OSS Case Study Awards 2010 Sistem elatihan

OSS Case Study Awards 2010 Sistem elatihan Nama : Muhamad bin Ali Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Maklumat Kementerian Kesihatan Malaysia Norzaman bin Nordin Ketua Penolong Setiausaha Kanan Bahagian Pengurusan Maklumat Kementerian Kesihatan Malaysia Nama Agensi: Bahagian Pengurusan Maklumat Kementerian Kesihatan Malaysia Alamat: Bahagian Pengurusan Maklumat Kementerian Kesihatan Malaysia Aras 5, Blok E7, Parcel E, 62590 Putrajaya Alamat Surat Menyurat: Bahagian Pengurusan Maklumat Kementerian Kesihatan Malaysia Aras 5, Blok E7, Parcel E, 62590 Putrajaya Emel : norzaman@moh.gov.my Telefon : 03-88833883 / 03-88833188 Faks : 03-88833380 URL : http://elatihan.moh.gov.my Jenis Penyelesaian (Solution) Application ms 1 / 17

1.0 MAKLUMAT AGENSI 1.1. Sejarah Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) atau dahulu dikenali sebagai Pusat Teknologi Maklumat mula ditubuhkan pada 1990 sebagai salah satu bahagian di bawah Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM). Bahagian ini bertindak sebagai bahagian utama yang menyediakan perkhidmatan ICT untuk KKM. Pada Oktober 2004, kelulusan penstrukturan PTM untuk memperbesarkan organisasi telah diperolehi daripada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Sehubungan dengan itu, tanggungjawab dan peranan cawangan PTM semakin bertambah. Ketika ini juga nama bahagian mula dikenali sebagai Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK). Pada Ogos 2008, sekali lagi bahagian ini bertukar nama selaras dengan penyelarasan agensi pusat menetapkan nama bahagian ICT kepada Bahagian Pengurusan Maklumat. Kini bilangan perjawatan sedia ada sebanyak 167 orang dengan jumlah pengisian seramai 134 orang pegawai dan kakitangan. 1.2. Misi Berusaha mewujudkan sistem maklumat yang cekap dan berkesan menerusi teknologi terkini, inovasi berterusan dan perkhidmatan yang cemerlang. 1.3. Visi Membantu pengurusan KKM merancang strategi jangka panjang dan pendek dalam penggunaan teknologi maklumat bagi mencapai misinya dengan lebih berkesan dan cekap Menyediakan perkhidmatan teknologi maklumat kepada KKM dalam usaha ke arah mengkomputerisasikan agensi-agensi di bawahnya bagi memperbaiki dan produktiviti dalam sistem pentadbiran KKM dan kesihatan orang ramai 1.4. Fungsi Penasihat/perunding projek ICT Pembangun sistem aplikasi] Pemantau pelaksanaan projek-projek ICT Penyelaras projek-projek ICT di KKM ms 2 / 17

2.0 LATARBELAKANG PROJEK Unit Pentadbiran BPM adalah unit yang bertanggungjawab merekod dan menyelenggara maklumat latihan atau kursus yang dihadiri oleh setiap warga BPM. Kaedah yang dilakukan adalah secara manual di mana kerani latihan perlu merekod maklumat latihan yang dihadiri oleh kakitangan melalui pelbagai cara sama ada melalui fail latihan, laporan kursus pegawai atau melalui Buku Log Latihan yang dihantar oleh kakitangan pada setiap hujung tahun. Didapati capaian maklumat agak lambat dan maklumat terkini kursus pegawai tidak dapat dicapai melainkan pada penghujung tahun. Berdasarkan kepada masalah ini, pihak pengurusan BPM telah memutuskan satu sistem pengurusan rekod latihan pegawai yang cekap dan efektif perlu dibangunkan untuk memudahkan pengurusan maklumat latihan. Sehubungan dengan itu, sistem elatihan telah dibangunkan secara dalaman pada 12 Disember 2008 oleh Pasukan Programmers BPM dan sistem ini telah siap sepenuhnya pada 2 April 2009. Penggunaan Sistem elatihan secara rasmi berkuatkuasa pada 1 September 2009 dan melibatkan semua warga BPM. 2.1. OBJEKTIF PROJEK Objektif pembangunan Sistem elatihan adalah seperti berikut: Memudahkan proses merekod dan menyelenggara maklumat aktiviti latihan (kursus, Seminar, Konvensyen, Bengkel, Forum, Simposium / Persidangan) yang dihadiri oleh warga BPM; Memudahkan pemantauan oleh Pegawai Sah Latihan (PSL) ke atas bilangan hari warga BPM menghadiri kursus selaras dengan keperluan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam yang menghendaki ketua jabatan memastikan anggota masing-masing mengikuti kursus sekurang-kurangnya tujuh hari setahun; Memudahkan cetakan Buku Log Latihan yang perlu dikemukakan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan setiap hujung tahun; dan Memudahkan penyerahan laporan kursus selaras dengan keperluan pelaksanaan prosedur latihan ISO BPM. 3.0 RAKAN KONGSI (KEY-PARTNERS) Input dan kajian keperluan bagi aplikasi ini dibangunkan sepenuhnya oleh BPM dengan mengambil kira senario semasa seperti keperluan mengisi Buku Log Latihan setiap tahun. Projek ini dibangunkan sepenuhnya oleh Pasukan Programmers BPM tanpa melibatkan pihak pembekal. ms 3 / 17

4.0 TEKNOLOGI SUMBER TERBUKA YANG DIGUNAKAN Pengaturcaraan PHP dan Pangkalan Data MySQL merupakan teknologi sumber terbuka utama yang digunakan di dalam pembangunan sistem ini. Teknologi ini dipilih berdasarkan kemahiran Pasukan Programmers BPM dan kestabilan perisian serta mudah digunakan di samping mempunyai sokongan yang banyak daripada pelbagai pihak seperti OSCC, internet dan daripada warga BPM sendiri. 4.1. PHP PHP merupakan bahasa skrip sumber terbuka yang digunakan secara meluas, dan pada asasnya direkabentuk untuk pembangunan laman web yang dinamik. Ia amat sesuai untuk pembangunan web dan kodnya boleh dibenamkan ke dalam kod HTML. Disebabkan sebahagian besar PHP menumpu kepada skrip pelayan, ia mempunyai keupayaan yang lebih daripada pengaturcaraan CGI, termasuk isi kandungan laman web yang dinamik. Pengaturcaraan ini dapat dijalankan dipelbagai jenis web server seperti Apache, IIS serta boleh dilarikan dalam pelbagai platform seperti Linux, Unix, Macintosh, dan Windows. 4.2. MySQL MySQL adalah pangkalan data sumber terbuka yang terkenal. Ia digunakan dalam pelbagai aplikasi terutamanya untuk server atau membangunkan laman web. MySQL mempunyai fungsi sebagai SQL (Structured Query Language). MySQL biasanya digunakan bersama bahasa pengaturcaraan PHP untuk membuat aplikasi server yang dinamik dan berkeupayaan tinggi ms 4 / 17

5.0 SPESIFIKASI REKABENTUK Sistem berasaskan web ini dibangunkan dengan konsep 2-tier seperti Rajah 1 di bawah. Sistem ini boleh dicapai melalui melalui rangkaian internet tetapi pada masa ini capaian sistem dihadkan secara intranet sahaja (untuk kegunaan BPM). Aplikasi dan pangkalan data diletakkan dalam satu server. PENGGUNA SISTEM Pentadbir Sistem Mengendalikan penggunadan sistem Kerani Latihan Mewujudkan data pengguna dalam sistem Memasukkan butiran kursus yang diperolehi daripada penggunasistem / senarai kursus Intranet Pegawai Sah Latihan (PSL) Mengesahkan kehadiran peserta berpandukan kepada laporan kursus yang diserahkan oleh pengguna Pusat Data BPM.KKM Sistem elatihan Pengguna Sistem Membuatserahan laporankursus Memasukkanbutiran kursus jika belum wujud dalamsistem Rajah 1 : Rangkaian Sistem elatihan ms 5 / 17

