ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA TOKO BANGUNAN JAYA INDAH KULON PROGO NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Yunanto Cahyo Prabowo 08.11.2265 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA TOKO BANGUNAN JAYA INDAH KULON PROGO Yunanto Cahyo Prabowo¹, Anggit Dwi Hartanto, M.Kom² ¹Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta ²Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta 55283 Email : yunanto.p@students.amikom.ac.id¹,anggit@amikom.ac.id² ABSTRACT Jaya Lovely Building Stores is a store that sells a wide range of building materials. Sales of high traffic on a daily basis so as to have a problem with the sale of services and reports the results of the sale so that the need for sales information system. Sales Information System is an information system that produces a variety of information that can be useful to support sales activities. Sales Information System is part of a marketing information system, which was developed to collect, process and store sales data so that the data can be retrieved to be distributed as a useful information. Keywords : information systems, sales 1. PENDAHULUAN Toko Bangunan Jaya Indah merupakan sebuah toko yang menjual berbagai macam bahan bangunan yang beralamat di Jl. Ruko Gawok Selatan Pasar Burung, Wates, Kulon Progo, Yogyakarta. Transaksi penjualan masih dilakukan secara manual menggunakan kertas yang menyebabkan meningkatnya biaya operasional dan membutuhkan waktu lama dalam melayani pelanggan. Kegiatan secara manual ini dirasakan sangat melelahkan pemilik toko dalam menangani data yang begitu banyak, misalnya kesulitan dalam mencari jumlah persediaan yang ada, tingkat keakuratan dalam pemrosesan data transaksi yang masih rendah, serta keterlambatan penyajian informasi bagi pemilik toko. Permasalahan yang ada mengakibatkan kebutuhan informasi bagi konsumen dan pihak manajemen toko menjadi tidak tersedia saat pengambilan keputusan akan dibuat. Sehingga dibutuhkan pengolahan data untuk mendapatkan kemudahan, kecepatan, dan keakuratan. 2. LANDASAN TEORI Berdasar dari pesatnya laju perkembangan teknologi informasi, informasi jual beli akan lebih efektif jika menggunakan sistem komputerisasi. Sistem membuat proses transaksi lebih cepat, pengolahan data yang efisien, dan menghasilkan data yang akurat. Sistem informasi penjualan sebelumnya sudah pernah dibuat dan digunakan, namun memiliki spesifikasi dan model yang berbeda beda. Beberapa sistem informasi penjualan yang pernah dibuat antara lain : 1. Subangkit (2014), dengan judul penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Mebel di
Toko Jepara Furnitur Purworejo. 2. Irwanto (2014), dalam penelitiannya yang berjudul Sistem Informasi Penjualan Pembelian dan Persediaan Barang Pada Apotek Trias Farma Yogyakarta. 3. Akhmad Bashori (2014), judul penelitian ini adalah Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Toko Win Herba Yogyakarta. 2.1 Konsep Dasar Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.[1] 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan kumpulan dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan memiliki nilai yang lebih berarti bagi penerima. Suatu sistem dan suatu organisasi tidak akan berjalan dengan lancar apabila tidak terdapat informasi.[2] 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi menurut robert A.Leitch dan K. Roscoe davis M, sistem informasi adalah, Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan.[3] skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer.[4] 3.ANALISIS Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan analisis sistem. Suatu permasalahan tidak akan timbul dengan sendirinya, mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan, adapun permasalahan-permasalahan yang timbul pada Toko Bangunan Jaya Indah adalah sebagai berikut: 1. Pencatatan mengenai data barang dari pemasok dilakukan secara manual yang membutuhkan banyak waktu dan kertas. 2. Proses pengolahan data penjualan dilakukan dengan cara manual mengakibatkan antrian dan sering terjadi kesalahan. 3. Pengolahan data laporan barang, pemasok, penjualan, dan pembelian dilakukan secara manual menyebabkan sering terjadinya kesalahan pada laporan tersebut dan pemborosan kertas. Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, sevice).[5] 2.4 Konsep Basis Data Basis data (database) adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisais nerdasarkan sebuah
