IT BALANCED SCORECARD BERDASARKAN VISI DAN TUGAS POKOK DEPARTEMEN ICT DI UNIVERSITAS X Surya Adi Pranata 1) dan Holil Noor Ali 2) Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email : 1) elv3n.k1ng@gmail.com, 2) holil@is.its.ac.id ABSTRAK Semakin bertambah pentingnya peran teknologi informasi dan komunikasi (TIK) di sebuah organisasi, menuntut pengelolaan TIK yang lebih profesional dan transparan. Apalagi pada sebuah universitas yang ketergantungan terhadap TIK-nya sangat tinggi. Karena itu diperlukan tata kelola di bidang TIK yang mampu membuat manajemen puncak dapat mengkontrol dan memonitor kegiatan dan kinerja dari departemen pengelola TIK. Untuk itu diperlukan sebuah metode untuk menterjemahkan tugas pokok dari sebuah departemen TIK (khususnya pada universitas), menjadi strategi -strategi kerja yang dapat diukur kinerjanya. Penelitian ini akan menggunakan teknik Balanced Scorecard (BSC) cascading, yang diadopsi dari Luis dan Biromo (2009), sebagai metodologi karena melalui metode ini, tugas pokok departemen dapat diturunkan menjadi strategi-strategi pada empat perspektif IT BSC, yang merupakan modifikasi dari BSC tradisional. Dengan menggunakan strategi-strategi dari IT BSC sebagai acuan dasar, universitas dapat mengkontrol dan memonitor kegiatan dan kinerja dari departemen pengelola TIK. Kata kunci: IT BSC, BSC cascading, perencanaan strategis sistem informasi PENDAHULUAN Saat ini, pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di Universitas X belum dikelola dengan baik dan tidak terarah. Pengembangan TIK hanya berdasarkan permintaan, terutama permintaan pembuatan perangkat lunak. Karena hanya berdasarkan permintaan maka tidak ada strategi pengembangan TIK, sehingga keterkaitan antara perkembangan TIK dengan visi TIK dari universitas sangatlah lemah. Dengan model pengembangan yang sporadis ini menyebabkan kontribusi Departemen ICT, sebagai departemen pengelola TIK di Universitas X, sulit dimonitor kegiatannya dan diukur kinerjanya, padahal sebenarnya telah banyak hal yang telah dicapai dan beberapa departemen lainnya telah merasakan kontribusi dari Departemen ICT. Selain itu pimpinan universitas masih menganggap bahwa untuk mengukur kinerja departemen, indikator yang paling baik adalah indikator keuangan (finansial). Dimana semakin banyak sebuah departemen menghasilkan keuntungan atau semakin sedikit sebuah departemen menghabiskan dana, maka departemen tersebut dinilai baik secara kinerja. Padahal sebagai departemen penunjang departemen lainnya maka sifatnya akan menghabiskan dana, namun keluaran ( output) yang dihasilkan oleh Departemen ICT akan membuat departemen lainnya lebih efisien atau bahkan menghasilkan keuntungan yang lebih. Penelitian ini dibuat untuk membantu Departemen ICT Universitas X untuk membuat sasaran strategis berdasarkan tugas pokok departemen. Sasaran strategis ini C-21-1
diturunkan dari tugas pokok dari Departemen ICT, dan dipetakan ke dalam IT BSC. Sehingga pada akhirnya pimpinan universitas dapat mengukur kinerja dari pencapaian sasaran-sasaran strategis tersebut, pada empat perspektif IT BSC yang berbeda sesuai dengan karakter dari pekerjaan departemen (bukan keuangan saja). BSC pada mulanya dikembangkan oleh Kaplan dan Norton, sebagai sistem manajemen kinerja yang memungkinkan organisasi untuk mendorong strategi mereka menjadi indikator pengukuran (KPI) dan tindakan lanjutan (inisiatif strategis). BSC dibagi menjadi empat perspektif (lihat gambar 1), dimana untuk sebuah organisasi/perusahaan pada umumnya perspektif yang terpenting adalah perspektif keuangan (financial). Gambar 1. BSC Tradisional Gambar 2 menunjukkan perspektif IT BSC yang merupakan modifikasi dari BSC tradisional (Van Grembergen, 2000). Perspektif Orientasi Pelanggan ( Customer Orientation) mewakili evaluasi dan penilaian pelanggan/pengguna akan TI. Perspektif Keunggulan Operasional (Operational Excellence) mewakili proses TI yang dilakukan untuk mengembangkan dan menyampaikan aplikasi. Perspektif Orientasi Masa Depan (Future Orientation) mewakili sumber daya manusia dan teknologi yang diperlukan oleh TI untuk menyampaikan layanannya. Perspektif Kontribusi Perusahaan/Bisnis (Corporate Contribution) menangkap nilai bisnis dari investasi TI. Pada IT BSC, perspektif yang paling utama bukanlah keuangan lagi melainkan perspektif corporate contribution yang merupakan bentuk lain dari perpektif keuangan. BSC Tradisional Financial Customer Business Process Learning and Growth IT BSC Corporate Contribution Customer Orientation Operational Excellence Future Orientation Gambar 2. Perspektif IT BSC C-21-2