6.0 KOMPONEN APLIKASI Sistem elatihan merupakan sistem berasaskan web yang dibangunkan menggunakan teknologi perisian sumber terbuka. Sistem ini menyediakan kemudahan berikut : Pendaftaran pengguna sistem (warga BPM) Penyelenggaraan Penyerahan laporan latihan Pengesahan Latihan oleh Pegawai Sah Latihan (PSL) Laporan dan cetakan Buku Log Latihan PENDAFTARAN -Daftar pengguna & kursus -Kemaskini / papar maklumat LAPORAN -jana laporan -cetak Buku Log Latihan SELENGGARA Menyelenggara maklumat staf dan latihan PENGESAHAN -Pengesahan kursus oleh PSL berdasar laporan -Pengiraan hari berkursus SERAHAN LAPORAN -Mengisi laporan -Membuat serahan laporan Rajah 2 : Komponen Sistem elatihan ms 6 / 17

7.0 CARTA ALIRAN PENGGUNA MENGIKUT MODUL Terdapat empat (4) kategori pengguna sistem iaitu Pentadbir Sistem, Kerani Latihan, Pegawai Sah Latihan (PSL) dan Peserta Latihan. Secara ringkas, carta aliran pengguna mengikut peranan adalah seperti berikut: Mula Pentadbir Sistem: Menyelenggara ID pengguna dan kata laluan Menyelenggara maklumat staf, pegawai latihan Menyelenggara kod-kod Menyemak semua laporan Kerani Latihan: Menyelenggara maklumat staf, pegawai sah latihan Menyelenggara maklumat latihan Menyelenggara kod-kod Menyemak semua laporan Pegawai Sah Latihan (PSL): Menyemak maklumat latihan individu Mengesah laporan latihan yang dihadiri oleh peserta latihan Menyemak semua laporan Pengguna Sistem: Menyemak maklumat latihan individu Memasukkan maklumat latihan kepada Kerani Latihan Menyedia dan membuat serahan laporan Menyemak semua laporan Tamat Rajah 3 : Carta Aliran Pengguna ms 7 / 17

8.0 MODEL PENGGUNAAN PELANGGAN Sistem ini dibangunkan untuk kegunaan warga Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM). Ia juga amat sesuai digunakan oleh bahagian lain untuk pengumpulan maklumat aktiviti latihan serta boleh diubahsuai mengikut keperluan. 9.0 GAMBARAN KESELURUHAN PERKAKASAN / PERISIAN SISTEM KETERANGAN PERKAKASAN / PERISIAN Dokumentasi i. Microsoft Word 2007 ii. Microsoft Visio 2003 Rekabentuk grafik dan antaramuka Pembangunan Aplikasi i. Adobe photoshop ii. Macromedia Dreamweaver CS3 i. Macromedia Dreamweaver CS3 ii. PHPMyAdmin iii. MySQL Administrator iv. MySQL Query Browser Bahasa Pengaturcaraan i. PHP ver 5.2.4-2 ii. CSS Pangkalan Data MySQL 14.12 Pelayan Web Apache 2.2.8 Jadual 1 : Senarai Perkakasan dan Perisian Sistem elatihan Secara umum, server sistem ini mengandungi: Ubuntu OS Linux ver.8.04.1 Apache Webserver ver.2.2.8 PHP ver.5.2.4-2 MySQL Database ver.14.12 ms 8 / 17

