BAB 4 PEMBAHASAN 4.1 Survei Pendahuluan Ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh auditor sebelum menjalankan proses audit, persiapan dan perencanaan audit harus dibuat terlebih dahulu dengan harapan persiapan dan pelaksanaan audit yang dibuat dapat mempermudah auditor dalam menjalankan proses audit operasional dan menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh secara sistematis agar proses audit yang dilakukan berjalan secara efektif dan efisien. Pelaksanaan audit operasional yang akan dilakukan pada PT. Bintang Binamitra meliputi langkah-langkah sebagai berikut: 1. Observasi Observasi atau pengamatan secara langsung ke perusahaan yang bertujuan untuk memperoleh inforrmasi tentang gambaran fisik yang berhubungan langsung dengan proses operasional dalam pengelolaan persediaan barang dagang: a. Lokasi kantor pusat perusahaan yang beralamat di kompleks Duta Merlin Blok E N0 14-15, Jl Gajah Mada No 3-5 Jakarta 10130, lokasi pertambangan pasir beton di daerah membalong Tanjungpandan, Belitung dan Stock yard penyimpanan pusat di Jl. Tenaga uap, Tanjung Priok. b. Keamanan lingkungan perusahaan dan Stock yard aman karena aktivitas yang dikontrol dengan baik. c. Dokumen-dokumen perusahaan lengkap dan tersusun rapi. 2. Wawancara kepada pihak perusahaan. 45
Hasil wawancara langsung yang dilakukan kepada pihak manajemen perusahaan berupa informasi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang pada PT. Bintang Binamitra. Informasi tersebut antara lain: a. Persediaan barang yang masuk dan keluar selalu dicontrol dan dicatat oleh bagian Stock yard. b. Terdapat pos penjaga guna mengontrol arus keluar-masuk barang. 3. Memperoleh data tertulis Data tertulis yang diperoleh adalah struktur organisasi perusahaan, uraian tugas pokok masing-masing divisi beserta wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan. 4.2 Penelaahan dan Pengujian atas Pengendalian Internal Fungsi Persediaan Tahap selanjutnya setelah tahap survei pendahuluan adalah tahap penelaahan atas pengujian pengendalian internal perusahaan. Tujuan dilakukan tahap ini adalah untuk mengetahui apakah pelaksanaan pengelolaan persedian barang dagang telah sesui dengan kebijkan dan prosedur perusahaan guna mengidentifikasi kelemahankelemahan yang ada dalam sistem pengendalian internal di dalam perusahaan. Dalam mengevaluasi pengendalian internal atas pengelolaan persediaan barang dagang, baik dalam penjualan dan penyimpanan persediaan barang dagang, langkah-langkah yang harus dilakukan untuk evaluasi tersebut antara lain: 1. Melakukan proses tanya jawab dengan pihak yang berwenang dalam perusahaan sesuai bidang permasalahan. 2. Selanjutnya mengevaluasi jawaban hasil tanya jawab dan dari hasil tanya jawab tersebut. Jika sebagian besar jawaban tentang kinerja perusahaan yang 46
mengalami beberapa kendala berarti masih terdapat kelemahan-kelemahan dalam pengendalian internal perusahaan. 3. Mengumpulkan dan menganalisa kelemahan-kelemahan yang ada dalam pengendalian internal perusahaan kemudian menentukan opsi-opsi lain untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pengendalian internal tersebut. 4. Membuat hasil kesimpulan sementara hasil dari pengevaluasian jawaban hasil tanya jawab yang telah dilakukan dan menentukan apakah opsi-opsi yang diberikan sudah meningkatkan efektitas pengendalian internal perusahaan tersebut. Apakah kegiatan yang dijalan perusahaan sudah berjalan efektif dan efisien ditentukan oleh kuat dan lemahnya pengendalian internal perusahaan tersebut. Agar dapat mengetahui kekuatan serta kelemahan pengendalian internal, maka disajikan prosedur-prosedur diantaranya: 1. Prosedur pengadaan (produksi) persediaan barang dagang. 2. Prosedur penerimaan persediaan barang dagang. 3. Prosedur penyimpanan persediaan barang dagang. 4. Prosedur pengeluaran persediaan barang dagang. 5. Prosedur perhitungan fisik persediaan barang dagang (Stock Opname). hasil tanya jawab yang dilakukan kepada pihak perusahaan tas prosedur dan kebijakan fungsi persediaan PT. Bintang Binamitra: 1. Prosedur Pengadaan (produksi) Persediaan Barang Dagang Dimulai dari persediaan barang dagang didalam Stock yard pusat tidak mencukupi permintaan pembeli. Prosedur pengadaan persediaan barang dagang pada PT. Bintang Binamitra adalah sebagai berikut: 47