METODE PENELITIAN Berikut ini adalah langkah-langkah penelitian yang diadopsi dari Luis dan Biromo (2009), dan gambar 3 mengilustrasikannya. Visi dan Tugas Pokok Departemen ICT Analisa Keluaran Tugas Pokok Departemen ICT Output Tugas Pokok Departemen ICT Analisa Pemenuhan Kebutuhan Pelanggan Menentukan Cara Memenuhi Harapan Pelanggan Identifikasi Pelanggan dari Keluaran Sasaran Strategis Departemen Identifikasi Harapan Pelanggan Gambar 3. BSC Cascading Analisa Keluaran Tugas Pokok Departemen ICT Langkah pertama dalam rangka mengidentifikasi sasaran strategis yang milik departemen adalah menganalisa visi dan tugas pokok dari departemen. Visi departemen merupakan visi yang diberikan oleh universitas, dan tugas pokok adalah tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh departemen untuk mencapai visi yang dibebankan. Tugas pokok merupakan turunan dari visi departemen. Analisa ini penting untuk mengetahui tanggung jawab apa saja yang dibebankan oleh universitas ke departemen ini. Tujuan analisa ini adalah mencari/mengidentifikasi keluaran atau produk apa saja yang dihasilkan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi utama departemen ini. Analisa Pemenuhan Kebutuhan Pelanggan Setelah mendapatkan keluaran atau produk yang dihasilkan oleh departemen melalui analisa terhadap visi dan tugas pokok departemen, maka selanjutnya dicari siapa yang berkepentingan (pelanggan) terhadap keluaran tugas-tugas pokok dan bagaimana harapan mereka atas keluaran tersebut. Kemudian dicari strategi untuk memenuhi harapan dari pelanggan dari setiap keluaran tersebut. Identifikasi Pelanggan dari Keluaran Yang dimaksud dengan pelanggan dari Departemen ICT adalah setiap individu atau kelompok yang menggunakan jasa atau keluaran ( output) yang dihasilkan oleh departemen. Pelanggan untuk sebuah keluaran tugas pokok dapat lebih dari satu, dan kepentingan mereka dapat berbeda. C-21-3
Identifikasi Harapan Pelanggan Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi harapan pelanggan terhadap setiap keluaran atau produk dari Departemen ICT. Harapan pelanggan ini penting untuk diidentifikasikan, karena pelanggan-lah yang akan menggunakan atau memanfaatkan setiap keluaran atau produk departemen dan strategi yang dibuat adalah bagaimana mencapai harapan mereka untuk setiap jasa, keluaran atau produk yang dihasilkan. Menentukan Cara Memenuhi Harapan Pelanggan Bila pelanggan dan keinginannya telah diidentifikasikan, maka selanjutnya adalah menentukan sasaran-sasaran strategis yang tepat untuk mencapai keluaran seperti yang diinginkan pelanggan. Pada tahap ini, sasaran-sasaran strategis yang hampir sama akan digabungkan, sehingga jumlah sasaran strategis tidak lebih dari 15. Karena jika terlalu banyak, maka kegiatan yang dilakukan oleh Departemen ICT tidak fokus, dan akan sulit untuk mencapai target. Pemetaan IT BSC Kemudian sasaran-sasaran strategis ini dipetakan ke dalam perspektif-perspektif IT BSC (gambar 4). Tujuannya adalah memeriksa kembali keterkaitan antara sasaransasaran strategis yang ada dan menyaring bilamana terdapat sasaran strategis yang tidak relevan sehingga dapat dihapus atau ditunda pelaksanaannya. Melalui pemetaan ini akan terlihat juga apakah setiap perspektif pada IT BSC sudah terisi. Corporate Contribution SO8 Customer Orientation SO7 SO6 Operational Excellence SO4 SO5 SO3 Future Orientation SO1 SO2 Gambar 4. Pemetaan Sasaran Strategis HASIL ANALISA KELUARAN TUGAS POKOK DEPARTEMEN ICT Sejak Universitas X didirikan, Departemen ICT telah melalui beberapa kali perubahan dalam visinya. Saat ini visi dari Departemen ICT adalah: Mengembangkan dan meningkatkan secara berkelanjutan sistem informasi yang terpadu, handal dan scalable. Meningkatkan dan memperluas jangkauan pengalaman belajar mengajar dengan menawarkan kesempatan belajar secara online. Dalam melakukan tugas-tugasnya, departemen membutuhkan sesuatu yang lebih nyata daripada visi. Oleh karena itu, visi departemen tersebut diturunkan menjadi tugas-tugas pokok yang dapat dibagi menjadi tiga bagian yaitu: infrastuktur, sistem informasi dan C-21-4
penunjang operasional. Tabel 1 berikut ini adalah tugas pokok dan keluarannya sebagai hasil analisa. Tabel 1. Tugas Pokok dan Keluarannya No. Tugas Pokok Keluaran 1. Mengembangkan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan sistem informasi beserta infrastruktur jaringan dan server, dan program pelatihan untuk penggunaan sistem informasi. 2. Mengembangkan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan infrastruktur jaringan intranet, internet dan server untuk mendukung layanan belajar mengajar online. 3. Membuat back-up dari server-server yang ada, dalam rangka mencegah terjadinya kehilangan data. 4. Mengembangkan dan memelihara layanan komunikasi, di dalam organisasi dan keluar organisasi. 5. Selalu mengikuti dan mempelajari perkembangan teknologi informasi, komunikasi, perangkat keras komputer dan software development untuk diadopsi pada saatnya. 6. Mengembangkan dan memelihara laboratorium komputer milik universitas. 7. Merencanakan, menyediakan dan memelihara komputer sebagai alat penunjang pekerjaan bagi staf. 1. Sistem informasi universitas. 2. Pengguna menguasai bagaimana memakai sistem informasi. 3. Infrastruktur jaringan dan server terpelihara dan handal. 4. Internet dan intranet kecepatan tinggi. 5. Peralatan untuk akses belajar mengajar online di tempat-tempat tertentu. 6. Prosedur back-up dan data archieving server-server yang ada. 7. Lokasi server back-up di luar universitas. 8. Layanan email, IP-Phone, video conference. 9. Area hotspot wi-fi. 10. Pengetahuan akan teknologi terbaru. 11. Laboratorium komputer universitas siap dipakai. 12. Instalasi dan perawatan perangkat keras dan perangkat lunak komputer. 13. Pelatihan penggunaan peralatan dan aplikasinya. HASIL ANALISA PEMENUHAN KEBUTUHAN PELANGGAN Setelah diketahui keluaran dari setiap tugas pokok departemen, dilakukan analisa untuk mengidentifikasi pelanggan dari keluaran-keluaran tersebut dan harapan-harapan mereka atas keluaran tersebut. Dengan melakukan wawancara, dapat disimpulkan bahwa harapan-harapan mereka seperti yang terlihat pada tabel 2 di bawah. Tabel 2. Harapan Pelanggan No. Keluaran Pelanggan Harapan Pelanggan 1. Sistem informasi universitas. Pimpinan, dosen, staf akademik dan nonakademik, mahasiswa 1. Sistem informasi yang mudah digunakan (user friendly) dan handal. 2. Sistem informasi yang mampu membuat pekerjaan lebih efektif 2. Pengguna menguasai bagaimana memakai sistem informasi. Pimpinan, dosen, staf akademik dan nonakademik, mahasiswa dan efisien. 3. Dokumentasi dan pelatihan atas sistem informasi yang ada. C-21-5
Tabel 2. Harapan Pelanggan (Lanjutan) No. Keluaran Pelanggan Harapan Pelanggan 3. Infrastruktur jaringan dan server terpelihara dan handal. Pimpinan, dosen, staf akademik dan nonakademik, mahasiswa 4. Downtime infrastruktur jaringan dan server minimal. 4. Internet dan intranet Dosen, mahasiswa 5. Akses terhadap materi kecepatan tinggi. 5. Peralatan untuk akses belajar mengajar online di tempattempat tertentu. 6. Prosedur back-up dan data archieving server-server yang ada. 7. Lokasi server back-up di luar universitas. 8. Layanan email, IP-Phone, video conference. Dosen, mahasiswa Pimpinan, staf internal Departemen ICT Staf internal Departemen ICT Pimpinan, dosen, staf akademik dan nonakademik, mahasiswa pembelajaran memadai. 6. Akses terhadap belajar mengajar online, handal dan tersebar di lokasilokasi yang dibutuhkan. 7. Mampu melakukan penghematan dalan operasional dan investasi (pembangunan gedung). 8. Data tersimpan dengan aman, tidak ada yang hilang. 9. Lokasi server back-up berada di luar kota dan dikelola oleh organisasi yang bereputasi baik. 10. Layanan yang handal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional dan perjalanan. 