BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Penagihan Piutang Premi 1. Prosedur Alur Polis Dan Kuitansi/Nota Debet/Nota Kredit (Asli Dan Copy) Bagian tehnik menerbitkan polis serta nota-nota pendukungnya semua diserahkan ke bagian inkaso dengan tanda terima di buku register tehnik yang bersangkutan. Bagian inkaso mendistribusikan ke bagian pemasaran yang menangani nasabah yang bersangkutan dengan tanda terima pada buku tanda terima polis yang dibuat oleh bagian inkaso. TEHNIK -Polis -Kuitansi/premium note -Commision note ( CN ) -Overidding discount - Copy nota kredit leader Untuk polis yang di tunggu segera Paraf pada buku register tehnik INKASO -Kuitansi asli + copy nota lainnya di tahan inkaso. -Polis asli + copy nota lainnya ke pemasaran Paraf pada buku register tehnik Paraf pd buku Tanda terima polis PEMASARAN Copy polis & dok lainnya polis asli, tanda terima norek Ramayana, Dok/ kuitansi copy kuitansi asli Tertanggung Atau Broker : Polis asli, norek RMY, copy kuitansi atau TT Kuitansi asli, CN atau OD. Gambar 4.2 Tanda Terima Dok/Kuitansi Yang Telah Di Ttd Ttg 42
43 2. Prosedur Pengarsipan Kuitansi Kuitansi asli atau tanda terima kuitansi asli beserta copy polis harus dimasukkan ke dalam ordner dan disusun rapi berdasarkan kode pemasaran atau broker bila ada. Polis paling lama di susun paling bawah. Pastikan kembali bahwa polis, kuitansi/premium note, overriding discount, commission note yang telah diterbitkan oleh bagian tehnik telah semuanya diterima oleh bagian inkaso dan tidak ada yang salah. -Kuitansi asli/tanda terima kuitansi asli - Copy polis -Copy premium note ( pengganti kuitansi krn kita member) -Copy overidding disc. -Copy commision note (bila ada) Cek apakah sudah semua dokumen diterima dari bag. Tehnik. ( cocokkan pada system care lihat pada PRF.000001E : List of production voucher ) Masukkan kedalam ordner berdasarkan : - Kode sumber PMS - Perjenis - Kuitansi Yang Paling Baru Paling Atas Gambar 4.3
44 3. Prosedur Penagihan Agar penagihan berjalan dengan baik dan efektif, sebelumnya bagian inkaso harus sudah mempersiapkan data-data nasabah yang akan ditagih sesuai WPCnya masing-masing. Contact person sangat penting untuk diketahui oleh bagian inkaso. Untuk itu ditanyakan kebagian pemasaran yang bersangkutan, siapa yang akan dihubungi untuk penagihannya, catat nomor telpon, email atau HP contact person pada buku telpon. Penagihan sebaiknya secara tertulis, dapat di fax atau di email agar dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pastikan bahwa surat tagihan telah diterima oleh tertanggung dengan cara telp tertanggung yang berwenang menangani piutang premi tersebut. Tanyakan progress pembayarannya dan ingatkan bahwa bila terjadi klaim, telah melebihi WPC maka perusahaan tidak bertanggungjawab atas resiko yang telah dipertanggungkan. Catat bila tertanggung menjanjikan pembayaran dan ingatkan janjinya kembali. Bila penagihan sulit/ tidak pernah mendapat konfirmasi, segera surat tagihan dikirim kembali dengan dicantumkan reminder I sampai III dengan jangka waktu seminggu. Bila tidak ada konfirmasi secara tertulis setelah reminder III siapkan untuk dibatalkan. Untuk dapat memonitor dan mengevaluasi status piutang premi yang ada, maka bagian inkaso beserta bagian pemasaran diharapkan dapat mengadakan rapat rutin minimal 2 minggu sekali (surat direksi no. 0525/Dirkeu-001/IV/07- Lampiran 1).