Prosedur awal dimulai dari bagian Stock yard pusat yang membutuhkan barang dagang dan melaporkan kepada manajer pusat. Kemudian manajer pusat menghubungi manajer bagian daerah untuk melakukan pengiriman persediaan barang dagang guna memenuhi persediaan dalam Stock yard pusat. Kemudian manajer daerah meminta kepada bagian produksi dan Stock yard untuk menyiapkan barang yang diperlukan oleh Stock yard bagian pusat. Setelah persediaan barang sudah disiapkan oleh bagian Stock yard daerah, manajer daerah membuat surat jalan sebanyak 3 rangkap yang diberikan kepada: 1. Surat jalan ke-1 untuk manajer daerah 2. Surat jalan ke-2 untuk bagian pengiriman 3. Surat jalan ke-3 untuk manajer atau bagian Stock yard pusat Kemudian persediaan barang tersebut dikirim ke Stock yard pusat melalui jalur laut. 2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang Dagang Selanjutnya terdapat prosedur penerimaan persediaan barang dagang yang dipesan oleh Stock yard pusat kepada Stock yard daerah: Persediaan barang yang dikirim telah sampai di pelabuhan pusat. Kemudiaan persediaan barang dagang dan surat jalan ke-3 tersebut diantar ke Stock yard pusat. Persediaan barang dagang berserta surat jalan ke-3 telah sampai di Stock yard pusat dan dilakukan pengecekan oleh bagian Stock yard pusat. 48
Setelah persediaan barang telah selesai diperiksa dengan teliti, bagian Stock yard yang mengecek tersebut mebubuhkan stempel, tanggal penerimaan barang dan menanda tangani ke surat jalan. 3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang Dagang Selanjutnya adalah prosedur penyimpanan persediaan barang dagang adalah sebagai berikut: Persediaan barang yang sudah diperiksa kemudian diturunkan untuk disimpan di dalam Stock yard. Setelah persediaan barang sudah selesai di turunkan, Bagian Stock yard melapor kepada manajer pusat bahwa barang yang telah dikirim dari daerah sudah sampai di Stock yard pusat. 4. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagang Saat adanya pemesanan barang dagang dari pelanggan, maka barang dagang akan dikeluarkan dari Stock yard apabila pelanggan sudah melakukan pembayaran di bagian keuangan. Berikut adalah prosedur pengeluaran persediaan barang dagang: Terjadi pemesanan dari pelanggan, kemudian bagian penjualan membuat sales order (SO) untuk pelanggan, setelah itu bagian keuangan melapor kepada bagian Stock yard untuk memberitahu jenis produk dan jumlah produk yang akan dibeli. Bagian Stock yard akan mengecek persediaan barang dagang untuk mengetahui apakah ada persediaan tercukupi atau tidak. Apabila persediaan barang dagang masih tersedia di Stock yard, maka bagian Stock yard kembali melapor kepada bagian penjualan bahwa penjualaan dapat dilaksanakan. 49
Setelah menerima laporan dari bagian Stock yard, maka bagian penjualan akan memberitahukan jumlah harga dari barang yang dipesan tersebut. Pembuatan 3 rangkap nota penjualan dibuat oleh bagian penjualan. Nota tersebut diberikan kepada: 1. Putih untuk bagian keuangan. 2. Merah untuk bagian Stock yard. 3. Kuning untuk pelanggan. Pelanggan melakukan pembayaran dibagian keuangan. Bagian keuangan menghubungi bagian Stock yard atas persetujuan untuk melakukan pengiriman barang pesanan pelanggan. Bagian Stock yard menyiapkan barang yang akan dikirim dan membuat surat jalan sebanyak 4 rangkap apabila barang dikirim ke tempat pelanggan : 1. Surat jalan ke-1 untuk mobil transportasi pengantar barang dagang. 2. Surat jalan ke-2 untuk pelangaan. 3. Surat jalan ke-3 untuk bagian keuangan. 4. Surat jalan ke-4 untuk bagian Stock yard. Apabila barang dagang diambil secara langsung oleh pelanggan, maka bagian Stock yard tidak perlu membuat surat jalan, cukup menggunakan nota bukti pembayaran untuk pengambilan barang. Barang siap dikirim kepada pelanggan dengan membawa surat jalan, SO, dan nota pembelian. 5. Prosedur perhitungan fisik persediaan barang dagang (Stock Opname). Pada saat dilakukan perhitungan fisik persediaan (Stock Opname). Tahap awal yang dilakuakan Pasir di stock yard pusat dirapikan agar lebih mudah diukur. 50
Perhitungan persediaan dilakukan oleh bagian stock yard Perhitungan yang digunakan perusahaan yaitu satuan kubik (m3). Kemudian hasil stock opname dilaporkan kepada manajer pusat. Unsur Pengendalian Internal Dalam Prosedur Persediaan PT. Bintang Binamitra : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Deskripsi pekerjaan yang disajikan secara tertulis dan adanya kebijakan dan prosuder pengelolaan pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluran persediaan secara tertulis. Dengan adanya deskripsi pekerjaan secara tertulis akan memudahkan para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. 2. Penilaian Resiko (Risk Assessment) Pengecekan barang yang dilakuakan dengan tidak teliti oleh manajemen perusahaan hingga terjadi ketidaksesuaian jenis pasir yang diterima pembeli, dimana hal tersebut mengakibatkan menurunnya tingkat kepuasan dan loyalitas pembeli terhadap perusahaan. Sebaiknya manajemen perusahaan dalam melakukan pengontrolan secara angsung pada saat dilakukannya. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Adanya instruksi tertulis pada prosedur dan kebijakan atas fungsi persediaan diantaranya prosuder pengelolaan pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluran persediaan sehingga memudahkan pelaksana dalam melakukan kegiatan atas fungsi persediaan tersebut. Sedangkan belum adanya instruksi tertulis pada fumgsi perhitungan fisik persediaan (Stock Opname) sehingga menyebabkan proses perhitungan fisik tidak berjalan efektif karena ada selisih jumlah antara pembukuan persediaan dengan hasil laporan perhitungan fisik persediaan. 51
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Hubungan karyawan antar divisi dan karyawan dengan atasan terjalin dengan baik serta komunikasi antar karyawan dengan atasan berjalan dengan efektif dan intens berdampak pada pelaksanaan fungsi persediaan dapat dilakukan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang dibuat oleh manajemen perusahaan. 5. Pemantauan (Monitoring) Pengadaan posisi auditor internal untuk membantu manajemen dalam melakukan pemantauan serta melakukan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kewajaran setiap kegiatan yang diperiksanya atas fungsi perusahaan. Setelah menelusuri dan menelaah prosedur kegiatan persediaan barang dagang PT. Bintang Binamitra, selanjutnya proses penilaian atas keefektifan dan keefeisienan pengendalian internal perusahaan terhadap persediaan barang dagang perusahaan mengunakan kuisioner. Internal Control Questionnaire (ICQ) PT. Bintang Binamitra No Pertanyaan Y T Keterangan 1. Apakah persediaan barang dagang dipisahkan antara barang yang telah diproduksi dengan barang belum diproduksi? Apakah persediaan barang dagang terhindar dari pencurian? 52
2. Apakah terdapat pemisahan fungsi antara bagian produksi dengan: a. Bagian Penjualan b. Bagian Pembelian c. Bagian Admistrasi d. Staff Keuangan e. Bagian Pengiriman 3. Apakah pembagian tugas dan wewenang setiap masing-masing bagian sudah berjalan dengan jelas dan tegas? 4. Apakah setiap pengeluaran barang dagang harus berdasarkan dokumen tertulis atau sejenisnya yang disetujui oleh pejabat yang berwenang? 5. Apakah pernah terjadi komplain dari pelanggan Ada pelanggan atas kualitas persediaan barang dagang yang dijual? mengharapkan lebih atas kualitas barang dagang 6. Apakah terdapat pos penjagaan yang mengawasi arus keluar barang dagang dengan efektif? 7. Apakah pengecekan stock opname dilakukan rutin? Tidak ada jadwal rutin yang jelas 8. Apakah hubungan karyawan antar divisi terjalin baik? 9. Apakah hubungan karyawan dengan atasan terjalin baik? 10. Apakah komunikasi antar karyawan pada 53