10.0 PEMILIHAN SUMBER TERBUKA Inisiatif menggunakan teknologi sumber terbuka ini adalah selaras dengan Pelan Induk Perisian Sumber Terbuka Sektor Awam bertarikh 16 Julai 2004. Antara sebab utama sistem ini dibangunkan menggunakan teknologi ini adalah seperti berikut: Penjimatan Kos Sistem ini dibangunkan sepenuhnya oleh Pasukan Programmers BPM sepenuhnya dan menggunakan server sedia ada. Pelaksanaan dan penggunaannya juga tidak memerlukan lesen. Dengan itu, ia memberikan penjimatan kos kepada kerajaan. Peningkatan Modul Sistem yang dibangunkan ini boleh dibuat penambahbaikan dan peningkatan kerana hak cipta sistem dimiliki sepenuhnya oleh Kementerian Kesihatan Malaysia. Beberapa penambahbaikan juga telah dilaksanakan terhadap sistem ini iaitu melibatkan modul laporan dan pengesahan oleh Pegawai Sah Latihan berdasarkan maklumbalas dan cadangan yang diperolehi daripada pengguna sistem. Perkongsian Pintar Pengubahsuaian yang minima mengikut keperluan boleh dilakukan bagi agensi lain yang berminat menggunakan sistem ini. Keselamatan Platform OSS yang digunakan adalah stabil, di mana ianya selamat digunakan bagi open internet. Sistem yang dibangunkan juga tidak mudah diserang oleh virus, malware dan confiker. Selain itu, sistem ini direka bentuk dengan mengambil kira faktor-faktor keselamatan seperti berikut: i. Authentication Sistem menggunakan ID dan katalaluan. ii. Authorization Sistem membenarkan hanya pegawai yang berkhidmat di bahagian sahaja untuk mendaftar sebagai pengguna. iii. Backup dan Restore Proses backup dan restore pangkalan data dijalankan mengikut Standard of Procedure (SOP). Compatibility dan Interoperability Sistem ini boleh dipasang pada platform MsWindows dan Linux. ms 9 / 17

11.0 BAGAIMANA PEMILIHAN SUMBER TERBUKA DAPAT MENYELESAIKAN MASALAH / KEPERLUAN? Tiada kos pelesenan Aplikasi dapat dilaksanakan di mana-mana lokasi Kementerian Kesihatan Malaysia kerana ia tidak melibatkan lesen penggunaan. Aplikasi dapat dicapai daripada semua rangkaian (mengikut keperluan) Modul-modul boleh dibuat penambahbaikan dengan mudah dan cepat Aplikasi ini dapat digunakan oleh semua warga KKM dan boleh diubahsuai mengikut kesesuaian 12.0 KESAN DAN FAEDAH PELAKSANAAN APLIKASI KEPADA AGENSI Pelaksanaan sistem ini telah memberikan banyak faedah kepada warga BPM dan di antaranya adalah seperti berikut:- Memudahkan penyimpanan maklumat kursus yang telah dan akan dihadiri oleh kakitangan Memudahkan warga BPM menyemak senarai kursus yang telah dihadiri dan mendapatkan bilangan hari berkursus sepanjang tahun Memudahkan penyediaan laporan setelah menghadiri kursus untuk disahkan oleh Pegawai Sah Latihan (PSL) Kakitangan tidak lagi perlu mengisi Buku Log Latihan secara manual. Contoh Buku Log Latihan manual adalah seperti di Lampiran. Memudahkan penyediaan laporan kursus kakitangan dan kemudahan untuk mencetak maklumat kursus yang telah dihadiri dalam bentuk Buku Log Latihan Memudahkan pemantauan pihak pengurusan BPM bagi tujuh hari berkursus kakitangan mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 seperti yang telah dinyatakan 13.0 PERKONGSIAN PENGALAMAN Pembangunan sistem menggunakan perisian sumber terbuka ini sangat menjimatkan kos serta dapat meningkatkan kemahiran pengaturcaraan di kalangan programmer. 14.0 STATUS PROJEK Sistem ini dilaksanakan di Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) sebagai salah satu inisiatif sumber terbuka dan merupakan projek inhouse Bahagian. Ia mula digunakan di BPM pada 1 September 2009 dengan bilangan pengguna seramai 135 orang. Sistem ini sedang diperluaskan penggunaannya kepada Bahagian-bahagian dan dijangka dapat digunakan sepenuhnya oleh Bahagian lain / agensi-agensi di bawah Kementerian pada tahun 2011. ms 10 / 17