45 PEMASAR AN SL 24 002 - E Rapat 2 X dlm 1 bulan guna evaluasi outstanding yang ada INKASO -Rincian out standing -Surat tagihan -No telp -Contact person -WPC LANGSUNG SL 24 003 - E 1.Telp tertanggung 2.Surat tagihan secara tertulis 3.Monitor pembayarannya 4.Batalkan bila tidak ada progress pembayaran FAKULTATIF KHUSUS POLIS-POLIS YANG ADA 1.Ingatkan sebelum WPC abis 2.Tagih secara tertulis 3.Ingatkan ada kepentingan pada pihak ke lll 4.Batalkan bila tidak ada progress pembayarannya dan telah melebihi WPC ( warranty payment clause ) KONSORSIUM PASAR Gambar 4.4
46 Tahapan Penagihan Terhadap Piutang Premi a) Penagihan dilakukan sebelum dan sesudah WPC b) Untuk polis-polis yang sulit dan tidak ada progress pembayarannya siapsiap informasikan ke pemasarannya untuk dibatalkan dengan cara : surat tagihan di reminder I sampai III (Tenggang Waktu 7 Hari ) setelah reminder ke III buat surat yang isinya menetapkan bila sampai tanggal (7 hari ) dari surat reminder ke III tidk ada pembayaran dan konfirmasi secara tertulis, maka tertanggung kami anggap setuju polis tersebut dibatalkan. c) Buat berita acara pembatalan. 1. Prosedur Penerimaan Premi Pembayaran premi yang diterima atau diambil oleh pemasaran wajib di serahkan kebagian inkaso pada hari yang sama, dengan tanda terima pada buku penerimaan premi yang di pegang oleh pemasaran. Pembayaran yang telah diterima oleh pemasaran namun tidak dapat diserahkan kebagian inkaso pada hari yang sama ( pemasaran tidak kembali ke kantor), maka pemasaran wajib memberi informasi ke bagian inkaso bahwa pembayaran telah diterima namun belum dapat di setor. Pembayaran yang telah diterima oleh bagian inkaso wajib disetor ke rekening central account pada hari yang sama. Tidak diperkenankan memberikan no rekening yang lain kepada tertanggung selain no rekening atas nama PT.Asuransi Ramayana yang telah ditentukan (rekening central account). Pembayaran via transfer harus dipastikan pembayarannya untuk polis yang sudah jelas dan sesuai. Bila belum jelas dan tidak sesuai agar di suspend terlebih dahulu sambil tetap dicari tahu dan minta rincian kepada tertanggung untuk polis
47 polis yang mana saja (tidak boleh gelondongan). Khusus pembayaran yang penutupannya via broker, komisi/brokerage nya harus dikenakan PPN 10% dan PPH 2%. PEMASARAN : - Cash -Bukti transfer INKASO BANK CENTRAL ACCOUNT BUKTI SETORAN LANGSUNG : Rekening Koran Untuk dibukukan/buat RV, dilampir. kan dengan dokumen pendukungnya Gambar 4.5 2. Prosedur Pembukuan Penerimaan Piutang Premi Semua penerimaan premi yang telah di setor, agar segera disiapkan dokumen pendukungnya disertai bukti setoran untuk dibuatkan receipt voucher (RV)nya dengan menarik data dari system care. Untuk penerimaan premi yang belum jelas agar disuspend terlebih dahulu dengan mata anggaran 13910000 (penerimaan premi diterima dimuka/suspend premi). Usahakan semua penerimaan premi dapat segera dibukukan pada bulan yang sama. Bila terjadi selisih pembayaran, cari tahu selisihnya apa. Bila telah diketahui selisihnya koordinasi dengan bagian yang terkait untuk dikoreksi.
