POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA POLIMAS-PK-PS-12 PENGURUSAN PENYENGGARAAN PERALATAN DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH JAWATAN Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal Wakil Pengurusan TARIKH 26 Mei 2014 28 Mei 2014 SALINAN TERKAWAL NO:
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memberi panduan bagi memastikan pengurusan penyenggaraan peralatan adalah seratus peratus dilaksanakan supaya proses pemberian perkhidmatan pendidikan berjalan dengan sempurna dan lancar. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Politeknik Sultan Abdul Halim Mu adzam Shah untuk menguruskan penyenggaraan peralatan di dalam Makmal, Bengkel dan Bilik Kuliah di semua Jabatan Akademik. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti : 6.3, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 8.2.3, 8.2.4 3.2 POLIMAS-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan. 3.3 POLIMAS-PK-PPP-10 Penilaian Proses Pengajaran dan. 3.4 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini. 3.5 Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini. 1/13
4.0 DEFINISI PBMB Penyelaras Bengkel / Makmal / Bilik Kuliah ialah Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menyelaras tugas-tugas penyelia bengkel / makmal / bilik kuliah. Pegawai Perolehan Jabatan / Unit Pegawai Perolehan Jabatan ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit untuk menguruskan perolehan di jabatan / unit. PPJ Pegawai Pelupusan Jabatan/ Unit ialah pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk melaksanakan proses pelupusan aset di Jabatan. PSJ Pegawai Senggaraan Jabatan/ Unit ialah pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan menyelaraskan penyenggaraan peralatan di bengkel/makmal/bilik kuliah. Penyelia BMB Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan bengkel / makmal / bilik kuliah dan peralatan yang terdapat di dalamnya. 2/13
Pembekal / Kontraktor Pembekal / Kontraktor ialah Syarikat yang dilantik oleh POLIMAS melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan, perkhidmatan dan kerja. Semua Pegawai Pensyarah atau staff yang menggunakan peralatan berkaitan. Pegawai Aset Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan. (KEW. PA-9) Pegawai Aset Ialah pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pengajian Politeknik untuk melaksanakan proses pelupusan Aset Alih Kerajaan di POLIMAS. Borang yang Digunakan untuk melapor kerosakan Aset Alih Kerajaan. Daftar Harta Modal (KEW. PA 2) Daftar Harta Modal ialah kad daftar peralatan yang mengandungi butiran produk, penempatan, pemeriksaan dan pelupusan peralatan. Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (Kew. PA-14) Borang yang digunakan untuk merekod penyelenggaraan harta modal yang mengandungi butir-butir kerja, no. kontrak pesanan kerajaan dan nama syarikat yang menyelenggara serta kosnya. termasuklah alat sokongan atau alat bantu mengajar serta alat yang digunakan di bilik kuliah, bilik seminar, dewan kuliah, studio, makmal dan bengkel. 3/13
Borang Pengesahan Pengeluaran Alatan Rosak Oleh Pembekal Borang yang digunakan untuk mengesah dan mengeluarkan peralatan rosak dari bengkel/makmal/bilik kuliah. Penyenggaraan Penyenggaraan ialah kerja-kerja senggaraan dan pembaikan kerosakan peralatan. Penyenggaraan Berkala Penyenggaraan Berkala ialah penyenggaraan yang dilakukan ke atas peralatan atau perkhidmatan tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dinyatakan dalam manual peralatan atau perkhidmatan berkenaan. 4/13
5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan A. MELAPOR DAN MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN Semua Pegawai 1. Melaporkan kerosakan peralatan di dalam borang KEW. PA-9 (lampiran 4) Pegawai Aset/ PBMB 2. Mengarahkan Penyelia BMB/ Juruteknik/ Pembantu Makmal memeriksa kerosakan peralatan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima laporan. Penyelia BMB / Juruteknik /Pembantu Makmal 3. Memeriksa kerosakan peralatan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas arahan daripada Pegawai Aset. 4. Mengesyorkan jenis kerosakan kepada Pegawai Aset berdasarkan kepada kategori seperti berikut: a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus b. Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti. c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i. Pembaikan kerosakan di dalam Politeknik. ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik. d. Kerosakan yang tidak ekonomi untuk dibaiki. 5/13
Tanggungjawab Tindakan A1. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus Penyelia BMB / Juruteknik/ Pembantu Makmal 5. Membaiki kerosakan tersebut dalam tempoh 2 hari. 6. Jika kerosakan tidak dapat dibaiki dalam tempoh tersebut, melaksanakan langkah di bahagian A2. PBMB 7. Merekodkan penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW. PA-14 (lampiran 5) A2. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti Pegawai Perolehan Jabatan 8. Membuat perolehan alat ganti. Penyelia BMB/ Juruteknik 9. Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan dalam tempoh 2 hari. 10. Merekodkan penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW. PA-14 (lampiran 5) 6/13