3.1 Analisis Kinerja (Performance) Hasil penelitian dari objek bahwa toko buka pukul 07.00 16.00 WIB. Pegawai melayani transaksi penjualan untuk tiga konsumen dengan waktu yang berbeda. Konsumen pertama membutuhkan waktu 10 menit untuk transaksi, konsumen kedua membutuhkan waktu 5 menit, dan konsumen ketiga membutuhkan waktu 6 menit. Kesimpulannya adalah pegawai melayani konsumen dengan nilai troughput 3 dengan response time 7 menit. Sistem ini dinilai kurang maksimal dari sisi kinerja dan waktu respon dalam transaksi, maka perlu adanya perbaikan sistem. 3.2 Analisis Informasi (Information) Analisis informasi dilakukan untuk mendapatkan informasi yang berkualitas. Kualitas informasi tergantung dari tiga hal, yaitu : 1. Akurat (Accurate) Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan, dan tidak menyesatkan. Dalam sistem yang sedang berjalan, pengolahan data dilakukan secara manual. Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan yang mengakibatkan informasi yang tidak akurat. Salah satunya adalah pengolahan data barang dicatat dalam buku. Perhitungan stok, pembelian dan penjualan barang sering terjadi kesalahan dan berbeda dengan kondisi barang yang ada. 2. Tepat Waktu (Timeline) Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi sudah usang tidak mempunyai nilai lagi. Pada sistem lama informasi belum tepat waktu. Penyebabnya adalah pengolahan data secara manual, sehingga informasi tidak bisa didapatkan dalam waktu yang cepat dan seketika itu juga. Apabila pemilik toko membutuhkan informasi tentang penjualan per bulan pada waktu itu juga, maka pegawai harus melakukan rekap data penjualan per bulan. Dari penjabaran dapat disimpulkan bahwa informasi yang dihasilkan tidak tepat waktu sehingga perlu dilakukan perbaikan sistem. 3. Relevan (Relevance) Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Pada sistem lama, laporan barang tidak relevan karena tidak diketahui dari pemasok mana barang tersebut, dan tidak ada tanggal pembelian. 3.3 Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi bertujuan untuk menganalisa penilaian sistem dalam pengurangan biaya dan peningkatan keuntungan. Ditinjau dari nilai ekonomi, sistem lama yang dilakukan secara manual membutuhkan biaya yang besar untuk membeli alat tulis. Hal ini menyebabkan keuntungan yang diperoleh pihak toko tidak maksimal. 3.4 Analisis Kontrol (Control) Kontrol bertujuan untuk meningkatkan kinerja, mencegah dari kesalahan, menjamin keamanan data, dan menghindari kerusakan data. Berikut analisis yang dilakukan terhadap objek : 1. Pencegahan kesalahan pada sistem lama masih belum baik karena pada sistem lama masih terjadi redundancy atau pengulangan data yang disebabkan oleh data yang belum dilakukan normalisasi. 2. Dari segi keamanan, data belum terjamin keamanannya karena data
berupa arsip atau dokumen dan dapat dilihat, diubah oleh pihak yang tidak berkepentingan. 3. Data pada sistem lama memiliki resiko kerusakan yang besar. Seperti kasus data yang berupa dokumen hilang, terkena air, terbakar, atau sobek. Sementara itu tidak ada cadangan data berupa softcopy. 3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efisiensi bertujuan untuk menghasilkan output sebanyakbanyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Pada sistem lama, penggunaan kertas merupakan pemborosan biaya dan waktu yang cukup besar. Sementara itu output berupa laporan yang dihasilkan juga tidak efisien karena membutuhkan waktu cukup lama dalam pembuatannya. 3.6 Analisis Layanan (Service) Pelayanan terhadap konsumen belum memuaskan karena dalam proses transaksi masih lambat sehingga menyebabkan antrian pada waktu waktu tertentu. Hal ini menyebabkan kepuasan konsumen belum terpenuhi. Sehingga harus dibuat system untuk meningkatkan kinerja pelayanan terhadap penyampaian informasi kepada konsumen. 4.Pembahasan Tahap implementasi (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem agar siap dioperasikan. Tahap ini termasuk pembuatan database, pembuatan program dan layout halaman aplikasi. Langkah pertama adalah menjalankan aplikasi Xampp. Selanjutnya buka browser dan akses alamat http://localhost/phpmyadmin dan buat basis data dengan nama jayaindah. Backup basis data setelah selesai proses pembuatan untuk digunakan pada instalasi implementasi aplikasi. Langkah selanjutnya adalah membuat tabel tabel pada basis data. Berikut adalah tabel tabel yg harus dibuat pada basis data jayaindah : 1. Tabel Admin Tabel admin digunakan untuk menyimpan user admin. 2. Tabel Barang Tabel barang digunakan untuk menyimpan data barang. 3. Tabel Pemasok Tabel pemasok digunakan untuk menyimpan data pemasok. 4. Tabel Jenis Barang Tabel jenis barang digunakan untuk menyimpan data jenis jenis barang 5. Tabel Pembelian Tabel pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian. 6. Tabel Penjualan Tabel penjualan digunakan untuk menyimpan data penjualan. 7. Tabel Item Beli Tabel item beli digunakan untuk menyimpan data item beli. 8. Tabel Item Jual Tabel item jual digunakan untuk menyimpan data item jual. 9. Tabel Item Jual Temporary Tabel item jual temporary digunakan untuk menyimpan data item jual sementara. 10. Tabel Penjualan Temporary Tabel penjualan temporary digunakan untuk menyimpan data penjualan sementara. Pada aplikasi sistem informasi penjualan ini terdapat beberapa halaman yaitu login, menu utama, barang, pembelian, penjualan, pemasok, laporan.