48 Penerimaan Premi Yang Di Terima Langsung Di Cabang Cash -Bukti Setor -Copy Kuitansi -Copy Transfer Dokumen Pendukung Lainnya Transfer -Copy R/K -Copy Kuitansi -Copy Dokumen pendukung lainnya Data cocok BUAT RV Tarik data dari system care Data tdk cocok SUSPEND ( SL- 08-005E) - 13910000 : Premi terima dimuka - 43410000 :komisi terima dimuka Gambar 4.6 3. Laporan Rutin Ke Kantor Pusat Setiap bulan bagian inkaso memberikan laporan ke kantor pusat atas piutang premi yang ada, baik piutang premi maupun piutang klaim koas keluar serta polispolis yang ada premi facultatifnya. Penerimaan Premi Yang Diterima Di Rekening Pusat Rekening Koran Pusat Suspen masingmasing cabang Cabang lakukan - Cek Suspend - Buat RV Gambar 4.7
49 B. Sistem Pengendalian Internal Piutang Premi 1. Pemisahan Fungsi Dalam Pengelolaan Internal Piutang Premi a) Divisi Pemasaran Untuk memasarkan produk asuransi perusahaan agar di ketahui masyarakat dan menarik masyarakat untuk berpartisipasi ikut mengasuransikan harta bendanya dan menjaga hubungan baik dengan tertanggung. b) Divisi Keuangan 1) Mengatur penerimaan dan pemasukan dana dalam perusahaan 2) Melakukan perencanaan keuangan dalam hal penyusunan anggaran pengeluaran dan belanja perusahaan. c) Divisi Akuntansi 1) Melakukan pencatatan laporan keuangan sesuai dengan kaidah-kaidah akuntansi. 2) Menyajikan laporan keuangan baik secara bulanan, triwulan, dan tahunan. d) Divisi Umum Merencanakan, mengawasi dan memelihara perlengkapan dan infrastruktur yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. e) Divisi Sumber Daya Manusia
50 Divisi SDM mempunyai tugas untuk melakukan pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengembangan sistem manajemen sumber daya manusia, perencanaan dan pelaksanaan pengembangan potensi dan kapasitas pegawai, serta administrasi kepegawaian. f) Biro TI Melakukan support kegiatan operasional perusahaan dalam bentuk hardware dan software komputer dan juga melakukan internal control terhadap penggunaan hardware dan software. g) Divisi Underwriting Menerima pengajuan Asuransi atas permintaan pertanggungan dari tertanggung dan melakukan suvey terhadap kelayakan obyek Asuransi dan menilai kelayakan akseptasi tersebut. h) Divisi Claim Memberikan pelayanan kepada tertanggung dalam hal pengajuan claim Asuransi sesuai dengan term and condition. i) Komite Audit Memiliki fungsi membantu Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan terhadap manajemen Perusahaan. Komite Audit memberikan laporan kepada Dewan Komisaris dan bertanggungjawab untuk memberikan opini profesional dan informasi penting lainnya untuk menjadi perhatian Dewan Komisaris. j) Biro Pemeriksa Internal
51 Memiliki fungsi untuk membantu Direktur Utama dalam melakukan analisa risiko dan pengawasan operasional. Biro Pemeriksaan internal memiliki indepedensi dalam melakukan tugasnya dan setiap saat dapat melakukan inspeksi dengan akses informasi yang luas terhadap seluruh kegiatan Perusahaan. k) Sektretaris Perseroan Sektretaris Perusahaan berfungsi untuk melakukan sosialisasi informasi informasi material kepada seluruh stakeholder. l) Biro Hukum Biro hukum pada perusahaan berfungsi untuk mengkoordinasikan dan melaksanakan perumusan peraturan perundang-undangan dan memberikan pertimbangan hukum dalam rangka penyelesaian masalah hukum yang berkaitan dengan tugas Perusahaan. Berdasarkan hasil analisa di lapangan, pemisahan fungsi dalam pengelolaan piutang premi di PT.Asuransi Ramayana sudah baik sesuai dengan tujuan pengendalian internal hal ini terlihat dari adanya pemisahan tugas dan tanggungjawab antara masing-masing divisi atau bagian. 2. Otorisasi Dalam Pengelolaan Piutang Premi a. Bagian Inkaso Wajib Mempunyai Data-Data Sebagai Berikut : 1) Daftar piutang premi atau 2) Daftar hutang klaim koasuransi keluar 3) Alamat tertanggung
52 4) Nomor telephone/hp/facsimile/email 5) Contact Person b. Membuat surat tagihan sebelum dan sesudah WPC berakhiar atau sesuai PKS bila ada ( Surat Direksi No. 0525/Dirkeu-001/IV/07 lampiran 1) c. Pastikan surat tagihan tersebut ( Contuh surat lampiran 6) sampai ke tertanggung atau perusahaan dengan cara konfirmasi per telepon, tanyakan : 1) Apakah surat tersebut telah diterima ( bukti pengiriman harus ada baik vie ekspedisi, fax atau email) 2) Kapan progress pembayarannya (dicatat) 3) Monitor kembali janji pembayarannya 4) Reminder bila tidak ada tanggapan sampai 3 (tiga) kali dalam seminggu. 5) Buatkan surat pemberitahuan bahwa polis akan dibatalkan d. Untuk polis-polis yang telah lama berakhir masa WPC nya dan tidak ada progress pembayarannya segera lakukan : 1) Surat pemberitahuan secara tertulis yang menyatakan polis akan dibatalkan. 2) Datangi perusahaan tersebut ; catat informasi yang diterima dari orang yang berwenang memberikan informasi tersebut.