Tanggungjawab Tindakan A3. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal Pegawai Aset 11. Mengarahkan Pegawai Senggaraan Jabatan untuk menguruskan perolehan perkhidmatan pembekal. PSJ 12. Membuat perolehan perkhidmatan pembekal (Rujuk: POLIMAS-PK-PS-04). 13. Memaklumkan nama pembekal kepada Pegawai Aset. Pembaikan kerosakan di dalam POLIMAS Pegawai Aset 14. Mengarahkan Penyelia BMB / Juruteknik /Pembantu Makmal menyelia kerja-kerja pembaikan oleh pembekal, jika peralatan dibaiki di dalam politeknik dalam tempoh yang dipersetujui. Penyelia BMB / Juruteknik /Pembantu Makmal 15. Menyelia kerja pembaikan oleh pembekal. 16. Mengujilari alat yang dibaiki oleh pembekal. Penyelia BMB / Juruteknik/Pembantu Makmal 17. Memaklumkan kepada Pegawai Senggaraan Jabatan bahawa kerja-kerja pembaikan telah dilakukan dengan memuaskan untuk urusan pembayaran (Rujuk: POLIMAS-PK-PS-04). 7/13
Tanggungjawab Tindakan ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar POLIMAS PSJ 18. Menghubungi pembekal dan lengkapkan Borang Pengesahan Pengeluaran Alat Rosak Oleh Pembekal (BORANG PS-12(1) (02-06-13) seperti di lampiran 1) sebelum Pembekal membawa alat rosak keluar untuk diperbaiki. Penyelia BMB / Juruteknik/ Pembantu Makmal 19. Menerima peralatan yang telah dibaiki dan membuat pengujian. 20. Merekodkan penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW. PA-14 (lampiran 5) A4. Kerosakan Yang Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki Pegawai Aset 21. Sekiranya peralatan tidak ekonomi dibaiki, catatkan di dalam KEW. PA-9 (lampiran 4) 22. Mengarahkan Pegawai Pelupusan Jabatan mengambil tindakan melupuskan peralatan berkenaan dan merekodkan di dalam Daftar Harta Modal KEW. PA 2 (lampiran 3a dan 3b) PPJ 23. Melaksanakan prosedur pelupusan peralatan seperti yang digariskan di dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA). 8/13
Tanggungjawab Tindakan B. PENYENGGARAAN BERKALA PERALATAN B1. Penyenggaraan Penyelia BMB / Juruteknik /Pembantu Makmal 24. Menyediakan jadual penyelenggaraan berkala (BORANG PS-12(2)(02-06-13) seperti di Lampiran 2) dengan merujuk kepada manual peralatan berkenaan yang boleh disenggarakan di politeknik dan dipaparkan di Bengkel / Makmal / Bilik Kuliah. 9/13
6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Borang Pengesahan Pengeluaran Alat Rosak Oleh Pembekal 1 Tahun Bilik 1 2. Jadual Penyenggaraan Berkala Sepanjang Hayat Bilik 2 3. Daftar Harta Modal (KEW. PA 2) Sepanjang Hayat Bilik Pegawai Aset 3a dan 3b 4. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-9) Sepanjang Hayat Bilik 4 5. Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) Sepanjang Hayat PBMB 5 10/13
LAMPIRAN 1 BORANG PS-12(1) (02-06-14) POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH (POLIMAS) BORANG PENGESAHAN PENGELUARAN ALAT ROSAK OLEH PEMBEKAL BAHAGIAN A : PENGELUARAN PERALATAN No. Inventori Alat Nama Alat Jenama / Model / No. Siri Tarikh Dikeluarkan Pegawai Yang Mengeluarkan Nama Syarikat / Pembekal Yang Menerima Nama Wakil Syarikat No. Kad Pengenalan Tandatangan & Cop Syarikat / Pembekal Tarikh: Kelulusan Ketua Jabatan Tandatangan dan Cop Tarikh: Diluluskan/Tidak Diluluskan BAHAGIAN B : PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN DARI PEMBEKAL Nama Pegawai Yang Menerima Tarikh Catatan / Ulasan :. Tandatangan Penerima..... (Tandatangan Pembekal)
Lampiran 2 BORANG PS-12(2) (02-06-14) JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH JADUAL PENYENGGARAAN BERKALA BENGKEL / MAKMAL : Bil Nama No Rujukan Jenis Penyenggaraan 1 Air Compressor Bulanan Tarikh (Rancang) Jun 2006 Tarikh (Pelaksanaan) T/Tangan Tarikh (Rancang) Dis. 2006 Tarikh (Pelaksanaan) T/Tangan Catatan 2 3 4 Cuci Penapis udara Periksa ketegangan talisawat V Periksa sukatan pelincir Bulanan Jun 2006 Dis. 2006 Bulanan Jun 2006 Dis. 2006 Bulanan Jun 2006 Dis. 2006 DISEDIAKAN OLEH... (NAMA PENYELIA BENGKEL)
Lampiran 3a KEW.PA 2 (No. Siri Pendaftaran: ) DAFTAR HARTA MODAL Kementerian/Jabatan: Bahagian : Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis/Jenama/Model Buatan Jenis Dan No. Enjin No Casis/Siri Pembuat No Pendaftaran (Bagi Kenderaan) BAHAGIAN A Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan Nama Pembekal Dan Alamat: KOMPONEN/AKSESORI:.. Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop : Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan PENEMPATAN Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan PEMERIKSAAN PELUPUSAN/HAPUS KIRA Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan 14
Lampiran 3b KEW.PA 2 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B Bil. Tarikh Butiran Tempoh Kos(RM) Nama Jaminan Dan Tandatangan 15
Lampiran 4 KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset) 1. Jenis Aset : 2. Keterangan Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) : 5. Pengguna Terakhir : 6.Tarikh Kerosakan : 7. Perihal Kerosakan 8. Syor Pegawai Aset Nama:. Jawatan:.. Tarikh:. Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan*. Tandatangan Nama: Jawatan: Tarikh: Nota: * Potong mana yang berkenaan
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL (diisi oleh Pegawai Aset) Lampiran 5 KEW.PA-14 Sub Kategori : No. Siri Pendaftaran : Jenis : Lokasi : (a) (b) (c) (d) (e) (f) Tarikh Butir-butir kerja No. Kontrak/Pesanan Nama Syarikat/Jabatan Kos (RM) Nama dan Kerajaan dan Tarikh Yang Menyelenggara Tandatangan Nota a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan. b) Butir-butir kerja Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli c) No. kontrak/no. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak berserta tarikh d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan. e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali. f) Nama dan TandatanganPegawai Aset/ Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut.