BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 PENDAHULUAN Faktor yang penting dalam proses ITSP adalah penggunaan metodologi. Metodologi merupakan kumpulan dari metode, teknik dan alat yang digunakan dalam penelitian. Tujuan diciptakannya ITSP adalah untuk menyelaraskan Strategi IT dengan Bisnis yang dijalankan agar berjalan selaras dan IT akan memberikan competitive advantage kepada bisnis. ITSP juga dibuat untuk mengurangi risiko kegagalan, dan sebagai alat evaluasi dari pengerjaan projectproject IT yang dilaksanakan seiring dengan berjalannya bisnis. Pada perancangan ITSP di Perusahaan Penglola Pelabuhan ini penulis menggunakan Metodologi dari Ward & Peppard (2002). Metodologi tersebut terdiri dari 2 tahapan masukan dan hasil (keluaran). Tahapan masukan dalam merancang ITSP menurut Wedhasmara (2009) adalah : Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari: 1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan. 40
41 3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok. Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari: 1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. 2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. 3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan. Teknik ataupun metoda yang akan digunakan untuk membangun ITSP ini mencakup analisis SWOT, Porter Five Forces, Value Network, Critical Success Factors, McFarlans S Strategic Grid maupun menggunakan standar. 3.2 KERANGKA PIKIR
42 Kerangka pikir yang digunakan untuk membangun ITSP pada perusahaan yang begerak dibidang layanan jasa kepelabuhanan ini adalah : SWOT Pelindo II Internal Business Environment Pelindo II Internal IT/IS Environment Strategic Grid McFarlan Value Network COBIT PEST Pelindo II External Business Environment Pelindo II External IT/IS Environment Competitor SWOT Current External IT/IS Identification IT/IS Strategy Process COBIT Pelindo II Business IS Strategy Pelindo II IT/IS Management Strategy Pelindo II IT Strategy Pelindo II Future Aplication Portfolio Gambar 10 Gambar Kerangka Pikir Penyusunan ITSP Perusahaan Pendekatan metodologi Ward dan Peppard yang digunakan ini terdiri dari 2 tahapan, tahapan pertama adalah tahapan masukan (input) yang terdiri dari : 1. Analisis lingkungan bisnis internal yang mencakup aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya dan nilai-nilai bisnis perusahaan. Pada tahapan ini penulis menggunakan Analisa SWOT untuk
43 mendapatkan gambaran mengenai kekuatan maupun kelemahan yang ada pada internal perusahaan. Pada tahapan ini penulis juga menggunakan analisa Value Network untuk mendapatkan gambaran mengenai proses bisnis utama dan pendukung dari penyedia jasa layanan kepelabuhanan ini. Perusahaan memiliki Visi Menjadi partner yang dapat diandalkan, pelabuhan terbaik dalam pelayanan logistik dengan menciptakan perusahaan yang menggembirakan dan menarik bagi pegawai serta memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan nasional. Perusahaan juga memiliki 5 nilai yang dijadikan dasar membentuk budaya perusahaan yaitu People First, Integrity, Customer Centric, Sustainability dan Quality. Dapat dilihat bahwa Perusahaan memiliki dasar yang cukup kuat untuk menjadikannya perusahaan yang terus maju dan berkembang kearah yang lebih baik lagi. 2. Analisis lingkungan bisnis ekternal, yang dilihat dari beberapa sudut pandang yang terdiri dari ekonomi, politik, social dan teknologi, maupun beberapa kondisi ekternal lainnya yang menjadi peluang bisnis maupun ancaman terhadap bisnis. Alat analisa bantu yang digunakan untuk membantu analisis lingkungan bisnis eksternal ini adalah PEST analysis dan SWOT. Dipandang dari sisi ekonomi perusahaan memiliki modal yang cukup kuat mengingat potensinya yang sangat besar sebagai perusahaan yang diberikan hak memonopoli dermaga Indonesia, yang salah satunya adalah pelabuhan Tanjung Priuk di Jakarta. Dilihat dari sisi Politik perusahaan juga didukung oleh pemerintah mengingat posisinya sebagai Badan Usaha Milik Negara.