53 3) Buatkan berita acara pembatalannya apabila polis-polis tersebut dinyatakan kredit macet sesuai informasi dari bank (contoh surat lampiran - 7). 4) Bila perusahaan dinyatakan telah tutup maka buatkan berita acara survey lapangan (contoh surat lampiran -7). 5) Usulkan kepada kepala divisi untuk dibatalkan. 6) Disposisi dari kepala divisi agar diinformasikan/diserahkan kebagian tehnik guna proses selanjutnya dan bagian inkaso menyimpan baik-baik data tersebut( copy disposisi kadiv) sebagai bukti apabila ada pemeriksaan dari pemeriksaan internal (PI). 7) Bila disposisi kadiv polis dibatalkan, maka bagian inkaso agar memonitor terus pembatalannya sampai masuk ke dalam system care e. Untuk polis-polis yang baru diharapkan tidak ada lagi yang outstanding sampai habis masa pertanggungannya (outstanding abadi). Untuk polis-polis yang tidak ada progress pembayarannya dan telah dilakukan tahapan penagihan sesuai prosedur yang ada, maka rekomendasikan untuk segera di batalkan (sesuai surat edaran direksi no. 0526/dirkeu-002/IV/07- lampiran 2). f. Tidak diperkenankan memperpanjang polis yang belum terbayar /masih outstanding. Bila terlanjur di perpanjang, setelah habis masa WPC tidak terbayar maka segera usulkan kepada kadiv untuk dibatalkan. Untuk itu ingatkan bagian tehnik apabila ada perpanjangan
54 polis, informasikan ke bagian inkaso apakah polis tersebut masih outstanding (surat edaran direksi no.1269/dirkeu-009/ix/07 lampiran 3). g. Khusus untuk polis konsorsium pasar, batalkan segera apabila telah melebihi WPC tidak terbayar dan tidak ada progress pembayarannya (pembatalan sesuai prosedur pembatalan yang berlaku). 3. Praktek Yang Sehat Dalam Pengelolaan Piutang Premi a. Penggunaan Formulir Bernomor Urut Terregister Dalam pengelolaan piutang premi, perusahaan menggunakan beberapa formulir. Adapun formulir-formulir tersebut sebagai berikut : 1) Surat Pengantar Dokumen. 2) Surat Perjanjian Polis Asuransi. 3) Nota yang dibuat oleh PT.Asuransi Ramayana sendiri selaku member. 4) Bukti Memorial Voucher. 5) Surat Tagihan Premi. 6) Kwitansi Polis. Semua formulir tersebut telah bernomor urut b. Secara Periodik bagian Akuntansi mengirim Surat Rekonsiliasi Piutang (Account Receivable Statement) Kepada setiap Nasabah untuk menguji ketelitian Catatan Piutang yang diselenggarakan oleh bagian tersebut.
55 Setiap minggu kedua dan akhir bulan bagian akuntansi akan membuat surat rekonsiliasi piutang kepada tertanggung, Berdasarkan ketentuan dari PT. Asuransi Ramayana menjelang satu minggu berakhirnya jatuh tempo pembayaran premi bagian inkaso membuat surat kepada tertanggung yang ditandatangani kadiv dengan tembusan karyawan pemasaran yang menyatakan jaminan polis dibatalkan atau dilanjutkan. Hal ini telah sesuai dengan SK Direksi PT. Asuransi Ramayana No 0389/Dir/Keu/III/2004 Tentang Penagihan Premi. C. Hasil Uji Kualitatif Berdasarkan Kerangka Kerja COSO Berikut ini adalah skor kuesioner pengendalian internal piutang premi pada PT.Asuransi Ramayana Tbk Tabel 4.1 Skor Kuesioner Pengendalian Internal Piutang Premi No Kelas Interval Nilai Keterangan 1 24 43 TE Tidak Efektif 2 44 63 KE Kurang Efektif 3 64 83 CE Cukup Efektif 4 84 103 E Efektif 5 104-124 SE Sangat Efektif ( kuesioner pengendalian piutang premi terlampir ) Sumber data diolah penulis Berdasarkan tabel diatas, dilihat dari lima kriteria pengendalian internal atas piutang premi menurut COSO framework, terdapat dua
56 kriteria yang kurang efektif, yaitu kriteria lingkungan pengendalian dan kriteria penentuan resiko, penyebab kurang efektifnya kedua kriteria tersebut dikarenakan perusahaan belum mempunyai SOP ( standart operating procedures ) untuk divisi penagihan, Selain itu perusahaan juga tidak pernah memberikan insentif dan reward dan memberlakukan denda atau sanksi kepada karyawan yang bertugas melakukan penagihan piutang premi. Berikut adalah perhitungan lima kriteria pengendalian internal piutang premi menurut COSO framework : 1) Lingkungan Pengendalian = (20X2) + (80X1) + (100X1) 4 = 220 4 = 55 = Berada diantara kelas 44 63 = Kurang Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa lingkungan pengendalian atas piutang premi PT.Asuransi Ramayana kurang efektif, hal ini karena PT.Asuransi Ramayana tidak memiliki SOP khusus secara tertulis untuk divisi penagihan. 2) Penentuan Resiko = (20X1) + (100X1) 2 = 120 2 = 60
57 = Berada diantara kelas 44-63 = Kurang Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa Penentuan Resiko terhadap piutang premi PT.Asuransi Ramayana masih kurang efektif, hal ini dikarenakan manajemen tidak menerapkan konsekuensi reward atau punishment terhadap performa divisi penagihan dalam mencapai target-target penagihannya. 3) Aktivitas Pengendalian = (80X1) + (100X10) 11 = 1080 11 = 98,18 = Berada diantara kelas 84 103 = Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa aktivitas pengendalian terhadap piutang premi PT.Asuransi Ramayana sudah efektif, hal ini disebabkan proses pemisahan fungsi dan otorisasi dalam pengelolaan piutang premi di PT.Asuransi Ramayana sudah berjalan dengan baik. 4) Informasi dan Komunikasi = (100 X4) 4 = 400 4
58 = 100 = Berada diantara kelas 84 103 = Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa informasi dan komunikasi dalam pengelolaan piutang premi PT. Asuransi Ramayana sudah efektif, hal ini disebabkan proses pendistribusian informasi dan jaringan komunikasi dilingkungan manajemen telah berjalan dengan baik, setiap personil dibagian penagihan dapat dengan mudah dalam memperoleh informasi mengenai piutang. 5) Pengawasan atau Pemantauan = (20X1) + (80X1) + (100X1) 3 = 200 3 = 66,67 = Beradaa diantara kelas 64 83 = Cukup Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa pengawasan atau pemantauan dalam pengelolaan piutang premi PT.Asuransi Ramayana cukup efektif, hal ini disebabkan oleh sikap top manajemen walaupun sangat peduli terhadap perkembangan piutang, tapi tidak pernah memberikan reward kepada personil penagihan yang mencapai target dalam menagih piutang.