, bagian finance memilih karyawan yang ingin dicetak slip gajinya, dan menekan tombol slip gaji. Gambar 4.104 Story Board Slip Gaji Untuk mencetak laporan penggajian bulanan, bagian accounting dapat memilih menu laporan penggajian, seperti pada Gambar 4.105. Kemudian, bagian accounting memilih periode bulan dan periode tahun yang diinginkan, selanjutnya dapat menekan tombol show untuk menampilkan data laporan penggajian.
Gambar 4.105 Story Board Laporan Penggajian Sedangkan, untuk melihat jurnal gaji, bagian accounting dapat memilih menu jurnal gaji, kemudian memilih periode bulan dan periode tahun yang diinginkan, setelah itu dapat menekan tombol show. Tampilan jurnal gaji dapat dilihat pada Gambar 4.106. Gambar 4.106 Story Board Jurnal Gaji
Apabila terdapat perubahan atau penambahan terhadap kode akun dan nama akun, maka bagian accounting dapat memilih menu master COA. Seperti pada Gambar 4.107. Gambar 4.107 Story Board Master COA Untuk melihat laporan pajak, bagian accounting dapat memilih menu laporan pajak, kemudian memilih periode bulan dan periode tahun yang diinginkan, setelah itu dapat menekan tombol show, seperti pada Gambar 4.108. Gambar 4.108 Story Board Laporan Pajak