44 3. Analisis lingkungan IT/IS Internal mencakup current condition IT/IS Organisasi, tingkat kematangannya, kontribusi terhadap bisnis, keterampilan SDM, Sumber daya dan Infrastruktur Teknologi dan jika ada current portfolio dari Perusahaan saat ini. Alat bantu analisa yang akan digunakan pada tahapan ini adalah Strategic Grid McFarlan dan COBIT. Kedudukan IT di Perusahaan belum memiliki posisi strategis seperti halnya di industri perbankan yang memiliki Direktur IT, namun IT juga tidak hanya dipandang hanya sebagai pendukung bisnis. IT memiliki Biro sendiri, yang sebelumnya kedudukan IT berada di bawah Direktur Operasional. Dapat disimpulkan IT cukup dipandang sebagai alat strategis yang memberikan keunggulan bersaing dari perusahaan. Beberapa sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan dijabarkan sebagai berikut : a. SIMOP (Aplikasi Inti Transaksi Operasional Perusahaan), aplikasi utama Perusahaan yang mencatat seluruh kegiatan operasional perusahaan. b. SIMKEU (ERP dari Oracle), aplikasi yang digunakan untuk mensupport proses bisnis keuangan perusahaan c. SIMPER (Human Capital Management), aplikasi yang mengelola Sumber Daya Manusia di Perusahaan d. SPPD, aplikasi yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada Instansi / Satuan Kerja e. SIMTEK (Asset Mangement), merupakan sistem informasi manajemen pendataan aset (inventaris dan ruang) secara terintegrasi seluruh instansi
45 f. E-Office, aplikasi yang mempermudah arus surat di Perusahaan. g. Budget & Planning h. Pengendalian Project i. Knowledge Management (Belum Implementasi) j. BI (Dalam Tahap Pengembangan) 4. Analisis lingkungan eksternal IT/IS yang mencakup tren teknologi serta peluang dan pemanfaatannya, juga penggunaan IT/IS oleh kompetitor, customer dan supplier yang berada pada lini bisnis yang serupa/sama. Alat bantu analisa yang akan digunakan pada tahapan ini adalah Competitor dan Current External IT/IS identification. Adapun tahapan keluaran (output) dari kerangka pikir berdasarkan ward dan peppard ini berupa dokumen IT/IS Strategic yang terdiri dari : 1. Strategi IS pada bisnis yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan menggunakan IT/IS untuk mencapai target bisnisnya, portfolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasinya. 2. Strategi IT yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi IT/IS. 3. Strategi Manajemen IT/IS yang terdiri dari elemen umum yang diterapkan melalui organisasi untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan IT/IS yang dibutuhkan. Pada tahapan ini penulis menggunakan sebuah kerangka kerja yang biasa digunakan untuk mengelola proses-proses IT di perusahaan yaitu COBIT. Sehingga usulan maupun rekomendasi yang diberikan akan mengacu pada kerangka kerja COBIT.
46 4. Dari ke 3 output tadi menjadi diolah lagi menjadi sebuah Future Aplication Portfolio Perusahaan yang menjadi grand design IT/IS di Perusahaan. Salah satu usulan yang mungkin dibutuhkan Perusahaan yaitu CRM, serta Knowledge Manajemen. 3.3 WAKTU DAN TEMPAT PENELITIAN Penelitian ini akan dilakukan di Perusahaan yang berdomisili di Jl Pasoso 1 Jakarta Utara. Penelitian ini mempunyai rencana pengerjaan pada November 2013 sampai Januari 2014. Berikut akan dipaparkan mengenai langkah-langkah dan perkiraan waktu yang akan dilakukan berdasarkan tahapannya dalam melaksanakan penelitian ini. Tabel 4 Rencana Waktu Pengerjaan No Langkah langkah 1 Menentukan Tujuan ISSP 2 Tentukan dan Evaluasi kebutuhan bisnis Tentukan kemampuan IT untuk mendukung 3 kebutuhan bisnis 4 Bangun rencana untuk menutup Gap 5 Finalisasi rencana strategis dan terapkan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 3.4 JENIS PENELITIAN Penyusunan ITSP pada Perusahaan ini menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dengan tujuan mendapatkan pemahaman dan gambaran yang sebenarnya
47 pada object dan subject penelitian yaitu terhadap masa depan bisnis dan IT dalam jangka waktu 3 tahun (2014-2016). Dan diperkuat dengan menerapkan teori-teori yang sesuai dengan ITSP. 3.5 SUMBER DATA Sumber data yang digunakan terdiri dari 2 kelompok yaitu : 1. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber aslinya yaitu data yang berasal dari Perusahaan. Data tersebut didapat dengan menggunakan metoda observasi, wawancara maupun kuesioner langsung dengan pihak dari Perusahaan. Data primer ditujukan untuk mendapatkan gambaran real dari kondisi eksisting yang ada di ITSP di Perusahaan 2. Data Sekunder Data Sekunder adalah data yang diperoleh dari dokumen yang ada dari Perusahaan maupun dari sumber lainnya tentang lingkungan bisnis Perusahaan. 3.6 METODA PENGUMPULAN DATA Teknik Pengumpulan Data yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Wawancara Wawancara dilakukan kepada pihak yang terkait dengan ITSP di Perusahaan, sehingga informasi yang didapatkan akurat. Berikut adalah beberapa profil responden dari Perusahaan: a. Kepala Biro Sistem Informasi
48 b. Asisten Kepala Biro Pengoperasian & Pemeliharaan Sistem Informasi c. Staff Data dan Informasi d. Beberapa pegawai Perusahaan lainnya yang mampu memberikan data yang dapat membantu penulis menyelesaikan penelitian. Berhubung kesibukan dari beberapa user yang akan diwawancara wawancara yang tanpa tatap muka dilakukan melalui beberapa media elektronik seperti email, instant messenger, ataupun via telpon. 2. Observasi Observasi dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi selama penelitian dilakukan. Observasi bersifat partisipatif, dimana penulis terlibat dalam beberpa kegiatan objek penelitian. 3. Studi Literatur Metode ini bersifat teoritis berdasarkan literatur maupun buku acuan atau jurnal yang terkait dengan ITSP. 4. Kuesioner Metode yang dilakukan dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada pengguna IT/IS di Perusahaan.