PT. Bintang Binamitra berjalan efektif? 11. Apakah proses produksi berjalan baik? 12. Apakah semua kegiatan dalam Stock yard persediaan telah diotorisasi dengan semestinya oleh pihak yang berwenang? 13. Apakah surat perintah jalan bernomor urut cetak? 14. Apakah perusahaan membuat surat perintah jalan pada setiap pengiriman barang? 15. Apakah semua barang dikirim berdasarkan pesanan pelanggan? 16. Apakah pengiriman barang dilakukan dengan tepat waktu? 17. Apakah persediaan barang dagang diasuransikan? Hasil keputusan managemen perusahaan 4.1 Kuesioner Pengendalian Internal Perusahaan keterangan: Y= Ya T= Tidak Berdasarkan pada seluruh hasil informasi yang telah dikumpulkan melalui hasil tanya jawab dan kuesioner, maka diperoleh beberapa kekuatan dan kelemahan pada pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi persediaan. Kekuatan dari unsurunsur pengendalian internal atas fungsi persediaan barang dagang yang dimiliki oleh PT. Bintang Binamitra, antara lain : 54
1. Persediaan barang dagang dikelola dengan baik sesuai prosedur. 2. Terdapat pembagian fungsi dan wewenang yang tegas antara bagian produksi dengan bagian penjualan, pembelian, administasi, keuangan, dan pengiriman. 3. Persediaan barang dagang aman karena diawasi oleh petugas atau penjaga. 4. Terdapat pos penjagaan yang berfungsi mengawasi arus keluar masuk barang. 5. Setiap terjadi pengeluaran barang dagang berdasarkan dokumen tertulis atau sejenisnya yang telah disetujui oleh managemen perusahaan. 6. Semua kegiatan dalam Stock yard telah diotorisasi dengan semestinya oleh pihak yang berwenang. 7. Proses pengiriman barang dilakukan dengan tepat waktu sesuai dengan pesanan pelanggan. 8. Dalam pengiriman barang selalu disertai dengan surah perintah jalan bernomor urut cetak. 9. Semua barang dikirim berdasarkan pesanan pelanggan. Sedangkan kelemahan dari unsur-unsur pengendalian intern atas fungsi persediaan barang perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Terjadi komplain atas ketidaksesuaian jenis pasir yang telah diterima pembeli. 2. Perhitungan fisik persediaan (stock opname) dilakukan oleh bagian stock yard. 3. Tidak ada jadwal rutin untuk perhitungan fisik persediaan (stock opname). 4.3 Pengujian Terinci Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah pengujian terinci. Pada tahap ini hal selanjutnya yang dilakukan adalah menilai efektivitas pengendalian intern atas fungsi pengelolaan persediaan barang dagang dengan cara melakukan melakukan observasi. proses ini dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa seluruh 55
fungsi operasional persediaan barang dagang baik dalam proses pengadaan persediaan barang dagang, proses penerimaan persediaan barang dagang proses penyimpanan persediaan barang dagang, proses pengeluaran persediaan barang, prosedur perhitungan fisik persediaan (Stock Opname) Sehingga dapat meyakinkan perusahaan bahwa fungsi telah mengikuti prosedur dan kebijakan perusahaan. Berikut pengujian terinci: 1. Audit terhadap prosedur pengadaan persediaan barang dagang. Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah proses pengadaan persediaan barang dagang telah berjalan efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang berlaku. Prosedur Audit: 1. Periksa apakah terdapat prosedur dan kebijakan pengelolaan persediaan barang dagang dibuat secara tertulis atau tidak tertulis. 2. Pelajari prosedur dan kebijakan tersebut. 3. Periksa persediaan yang akan dikirim ke stock yard pusat telah sesuai dengan jenis dan kualitas yang telah diminta. 4. Periksa apakah bagian stock yard daerah menyertakan surat jalan atas persediaan yang akan dikirim ke pusat. 5. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan bila terjadi kesalahaan Hasil audit: Perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan secara tertulis untuk proses pengadaan persediaan barang dagang, persediaan barang dagang yang akan dikirim telah diperiksa jenis serta kualitas kehalusannya dan persediaan dikirim besertakan surat jalan bernomor urut cetak. 56