Sistem ini juga boleh digunakan oleh Kementerian lain serta agensi-agensi di bawahnya kerana sistem ini mempunyai ciri-ciri generik dan proses pengubahsuaian dapat dilakukan mengikut kesesuaian agensi dengan mudah dan dalam jangka masa yang pendek. 15.0 TESTIMONIAL Aplikasi ini telah diberikan kepada agensi KKM berikut pada 25 Januari 2010 untuk diteliti kesesuaian penggunaan di premis masing-masing: Jabatan Kesihatan Negeri Johor (JKNJ) Pusat Darah Negara (PDN) Pihak PDN juga telah diberi latihan oleh pasukan programmers untuk membuat pengubahsuaian terhadap sistem bagi disesuaikan dengan keperluan mereka. 16.0 MAKLUMAT PROJEK 16.1. Maklumat Umum Terdapat lima (5) menu dalam Sistem elatihan iaitu: i. Mengenai elatihan ii. Pentadbiran iii. Penyelenggaraan iv. Latihan v. Laporan Rajah 4 : Menu Utama Sistem elatihan ms 11 / 17

16.1.1. Menu Mengenai elatihan Menu ini hanya bertindak sebagai ruang informasi pengelasan aktiviti latihan, kaedah pengiraan bilangan hari berkursus dan peranan yang wujud di dalam penggunaan sistem. Terdapat tiga (3) sub menu iaitu: Pengelasan aktiviti latihan Pengiraan bilangan hari berkursus Peranan Rajah 5 : Menu Mengenai elatihan 16.1.2. Menu Pentadbiran Menu ini membolehkan pentadbir sistem melakukan pendaftaran pengguna, menyelenggara ID dan katalaluan, kemaskini data, hapus rekod, papar dan mengemaskini tahap capaian pengguna. Rajah 6 : Menu Pentadbiran ms 12 / 17

16.1.3. Menu Penyelenggaraan Menu ini membolehkan pentadbir sistem dan kerani latihan membuat pengemaskinian, penambahan dan menghapus rekod staf. Pengguna biasa pula boleh melihat maklumat staf yang didaftarkan di dalam sistem. Rajah 7 : Menu Penyelenggaraan 16.1.4. Menu Latihan Menu Latihan mempunyai tiga (3)sub-menu iaitu Maklumat Latihan, Serahan Laporan dan Kemasukan Maklumat Latihan. Bagi Pegawai Sah Latihan (PSL) pula, terdapat satu (1) tambahan sub menu iaitu Pengesahan. Rajah 8 : Menu Latihan ms 13 / 17

Sub-menu Maklumat Latihan memaparkan maklumat latihan pengguna mengikut bulan. Setiap pengguna boleh melihat maklumat lanjut kursus masing-masing yang telah dimasukkan. Bagi pentadbir sistem pula, boleh melakukan fungsi papar, kemaskini dan hapus rekod. Rajah 9 : Sub-menu Maklumat Latihan Paparan maklumat latihan Sub-menu Serahan Laporan membolehkan pengguna membuat serahan laporan dan sub-menu Kemasukan Maklumat Latihan digunakan untuk memasukkan maklumat latihan yang belum diwujudkan dalam sistem. Rajah 10 : Sub-menu Serahan Laporan ms 14 / 17

Rajah 11 : Pengisian butiran untuk Serahan Laporan Rajah 12 : Sub-menu Pengesahan senarai laporan yang diterima oleh Pegawai Sah Latihan (PSL) Rajah 13 : Sub-menu Pengesahan mengikut individu dan tajuk latihan ms 15 / 17

16.1.5. Menu Laporan Terdapat sembilan (9) Laporan yang sistem iaitu:- dihasilkan oleh Senarai Kursus Yang Sedang Dijalankan Senarai Kursus Yang Akan Dijalankan Senarai Kursus Yang Telah Dijalankan Rekod Kursus Individu Log Latihan Senarai Staf Belum Cukup Kursus Peserta Tiada Serahan Laporan Laporan Kursus Berbayar Laporan Kursus Keseluruhan Rajah 14 : Menu Laporan Rajah 15 : Paparan Senarai Kursus Yang Telah Dijalankan ms 16 / 17

Rajah 16 : Log Latihan Individu Buku Log Latihan Individu 17.0 MAKLUMAT APLIKASI FAQ / MANUAL DAN PEMBENTANGAN Berikut adalah URL yang boleh dilayari bagi mendapatkan dokumentasi bagi aplikasi ini : i. http://elatihan.moh.gov.my/manual%20pengguna%20elatihan%20- %20Peserta.pdf 18.0 URL http://elatihan.moh.gov.my ms 17 / 17