9. Area hotspot wi-fi. Dosen, mahasiswa 11. Koneksi wi-fi yang handal dan berada di tempat-tempat strategis. 10. Pengetahuan akan teknologi terbaru. 11. Laboratorium komputer universitas siap dipakai. 12. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak komputer. 13. Pelatihan penggunaan peralatan dan aplikasinya. PEMETAAN IT BSC Staf internal Departemen ICT Dosen, mahasiswa Dosen, staf akademik dan non-akademik Dosen, staf akademik dan non-akademik 12. Alokasi waktu dan akses untuk mencari dan mempelajari teknologi terbaru. 13. Laboratorium dan peralatan di dalamnya selalu terawat dan dipelihara dengan baik (bebas virus, perangkat lunak tidak tertinggal jaman). 14. Proses pengerjaan instalasi dan perawatan yang singkat. 15. Pengguna tahu bagaimana menggunakan perangkat komputer dengan maksimal. Langkah selanjutnya adalah menentukan sasaran-sasaran strategis untuk memenuhi harapan-harapan pelanggan pada tabel 2 di atas. Beberapa sasaran strategis dapat disatukan karena dicapai dengan sasaran strategis tertentu. Gambar 5 berikut ini adalah C-21-6
IT BSC yang merupakan pemetaan sasaran-sasaran strategis ke dalam perspektifperspektif IT BSC. SS: Sasaran Strategis HP: Harapan Pelanggan Corporate Contribution SS 7 Meminimalisasi kebutuhan sumber daya HP: 2,7 SS 6 Mengurangi biaya investasi dan operasional HP: 7,10 Customer Orientation SS 5 Mempermudah akses belajar mengajar HP: 5,6,11,13 SS 1 Meningkatkan efekti itas dan e isiensi dalam pekerjaan HP: 1,2,3,10,15 Operational Excellence SS 3 Meningkatkan keterlibatan pengguna dalam mengembangkan aplikasi HP: 1,2,3 SS 4 Meningkatkan kualitas dan menambah kapasitas perangkat lunak, perangkat keras, jaringan dan internet HP: 4,6,10,11,13 SS 2 Meningkatkan kualitas pembuatan sistem informasi, dokumentasi sistem dan pelatihan kerja HP: 1,3,15 SS 10 Meningkatkan jaminan terhadap keamanan, ketersediaan dan penyimpanan data HP: 8,9 Future Orientation SS 9 Menurunkan waktu tunggu layanan (mempercepat proses) HP: 14 SS 8 Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia HP: 12 Gambar 5. IT BSC KESIMPULAN DAN SARAN Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa melalui visi dan tugas pokok departemen, dapat dicari sasaran-sasaran strategis departemen tersebut. Dari dua buah visi yang dibebankan kepada Departemen ICT di Universitas X, dapat dihasilkan sepuluh buah sasaran strategis yang saling terkait. Dan bila proses analisa dilakukan dengan benar maka akan sasaran-sasaran strategis tersebut akan terpetakan ke dalam seluruh perspektif-perspektif IT BSC. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat menterjemahkan sasaran-sasaran strategis dalam IT BSC menjadi inisiatif-inisiatif strategis dan key performance indicator (KPI). Dengan melengkapi IT BSC dengan inisiatif strategis dan KPI maka aktifitas dari departemen akan semakin jelas dan dapat diukur keberhasilannya. DAFTAR PUSTAKA Balanced Scorecard Institute, Balanced Sorecard Basic, http://www.balancedscorecard.org/bscresources/aboutthebalancedscorecard/t abid/55/default.aspx David, Fred R. (2009), Strategic Management: Concepts and Cases, 12 th edition, Pearson Education, Inc., New Jersey. C-21-7
Luis, Suwardi dan Biromo, Prima A. (2009), Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, 3 rd edition, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Quick MBA, SWOT Analysis, http://www.quickmba.com/strategy/swot/ Saull, Ronald (2000), The IT Balanced Scorecard, http://www.isaca.org/journal/past- Issues/2000/Volume-2/Pages/The-IT-Balanced-Scorecard-A-Roadmap-to- Effective-Governance-of-a-Shared-Services-IT-Organization.aspx Selig, Gad J. (2010), Implementing IT Governance: A Practical Guide to Global Best Practices in IT Management, 1 st edition, Van Haren Publishing, Zaltbommel. Tozer, Edwin E. (1996), Strategic IS/IT Planning, Butterworth-Heinemann, Oxford. Van Grembergen, Wim (2000), The Balanced Scorecard and IT Governance, http://www.isaca.org/journal/past-issues/2000/volume-2/pages/the-balanced- Scorecard-and-IT-Governance.aspx Ward, John dan Peppard, Joe (2002), Strategic Planning for Information Systems, 3 rd edition, John Wiley & Sons, Ltd., West Sussex. C-21-8