2. Audit terhadap prosedur penerimaan persediaan barang dagang. Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah proses pengadaan persediaan barang dagang telah berjalan efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang berlaku. Prosedur audit: 1. Periksa apakah terdapat prosedur dan kebijakan penerimaan persediaan barang dagang dibuat secara tertulis atau tidak tertulis. 2. Pelajari prosedur dan kebijakan tersebut. 3. Periksa prosedur pengadaan persediaan barang dagang apakah telah dijalankan sesuai dengan prosedur kebijakan tersebut. 4. Periksa penerimaan barang disertai dengan surat jalan. 5. Periksa apakah bagian stock yard pusat memeriksa kondisi persediaan barang dagang. 6. Periksa apakah bagian stock yard pusat membuat dokumen bukti penerimaan barang. 7. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan bila terjadi kesalahaan Hasil Audit: Perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan secara tertulis untuk proses penerimaa persediaan barang dagang, persediaan diperiksa jumlah dan jenis dan tingkat kualitasmya. penerimaan persediaan barang disertai dengan surat jalan dan bagian penerimaan barang membuat bukti penerimaan barang 3. Audit terhadap prosedur penyimpanan persediaan barang dagang. Tujuan audit: 57
Untuk mengetahui apakah proses penyimpanan persediaan barang dagang telah berjalan efektif, efisien sesuai dengan prosedur yang berlaku. Prosedur audit: 1. Melakukan observasi untuk mengetahui bagaimanan proses penyimpanan persediaan barang dagang yang terjadi di stock yard. 2. Periksa apakah bagian stock yard melakukan penyimpanan ditempat sesuai dengan kriterianya. 3. Periksa apakah setiap barang telah dikelompokan sesuai dengan kriterianya. 4. Periksa apakah bagian stock yard mencatat perubahan jumlah persediaan barang dagang di stock yard. 5. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan bila terjadi kesalahaan. Hasil audit: Proses penyimpanan persediaan barang dagang telah berjalan efektif dan efisien. Setiap kriteria persediaan barang dagang dikelompokan dan bagian stock selalu melakuan pencatatan bila ada penambahan jumlah persediaan. 4. Audit terhadap prosedur pengeluaran persediaan barang dagang. Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah proses pengeluaran persediaan barang dagang telah berjalan efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang berlaku. Prosedur audit: 1. Melakukan observasi ke stock yard untuk memeriksa bagaimana proses pelaksaan persediaan dilakukan sesuai prosedur 2. Periksa apakah rekap pengeluaran barang sudah dibuat sesuai dengan dokumen yang sah (nota penjualan) 58
3. Periksa apakah jumlah dan jenis persediaan yang akan dikeluarkan sesuai dengan nota penjualan. 4. Periksa apakah bagian stock yard membuat surat jalan pada saat pengeluaran persediaan barang dagang. 5. Periksa apakah surat jalan berisikan nomor urut cetak. 6. Periksa apakah isi surat jalan sesuai dengan persediaan barang yang akan dinaikan ke mobil pengangkut. Hasil audit: Proses pengeluaran barang sudah sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan, pengeluaran persediaan barang dagang harus berdasarkan nota penjualan, persediaan barang yang dikeluarkan sesuai dengan nota penjualan, setiap terjadi pengeluaran barang selalu disertai dengan surat jalan dan surat jalan tersebut berisikan nomor urut cetak. 5. Audit terhadap proses perhitungan fisik (stock opname). Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah proses pengecekan stock opname persediaan barang dagang telah berjalan efektif, efisien sesuai dengan prosedur yang berlaku. Prosedur audit: 1. Melakukan wawancara kepada bagian-bagian yang berkepentingan dalam pengecekan stock opname. 2. Apakah pelaksanaa stock opname dilaksanakan secara rutin? 3. Siapa yang melakukan stock opname? 4. Cara perusahaan melakukan stock opname? 5. Evaluasi hasil wawancara. 6. Memberikan saran-saran perbaikan untuk permasalahan yang ditemukan. 59
7. Membuat kesimpulan audit Hasil audit: Proses pengecekan stock opname tidak memiliki jadwal rutin, perusahaan belom membuat instruksi tertulis untuk prosedur pelaksanaan stock opname, pihak stock yard yang melakukan pengecekan stock opname dan kemudian melaporakan kepada manajemen di kantor pusat dan perusahaan melakukan stock opname dengan cara pasir dirapikan kemudian menggunakan meteran dengan hitungan kubik(m3) dalam perhitungan fisik persediaan barang. Gambar 4.1 Proses Pengelolaan Pasir Di Desa Membalong Belitung Tanjungpandan 60
Gambar 4.2 Proses pengadaan persediaan barang dagang yang siap diantar ke pelabuhan untuk dikirim ke Stock yard pusat di Jakarta. Gambar 4.3 Proses pemuatan pesanan pembelian pelanggan ke mobil transportasi yang akan dikirim ke pelanggan. 61
Gambar 4.4 Pesanan Pembelian Pelanggan yang telah siap diantar. 4.4 Pelaporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan Tahap selanjutnya setelah dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil wawancara, observasi dan penyebaran kuisioner pada PT. Bintang Binamitra yang telah tampilkan sebelumnya, penulis menemukan beberapa permasalah dalam proses pengendalian internal atas pengelolaan persediaan barang dagang. Adapun temuan-temuan berdasarkan kondisi dari kelemahan pengendalian internal perusahaan tersebut yang menyimpang dan kelemahan tersebut berpotensi menimbulkan akibat yang akan merugikan perusahaan. Beberapa temuan-temuan audit yang diperoleh selama proses audit dilakukan pada perusahaan PT. Bintang Binamitra antara lain: 1. Ketidaksesuaian jenis pasir yang dikirimkan kepada pembeli. Kondisi: Terdapat complain dari konsumen kepada karyawan perusahaan karena kualitas pasir yang dibeli pembeli dari perusahaan tidak sesuai dengan kualitas 62
yang mereka inginkan, contoh complain yang sering diterima oleh perusahaan adalah pembeli komplain akan tingkat kehalusan pasir yang mereka beli belum cukup halus dan masi ada bebatuan dalam pasir tersebut. Kriteria: Seharusnya perusahaan mampu menjaga dan mempertahankan kualitas tingkat kehalusan pasir yang akan jual kepada pembeli, karena itu akan berpengaruh akan tingkat kepuasan pembeli akan barang dagang yang perusahaan. Bila perusahaan mampu mempertahankan tingkat kualitas pasir yang akan dijual maka loyalitas dan tingkat kepuasan pembeli terhadap perusahaan akan meningkat dan akan berdampak pada stabiltas pernjualan perusahaan. Sebab: Anggapan karyawan perusahaan yang melakukan pengelolaan pasir dengan cepat dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas waktu. Sedangkan karena pengelolaan yang terburu-buru maka hasil akhir terjadi kesalahan baik dalam proses produksi dan pemuatan pasir tersebut. Akibat: Ketidaksesuaian pasir yang dikirimkan perusahaan kepada pembeli berdampak pada: 1. Menurunnya tingkat kepuasaan pembeli akan pasir yang dibeli dari perusahaan. 2. Menurunnya loyalitas pembeli kepada perusahaan. 3. Konsumen berpaling ke perusahaan lain (kompetitor) yang mampu menjual pasir sesuai dengan kualitas yang pembeli tersebut inginkan. 63