1. Halaman Login Halaman login merupakan halaman yang pertama kali ditampilkan pada sistem informasi penjualan. Halaman ini berfungsi untuk login user baik level admin ataupun kasir. Jika terjadi kesalahan saat proses login, maka akan ditampilkan pesan kesalahan. 2. Halaman Utama Pada halaman utama terdapat beberapa pilihan menu sesuai level pengguna. Untuk level admin dapat mengakses menu barang, jenis barang, pembelian, penjualan, pemasok, dan laporan, sedangkan menu kasir dibatasi hanya dapat mengakses penjualan saja. Pengujian program bertujuan untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan sistem yang dibuat sebelum diimplementasikan. Bentuk bentuk kesalahan program yang biasa ditemukan adalah sebagai berikut : 1. Kesalahan Penulisan (Syntax error) Yaitu kesalahan penulisan kode program yang tidak sesuai aturan. Kesalahan ini relatif mudah diperbaiki karena compiler memberitahukan letak dan sebab kesalahan. Berikut adalah contoh kesalahan penulisan : Pada gambar diatas terdapat kesalahan penulisan program di baris 63. 2. Kesalahn Proses (Runtime Error) Kesalahan ini terjadi pada saat program dijalankan yaitu compiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi dan tidak sesuai untuk dijalankan seperti pengguna menginputkan data jumlah barang dengan huruf padahal seharusnya dengan angka karena mempunyai tipe data integer, sehingga program tidak berjalan dengan baik. Pada program yang telah dibuat telah bebas dari kesalahan proses. 3. Kesalahan Logika (Logical error) Kesalahan ini terjadi pada logika program yang dibuat. Untuk mengetahui ada tidaknya kesalahan logika pada program maka dilakukan pengujian pada seluruh program. Metode yang digunakan untuk pengujian seluruh program yaitu menggunakan metode white-box dan black-box testing. 1). White-Box Testing White-box testing dilakukan selama proses pembuatan program. Pengujian ini dilakukan dengan cara menguji alur logika program. Hasilnya tidak terdapat kesalahan logika dalam pemrograman. 2). Black-Box Testing Black-box testing dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dibuat sesuai dengan kebutuhan fungsional.black-box Testing digunakan untuk mendemonstrasikan fungsi software yang dioperasikan, apakah input diterima dengan benar, dan output yang dihasilkan benar. Berikut adalah hasil yang diperoleh dari Black Box Testing yang telah dilakukan : Tabel 4. 1 Black Box Testing No. Nama Menu Proses Hasil 1. Login User Proses login 2. Halaman Admin 3. Halaman Kasir Tampil halaman dan menu Tampil halaman dan menu 4. Data Barang Tampil data, tambah data, ubah data
5. Data Jenis Barang 6. Data Pemasok 7. Data Laporan 8. Data Pembelian 9. Data Detail 10. Data Pembelian Penjualan 11. Data Detail Penjualan Tampil data, tambah data, ubah data Tampil data, tambah data, ubah data Tampil data, laporan barang, laporan pemasok, laporan pembelian, laporan penjualan Input data, tampil data Tampil data Input data, tampil data Tampil data 12. Logout Proses logout 5.KESIMPULAN Berdasarkan penjelasan dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya diperoleh kesimpulan antara lain : 1. Sistem informasi penjualan ini dapat membantu menyelesaikan masalah masalah dalam kegiatan transaksi, pengolahan data barang dan juga pembuatan nota serta laporanlaporan akhir yang digunakan untuk pengambilan keputusan oleh pemilik toko. 2. Sistem informasi penjualan ini dapat melakukan perhitungan transaksi secara benar, tepat, cepat dan juga dapat melakukan pengolahan data secara aman, dapat dibagi menurut hak akses. 3. Sistem informasi penjualan ini menghasilkan nota dan laporanlaporan kegiatan transaksi penjualan, pembelian, pengeluaran secara keseluruhan maupun satu persatu sehingga pemilik toko dapat menggunakan laporan sebagai acuan dalam mengambil keputusan di masa datang. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, H. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi. Yogyakarta.hal 1 [2] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 9 [3] Jogiyanto, H. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi. Yogyakarta.hal 11 [4] Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 200, Yogyakarta : Andi Offset, 2006. hal 14 [5] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit Andi. Yogyakarta. Biodata Penulis : Yunanto Cahyo Prabowo memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Anggit Dwi Hartanto, saat ini menjadi dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.