Rekomendasi: Perusahaan lebih memperketat pengawasan terhadap proses pengelolaan pasir yang dilakukan oleh karyawan. Dengan cara antara lain: 1. Manajemen melakukan pemeriksaan secara teliti pada jenis dan kualitas persediaan barang dagang sebelum siap dikirim ke stock yard pusat. 2. Manjemen melakuakan pemeriksaan apakah pasir yang akan dikirm ke pembeli telah sesuai jenis dan kualitasnya sesuai pesanan pembeli. 3. Manajemen melakukan control secara langsung pada proses pengaadan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran persediaan barang dagang agar semua karyawan bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan guna menjaga konsistensi kualitas hasil produksi yang akan dijual kepada pembeli. 2. Tidak ada jadwal rutin dan instruksi tertulis dalam pelaksanaan perhitungan fisik persediaan (stock opname). Kondisi: Sampai saat ini di perusahaan tidak memiliki jadwal rutin yang disusun oleh perusahaan dalam perhitungan fisik persediaan (Stock Opname) dan tidak ada instruksi tertulis untuk pelasanaan stock opname yang seharusnya dibuat oleh manajemen perusahaan. Kriteria: Sebaiknya ada jadwal rutin dalam pengecekan stock opname yang ditentukan oleh manajemen perusahaan. Stock opname dilakukan dalam jangka waktu satu sampai tiga bulan sekali. Setiap perusahaan hendaknya membuat instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname ada dan dijelaskan kepada pelaksanaan stock opname. 64
Sebab: Penyebab terjadinya masalah kondisi perusahaan karena tidak ada jadwal rutin dalam proses pengeceken jumlah persediaan barang (stock opname), antara lain: 1. Perusahaan menggangap bahwa informasi jumlah persediaan dalam Stock yard dapat diperoleh dengan cara menelepon ke bagian Stock yard dikarenakan lokasi yang berbeda antara Stock yard dengan kantor. 2. Perusahaan menggangap karyawan bagian Stock yard memiliki penguasaan fisik atas persediaan karena memahami tata letak dan kondisi persediaan yang ada di Stock yard sehingga pada perhitungan stock opname perusahaan tidak memberikan tugas itu kepada karyawan lain. 3. Perusahaan menggangap pengecekan stock opname dilakukan pada waktu tertentu sehingga perusahaan tidak membuat instruksi dan penjelasan kepada pelaksanaan stock opname. Akibat: Akibat yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena tidak adanya jadwal rutin dan instruksi tertulis dalam proses pengeceken jumlah persediaan barang (stock opname), antara lain: 1. Perusahaan tidak dapat mengetahui secara pasti jumlah persediaan barang dagang yang dimiliki di stock yard pusat setiap saat. 2. Sering terdapat selisih jumlah antara perhitungan fisik dengan pembukuan jumlah persediaaan. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan rutin melaksanaan stock opname dalam jangka waktu satu sampai tiga bulan sekali sehingga persediaan barang di stock yard 65
dapat terkontrol dengan baik dan Perusahaan hendaknya membuat instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname kemudian dijelaskan kepada pelaksana tentang apa saja yang harus dilakukan dan dilaporkan kepada pihak manajemen perusahaan. 3. Proses pengecekan stock opname masih dilakukan oleh karyawan bagian Stock yard. Kondisi: Belum adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas dalam pengecekan stock opname. Dimana perhitungan fisik dilakukan oleh karyawan bagian Stock yard. Perusahaan tidak memiliki bagian auditor internal untuk melaksanakan pengecekan stock opname. Kriteria: Seharusnya perusahaan memiliki auditor internal yang bertugas melakukan pengecekan stock opname secara rutin dengan tugas mengawasi perhitungan stock opname, yang melakukan stock opname, dan juga yang menyusun ikhtisar hasil perhitungan stock opname dengan karyawan yang memiliki penguasaan secara fisik atas barang dagang. Sebab: Tidak adanya internal auditor disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa setiap pengecekan stock opname yang dilakukan oleh setiap karyawan sudah sangat baik dan apabila ada kesalahan hanya perlu dikoreksi dan diperiksa oleh masing-masing atasannya. Akibat: Akibat yang disebabkan karena stock opname tidak dilakukan oleh pihak yang independen, adalah Manajemen mengalami kesulitan dalam 66
mengetahui apakah pelaksanaan perhitungan persediaan telah berjalan dengan efektif dan efisiensi. Rekomendasi: Tugas perhitungan stock opname yang selama ini dilakukan oleh bagian Stock yard, sebaiknya perusahaan melakukan pengadaan posisi auditor internal yang bertugas untuk membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan melakukan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai setiap kegiatan yang diperiksanya, sehingga setiap kebijakan yang benar-benar ada dapat terkendali. 4. Ketidakdisiplinan karyawan stock yard daerah. Kondisi: Ketidakdisplinan karyawan perusahaan PT. Bintang Binamitra disaat proses pengelolaan terjadi dimana jumlah karyawan yang seharusnya bekerja di bagian pengelolaan pasir perusahaan sejumlah 10 karyawan, akan tetapi dalam melakukan proses pengelolaan hanya 7 karyawan yang berkerja, sedangkan sisa karyawan lainnya tidak terlihat di tempat produksi persediaan barang dagang. Oleh karena ketidakdisplinan karyawan tersebut maka akan bedampak pada proses pengelolaan persediaan barang dagang memakan waktu lebih lama dari biasanya, contohmya: proses pemuatan ke kapal dengan jumlah pasir sekitar 1200 m3 yang biasanya dapat diselesaikan dalam waktu 2 hari (20 jam), karena ketidakhadiran 3 karyawan maka pemuatan memakan waktu lebih lama menjadi 3 hari (26jam atau lebih). Kriteria : Seharusnya semua karyawan yang berkerja mampu melaksanakan kewajiban mereka dengan jelas dan tepat. Semua proses pengelolaan dilakukan 67
sesuai dengan prosedur yang telah diterapkan oleh perusahaan dan perusahaan seharusnya memiliki prosedur operasional standar mengenai pengelolaan persediaan barang dagang sebagai pengendalian internal perusahaan jika terjadi kesalahan dalam operasional. Sebab: Lemahnya motivasi yang dimiliki karyawan sehingga merubah kinerja produktivitas karyawan tersebut dan Perusahaan belom menerapkan sistem reward and punishment kepada karyawan. Perusahaan hanya akan melakukan pemotongan gaji kepada karyawan yang tidak hadir tanpa alasan yang dapat diterima perusahaaan. Akibat : Akibat ketidakdisplinan karyawan maka dampak yang akan terjadi diantara lain: 1. Hasil produksi perusahaan berupa pasir tidak konsisten tingkat kehalusannya dengan yang telah ditentukan perusahaan. 2. Proses pengelolaan persediaan memakan waktu lebih lama dari biasanya. 3. Terjadinya komplain dari pembeli yang tidak puas akan barang persediaan yang dijual oleh perusahaan. Karena menurunnya tingkat kualitas persediaan barang dagang sehingga menyebabkan menurunnya loyalitas konsumen kepada perusahaan. Rekomendasi: Perusahaan harus menerapkan sistem reward dan punishment kepada karyawan yang memiliki prestasi dan bermasalah. Contoh reward(penghargaan) yang dapat diberikan antara lain: 1. Memberikan bonus berupa uang atau benda lainnya kepada karyawan atas meningkatnya kinerja dan produktivitas yang telah dilakukan. 68
2. Mempromosikan karyawan yang berprestasi tinggi dan banyak menyumbangkan keuntungan bagi perusahaan. 3. Memperpanjang kontrak kerja kepada karyawan yang memiliki motivasi kerja tinggi. Dengan diberikannya penghargaan kepada karyawan yang berprestasi maka hal tersebut dapat memicu semangat dan motivasi karyawan perusahaan dalam menjalankan kewajiban mereka. Sebaliknya perusahaan dapat memberikan punishment(hukuman) kepada karyawan yang bermasalah dalam bekerja, antara lain: 1. Memberlakukan denda misalkan pemotongan jatah uang makan kepada karyawan yang terlambat hadir dalam berkerja 2. Melakukan pemotongan gaji kepada karyawan yang bolos kerja tanpa alasan yang jelas. 3. Memberikan surat peringatan kepada karyawan yang bermasalah dalam bekerja. Dengan diberikan hukuman kepada karyawan yang bermasalah diharapkan menimbulkan efek jera kepada karyawan yang bermasalah dan memperkuat motivasi untuk menghindarkan diri dari tingkah laku yang tidak diharapkan. 69